Master Circular on Corporate Governance for Insurers, 2024

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संदभर्ः आईआरडीएआई/एफ&आई/सीआईआर/िविवध/82/5/2024 Ref: IRDAI/F&I/CIR/MISC/82/5/2024 Date / िदनांकः 22.05.2024 बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन संबंधी माːर पįरपत्र, 2024 Master Circular on Corporate Governance for Insurers, 2024 1. भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास प्रािधकरण (बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन) िविनयम, 2024 (“िविनयम”) 21 माचर् 2024 को अिधसूिचत िकये गये थे। प्रािधकरण ने उƅ िविनयमों के अंतगर्त सामाɊ शतŘ, बीमाकतार्ओं के प्रबंधन में बोडर् के अिभशासन दाियȕों की रूपरेखा दी है। बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 34, आईआरडीए अिधिनयम, 1999 की धारा 14 तथा भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास प्रािधकरण (बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन) िविनयम, 2024 (“िविनयम”) के िविनयम 12 द्वारा प्रदȅ शİƅयों का प्रयोग करते हुए प्रािधकरण इसके द्वारा सभी बीमाकतार्ओं के द्वारा अंगीकरण हेतु िविभɄ पįरचालनगत और प्रिक्रयागत पहलू उपलɩ कराने के िलए यह माːर पįरपत्र जारी करता है। The Insurance Regulatory and Development Authority of India (Corporate Governance for Insurers) Regulations, 2024 (“the Regulations”) were notified on 21st March 2024. The Authority has outlined in general terms, governance responsibilities of the Board in the management of insurers under the Regulations. In exercise of the powers conferred by Section 34 of the Insurance Act, 1938, Section 14 of the IRDA Act, 1999 and Regulation 12 of the Insurance Regulatory and Development Authority of India (Corporate Governance for Insurers) Regulations, 2024 (“the Regulations”) the Authority hereby issues this master circular to provide various operational and procedural aspects, for adoption by all insurers. 2. इस माːर पįरपत्र का नाम “बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन संबंधी माːर पįरपत्र, 2024” होगा। The title of this Master Circular shall be “Master Circular on Corporate Governance for Insurers,2024”. 3. यह माːर पįरपत्र भारत में ˕ािपत शाखा के माȯम से पुनबŎमा ʩवसाय में लगी हुई िवदेशी कंपनी को छोड़कर सभी बीमाकतार्ओं के िलए लागू होगा। This Master Circular shall be applicable to all insurers except foreign company engaged in re-insurance business through a branch established in India. 4. यह माːर पįरपत्र िनगर्म िकये जाने पर प्रभावी हो जाता है। तथािप, बीमाकतार्ओं को इसके उपबंधों का अनुपालन सुिनिʮत करने के िलए 30 जून 2024 तक समय िदया जाता है। इसके अलावा, इस माːर पįरपत्र में जहाँ कुछ अनुपालनों के िलए िविशʼ समय-सीमाएँ िनिदर्ʼ की गई हैं, वहाँ ऐसी समय-सीमाएँ वही रहेंगी। This Master Circular becomes effective upon issuance. However, Insurers are given time up to 30th June, 2024 to ensure compliance with its provisions. Further, where specific timelines are specified for certain compliances in this Master Circular, such timelines shall remain the same. इसे सक्षम प्रािधकारी का अनुमोदन प्राɑ है। This has approval of the Competent Authority. हˑा./ Sd/- (जी. आर. सूयर्कुमार / G R Surya Kumar) (मुƥ महाप्रबंधक / Chief General Manager) अनुक्रमिणका 1. सामाɊ.......................................................................................................................4 2. िनदेशक बोडर्...............................................................................................................4 3. िहतों का संघषर् – बोडर् की भूिमका................................................................................10 4. कायŘ का प्रȑायोजन – बोडर् की सिमितयाँ....................................................................11 5. प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ...............................................................................................21 6. मुƥ अनुपालन अिधकारी (सीसीओ)...........................................................................22 7. बाह्य लेखा-परीक्षा – सांिविधक लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ............................................22 8. प्रकटीकरण की अपेक्षाएँ..............................................................................................23 9. पाįरश्रिमक.................................................................................................................24 10. प्रािधकरण के साथ िवचार-िवमशर्.................................................................................30 11. ȯानाकषर्क (İʬसल ɰोअर) नीित..............................................................................31 12. प्रबंधकȕ िसद्धांत.......................................................................................................32 अनुबंध 1................................................................................................................................37 अनुबंध 2................................................................................................................................43 अनुबंध 3...............................................................................................................................45 अनुबंध 4...............................................................................................................................50 अनुबंध 5..............................................................................................................................52 अनुबंध 6..............................................................................................................................58 अनुबंध 7..............................................................................................................................66 अनुबंध 8..............................................................................................................................67 अनुबंध 9..............................................................................................................................68 अनुसूची-I.............................................................................................................................69 पृʿ / Page 3 / 139 INDEX 1. General ................................................................................................................. 70 2. Board of Directors ............................................................................................... 70 3. Conflict of Interest – Role of Board .................................................................... 77 4. Delegation of Functions - Committees of the Board: ........................................ 77 5. Key Management Persons................................................................................... 89 6. Chief Compliance Officer (CCO) ......................................................................... 90 7. External Audit - Appointment of Statutory Auditors ......................................... 91 8. Disclosure Requirements .................................................................................... 91 9. Remuneration ....................................................................................................... 92 10. Interaction with the Authority ........................................................................ 100 11. Whistle Blower Policy .................................................................................... 100 12. Stewardship Principles .................................................................................. 101 Annexure 1 ................................................................................................................ 106 Annexure 2 ................................................................................................................ 113 Annexure 3 ................................................................................................................ 