अधिकांश बिलों के प्रसंस्करण के लिए अन्य बिलों शीर्ष का उपयोग

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कर्मचारी राज्य बीमा निगम (श्रम एवं रोजगार मंत्रालय, भारत सरकार) EMPLOYEES' STATE INSURANCE CORPORATION (Ministry of Labour & Employment, Govt. of India)

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सं. एफ-17011/3/2025-वित्त एवं लेखा - VII

दिनांक-10.09.2025 08/10/207

सेवा में, सभी क्षेत्रीय निदेशक / संयुक्त निदेशक / संकायाध्यक्ष / चिकित्सा अधीक्षक कर्मचारी राज्य बीमा निगम

विषय: अधिकांश बिलों के प्रसंस्करण के लिए अन्य बिलों (ओबी) शीर्ष का उपयोग।

महोदय/महोदया,

उपर्युक्त विषय के संदर्भ में, यह देखा गया है कि अधिकांश लेखा इकाइयाँ अभी भी अपने अधिकांश बिलों के प्रसंस्करण के लिए अन्य बिल (ओबी) शीर्षक का अविवेकीपूर्ण तरीके से उपयोग कर रही हैं। सक्षम प्राधिकारी ने इसे गंभीरता से लिया है।

यहाँ यह उल्लेख करना उचित होगा कि वित्त मॉड्यूल में अन्य बिल (ओबी) टैब का उपयोग करने का चलन, दक्षता, सटीकता, जवाबदेही को कम करता है तथा वित्तीय अनुशासन को कमजोर करता है।

उपर्युक्त के ध्यान में रखते हुए, अन्य बिल शीर्ष / मॉड्यूल के विवेकपूर्ण उपयोग को बढ़ावा देने के लिए सभी लेखा इकाइयों को निम्नलिखित कार्यवाही योग्य बिंदु निर्देशित किए जा रहे हैं:

1. सभी लेखा इकाइयों के कार्यालय प्रमुखों / आहरण एवं वितरण अधिकारी/वित्त अधिकारियों को यह सलाह दी जाती है कि वे विशिष्ट व्ययों के लिए निर्दिष्ट बजट शीर्ष/मॉड्यूल (अनुलग्नक-ए में सूचीबंद) का उपयोग करें और उन व्ययों के लिए ईआरपी में "अन्य बिल" का उपयोग तुरंत बंद कर दें, जो स्पष्ट रूप से इन निर्दिष्ट बजट श्रेणियों के अंतर्गत आते हैं। चूंकि व्यय/बिल की दी गई प्रकृति के लिए पर्याप्त और उपयुक्त टैब (अनुलग्नक-ए) में मौजूद हैं, इसलिए अन्य बिलों शीर्ष में व्यय की बुकिंग के संदर्भ में विचलन को मुख्यालय के निर्देशों की अवहेलना माना जाएगा।

2. यह भी देखा गया है कि तृतीय-पक्ष बिलों (जैसे, आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं के बिल) के मामले में, बड़ी संख्या में लेखा इकाइयाँ (अस्पताल, क्षेत्रीय कार्यालय/उप क्षेत्रीय कार्यालय आदि सहित) विक्रेता का मास्टर डेटा बनाकर सामग्री प्रबंधन (एमएम) मॉड्यूल के माध्यम से इन बिलों को चलाने के बजाय, अन्य बिलों के माध्यम से इनका प्रसंस्करण एवं भुगतान कर रही हैं। तदनुसार, अन्य बिलों में तृतीय-पक्ष बिलों (जैसे, आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं के बिल) की बुकिंग के संबंध में विचलन को भी मुख्यालय के निर्देशों की अवहेलना माना जाएगा। सामग्री प्रबंधन मॉड्यूल की विभिन्न कार्यक्षमताओं (की कार्यपद्धति) और मैपिंग की जानकारी सूचना और मार्गदर्शन के लिए संलग्नक-क (i) से (xi) में संलग्न है।

3. व्यय की कुछ मदों के मामले में ईआरपी में पर्याप्त और उचित टैब नहीं हैं (उदाहरण सूची अनुलग्नक-ग में संलग्न है)। व्यय की इन मदों को 30 सितंबर, 2025 तक ईआरपी में उपयुक्त प्रावधान सुनिश्चित करने के लिए आईसीआईटी प्रभाग, मुख्यालय के साथ उठाया जा रहा है। तदनुसार, इन मदों के मामले में ओबी टैब के माध्यम से व्यय की अनुमति केवल 30 सितंबर, 2025 तक ही होगी।

4. हालाँकि, यदि कोई व्यय (उपर्युक्त पैरा 1 और 2 में निर्दिष्ट मदों के अलावा) "अन्य बिल" टैब के अंतर्गत दर्ज किया जाना है, तो उसके लिए उचित औचित्य और कार्यालय प्रमुख की पूर्व

स्वीकृति आवश्यक है। इसलिए, "अन्य बिल" शब्द का प्रयोग केवल असाधारण मामलों में ही किया जाएगा।

5. लेखा इकाइयों को मासिक आधार पर ओबी बिलों की स्थिति की समीक्षा करनी होगी।

6. इकाइयों को महीने में भुगतान किए गए कुल ओबी बिलों के संबंध में मासिक आंकड़ा अर्ध-शासकीय पत्र के माध्यम से वित्त आयुक्त को भेजना होगा।

7. सभी लेखा इकाइयों के वित्त अधिकारियों को यह भी सलाह दी जाती है कि वे ऐसे सभी बिलों को सुधार के लिए वापस कर दें जो ऊपर पैरा 1 से 4 में दिए गए निर्देशों के अनुरूप दर्ज नहीं किए जा रहे हैं।

आप सभी से अनुरोध है कि उपरोक्त बिंदुओं को तत्काल प्रभाव से लागू करें जिससे व्यय ट्रैकिंग सुव्यवस्थित हो, जवाबदेही में सुधार हो और वित्त "2.0 मॉड्यूल" के लक्ष्यों को प्राप्त करने में सहायता मिले।