115 Annexure 4 ................................................................................................................ 120 Annexure 5 ................................................................................................................ 122 Annexure 6 ................................................................................................................ 128 Annexure 7 ................................................................................................................ 136 Annexure 8 ................................................................................................................ 137 Annexure 9 ................................................................................................................ 138 Schedule-I .................................................................................................................. 139 पृʿ / Page 4 / 139 1. सामाɊ कारपोरेट अिभशासन िकसी कारपोरेट सं˕ा में िवȅीय और अɊ िनयंत्रणों की एक प्रणाली के रूप में समझा जाता है तथा ˕ूल रूप में यह शेयरधारकों, िनदेशक बोडर् और प्रबंधन के बीच के संबंध को पįरभािषत करता है। िवȅीय क्षेत्र के मामले में, जहाँ सं˕ाएँ कुछ संिवदाओं की पूितर् के िलए सावर्जिनक देयताओं को ˢीकार करती हैं, वहाँ उƅ संबंध प्रȑयी है जो सभी िहतधारकों के िहतों का संरक्षण करने के िलए संविधर्त दाियȕ से युƅ है। कारपोरेट अिभशासन की रूपरेखा को ˙ʼ रूप से अंतिनर्िहत जाँचों और संतुलनों के साथ सं˕ा के अंदर भूिमकाओं और दाियȕों तथा उȅरदाियȕ को ˙ʼ रूप से पįरभािषत करना चािहए। कुशल कारपोरेट अिभशासन की रूपरेखा बीमाकतार् को लचीलापन और पारदिशर्ता बनाये रखने, पįरचालनगत पįरवतर्नों के प्रित तȋरतापूवर्क प्रितिक्रया ʩƅ करने तथा समय पर िनणर्य लेने की अनुमित देती है। यह सुिनिʮत करती है िक िनणर्यन की शİƅयों को अȑिधक केȾीकृत नहीं िकया जाए। यह रूपरेखा बीमाकतार् के अिभशासन के िलए िजʃेदार प्रमुख िहतधारकों की क्षमता को भी मजबूत करती है- जैसे बोडर्, वįरʿ प्रबंधक-वगर् तथा िनयंत्रण कायŘ में प्रमुख ʩİƅ-िजससे बीमाकतार् के ʩवसाय का प्रबंध प्रभावी और िववेकपूणर् ढंग से िकया जा सके। 2. िनदेशक बोडर् 2.1 संरचना (क) बीमाकतार् Ɋूनतम तीन ˢतंत्र िनदेशकों के अधीन, ˢतंत्र िनदेशकों और गैर-कायर्कारी िनदेशकों की एक इʼतम संरचना को सुिनिʮत करेगा। (ख) बोडर् बैठकों के िलए गणपूितर् (कोरम) बोडर् की कुल संƥा का एक-ितहाई भाग या तीन िनदेशक, जो भी अिधक हो, होगा। (ग) बीमाकतार् सुिनिʮत करेगा िक बोडर् एक ऐसे तरीके से कायर्नीितयों का संचालन करने के िलए सक्षम और अहर्ता-प्राɑ िनदेशकों से युƅ हो जो वृİद्ध को धारणीय बनाये रखेगा तथा सामाɊ रूप से िहतधारकों और िवशेष रूप से पािलसीधारकों के िहतों का संरक्षण करेगा। (घ) बोडर् का आकार, कानूनी अपेक्षाओं का अनुपालन करने के अितįरƅ (जहाँ लागू हो), ʩवसाय के मान, ˢरूप और जिटलता के समनुरूप होना चािहए। उƅ आकार और संरचना को यह सुिनिʮत करना चािहए िक वे सामूिहक रूप से जानकारी, कौशल, अनुभव और प्रितबद्धता प्रदान करें। इसके अलावा, िनदेशकों को ऐसी İ˕ित में होना चािहए िक अपने दाियȕों को पूरा करने के िलए पयार्ɑ समय और प्रितबद्धता समिपर्त कर सकें। (ङ) यह अȑावʴक है िक िनदेशकों के पास बीमाकतार् की समूह संरचना, संगठनाȏक संरचना, प्रिक्रया और उȋादों की जानकारी हो। बोडर् अɊ बातों के साथ-साथ िनɻिलİखत मुƥ अपेक्षाओं का अनुपालन करेगाः (i) िनदेशक बोडर् को बीमाकतार् की पįरचालनगत संरचना को समझना चािहए तथा बीमाकतार् के ʩवसाय की श्रेिणयों और उȋादों की सामाɊ समझ रखनी चािहए, अिधक िवशेष रूप से जब बीमाकतार् के आकार और जिटलता में वृİद्ध होती है। पृʿ / Page 5 / 139 (ii) िकसी अपेक्षाकृत बड़े समूह की संरचना/ संगुट (कांƸोमरेट) से संबंिधत बीमाकतार् के िनदेशक बोडर् को चािहए िक वह महȕपूणर् जोİखमों और सम˟ाओं को समझे जो बीमाकतार् पर सहवतŎ िनिहताथर् के साथ समूह सं˕ाओं को प्रभािवत कर सकती हैं। (iii) संगुट की संरचना के अधीन İ˕त बीमाकतार् के मामले में और जहाँ जोİखमों के अंतरण और िहतों के संघषŘ के िलए संभािवत गुंजाइश हो जो समूह सं˕ाओं को प्रभािवत कर सकते हैं, वहाँ ˢतंत्र िनदेशकों और गैर-कायर्कारी िनदेशकों की इʼतम संरचना ʩवसाय संबंधी िनणर्य की गुणवȅा तथा शेयरधारकों और पािलसीधारकों के िहतों की वृİद्ध करेगी। (च) बीमाकतार्ओं के पास अɊ िनदेशकों और प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों पर सु˙ʼ िनगरानी के दाियȕों से युƅ एक कायर्कारी अथवा गैर-कायर्कारी अȯक्ष की अȯक्षता के अंतगर्त िनदेशक बोडर् से युƅ िविभɄ संरचनाएँ हो सकती हैं। तथािप, िनयंत्रणों और संतुलनों का संवधर्न करने के िलए बोडर् के अȯक्ष के िलए यह एक श्रेʿ पद्धित है िक वह गैर-कायर्कारी बोडर् सद˟ हो और िकसी बोडर् सिमित के अȯक्ष के रूप में सेवा प्रदान न करे। यह प्रȑाशा की जाती है िक चाहे िकसी भी प्रकार को िलया जाए, वहाँ अDžे कारपोरेट अिभशासन के अिधक ʩापक तȕ िवद्यमान हों। बोडर् के अȯक्ष की िनयुİƅ के िलए प्रˑाव सक्षम प्रािधकारी के पूवर् अनुमोदन के िलए अनुबंध 1 (फामर् ए, बी और सी) के अनुसार प्रˑुत िकया जाएगा। इस पįरपत्र के िनगर्म की तारीख को यथािवद्यमान बीमाकतार् के अȯक्ष को अȯक्ष के रूप में जारी रहने के िलए 31 माचर् 2026 तक अथवा उसके द्वारा अपने वतर्मान कायर्काल को पूरा करने तक, जो भी पहले हो, अनुमित दी जाती है। उन बीमाकतार्ओं के मामले में, जहाँ अȯक्ष की िनयुİƅ िविशʼ अिधिनयमों/िनयमों/िविनयमों/भारत सरकार के अनुदेशों के द्वारा िनयंित्रत की जाती है, वहाँ ऐसे बीमाकतार्ओं के िलए सक्षम प्रािधकारी के पूवर् अनुमोदन की आवʴकता नहीं होगी। (छ) एक ˢतंत्र िनदेशक कंपनी अिधिनयम की धारा 149 के अंतगर्त िविनिदर्ʼ सभी शतŘ को पूरा करेगा। ˢतंत्र िनदेशक को उसके कतर्ʩ, दाियȕ, बैठक शुʋ, आिद सिहत िनबंधन और शतŒ िनधार्įरत करते हुए एक िनयुİƅ-पत्र जारी िकया जाएगा। (ज) जैसा िक कंपनी अिधिनयम, 2013 की धारा 149 के अंतगर्त अपेिक्षत है, प्रȑेक बीमा कंपनी के बोडर् में कम से कम एक मिहला िनदेशक होगी। 2.2 सामाɊ िनदेशकों की िनयुİƅ बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 48ए के अधीन सामाɊ िनदेशक की िनयुİƅ के िलए रूपरेखाः (क) बीमा कंपनी के बोडर् में बीमा एजेंट, मȯवतŎ या बीमा मȯवतŎ का प्रितिनिधȕ करनेवाले सामाɊ िनदेशक की िनयुİƅ अथवा िनरंतरता को अनुमित िदये गये रूप में समझा जाएगा, जब तक िक िनɻिलİखत शतŘ के अधीन इस पįरपत्र में अɊथा ʩव˕ा नहीं की जाती। (i) प्रˑािवत िनदेशक बीमा कंपनी में िनदेशक का पद धाįरत करते समय बीमा एजेंट, मȯवतŎ या बीमा मȯवतŎ के िलए अथवा उसकी ओर से बीमा ʩवसाय की अपेक्षा (सिलिसटेशन) करने के िलए मुƥ बीमा कायर्कारी / िविनिदर्ʼ ʩİƅ या िकसी अɊ िजʃेदार अिधकारी की क्षमता में कायर् नहीं करेगा। (ii) ऐसी िनयुİƅ के पįरणामˢरूप, िहतों का कोई संघषर् अथवा पािलसीधारकों के िहतों के िवरुद्ध कोई प्रितकूल प्रभाव नहीं होगा। पृʿ / Page 6 / 139 (iii) बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 48ए के अधीन िनयुƅ गैर-कायर्कारी िनदेशक इस पįरपत्र के खंड 9.1: “बीमाकतार्ओं के गैर-कायर्कारी िनदेशकों का पाįरश्रिमक” के अनुसार पाįरश्रिमक के िलए पात्र होंगे। (iv) संबंिधत िविनयमों, पįरपत्रों और िकɎीं अɊ वतर्मान लागू कानूनों के अंतगर्त िनधार्įरत रूप में प्रकटीकरण की अपेक्षा का अनुपालन िकया जाएगा। (v) बीमा कंपनी/एजेंट/मȯवतŎ/बीमा मȯवतŎ के बोडर् द्वारा ऐसी िनयुİƅ का अनुमोदन करते हुए एक संकʙ पाįरत िकया जाएगा। (vi) सामाɊ िनदेशक िनɻिलİखत से संबंिधत िकसी भी चचार् और मतदान से ˢयं को अलग रखेगाः (क) संभािवत िहतों के संघषर् से युƅ कोई क्षेत्र (ख) बीमाकतार्/एजेंट/मȯवतŎ/बीमा मȯवतŎ जहाँ वह सामाɊ िनदेशकȕ धाįरत कर रहा/रही है। (vii) सामाɊ िनदेशक द्वारा धाįरत िनदेशकȕों की संƥा िकसी भी समय कंपनी अिधिनयम सिहत वतर्मान िविध के अंतगर्त िविनिदर्ʼ िनदेशकȕों की अिधकतम संƥा से अिधक नहीं होगी। (viii) बीमाकतार्/एजेंट/मȯवतŎ/बीमा मȯवतŎ सभी अɊ लागू कानूनों का अनुपालन करेगा। (ख) बीमाकतार्/एजेंट/मȯवतŎ/बीमा मȯवतŎ के बोडर् में कायर्कारी िनदेशक/ पूणर्कािलक िनदेशक के रूप में पहले से ही कायर्रत अथवा इस प्रकार कायर् करने के िलए प्रˑािवत कोई भी ʩİƅ नािमती/सामाɊ िनदेशक के रूप में िनयुƅ नहीं िकया जाएगा। यह खंड बीमाकतार् के प्रवतर्क के नािमती के रूप में िनयुƅ अथवा िनयुƅ िकये जाने के िलए प्रˑािवत िकसी िनदेशक के मामले में लागू नहीं होगा। (ग) सामाɊ िनदेशक को पािलसीधारकों के िहतों का संरक्षण करने तथा ऐसी िनयुİƅ के कारण उȋɄ होनेवाले िहतों के संघषर् से बचने के िलए हर समय आवʴक रक्षोपायों को लागू करने के अधीन बीमा कंपनी/एजेंट/मȯवतŎ/बीमा मȯवतŎ के बोडर् में अȯक्ष के रूप में िनयुƅ िकया जा सकता है। (घ) प्रािधकरण का पूवर् अनुमोदन प्राɑ करने के बाद बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 48ए के अधीन िनयुƅ िकये गये िनदेशक िनयुİƅ का कायर्काल पूरा होने तक िनदेशक का पद धाįरत करना जारी रख सकते हैं। (ङ) बीमाकतार् िवȅीय वषर् के आधार पर इस पįरपत्र के उपबंधों के अनुपालन की पुिʼ करते हुए सीईओ द्वारा िविधवत् प्रमािणत रूप में एक प्रमाणपत्र वािषर्क आधार पर िवȅीय वषर् की समाİɑ से 3 महीने के अंदर अथार्त् 30 जून से पहले फाइल करेंगे। इस संबंध में प्रमाणपत्र का फामőट िववरिणयों के प्रˑुतीकरण संबंधी माːर पįरपत्र में िविनिदर्ʼ रूप में होगा। पृʿ / Page 7 / 139 2.3 बोडर् की भूिमकाएँ और दाियȕ (क) बीमाकतार्ओं के बोडर् के दाियȕों के िविशʼ क्षेत्रों का िववरण अनुबंध 2 में िदया गया है। (ख) बोडर् को चािहए िक वह प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों के साथ परामशर् करने के बाद नीचे िनिदर्ʼ िकये गये रूप में कम से कम क्षेत्रों के एक िवˑृत दायरे का समाधान करने के िलए कायर्नीितयाँ और नीितयाँ ˕ािपत करे और उनका मूʞांकन करे िजनका समय-समय पर समीक्षा की जाए, यह सुिनिʮत करने के िलए िक वे गितशील हैं। (i) सभी कायŘ में नीितयों, कायर्नीितयों और जोİखम प्रबंध सिहत बीमा कंपनी के ʩवसाय का समग्र िनदेशन तथा िविशʼ रूप से ˙ʼ रूप से कथन और ऐसे कारपोरेट दशर्न और अिभशासन के प्रित प्रितबद्धता जो जोİखम अंगीकरण के ˑर, ʩावसाियक ʩवहार के मानकों और समिʼ ˑर पर बीमाकतार् के नैितक ʩवहार को आकार देगी। (ii) पूँजीगत अपेक्षाओं, राजˢ प्रवाहों, ʩयों और लाभप्रदता संबंधी पूवार्नुमान। उƅ पूवार्नुमान िनधार्įरत करते समय बोडर् अवʴ शेयरधारकों और पािलसीधारकों की प्रȑाशाओं का समाधान करेगा। (iii) अिधिनयम तथा उसके अधीन बनाये गये िविनयमों और उसके िलए लागू अɊ सांिविधक अपेक्षाओं का पूणर्तः अनुपालन करने का दाियȕ। (iv) पािलसीधारकों, प्रबंधन, िनदेशक बोडर् के सद˟ों और शेयरधारकों के िहतों के संभािवत संघषŘ की िनगरानी और प्रबंध, कारपोरेट आİˑयों के दुरुपयोग और संबंिधत पक्षकार लेनदेनों में दुʩर्वहार सिहत। (v) पािलसीधारकों और कमर्चाįरयों के प्रित उिचत ʩवहार सुिनिʮत करना। (vi) िनवेशकों, पािलसीधारकों, कमर्चाįरयों, िविनयमनकतार्ओं, उपभोƅाओं, िवȅीय िवʶेषकों और/या रेिटंग एजेंिसयों सिहत िहतधारकों के साथ सूचना की साझेदारी और उनको प्रकटीकरण सुिनिʮत करना। (vii) ȯानाकषर्कों (İʬसल ɰोअरों) का संरक्षण करने के िलए उपयुƅ उपायों के साथ िचंताएँ प्रकट करनेवाले अथवा कानून या िविनयमों के संभव उʟंघन की सूचना देनेवाले कमर्चाįरयों को प्रोȖािहत करने और सुिवधा प्रदान करने के िलए माȯम ˕ािपत करना। (viii) एक ऐसी कारपोरेट संˋृित िवकिसत करना जो नैितक मानकों के पालन को माɊता देती है और पुरˋृत करती है। (ग) बोडर् इस दाियȕ के िनवर्हण में बोडर् सिमितयों को अपने प्रािधकार का प्रȑायोजन कर सकता है, परंतु इस प्रकार का प्रȑायोजन बोडर् को अपने प्राथिमक दाियȕों से मुƅ नहीं करता। (घ) बोडर् भली भाँित प्रलेखीकृत कायर्सूची नोटों के माȯम से केएमपीएस से िवˑृत और पारदशŎ सूचना प्रवाह की अपेक्षा करेगा तथा प्रभावी िनगरानी ʩव˕ाओं के रूप में कायर् करने के िलए उपयुƅ प्रणािलयाँ भी बनाएगा। (ङ) बीमाकतार् के िनयंत्रण कायŘ पर िनगरानी के िलए बोडर् िजʃेदार होगा। पृʿ / Page 8 / 139 (च) यह सुिनिʮत करने के िलए िक कारपोरेट अिभशासन में बीमाकतार्, िनदेशकों और बोडर् की पार˙įरक भूिमका की सु˙ʼ समझ हो, िनवेशकों की िनयुİƅ की शतŘ के अनुसरण में बोडर् द्वारा िविधवत् अनुमोिदत रूप में बीमाकतार् के साथ अनुबंध 3 पर रखे गये फामőट के अनुसार िनदेशकों से भी अपेिक्षत है िक वे प्रसंिवदा िवलेख (डीड आफ कोवेनैंट) करें। 2.4 िनदेशकों के िलए योƶ और उपयुƅ (िफट एǷ प्रोपर) (क) बोडर् के अȯक्ष सिहत गैर-कायर्कारी िनदेशकों की अिधकतम आयु-सीमा 75 वषर् होगी तथा 75 वषर् की आयु प्राɑ करने के बाद कोई भी ʩİƅ बीमाकतार् के बोडर् में जारी नहीं रहेगा। बशतő िक उन मामलों में जहाँ अȯक्ष/गैर-कायर्कारी िनदेशक ने इस पįरपत्र के िनगर्म की तारीख की İ˕ित के अनुसार 75 वषर् की आयु पहले ही प्राɑ कर ली है, ऐसे बीमाकतार् ऐसे अȯक्ष/गैर- कायर्कारी िनदेशक के ˕ान पर नये पदधारी की िनयुİƅ 30 जून 2024 तक करेंगे। (ख) बीमाकतार् के बोडर् में ˢतंत्र िनदेशक पाँच िनरंतर वषŘ की अविध के िलए िनयुƅ िकया जा सकता है तथा बीमाकतार् द्वारा एक िवशेष संकʙ पाįरत करने पर वह दूसरी अविध के िलए िनयुİƅ हेतु पात्र होगा। कोई भी ˢतंत्र िनदेशक उƅ पद को दो िनरंतर अविधयों से अिधक के िलए धाįरत नहीं करेगा। ऐसा ˢतंत्र िनदेशक पुनः िनयुİƅ के िलए केवल कम से कम तीन वषर् की िवराम (कूिलंग आफ़) अविध के बाद ही पात्र होगा। ˙ʼीकरणः इस पįरपत्र के िनगर्म की तारीख की İ˕ित के अनुसार बीमाकतार्ओं के बोडर् में ˢतंत्र िनदेशकों का कायर्काल िहसाब में िलया जाएगा। यिद िकसी िनदेशक इस पįरपत्र के िनगर्म की तारीख को दो िनरंतर अविधयाँ पूरी कर चुका है, तो ऐसे बीमाकतार् ऐसे िनदेशक(कों) के ˕ान पर नये पदधारी की िनयुİƅ 30 जून 2024 तक करेंगे। (ग) समय-समय पर अपेिक्षत सांिविधक अनुमोदनों के अधीन, प्रबंध िनदेशक (एमडी), मुƥ कायर्कारी अिधकारी (सीईओ), या पूणर्कािलक िनदेशक (डɲूटीडी) का पद एक ही पदधारी के द्वारा 15 वषर् से अिधक िनरंतर अविध के िलए धाįरत नहीं िकया जाएगा। उसके बाद, वह ʩİƅ एमडी, सीईओ या डɲूटीडी के रूप में उसी बीमाकतार् में पुनः िनयुİƅ के िलए अɊ लागू शतŘ को पूरा करने के अधीन पात्र होगा, यिद कम से कम एक वषर् की िवराम (कूिलंग आफ़) अविध के बाद बोडर् द्वारा आवʴक और वांछनीय समझा जाता है। कोई भी ʩİƅ िकसी बीमाकतार् के पास एमडी, सीईओ या डɲूटीडी के रूप में 70 वषर् की आयु के बाद जारी नहीं रहेगा। 70 वषर् की समग्र सीमा के अंदर उनकी आंतįरक नीित के भाग के रूप में वैयİƅक बीमाकतार् के बोडर्, एमडी, सीईओ सिहत डɲूटीडी के िलए एक िनɻतर सेवािनवृिȅ आयु िविनिदर्ʼ करने के िलए ˢतंत्र हैं। (घ) यिद एमडी, सीईओ या डɲूटीडी प्रवतर्क/प्रमुख शेयरधारक के द्वारा िनयुİƅ िकया गया है, तो वह उƅ पद 12 वषर् से अिधक िनरंतर अविध के िलए धाįरत नहीं करेगा/करेगी। तथािप, प्रािधकरण संबंिधत बीमाकतार् के द्वारा इस प्रयोजन के िलए पयार्ɑ कारण देते हुए उसको प्रˑुत िकये गये आवेदन पर 15 वषर् तक पद धाįरत करने के िलए ऐसे एमडी, सीईओ या डɲूटीडी को अनुमित दे सकता है। (ङ) कोई भी प्रवतर्क/शेयरधारक बीमाकतार् में कोई पूणर्कािलक पद धाįरत नहीं कर सकता। तथािप, यह शतर् उस İ˕ित में लागू नहीं है जहाँ कोई कमर्चारी िनयोजन के दौरान ईएसओपीएस/सावर्जिनक प्रˑाव के माȯम से प्राɑ शेयरों के आधार पर एक शेयरधारक बनता है। यह शतर् सरकारी क्षेत्र बीमाकतार्ओं के मामले में भी लागू नहीं है जहाँ डɲूटीडी/अȯक्ष बीमाकतार् में अपने पद के आधार पर एवं भारत सरकार की ओर से शेयर धाįरत करता है। पृʿ / Page 9 / 139 (च) उपयुर्ƅ शतŘ के अनुपालन के प्रयोजन के िलए इस पįरपत्र के िनगर्म की तारीख की İ˕ित के अनुसार बीमाकतार् के एमडी/ सीईओ/ डɲूटीडी का कायर्काल भी गणना में िलया जाएगा। यिद िकसी िनदेशक ने इस पįरपत्र के िनगर्म की तारीख को बारह वषर्/पȾह वषर्, जैसी İ˕ित हो, की अविध पूरी कर ली है, तो ऐसे बीमाकतार् ऐसे िनदेशक(कों) के ˕ान पर नये पदधारी की िनयुİƅ 30 जून 2024 तक करेंगे। (छ) बीमाकतार्ओं के िनदेशक उपयुƅ ʩİƅ होंगे जो “योƶ और उपयुƅ” (िफट एǷ प्रोपर) मानदंडों को पूरा करते हैं। पूरे िकये जानेवाले उƅ मानदंड Ɋूनतम तौर पर ʩİƅगत ʩवहार और ʩवसायगत आचरण, िनणर्य की दृढ़ता और िवȅीय दृढ़ता में प्रदिशर्त सȑिनʿा से संबंिधत होंगे। उƅ योƶ और उपयुƅ आवʴकताएँ यह सुिनिʮत करने की अपेक्षा करती हैं िक िनदेशक नैितक चįरत्रहीनता से संबद्ध रूप में दोषिसद्ध िकया हुआ अथवा िविधयों और िविनयमों की अथवा िकसी ʩावसाियक िनकाय की प्रितकूल जानकारी में आया हुआ नहीं होना चािहए। (ज) यह सुिनिʮत करने की दृिʼ से िक िनदेशक उपयुर्ƅ अपेक्षा का अनुपालन करते हैं, िनदेशक के रूप में िनयुƅ िकये जानेवाले ʩİƅ के संबंध में अथवा वतर्मान िनदेशकों की िनरंतरता के िलए उनकी िनयुİƅ/पुनिनर्युİƅ के समय अनुबंध 4 में िदये गये फामőट में प्रˑािवत/वतर्मान िनदेशकों से एक घोषणा प्राɑ करने के बाद ही समुिचत सावधानी की जाँच की जानी चािहए। 2.5 िनयंत्रण कायर् (क) बीमाकतार् अनुपालन, जोİखम, लेखा-परीक्षा, बीमांिकक और सिचवीय कायर् सिहत, कायŘ के िनयंत्रण की ˢतंत्रता सुिनिʮत करेगा। बीमाकतार् अपने पįरचालन संचािलत करने में जो जोİखम उठाता है, उनके तथा उसके ʩवसाय पर उनके संभािवत प्रभाव के होते हुए, यह महȕपूणर् है िक बोडर् िनɻिलİखत के अंगीकरण को सुिनिʮत करेः (i) जोİखमों की पहचान, िनधार्रण, पįरमाणन, िनयंत्रण, Ɋूनीकरण और िनगरानी के िलए सुदृढ़ और कुशल ʩव˕ाएँ। (ii) बोडर् द्वारा अनुमोिदत नीित तथा लागू कानूनों और िविनयमों का अनुपालन सुिनिʮत करने के िलए उपयुƅ प्रिक्रयाएँ। (iii) यह सुिनिʮत करने के िलए उपयुƅ आंतįरक िनयंत्रण िक जोİखम प्रबंध और अनुपालन नीितयों का पालन िकया जाता है। (iv) एक आंतįरक लेखा-परीक्षा कायर् जो आंतįरक िनयंत्रणों एवं उसकी कायर्नीितयों, नीितयों और प्रिक्रयाओं की पयार्ɑता और प्रभावाȏकता की समीक्षा और िनधार्रण करने के िलए सक्षम हो तथा बीमाकतार् द्वारा इनका पालन, िजसमें शािमल हैः (क) आंतįरक िनयंत्रणों का बीमाकतार् द्वारा कायार्ɋयन और आंतįरक िनयंत्रणों का पालन (ख) इन िनयंत्रणों की पयार्ɑता और प्रभावाȏकता का िनधार्रण करना तथा सुधारों की िसफाįरश करना (ग) कोई बड़े िनʺषर् अथवा महȕपूणर् सम˟ाओं की सूचना सीधे लेखा-परीक्षा सिमित को देना पृʿ / Page 10 / 139 (घ) अिभशासन, जोİखम प्रबंध और अनुपालन नीितयों का बीमाकतार् द्वारा कायार्ɋयन की िनगरानी तथा उनका पालन, इन नीितयों की पयार्ɑता और प्रभावाȏकता का िनधार्रण करना, जोİखम प्रबंध प्रणाली की समीक्षा और आकलन, एवं इन िवषयों से संबंिधत महȕपूणर् िनʺषŘ या सम˟ाओं की सूचना संबंिधत बोडर् सिमित को देना। (v) एक िवʷसनीय įरपोिटōग ʩवˑा के द्वारा प्रदिशर्त, ʩावसाियक पįरचालनों से िनयंत्रण कायŘ की ˢतंत्रता। (ख) बीमाकतार् के िनयंत्रण कायŘ पर िनगरानी के िलए बोडर् िजʃेदार होगा। (ग) एक समूह के अंदर İ˕त बीमाकतार्ओं के िलए बीमाकतार् के ˑर पर िवद्यमान िनयंत्रण प्रणािलयों के अितįरƅ, उपयुƅ और प्रभावी समूह-ʩापी जोİखम िनयंत्रण प्रणािलयाँ अपनाई जाएँगी। संबंिधत बीमाकतार्ओं के बोडर्/बोडर् की सिमितयों से अपेिक्षत है िक वे आवʴक नीितगत ढाँचा िनधार्įरत करें िजससे सुिनिʮत िकया जा सके िक ऐसे जोİखमों का पयार्ɑ रूप से समाधान िकया जाएगा। (घ) िनयंत्रण कायŘ के प्रमुख बीमाकतार् के कɥे में या िनयंत्रण के अधीन िवद्यमान समˑ सूचना और दˑावेजों तक पहुँच रखेंगे, यिद िनयंत्रण कायŘ के उिचत और प्रभावी कायर्िन˃ादन के िलए ऐसी पहुँच आवʴक हो। (ङ) जहाँ कोई प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ बीमाकतार् में एक से अिधक पद वतर्मान में धाįरत कर रहा है जो िहतों के संघषर् अथवा संभािवत संघषŘ के िलए मागर् प्रशˑ कर सकता है, जैसे `ʩवसाय और िनयंत्रण कायर्’ या `दो िनयंत्रण कायर्’, वहाँ आईआरडीएआई (बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन) िविनयम, 2024 के िविनयम 5(7)(ग) के उपबंधों का अनुपालन 1 अप्रैल 2025 से पहले सुिनिʮत िकया जाएगा। 3. िहतों का संघषर् – बोडर् की भूिमका 3.1 जहाँ बीमाकतार् कंपनी अिधिनयम में पįरभािषत रूप में “संबंिधत पक्षकारों” के साथ संिवदा अथवा ʩव˕ा करने का प्रˑाव करता है, वहाँ बीमाकतार् समय-समय पर यथासंशोिधत कंपनी अिधिनयम के अंतगर्त संबंिधत िनयमों के साथ पिठत, कंपनी अिधिनयम की धाराओं 184, 177(4)(iv) और 188 के अंतगर्त अपेिक्षत रूप में िनदेशकों के द्वारा प्रकटीकरणों से संबंिधत और आवʴक अनुमोदनों सिहत, कंपनी अिधिनयम के लागू उपबंधों का अनुपालन सुिनिʮत करेगा। सूचीबद्ध बीमाकतार् के मामले में, बीमाकतार् समय-समय पर सेबी द्वारा जारी िकये गये िविनयमों का भी अनुपालन सुिनिʮत करेगा। 3.2 िहतों के संभािवत संघषŘ का समाधान करने के िलए तथा कंपनी अिधिनयम, 2013 के उपबंधों का अनुपालन करने के िलए बीमाकतार्ओं के द्वारा पयार्ɑ प्रणािलयाँ, नीितयाँ और प्रिक्रयाएँ ˕ािपत की जाने की आवʴकता है। 3.3 जहाँ संबंिधत पक्षकारों के साथ लेनदेन पुनबŎमा ʩव˕ाओं या िनवेश लेनदेनों या संबंिधत पक्षकारों के प्रित बाह्यस्रोतीकरण के ˢरूप के हैं, िजनके िलए िविशʼ िविनयम या पįरपत्र अिधसूिचत िकये गये हैं, वहाँ संबंिधत िविनयमों या पįरपत्रों का अनुपालन भी सुिनिʮत िकया जाएगा। 3.4 बीमाकतार् के द्वारा अपनी समूह कंपिनयों को िदये गये बीमा कवर के मामले में, लागू उȋाद फाइिलंग िविनयमों/पįरपत्र के अंतगर्त बीमाकतार्ओं द्वारा उद्धृत की गई कीमत/ प्रीिमयम पर ˢतंत्र संʩवहार (आʈर् लेंग्थ) के तौर पर िवचार िकया जाना चािहए। पृʿ / Page 11 / 139 3.5 पािलसीधारकों की िनिधयों में से बीमाकतार् की समूह कंपिनयों को िकये गये भुगतानों के बारे में प्रकटीकरण इस माːर पįरपत्र की प्रकटीकरण अपेक्षाओं के अनुसार संबंिधत पक्षकार प्रकटीकरणों के भाग के रूप में िकया जाएगा; तथा ऐसे सभी लेनदेन संबंिधत पक्षकार लेनदेनों के अंतगर्त एकसाथ समूिहत िकये जाने चािहए। 3.6 संबंिधत पक्षकार लेनदेन ऐसे तरीके से अनुमोिदत और संचािलत िकये जाने चािहए जो िहतों के संघषर् तथा कंपनी और उसके पािलसीधारकों के िहतों के संरक्षण का उिचत प्रबंध सुिनिʮत करता है। 4. कायŘ का प्रȑायोजन – बोडर् की सिमितयाँ: महȕपूणर् कारपोरेट दाियȕों के िनवर्हण के िलए पयार्ɑ बोडर् समय उपलɩ कराने के उद्देʴ से बोडर् के प्रित सिमितयों की भूिमकाएँ और दाियȕ िनधार्įरत करने के बाद समग्र िनगरानी दाियȕों का प्रȑायोजन करने के द्वारा िनदेशकों की िविभɄ सिमितयाँ गिठत करने पर िवचार कर सकता है। तथािप, इस बात पर बल िदया जाता है िक बीमाकतार्ओं के कायŘ के संबंध में िनदेश देने के िलए समग्र दाियȕ बोडर् के पास होगा तथा वह उन िवषयों पर प्रȑक्ष रूप से िनगरानी करना जारी रखेगा जो उसकी िकसी भी सिमित को िविशʼ रूप से प्रȑायोिजत नहीं िकये गये हैं। सिमितयों की भूिमका और कायŘ के संबंध में िनɻिलİखत पहलुओं को पįरभािषत िकया जाना चािहएः (क) गठन (ख) उद्देʴ (ग) दाियȕ (घ) बैठक का आवतर्न / गणपूितर् (कोरम) की अपेक्षाएँ (ङ) सद˟ों की िनयुİƅ और उɎें हटाना (च) बोडर् को įरपोिटōग करना उƅ सिमितयों की सामाɊ भूिमकाओं और दाियȕों का िववरण नीचे िदया जाता है। 4.1 लेखा-परीक्षा सिमित (अिधदेशाȏक) (क) प्रȑेक बीमाकतार् समय-समय पर यथासंशोिधत कंपनी अिधिनयम की धारा 177 के अनुसार एक लेखा-परीक्षा सिमित उसकी संरचना के साथ संबंध सिहत गिठत करेगा। वतर्मान में, कंपनी अिधिनयम, 2013 की धारा 177 के अंतगर्त अपेिक्षत रूप में लेखा-परीक्षा सिमित में कम से कम तीन िनदेशक होंगे, िजनमें से अिधकांश ˢतंत्र िनदेशक होंगे। बोडर् का अȯक्ष उƅ लेखा-परीक्षा सिमित का सद˟ नहीं होना चािहए। (ख) लेखा-परीक्षा सिमित िवȅीय िववरणों, िवȅीय įरपोिटōग, नकदी प्रवाह के िववरण और प्रकटीकरण प्रिक्रयाओं की िनगरानी दोनों वािषर्क और ितमाही आधार पर करेगा। वह जाँचों और िनयंत्रण ʩव˕ाओं की पयार्ɑता से संबंिधत सभी सरोकारों का समाधान करने के िलए िक्रयािविधयाँ और प्रिक्रयाएँ ˕ािपत करेगी। (ग) लेखा-परीक्षा सिमित का अȯक्ष लेखांकन/िवȅ/लेखा-परीक्षा के अनुभव से युƅ बोडर् का एक ˢतंत्र िनदेशक होना चािहए तथा वह एक सनदी लेखाकार (सीए) अथवा सुदृढ़ िवȅीय िवʶेषण की पृʿभूिम से युƅ ʩİƅ हो सकता है। लेखा-परीक्षा में सीईओ की संबद्धता उन अवसरों तक सीिमत होनी चािहए जहाँ लेखा-परीक्षा सिमित के िलए लेखा-परीक्षा के िनʺषŘ से संबंिधत िकसी िवशʼ सूचना प्राɑ करने की आवʴकता होती है। पृʿ / Page 12 / 139 (घ) लेखा-परीक्षा सिमित आंतįरक लेखा-परीक्षा िवभाग की कुशल कायर्पद्धित की िनगरानी करेगी और उसकी įरपोटŘ की समीक्षा करेगी। यह सिमित अितįरƅ रूप से जहाँ भी किमयाँ उजागर होती हैं वहाँ अिनयिमतताओं और प्रिक्रयाओं में पįरवतर्नों की िनगरानी करेगी। (ङ) लेखा-परीक्षा सिमित लेखा-परीक्षकों (आंतįरक/सांिविधक/समवतŎ/सिचवीय/Ɋाियक/ प्रणालीगत लेखा-परीक्षा सिहत) की िनयुİƅ, पाįरश्रिमक, कायर्िन˃ादन और उनके कायर् की िनगरानी की िसफाįरश के िलए सीधे िजʃेदार होगी। सांिविधक लेखा-परीक्षा की İ˕ित में बाह्य लेखा- परीक्षकों की ˢतंत्रता को सुिनिʮत िकया जाएगा (यद्यिप सांिविधक लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ, पाįरश्रिमक और पदljुित का अनुमोदन शेयरधारकों के द्वारा आम सभा/बैठक में िकया जाएगा। (च) लेखा-परीक्षा सिमित की िनगरानी लेखा-बिहयों के अनुरक्षण, प्रशासिनक प्रिक्रयाओं, लेनदेनों और अɊ मामलों, िजनका संबंध बीमाकतार् की िवȅीय İ˕ित से है, से संबंिधत िवषयों पर कारर्वाई करने के िलए ˕ािपत िक्रयािविधयों और प्रिक्रयाओं पर रहेगी, चाहे वे लेखा-परीक्षकों के द्वारा उȋɄ िकये जाते हैं अथवा िकसी अɊ ʩİƅ के द्वारा। (छ) लेखा-परीक्षा प्रारंभ होने से पहले लेखा-परीक्षा सिमित लेखा-परीक्षा के ˢरूप और िवˑार के बारे में सांिविधक लेखा-परीक्षकों से चचार् करेगी एवं िचंता के क्षेत्रों का समाधान करने के िलए लेखा-परीक्षा के बाद का िवचार-िवमशर् करेगी। (ज) लेखा-परीक्षा सिमित बीमाकतार् में अनुपालन के ˑर और िकɎीं संबद्ध जोİखमों के संबंध में चचार् करने के िलए एक अनुपालन सिमित के रूप में कायर् करेगी तथा िकɎीं उʟेखनीय अनुपालन के उʟंघनों पर िनगरानी करेगी और बोडर् को įरपोटर् करेगी। (झ) लेखा-परीक्षा सिमित बीमाकतार् की समग्र प्रबंध लागतों की िनगरानी करेगी Ɛोंिक पािलसीधारकों के िहतों का संरक्षण करने के िलए इनका िनयंत्रण भी अितįरƅ रूप से अिधिनयम में और उसके अधीन बनाये गये िविनयमों में सांिविधक रूप से िनधार्įरत सीमाओं के द्वारा िकया जाता है। (ञ) सांिविधक/आंतįरक लेखा-परीक्षा को छोड़कर लेखा-परीक्षक या िकɎीं अɊ संबद्ध ʩİƅयों या कंपिनयों को िदये गये िकसी अितįरƅ कायर् का िविशʼ रूप से अनुमोदन लेखा-परीक्षा समित के द्वारा लेखा-परीक्षा संबंध की ˢतंत्रता और सȑिनʿा को बनाये रखने की आवʴकता को ȯान में रखते हुए िकया जाएगा। (ट) लेखा-परीक्षक की ˢतंत्रता और कायर्िन˃ादन तथा लेखा-परीक्षा प्रिक्रया की प्रभावाȏकता की समीक्षा और िनगरानी करना। (ठ) संबंिधत पक्षकारों के साथ कंपनी के लेनदेनों में िकसी अनुवतŎ आशोधन का अनुमोदन। बशतő िक लेखा-परीक्षा सिमित कंपनी के द्वारा िकये जानेवाले प्रˑािवत संबंिधत पक्षकारों के लेनदेनों के िलए ऐसी शतŘ के अधीन बहुप्रयोजनीय अनुमोदन दे सकती है जो कंपनी (बोडर् की बैठकें और उसकी शİƅयाँ) िनयम, 2014 के िनयम 6क के अंतगर्त िनधार्įरत की जा सकती हैं। (ड) लेखा-परीक्षक या उसके सहयोिगयों को सौंपा गया ऐसा सारा अɊ कायर् बीमाकतार् के वािषर्क खातों का भाग बननेवाली लेखों की िटɔिणयों में िविशʼ रूप से प्रकट िकया जाएगा। तथािप, यह सुिनिʮत िकया जाए िक बीमाकतार् सांिविधक लेखा-परीक्षकों को कोई भी अितįरƅ कायर् देने का िनणर्य करने से पहले कंपनी अिधिनयम की धारा 144 का अनुपालन करे। पृʿ / Page 13 / 139 4.2 िनवेश सिमित (अिधदेशाȏक) (क) प्रȑेक बीमाकतार् का बोडर् एक िनवेश सिमित गिठत करेगा िजसमें कम से कम दो गैर-कायर्कारी िनदेशक, मुƥ कायर्कारी अिधकारी, मुƥ िवȅ अिधकारी, मुƥ िनवेश अिधकारी, मुƥ जोİखम अिधकारी और िनयुƅ बीमांकक होंगे। (ख) िनवेश सिमित के िकसी भी सद˟ की िकसी भी नई िनयुİƅ या पदljुित का अनुमोदन बोडर् द्वारा िकय़ा जाएगा। (ग) उƅ सिमित बीमाकतार् की िनवेश नीित की िसफाįरश करने और बीमाकतार् के िनवेश पįरचालनों के िलए पįरचालनगत ढाँचा िनधार्įरत करने के िलए िजʃेदार होगी। उƅ िनवेश नीित और पįरचालनगत ढाँचे को अɊ बातों के साथ-साथ िनवेशों पर समनुरूप प्रितलाभ और सबसे बढ़कर पािलसीधारकों की िनिधयों के संरक्षण को सुिनिʮत करने हेतु सुचारु पįरचालनों के िलए चलिनिध, िनवेशों पर िववेकपूणर् िविनयामक मानदंडों के अनुपालन, जोİखम प्रबंध/ Ɋूनीकरण कायर्नीितयों से संबंिधत पहलुओं को शािमल करना चािहए। (घ) िनवेश सिमित बोडर् द्वारा िविधवत् अनुमोिदत िनवेश नीित को कायार्İɋत करने के िलए िजʃेदार होगी। (ङ) सिमित के सद˟ों को समय-समय पर यथासंशोिधत प्रािधकरण के द्वारा जारी िकये गये िविभɄ अिधिनयमों, िनयमों, िविनयमों, िदशािनदőशों, पįरपत्रों, आिद के संबंिधत उपबंधों से ˢयं को अवगत कराना चािहए तथा उनसे पįरिचत होना चािहए। (च) ऋण जोİखम और बाजार जोİखम के िनधार्रण के िलए, उƅ सिमित के सद˟ों को केवल ऋण रेिटंग से प्रभािवत नहीं होना चािहए। सिमित को चािहए िक वह अपने िनवेश संबंधी िनणर्यों की ˢतंत्र रूप से समीक्षा करे और यह सुिनिʮत करे िक िनवेश संबंधी उपयुƅ िनणर्य करने में आंतįरक समुिचत सावधानी की प्रिक्रया द्वारा समथर्न एक िनिविʼ है। (छ) िनवेश पįरचालनों की एक धारणीय और चालू िनगरानी के िलए आंतįरक/ समवतŎ लेखा-परीक्षा ʩव˕ाओं से अलग, अपनी िनधार्įरत नीित का अनुपालन सुिनिʮत करने के िलए उƅ सिमित एक प्रभावी įरपोिटōग प्रणाली बनाएगी। (ज) उƅ सिमित िनवेश पįरचालनों की समीक्षा करने के िलए कम से कम ितमाही में एक बार बैठक करेगी तथा िनवेश संिवभाग की सुरक्षा और सुदृढ़ता के संबंध में उसके कायर्िन˃ादन पर बोडर् को एक įरपोटर् प्रˑुत करेगी। (झ) उƅ सिमित बीमाकतार् के िनवेश पįरचालनों की मानक पįरचालन प्रिक्रयाओं (एसओपीएस) का अनुमोदन करेगी। 4.3 जोİखम प्रबंध सिमित (अिधदेशाȏक) (क) अब यह भली भाँित ˢीकृत है िक अɊ िवȅीय क्षेत्र सं˕ाओं की ही तरह िकसी बीमा कंपनी का सुदृढ़ प्रबंध इस बात पर िनभर्र है िक समूची सं˕ा में िविभɄ जोİखमों का प्रबंध िकतनी अDžी तरह िकया जाता है। (ख) एक मजबूत जोİखम प्रबंध प्रणाली और Ɋूनीकरण रणनीितयों के िवकास के अनुसरण में बीमाकतार् की जोİखम प्रबंध रणनीित को लागू करने के िलए एक अलग जोİखम प्रबंध सिमित का गठन करेंगे। पृʿ / Page 14 / 139 (ग) उƅ जोİखम प्रबंध कायर् मुƥ जोİखम अिधकारी (सीआरओ) के समग्र मागर्दशर्न और पयर्वेक्षण के अंतगर्त होगा जो एक सु˙ʼ रूप से पįरभािषत भूिमका से युƅ होगा। यह इस प्रकार से संगिठत होगा िक वह बीमाकतार् के ʩवसाय की िविभɄ ʩव˕ाओं में सभी जोİखमों की िनगरानी करने के िलए समथर् होगा तथा सीआरओ बोडर् के पास प्रȑक्ष पहुँच रखेगा। (घ) उƅ जोİखम प्रबंध सिमित में कम से कम दो गैर-कायर्कारी िनदेशक, एक ˢतंत्र िनदेशक, मुƥ कायर्कारी अिधकारी, मुƥ िवȅीय अिधकारी, िनयुƅ बीमांकक और सीआरओ होंगे तथा जोİखम प्रबंध सिमित की बैठकों की अȯक्षता एक ˢतंत्र िनदेशक के द्वारा की जाएगी जो बोडर् की लेखा-परीक्षा सिमित का अȯक्ष नहीं होगा। (ङ) जोİखम प्रबंध कायर् एकमात्र तौर पर केवल अनुपालन पर ही ȯान केİȾत नहीं करेगा, बİʋ उसे शेष ʩवसाय का मूʞ-संवधर्न करने पर ȯान केİȾत करना चािहए। (च) जोİखम प्रबंध कायर् को िवȅ संबंधी कायर् के साथ घिनʿ समɋय के साथ कायर् करना चािहए, बİʋ उसे पूँजीगत िवȅ और अɊ पįरचालनगत िनणर्यों का ˢतंत्र रूप से आकलन और मूʞांकन करना चािहए। ˕ूल रूप से, उƅ जोİखम प्रबंध सिमितः (i) प्रभावी जोİखम प्रबंध ढाँचा ˕ािपत करेगी तथा बोडर् को संगठन के िलए जोİखम प्रबंध नीित और प्रिक्रयाओं की िसफाįरश करेगी। (ii) जोİखम सहनीयता सीमाएँ ˕ािपत करेगी तथा जोİखम एƛपोज़र के साथ संबद्ध लागत और लाभों का िनधार्रण करेगी। (iii) समग्र नीितगत उद्देʴों के साथ सुयोिजत करने के िलए बीमाकतार् के जोİखम प्रितफल (įरवाडर्) कायर्िन˃ादन की समीक्षा करेगी। (iv) बाजार में जोİखम प्रबंध में सवŖȅम प्रथाओं के संबंध में चचार् करेगी और िवचार करेगी तथा संबंिधत कायर् सूिचत करेगी। (v) िवशेषीकृत िवʶेषण और गुणवȅा समीक्षाओं का िन˃ादन करने के द्वारा जोİखम प्रबंध प्रणाली के प्रभावी पįरचालन में बोडर् की सहायता करेगी। (vi) बीमा जोİखम, बाजार जोİखम, ऋण जोİखम, चलिनिध जोİखम, पįरचालन जोİखम, अनुपालन जोİखम, कानूनी जोİखम, प्रितʿा जोİखम आिद सिहत सभी श्रेिणयों के जोİखमों के िलए बीमाकतार् के जोİखम प्रोफाइल पर एक समग्र दृिʼ बनाये रखेगी। (vii) बोडर् को कारपोरेट कायर्नीित, िवलयों और अिधग्रहणों तथा संबंिधत िवषयों जैसे कायर्नीितगत और पįरचालनगत िवषयों में जोİखम प्रबंध िनणर्यों के संबंध में परामशर् देगी। (viii) बोडर् को जोİखम एƛपोज़रों तथा एƛपोज़रों का प्रबंध करने के िलए की गई कारर्वाइयों का िववरण सूिचत करेगी, जहाँ आवʴक हो वहाँ बीमाकतार् के द्वारा उठाये गये जोİखमों की समीक्षा, िनगरानी और चुनौती देने के िलए कायर् करेगी। (ix) िनयिमत आधार पर बीमाकतार् की शोधन-क्षमता की İ˕ित की समीक्षा करेगी। (x) ʩवसाय की िनरंतरता पर अद्यतन İ˕ितयों की िनयिमत िनगरानी और समीक्षा करेगी। (xi) बोडर् द्वारा अनुमोदन के िलए धोखाधड़ी िनगरानी नीित और ढाँचा बनायेगी। (xii) धोखाधिड़यों के प्रभावी िनवारण, रोकथाम, पहचान और Ɋूनीकरण के िलए धोखाधड़ी- रोधी नीित के कायार्ɋयन की िनगरानी करेगी। पृʿ / Page 15 / 139 (xiii) जोİखमों के संबंध में प्रािधकरण द्वारा जारी िकये गये बीमा धोखाधड़ी िनगरानी ढाँचे के अनुपालन की समीक्षा करेगी। (छ) आİˑ-देयता प्रबंधन (एएलएम) (i) एएलएम िकसी सं˕ा की जोİखम-वहन क्षमता, जोİखम सहनशİƅ और ʩवसाय के प्रोफाइल के संदभर् में, सं˕ा के िवȅीय उद्देʴों को प्राɑ करने के िलए आİˑयों और देयताओं से संबंिधत कायर्नीितयाँ बनाने, लागू करने, उनकी िनगरानी करने और उɎें संशोिधत करने की एक िनरंतर प्रिक्रया है। (ii) एएलएम यह सुिनिʮत करने के िलए ढाँचा िनधार्įरत करता है िक बीमाकतार् ऐसे तरीके से िनवेश करे जो उसे चलिनिध जोİखम को कम करने और शोधन-क्षमता िनधार्रणों को पूरा करने के िलए भिवˈ में अपनी नकदी प्रवाह आवʴकताओं और पूँजीगत आवʴकताओं की पूितर् करने के िलए समथर् बनायेगा। (iii) एएलएम के संबंध में जोİखम प्रबंध सिमित के कायŘ में िनɻिलİखत शािमल होंगेः (क) बीमाकतार् के जोİखम/प्रितफल उद्देʴ िनधार्įरत करना और पािलसीधारक की प्रȑाशाओं का आकलन करना। (ख) जोİखम एƛपोज़र (उदा. बाजार, ऋण और चलिनिध) के ˑर का पįरमाणन तथा जोİखम एƛपोज़र के साथ संबद्ध प्रȑािशत प्रितफलों और लागतों का िनधार्रण। (ग) इʼतम एएलएम कायर्नीितयाँ बनाना और उɎें कायार्İɋत करना तथा दोनों उȋाद और उद्यम ˑर पर जोİखम-प्रितफल उद्देशेयों को पूरा करना। (घ) यह सुिनिʮत करना िक देयताएँ उपयुƅ आİˑयों के द्वारा समिथर्त हों तथा यह सुिनिʮत करने के िलए आİˑयों और देयताओं के बीच के असंतुलनों का प्रबंध करना िक वे सं˕ा की चलिनिध, शोधन-क्षमता और जोİखम प्रोफाइल के िलए ˢीकायर् िनगरानी की गई सिहˁुताओं के अंदर रहें। (ङ) जोİखम एƛपोज़रों की आविधक अंतरालों पर िनगरानी करना तथा जहाँ आवʴक हो वहाँ एएलएम कायर्नीितयों का संशोधन करना। िकɎीं Ɋूनीकरण कायर्नीितयों सिहत तुलन-पत्र जोİखमों का प्रबंध करने के िलए प्रयुƅ प्रणािलयों, िनयंत्रणों और įरपोिटōग की समीक्षा करना, अनुमोदन करना और िनगरानी करना। (च) आİˑयों और देयताओं के बीच असंतुलन तथा असंतुलन की ˢीकायर् सहनशीलता की सीमाओं, यिद कोई हों, की िनयिमत समीक्षा और िनगरानी करना। (छ) यह सुिनिʮत करना िक सभी आİˑयों और देयताओं का प्रबंधन और मूʞांकन, प्रचिलत िवधान तथा आंतįरक और बाह्य įरपोिटōग आवʴकताओं के मानकों का अनुपालन करें। (ज) आविधक अंतरालों पर बोडर् के समक्ष एएलएम सूचना प्रˑुत करना। कायर्नीितक आİˑ आबंटन की वािषर्क समीक्षा। (झ) आİˑयों और देयताओं का मूʞांकन करने के िलए प्रयुƅ बीमांिकक पूवार्नुमानों सिहत, मुƥ कायर्पद्धितयों और पूवार्नुमानों की समीक्षा करना। पृʿ / Page 16 / 139 (ञ) िविनयामक शोधन-क्षमता की आवʴकताओं का प्रयोग करते हुए बीमाकतार् के ˑर पर पूँजीगत आवʴकताओं का प्रबंध करना। (ट) पूँजीगत योजनाओं और पूँजीगत लेनदेनों (उदा. लाभांशों का भुगतान, अिधग्रहण, िनपटान, आिद) पर संबंिधत िनणर्यों की समीक्षा करना, अनुमोदन करना और िनगरानी करना। (ज) देयताओं की अविध को ȯान में रखते हुए अविध-समाɑ िनवेशों के पुनिनर्वेश िनणर्यों की समीक्षा करना। 4.4 पािलसीधारक संरक्षण, िशकायत िनवारण और दावा िनगरानी सिमित (पीपीजीआर & सीएम सिमित) (अिधदेशाȏक) (क) िवक्रय, िवपणन, िवज्ञापन, संवधर्न, प्रचार, ग्राहकों की िशकायतों का समाधान, उपभोƅा जागरूकता और िशक्षा के तौर पर सुदृढ़ और ˢ˕ बाजार प्रथाओं का अंगीकरण अȑावʴक है। (ख) पािलसीधारकों के िहतों के संरक्षण से संबंिधत िविभɄ अनुपालन सम˟ाओं तथा बीमा उȋादों और िशकायतों को संभालने की प्रिक्रयाओं के बारे में पािलसीधारकों को भली भाँित सुिवज्ञ और सुिशिक्षत रखने से संबंिधत सम˟ाओं का समाधान करने के उद्देʴ से प्रȑेक बीमाकतार् एक पीपीजीआर एǷ सीएम सिमित गिठत करेगा। यह सिमित पािलसीधारकों के िहतों का संरक्षण करने के िलए इस संबंध में संगत िविनयमों/िदशािनदőशों/पįरपत्रों का अनुपालन सुिनिʮत करेगी। (ग) ऐसी सिमित की अȯक्षता एक ˢतंत्र िनदेशक के द्वारा की जाएगी तथा इसमें एक िवशेषज्ञ/ग्राहकों के प्रितिनिध को एक आमंित्रती के रूप में शािमल िकया जा सकता है िजससे बीमाकतार् नीितयाँ बना सकें और उसके अनुपालन का मूʞांकन कर सकें। यह सिमित बोडर् के अनुमोदन के िलए ग्राहक िशक्षा संबंधी नीित की िसफाįरश करेगी तथा इसके उिचत कायार्ɋयन को सुिनिʮत करेगी। (घ) सिमित यह सुिनिʮत करने के िलए प्रणािलयाँ लागू करेगी िक पािलसीधारकों की पहुँच िशकायत िनवारण ʩव˕ाओं तक हो तथा ग्राहकों की िशकायतों पर कारर्वाई करने और िववादों का समाधान शीघ्रतापूवर्क करने के िलए एक समिपर्त यूिनट के िनमार्ण के िलए नीितयाँ और प्रिक्रयाएँ ˕ािपत करेगी। (ङ) उƅ सिमित िनपटाये गये, अˢीकृत और बकाया दावों सिहत िनयिमत आधार पर दावों की İ˕ित की िनगरानी करेगी। (च) उƅ पीपीजीआरएǷसीएम सिमित के कायर् और दाियȕ Ɋूनतम तौर पर िनɻिलİखत कायर् करना हैः (i) पािलसी और दावा सिवर्िसंग मानदंडों के िलए समय-सीमाओं सिहत ग्राहक के प्रित उिचत रूप से ʩवहार करने के िलए मानक पįरचालन प्रिक्रयाएँ अपनाना तथा उनके कायार्ɋयन की िनगरानी करना। (ii) मȯवितर्यों के द्वारा अपिवक्रय (िमससेिलंग) सिहत पािलसीधारकों की िशकायतों और पįरवादों का समाधान करने के िलए प्रभावी ʩव˕ा ˕ािपत करना। (iii) बीमा लोकपालों/उपभोƅा फोरमों के द्वारा िदये गये अिधिनणर्यों की समीक्षा करने के िलए एक ढाँचा लागू करना। ग्राहकों की िशकायतों के मूल कारण का िवʶेषण करना, पृʿ / Page 17 / 139 बाजार ʩवहार सम˟ाओं की पहचान करना तथा प्रणालीगत सम˟ाएँ, यिद कोई हों, तो उɎें सुधारने के बारे में उपयुƅ रूप से प्रबंधक-वगर् को परामशर् देना। (iv) तीस (30) िदन से अिधक समय के िलए अकायार्İɋत रूप में शेष रह गये बीमा लोकपालों/उपभोƅा फोरमों के द्वारा िदये गये सभी अिधिनणर्यों की उनके कारणों के साथ समीक्षा करना तथा जहाँ आवʴक हो वहाँ उपचाराȏक कारर्वाई प्रारंभ करने के िलए बोडर् को इसकी सूचना देना। (v) आविधक अंतरालों पर ग्राहकों की िशकायतों को कम करने के िलए उपायों की समीक्षा करना और आवʴक कारर्वाई करना। (vi) िविनयामक ढाँचे में िनधार्įरत रूप में सांिविधक अपेक्षाओं का अनुपालन सुिनिʮत करना। (vii) आविधक अंतरालों पर िशकायतों का िववरण प्रािधकरण द्वारा िनिधर्įरत िकये जानेवाले फामőटों में उपलɩ कराना। (viii) यह सुिनिʮत करना िक बीमा लोकपालों का िववरण पािलसीधारकों को उपलɩ कराया जाए। (ix) यह सुिनिʮत करना िक एक िशकायत िनवारण अिधकारी िवद्यमान हो जो िशकायतों के िनवारण के िलए उȅरदायी होगा तथा िजसका िववरण वेबसाइट पर उपलɩ कराया जाएगा। (x) बकाया दावों की कालाविध (एिजंग) के साथ बकाया दावों की İ˕ित सिहत दावों की įरपोटर् की समीक्षा करना। (xi) िनराकृत दावों की समीक्षा कारणों के िवʶेषण के साथ करना। (xii) अɷपर्ण, ऋण, आंिशक आहरण अनुरोध आिद जैसे अɊ ग्राहक लाभ भुगतानों के िनपटान की İ˕ित की समीक्षा करना। (xiii) दावों की रािशयों की संƥा सिहत ितमाही आधार पर अदावी रािशयों के िनपटान की समीक्षा करना। साथ ही, पािलसीधारकों या लाभािथर्यों की पहचान करने के द्वारा अदावी रािशयों को कम करने के िलए की गई कारर्वाई की समीक्षा करना तथा सिमित के द्वारा अनुमोिदत मानक पįरचालन प्रिक्रया/नीित के अनुसार जागरूकता का िनमार्ण करना। (छ) बोडर् पािलसीधारकों के िहतों के संरक्षण संबंधी िवषयों पर सिमित के द्वारा प्रˑुत İ˕ित की įरपोटर् की समीक्षा अपनी प्रȑेक बैठक में करेगा। 4.5 नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित (एनआरसी) (अिधदेशाȏक) (क) नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित समय-समय पर यथासंशोिधत कंपनी अिधिनयम की धारा 178 के उपबंधों के अनूरूप गिठत की जाएगी। तथािप, एनआरसी की अȯक्षता एक ˢतंत्र िनदेशक द्वारा की जाएगी। (ख) नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित साधारण बैठकों में शेयरधारकों के द्वारा िनदेशकों की िनयुİƅ/पुनिनर्युİƅ/चुनाव से पहले इDžुक आवेदकों की घोषणाओं की संवीक्षा करेगी। (ग) उƅ सिमित प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों (केएमपीएस) के रूप में िनयुİƅ के िलए आकांक्षी ʩİƅयों के द्वारा प्रˑुत िकये गये आवेदनों और िववरणों की भी संवीक्षा करेगी। नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित जहाँ आवʴक हो वहाँ आवेदक द्वारा प्रˑुत सूचना के सहीपन का सȑापन करने के िलए पयार्ɑ समय पहले ˢतंत्र/िववेकपूणर् संदभर् भी कर सकती है। पृʿ / Page 18 / 139 (घ) बीमाकतार् िनदेशकों/केएमपीएस से एक वािषर्क घोषणा प्राɑ करेगा िक िनयुİƅ/ पुनिनर्युİƅ के समय घोषणा में प्रˑुत सूचना में बाद में कोई पįरवतर्न नहीं हुआ है तथा पįरवतर्न, यिद कोई हों, संबंिधत िनदेशक के द्वारा बोडर् को सूिचत िकये गये हैं। (ङ) प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों की िनयुİƅ और įरपोिटōग अनुबंध 5 में िदये गये िनदेशों के अनुसार होंगी। (च) नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित के गठन के संबंध में उपयुर्ƅ अपेक्षाओं को ȯान में रखा जाना चािहए। इसके अलावा, नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित की पįरकİʙत भूिमका में िनɻिलİखत पहलू शािमल होंगेः (i) नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित से अपेिक्षत है िक वह बोडर् की ओर से और शेयरधारकों की ओर से सहमित-प्राɑ िवचाराथर् िवषयों के साथ पाįरश्रिमक पैकेजों तथा बीमाकतार् के सीईओ, कायर्कारी और गैर-कायर्कारी िनदेशकों, प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों के िलए लागू ढाँचे के अनुरूप िकसी भी क्षितपूितर् के भुगतान के संबंध में बीमा कंपनी की नीित िनधार्įरत करे। (ii) नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित सुिनिʮत करेगी िक बीमाकतार् के प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों के पाįरश्रिमक पैकेज बोडर् द्वारा अनुमोिदत पाįरश्रिमक नीित के अनुसार हैं। (iii) उƅ सिमित सुिनिʮत करेगी िक प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों या िनदेशकों की प्रˑािवत िनयुİƅयाँ / पुनिनर्युİƅयाँ सेवािनवृिȅ/ अिधविषर्ता के संबंध में बोडर् द्वारा अनुमोिदत नीित के अनुरूप हैं। (iv) सिमित बीमाकतार् की उȅरािधकार आयोजना के िलए सुचारु रूप से उसके कायार्ɋयन सिहत उȅरदायी होगी। उन बीमाकतार्ओं के मामले में, जहाँ िनदेशकों और केएमपीएस की िनयुİƅ भारत सरकार के िविशʼ अिधिनयमों/िनयमों/िविनयमों/अनुदेशों के द्वारा िनयंित्रत है, वहाँ ऐसे बीमाकतार् उनका अनुपालन करेंगे। 4.6 कारपोरेट सामािजक दाियȕ सिमित (`सीएसआर सिमित’) (अिधदेशाȏक) (क) उƅ सीएसआर सिमित समय-समय पर यथासंशोिधत कंपनी अिधिनयम की धारा 135 के अंतगर्त िविनिदर्ʼ रूप में गिठत की जाएगी। (ख) इसके अलावा, इस प्रयोजन के िलए िनवल लाभ िनɻानुसार होगा। “िनवल लाभ” से बीमा अिधिनयम, 1938 और उसके अधीन बनाये गये िविनयमों के लागू उपबंधों के अनुसार तैयार िकये गये उसके िवȅीय िववरणों के अनुसार “कर से पहले लाभ/(हािन)” अिभप्रेत है, परंतु इसमें िनɻिलİखत शािमल नहीं होगा, अथार्त् (i) कंपनी की िकसी िवदेशी शाखा या शाखाओं से उȋɄ होनेवाला कोई लाभ, चाहे एक अलग कंपनी के रूप में या अɊ प्रकार से पįरचािलत हो; तथा (ii) भारत में अɊ कंपिनयों से प्राɑ कोई लाभांश, जो कंपनी अिधिनयम की धारा 135 के उपबंधों के अंतगर्त कवर िकये गये हों या उनका अनुपालन करते हों। पृʿ / Page 19 / 139 बशतő िक िकसी िवȅीय वषर् के संबंध में िनवल लाभ, िजसके िलए संबंिधत िवȅीय िववरण बीमा अिधिनयम, 1938 के उपबंधों के अनुसार तैयार िकये गये हों, के िलए कंपनी अिधिनयम के उपबंधों के अनुसार पुनः पįरकलन करने की आवʴकता नहीं होगी। (ग) कंपनी अिधिनयम की धारा 135(5) के अनुरूप, बीमाकतार् का िनदेशक बोडर् सुिनिʮत करेगा िक बीमाकतार् सीएसआर कायर्कलापों के िलए तीन वषŘ के औसत िनवल लाभों के 2% से अɊून रािश का ʩय करेगा। (घ) इसके अितįरƅ, उपयुर्ƅ के संबंध में बीमाकतार्ओं के द्वारा िनɻिलİखत िबन्दुओं का भी अनुपालन िकया जाएगाः (i) सीएसआर ऊपर बताये गये रूप में लाभ और हािन लेखा िववरण के अनुसार केवल तीन वषŘ के लाभ के औसत पर ही आधाįरत होगा। यिद बीमाकतार् ने अपने सं˕ापन से 3 वषर् पूरे नहीं िकये हों, तो औसत िनवल लाभ के पįरकलन के प्रयोजन के िलए, तǽाल पूवर्वतŎ िवȅीय वषर् के लाभ पर िवचार िकया जाएगा। (ii) उƅ सीएसआर सिमित एक सीएसआर नीित बनायेगी, बोडर् से उसका अनुमोदन करवाएगी। सीएसआर सिमित का गठन कंपनी अिधिनयम के अनुसार होगा। (iii) सीएसआर सिमित समय-समय पर बीमाकतार् की “सीएसआर नीित” की िनगरानी करेगी। (iv) सीएसआर नीित पर उपगत ʩय बीमा अिधिनयम की धारा 40बी और धारा 40सी के अंतगर्त प्रबंधन ʩयों संबंधी उDŽतम सीमाओं के पįरकलन के प्रयोजन के िलए शािमल नहीं िकया जाएगा, जैसी İ˕ित हो। (v) सीएसआर के संबंध में उपगत ʩय पािलसीधारकों के खाते में प्रभाįरत नहीं िकये जाएँगे। बोडर् सीएसआर सिमित की िसफाįरशों को ȯान में रखने के बाद, कंपनी के िलए सीएसआर नीित का अनुमोदन करेगा तथा अपनी įरपोटर् में ऐसी नीित की िवषय-वˑु का प्रकटीकरण करेगा और इसे कंपनी की वेबसाइट पर प्रदिशर्त िकया जाएगा। 4.7 लाभ-सिहत सिमित (केवल जीवन बीमाकतार्ओं के िलए): (क) बीमाकतार् प्रािधकरण द्वारा िविनिदर्ʼ रूप में लाभ-सिहत (िवद प्रािफट) िनिध प्रबंध के ढाँचे का और आİˑ शेयर पįरकलनों का अनुपालन करेंगे। जीवन बीमा ʩवसाय करनेवाला प्रȑेक बीमाकतार् एक लाभ-सिहत सिमित का गठन करेगा िजसमें एक ˢतंत्र िनदेशक, सीईओ, सीएफओ, िनयुƅ बीमांकक और एक ˢतंत्र बीमांकक होंगे। बीमाकतार् उƅ लाभ- सिहत सिमित में बीमांिकक, िवȅ, िनवेश अथवा िकसी अɊ संगत डोमेन के क्षेत्रों में िवशेषज्ञता से युƅ अिधक िवशेषज्ञों को जोड़ सकता है। (ख) लाभ-सिहत सिमित के कायर् बीमाकतार्ओं के बीमांिकक, िवȅ और िनवेश कायŘ संबंधी माːर पįरपत्र के उपबंधों के अनुसार होंगे। 4.8 आचरण सिमित (अिधदेशाȏक नहीं) आचरण सिमित (एिथƛ कमेटी) के कायŘ और दाियȕों में िनɻिलİखत शािमल होंगेः पृʿ / Page 20 / 139 (क) बीमा कंपनी के आचरण या ʩवहार की संिहता सिहत, बाह्य िविधयों और िविनयमों और आंतįरक नीितयों के अनुपालन के संबंध में अनुपालन कायर् और बीमा कंपनी के जोİखम प्रोफाइल की िनगरानी। (ख) उपयुर्ƅ के संबंध में एवं पहचानी गई दुबर्लताओं, चूकों, अितक्रमणों, उʟंघनों तथा इɎें पहचानने और इनका समाधान करने में सहायता करने के िलए िवद्यमान अɊ उपायों के संबंध में अपनी िविधक और नैितक दाियȕों को पूरा करने के िलए बीमा कंपनी की क्षमता में वृİद्ध करने के उद्देʴ से युƅ सिक्रय अनुपालन कायर्कलापों के संबंध में įरपोटŒ प्राɑ करना। (ग) नैितक और अनुपालन के सरोकारों अथवा संभािवत अितक्रमणों या उʟंघनों की सूचना देने के िलए कमर्चाįरयों और अɊ ʩİƅयों हेतु बीमाकतार् की ȯानाकषर्क (İʬसल ɰोइंग) या अɊ गोपनीय ʩव˕ाओं का उपयोग करते हुए सूिचत िकये गये मामलों का पयर्वेक्षण और िनगरानी करना। बोडर् को बीमाकतार् के ʩवसाय के संचालन पर उपयुर्ƅ के प्रभाव के बारे में परामशर् देना तथा बीमाकतार् के सभी ˑरों पर नैितकता और अनुपालन के महȕ का संदेश सूिचत करने और उसे समथर्न देने के द्वारा “शीषर् पर सही नैितक ˑर” के िनधार्रण में बोडर् की सहायता करना। (घ) अनुपालन कायर्क्रमों की प्रभावाȏकता की िनयिमत आधार पर समीक्षा करते हुए उनका अनुमोदन करना तथा िकɎीं महȕपूणर् अनुपालन मामलों या िवषयों पर समापन (साइन आफ़) करना। (ङ) यह सुिनिʮत करना िक बोडर् द्वारा अनुमोिदत आचरण संिहता का पालन िकया जाए, िहतधारकों के प्रित पįरचालनाȏक पारदिशर्ता की प्रȑाशाएँ पूरी की जाएँ और साथ ही, अDžे िनणर्यन की संˋृित िवकिसत करने के िलए गोपनीयता को बनाये रखा जाए। 4.9 बैठकें, सद˟ों की िनयुİƅ/ पदljुित और गणपूितर् (कोरम) (क) नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित, कारपोरेट सामािजक दाियȕ सिमित और लाभ-सिहत सिमित को छोड़कर अɊ अिधदेशाȏक सिमितयाँ वषर् में कम से कम चार बार बैठकें करेंगी तथा ऐसी सिमितयों की दो क्रिमक बैठकों के बीच चार महीने से अिधक समय ʩतीत नहीं होगा। (ख) गणपूितर् (कोरम) सिमित के दो सद˟ अथवा सिमित के एक-ितहाई सद˟, जो भी अिधक हो, होगी। िकसी भी सिमित में ˢतंत्र िनदेशक(कों) का होना अिधदेशाȏक (मैंडेटरी) होने की İ˕ित में वहाँ कोरम को पूरा करने के िलए कम से कम एक ऐसा ˢतंत्र िनदेशक अथवा उसका वैकİʙक िनदेशक आवʴक रूप से उपİ˕त होगा। तथािप, जहाँ ˢतंत्र िनदेशक के िलए सिमित की अȯक्षता करना अिधदेशाȏक है, वहाँ उसकी अनुपİ˕ित में बैठक आयोिजत नहीं की जा सकती। (ग) कंपनी अिधिनयम की धारा 161(2) में िविनिदर्ʼ शतŒ उƅ सिमितयों में से िकसी भी सिमित में एक ˢतंत्र िनदेशक के िलए एक वैकİʙक िनदेशक की िनयुİƅ करते समय भी लागू होंगी। (घ) उƅ सिमितयों के सद˟ों की िनयुİƅ / पदljुित के संबंध में, बीमाकतार् कंपनी अिधिनयम, सेबी अिधिनयम, उनके अधीन जारी िकये गये िनयमों, िविनयमों, पįरपत्रों आिद, जैसा लागू पृʿ / Page 21 / 139 हो, तथा प्रािधकरण द्वारा िविनिदर्ʼ िकɎीं अɊ अपेक्षाओं, यिद कोई हों, के अंतगर्त िनधार्įरत िक्रयािविध का अनुपालन करेगा। 4.10 संक्रमण का उपबंध बीमाकतार्ओं को उƅ सिमितयों का गठन ( जहाँ भी पįरवतर्न लागू हैं) इस पįरपत्र के उपबंधों के अनुसार इस पįरपत्र की तारीख से छह महीनों की अविध के अंदर करने की अनुमित है। 5. प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ 5.1 केएमपीएस के दाियȕ प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों के दाियȕ में िनɻिलİखत शािमल हैं, परंतु जो केवल इɎीं तक सीिमत नहीं हैं : (क) बीमाकतार् के दैनंिदन पįरचालन प्रभावी ढंग से संचािलत करना तथा बीमाकतार् की कारपोरेट संˋृित और ʩवसाय के उद्देʴों तथा बीमाकतार् के दीघर्कािलक िहतों और ʩवहायर्ता के अनुरूप उन उद्देʴों को प्राɑ करने के िलए कायर्नीितयों का संचालन करना। (ख) सुदृढ़ जोİखम प्रबंध, अनुपालन और ग्राहकों के प्रित िन˃क्ष ʩवहार को बढ़ावा देना; तथा (ग) बोडर् को पयार्ɑ और सामियक सूचना उपलɩ कराना िजससे बोडर् बीमाकतार् के कायर्िन˃ादन और जोİखम एƛपोज़र एवं केएमपीएस के कायर्िन˃ादन की िनगरानी और समीक्षा सिहत अपने कतर्ʩ और कायर् संचािलत कर सके। 5.2 सीईओ/प्रबंध िनदेशक/पूणर्कािलक िनदेशक (क) बीमाकतार् का मुƥ कायर्कारी अिधकारी/पूणर्कािलक िनदेशक/प्रबंध िनदेशक और अɊ प्रमुख अिधकारी बोडर् तथा बोडर् द्वारा गिठत सिमितयों के िनदेशों के अनुरूप बीमाकतार् के पįरचालनों और दैनंिदन प्रबंध के िलए िजʃेदार हैं। (ख) प्रािधकरण प्रȑाशा करता है िक बीमाकतार् के कायŘ का संचालन ऐसे तरीके से करने के िलए सीईओ उȅरदायी है, जो पािलसीधारकों के िहतों के िलए हािनकर नहीं हो, तथा जो बोडर् की नीितयों और िनदेशों के अनुरूप हो। (ग) अतः बोडर् को चािहए िक वह प्रािधकरण के अनुमोदन के िलए नाम की िसफाįरश करने से पहले यह प्रमािणत करने के िलए प्रभावी समुिचत सावधानी बरते िक नया पदधारी `योƶ और उपयुƅ’ (िफट एǷ प्रोपर) है। (घ) बीमा अिधिनयम भी िकसी जीवन बीमा कंपनी के प्रबंध िनदेशक या िकसी अɊ अिधकारी को िकसी अɊ जीवन बीमा कंपनी या िकसी बैंिकंग कंपनी या िकसी िनवेश कंपनी का प्रबंध िनदेशक या अɊ अिधकारी होने से िनिषद्ध करता है। (ङ) यिद सीईओ ȑागपत्र देता है, तो प्रािधकरण को ऐसे ȑागपत्र और उसके कारणों से अवगत कराया जाना चािहए। चूँिक सीईओ की िनयुİƅ प्रािधकरण के पूवर् अनुमोदन से की जाती है, अतः कायर्काल के समाɑ होने से पूवर् या नये पदधारी की पहचान करने के िलए पयार्ɑ समय पहले सीईओ के जारी रहने के संबंध में िनणर्य करने के िलए, अपनाई गई उȅरािधकार योजना के अनुसार बोडर् को सिक्रय कदम उठाने चािहए। पृʿ / Page 22 / 139 (च) सभी बीमाकतार्ओं से अपेिक्षत है िक वे अनुबंध 5 में िविनिदर्ʼ रूप में अपने संबंिधत प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों का िववरण प्राɑ करें और अनुरिक्षत करें। (छ) प्रािधकरण अपेक्षा करता है िक बोडर् के समक्ष अनुमोदन के िलए प्रˑाव पदधारी के कायर्काल की समाİɑ से कम से कम एक महीना पहले प्रˑुत िकया जाए। प्रािधकरण को फामर् ए (अनुबंध 1) में आवेदन के साथ इस माːर पįरपत्र के अनुबंध 1 में यथािनिदर्ʼ फामर् बी और फामर् सी में िनधार्įरत रूप में सूचना प्रˑुत की जाएगी। (ज) प्रबंध अथवा पूणर्कािलक िनदेशक के रूप में िकसी ʩİƅ की िनयुİƅ पर िवचार करने के िलए िसफाįरश करने से पहले बोडर् की नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित द्वारा संचािलत की जानेवाली समुिचत सावधानी की एक जाँच-सूची संलư है (अनुबंध 1 का फामर् ए तथा अनुबंध 1 का फामर् बी)। फामर् `सी’ जो प्रबंध/ पूणर्कािलक िनदेशक की िनयुİƅ के अनुमोदन पर िवचार करने के िलए प्रािधकरण को प्रˑुत िकये जाने के िलए अपेिक्षत है, भी संलư है (अनुबंध 1)। (झ) उन बीमाकतार्ओं के मामले में, जहाँ एमडी/सीईओ/डɲूटीडी की िनयुİƅ भारत सरकार के िविशʼ अिधिनयमों/िनयमों/िविनयमों/अनुदेशों के द्वारा िनयंित्रत होती है, वहाँ ऐसे बीमाकतार्ओं के िलए प्रािधकरण के पूवर् अनुमोदन की आवʴकता नहीं होती। 6. मुƥ अनुपालन अिधकारी (सीसीओ) (क) बीमाकतार्ओं के अंदर अनुपालन कायर् िविनयमों और नैितक मानकों का पालन सुिनिʮत करने के िलए महȕपूणर् हैं। इसे प्राɑ करने के िलए बीमाकतार्ओं को अवʴ एक सुदृढ़ अनुपालन संˋृित, एक ˢतंत्र कारपोरेट अनुपालन कायर्, तथा एक ʩापक अनुपालन जोİखम प्रबंध कायर्क्रम ˕ािपत करना होगा। (ख) यह कायर् एक मुƥ अनुपालन अिधकारी (सीसीओ) के नेतृȕ में िकया जाता है िजसका चयन उपयुƅता और सक्षमता पर बल देते हुए एक किठन प्रिक्रया के माȯम से िकया जाता है। बीमाकतार्ओं के पास अवʴ एक बोडर्-अनुमोिदत अनुपालन नीित होनी चािहए, िजसमें अनुपालन संˋृित, जोİखम प्रबंध और įरपोिटर्ग ʩव˕ाएँ शािमल होंगी। (ग) सीसीओ जो तीन वषर् के Ɋूनतम िनयत कायर्काल के िलए िनयुƅ िकया जाता है, अनुपालन की िनगरानी में एक महȕपूणर् भूिमका अदा करता है, िजसकी प्रȑक्ष įरपोिटōग ʩव˕ा बोडर्/बोडर् सिमित के साथ रहती है। (घ) सीसीओ, आदशर् रूप से बीमा और िवȅीय सेवाओं में िवˑृत अनुभव से युƅ वįरʿ कायर्कारी के पास अवʴ औद्योिगक संबंधों और जोİखम प्रबंध की गहरी समझ होनी चािहए। अनुपालन कायर् के दाियȕों में शािमल हैं, िविनयमों के संबंध में बोडर् और वįरʿ प्रबंधन को परामशर् देना, अनुपालन जोİखम िनधार्रण संचािलत करना, धन-शोधन िनवारण (एएमएल)/ आतंकवाद के िवȅपोषण का मुकाबला करने (सीएफटी) संबंधी िदशािनदőशों का पालन करना तथा अनुपालन में िवफलताओं की सूचना तȋरतापूवर्क देना। महȕपूणर् तौर पर, ˢतंत्रता को सुिनिʮत करते हुए सीसीओ का कोई भी įरपोिटōग संबंध ʩावसाियक विटर्कलों के साथ नहीं होना चािहए। 7. बाह्य लेखा-परीक्षा – सांिविधक लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ (क) प्रािधकरण बीमाकतार् के लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ, िनरंतरता अथवा पदljुित के संबंध में िनदेश/ िदशािनदőश/ पįरपत्र जारी कर सकता है, िजनमें लेखा-परीक्षकों की योƶता और अनुभव, उनके आवतर्न, िनयुİƅ की अविध, आिद संबंधी िनधार्रण शािमल हो सकते हैं। पृʿ / Page 23 / 139 (ख) लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ और प्रािधकरण को सूचना देने के संबंध में िवˑृत मानदंड अनुबंध 6 में िदये गये हैं। अतः बोडर् यह सुिनिʮत करेगा िक सांिविधक लेखा-परीक्षक िविनयामक अपेक्षाओं के अनुपालनकतार् हों तथा उनकी िनयुİƅ में कोई िहतों का कोई संघषर् न हो। (ग) उƅ लेखा-परीक्षकों के पास सक्षमता और िवʷसनीयता होनी चािहए तािक वे उपयुƅ प्रािधकाįरयों को ऐसी िकसी घटना अथवा उनकी जानकारी में आनेवाली िकɎीं आपरािधक उʟंघनों या महȕपूणर् अिनयिमतताओं के बारे में तȋरतापूवर्क सतकर् कर सकें जो बीमा कंपनी की िवȅीय İ˕ित या सं˕ा के प्रशासन या लेखांकन की संरचना को गंभीरतापूवर्क प्रभािवत कर सकती हों। (घ) लेखा-परीक्षा सिमित को चािहए िक वह सांिविधक लेखा-परीक्षकों के साथ आविधक तौर पर आंतįरक िनयंत्रण प्रणािलयों, लेखा-परीक्षकों की (जहाँ लागू हो) िटɔिणयों सिहत लेखा-परीक्षा के िवˑार के बारे में िवचार-िवमशर् करे तथा िनदेशक बोडर् को प्रˑुत करने से पहले ितमाही/छमाही और वािषर्क िवȅीय िववरणों, जैसी İ˕ित हो, की समीक्षा करे तथा आंतįरक िनयंत्रण प्रणािलयों का अनुपालन भी सुिनिʮत करे। सांिविधक लेखा-परीक्षकों के िलए लेखा- परीक्षा सिमित के माȯम से िनदेशक बोडर् तक पहुँच भी होनी चािहए। 8. प्रकटीकरण की अपेक्षाएँ 8.1 बोडर् यह सुिनिʮत करेगा िक िनɻिलİखत के संबंध में सूचना, उस आधार, पद्धितयों और धारणाओं सिहत िजन पर सूचना तैयार की गई हो तथा उसमें िकɎीं पįरवतर्नों का प्रभाव भी वािषर्क लेखों में प्रकट िकया जाए। (क) बीमा कंपनी के िवȅीय और पįरचालन अनुपातों, उदा. उपगत दावा, कमीशन और ʩय अनुपातों के संबंध में मात्राȏक और गुणाȏक सूचना। (ख) अपेिक्षत शोधन-क्षमता मािजर्न की तुलना में वाˑिवक शोधन-क्षमता मािजर्न का िववरण। (ग) जीवन बीमा ʩवसाय में लगे हुए बीमाकतार् अपने द्वारा बेची गई पािलिसयों का िनरंतरता अनुपात का प्रकटीकरण करेंगे। (घ) बीमा कंपनी की वृİद्ध दर और वतर्मान िवȅीय İ˕ित सिहत िवȅीय कायर्िन˃ादन। (ङ) जोİखम प्रबंध संरचना का िववरण। (च) सूिचत िकये गये, िनपटाये गये, और लंिबत दावों की संƥा का िववरण अविध के ɯोरे के साथ। (छ) बीमा कंपनी की तुलना में गैर-कायर्कारी िनदेशकों के सभी आिथर्क संबंधों और लेनदेनों का प्रकटीकरण वािषर्क įरपोटर् में िकया जाएगा। (ज) एमडी और सीईओ तथा सभी अɊ िनदेशकों और प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों के पाįरश्रिमक पैकेज (प्रोȖाहनों सिहत) के तȕ। (झ) पािलसीधारकों की िनिधयों में से समूह सं˕ाओं को िकये गये भुगतान। (ञ) कोई अɊ िवषय, िजनका महȕपूणर् प्रभाव बीमाकतार् की िवȅीय İ˕ित पर हो। 8.2 बोडर् और उसकी सिमतयों की बैठकों के बारे में प्रकटीकरण (क) बीमाकतार् िनदेशक बोडर् और उनकी सिमितयों की बैठकों के संचालन के संबंध में कंपनी अिधिनयम के उपबंधों और समय-समय पर आईसीएसआई द्वारा जारी िकये गये सिचवीय मानकों का अनुपालन सुिनिʮत करेंगे। पृʿ / Page 24 / 139 (ख) उपयुर्ƅ के अलावा, सभी बीमाकतार् िनदेशक की įरपोटर् में िनɻिलİखत का प्रकटीकरण करेंगेः (i) िवȅीय वषर् में, िनदेशक बोडर् की बैठकों तथा इस माːर पįरपत्र के अंतगर्त अिधदेशाȏक की गई सिमितयों की बैठकों की संƥा (ii) िनदेशक बोडर् तथा अिधदेशाȏक की गई सिमितयों की संरचना का िववरण, नाम, योƶता, िवशेषज्ञता का क्षेत्र, धाįरत िनदेशकȕ की İ˕ित आिद को िनिदर्ʼ करते हुए। (iii) वािषर्क įरपोटर् के कारपोरेट अिभशासन खंड में उन बैठकों की संƥा िजनमें िनदेशक और सिमित के सद˟ों ने भाग िलया हो (iv) सभी िनदेशकों को अदा िकये गये पाįरश्रिमक, यिद कोई हो, का िववरण (ˢतंत्र िनदेशकों सिहत) 9. पाįरश्रिमक इस खंड 9 के अंतगर्त िवषय-वˑु केवल िनजी क्षेत्र बीमाकतार्ओं के िलए ही लागू हैं। 9.1 बीमाकतार्ओं के गैर-कायर्कारी िनदेशकों का पाįरश्रिमक (क) कंपनी के गैर-कायर्कारी िनदेशक बोडर् के ˢतंत्र कायर्पद्धित में एक महȕपूणर् भूिमका अदा करते हैं। वे बोडर् द्वारा िनणर्यन में एक बाह्य और अिधक ʩापक पįरप्रेƙ सİʃिलत करते हैं। वे वˑुिनʿ Ɋाय-िनणर्य करने में नेतृȕ और कायर्नीितगत मागर्दशर्न प्रदान करते हैं। वे ʩवसाय के संचालन, अिभशासन और बोडर्-कक्ष सवŖȅम प्रथाओं के संबंध में एक ˢतंत्र दृिʼकोण उपलɩ कराते हैं। वे समूह के अिभशासन की प्रणाली और बोडर् द्वारा िनधार्įरत जोİखम-वहन क्षमता के अंदर प्रबंधन की िनगरानी करते हैं तथा रचनाȏक ढंग से कायर्नीित के उसके कायार्ɋयन में प्रबंधन को चुनौती देते हैं। (ख) बोडर् और सिमित की बैठकों में गैर-कायर्कारी िनदेशकों की सहभािगता की बढ़ती माँग तथा कारपोरेट अिभशासन में उDŽतर ˑर की उǽृʼता के िहत में वहन करने के िलए उनसे प्रȑािशत उनके उDŽतर दाियȕों को ȯान में रखते हुए एवं बीमाकतार् को ʩावसाियक गैर- कायर्कारी िनदेशकों को आकिषर्त करने और उɎें बनाये रखने हेतु समथर् बनाने के िलए यह अȑावʴक है िक ऐसे िनदेशकों की उपयुƅ रूप में क्षितपूितर् की जाए। (ग) िनदेशक बोडर् अपनी नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित के साथ परामशर् करने के बाद गैर- कायर्कारी िनदेशकों के िलए एक ʩापक पाįरश्रिमक नीित बनायेगा और उसे अंगीकृत करेगा। ऐसी नीित बनाते समय बोडर् समय-समय पर यथासंशोिधत कंपनी अिधिनयम, 2013 के उपबंधों का अनुपालन सुिनिʮत करेगा। (घ) तथािप, कुल पाįरश्रिमक प्रȑेक गैर-कायर्कारी िनदेशक के िलए तीस लाख रुपये प्रित वषर् से अिधक नहीं होगा। यिद कंपनी का अȯक्ष एक गैर-कायर्कारी िनदेशक है, तो पाįरश्रिमक बीमाकतार् के िनदेशक बोडर् द्वारा प्रˑािवत िकया जा सकता है तथा पाįरश्रिमक नीित उसको अदा िकये जानेवाले पाįरश्रिमक और प्रोȖाहनों के िववरण को िविनिदर्ʼ करेगी। अȯक्ष का पाįरश्रिमक प्रािधकरण के पूवर् अनुमोदन के अधीन होगा। (ङ) गैर-कायर्कारी िनदेशक िकɎीं शेयर-सहबद्ध लाभों के िलए पात्र नहीं होंगे। इसके अितįरƅ, गैर-कायर्कारी िनदेशकों को िकसी भी समूह सं˕ा में उनके पद के आधार पर कोई भी शेयर- सहबद्ध लाभ प्रˑािवत नहीं िकये जाएँगे। (च) ऊपर उİʟİखत िनदेशकों के पाįरश्रिमक के अलावा, बीमाकतार् गैर-कायर्कारी िनदेशकों को बैठक शुʋ अदा कर सकता है तथा कंपनी अिधिनयम, 2013 के उपबंधों के अनुपालन के अधीन बोडर् और अɊ बैठकों में सहभािगता हेतु उनके ʩयों की प्रितपूितर् कर सकता है। पृʿ / Page 25 / 139 (छ) बीमाकतार् प्रȑेक गैर-कायर्कारी/ˢतंत्र िनदेशक को भुगतान िकये गये पाįरश्रिमक की रािश का प्रकटीकरण वािषर्क िवȅीय िववरण का भाग बननेवाली लेखों की िटɔिणयों में करेगा। यिद िकसी वषर् में िकसी पाįरश्रिमक का भुगतान नहीं िकया गया हो, तो उसका िविशʼ रूप से प्रकटीकरण िकया जाएगा। 9.2 बीमाकतार्ओं के प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों का पाįरश्रिमक (क) बीमाकतार् प्रबंधन के सभी प्रमुख ʩƅयों को शािमल करते हुए एक ʩापक बोडर् अनुमोिदत पाįरश्रिमक नीित बनाएँगे और उसे अंगीकृत करेंगे। यह नीित प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों को उनके कायर्िन˃ादन आधाįरत पįरवतŎ पाįरश्रिमक के िलए अनुपयुƅ अथवा अȑिधक जोİखम उठाने के िलए प्रोȖािहत नहीं करेगी। यह नीित भȅों सिहत िनयत वेतन, पįरलİɩयों, सेवािनवृिȅ लाभों; प्रोȖाहनों, बोनस, शेयर सहबद्ध िलखतों, सİʃिलत होने / नाम िलखने (साइन आन) के बोनस, आिद सिहत पįरवतŎ वेतन को शािमल करते हुए पाįरश्रिमक संरचना के सभी पहलुओं को कवर करेगी। पाįरश्रिमक नीित का समˑ िववरण एक एकल दˑावेज में सİʃिलत िकया जाएगा। उƅ पाįरश्रिमक नीित की समीक्षा नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित के द्वारा वािषर्क तौर पर की जाएगी। (ख) बीमाकतार् की नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित जोİखम प्रबंध सिमित के साथ परामशर् करने के बाद पाįरश्रिमक नीित के िनमार्ण के प्रित एक एकीकृत दृिʼकोण अपनाने के िलए समİɋत प्रयास करेगी। वह सुिनिʮत करेगी िक, (i) पाįरश्रिमक का समायोजन सभी प्रकार के जोİखमों के िलए िकया जाए, (ii) पाįरश्रिमक के पįरणाम जोİखम के पįरणामों के साथ संतुिलत हों, (iii) पाįरश्रिमक संबंधी भुगतान जोİखम के समय के समˑर के प्रित संवेदनशील हों, तथा (iv) नकदी, ईिƓटी और पाįरश्रिमक के अɊ रूपों का िमश्रण जोİखम सुयोजन के साथ सुसंगत हो। (ग) जोİखम समायोजन के कायार्ɋयन में बीमाकतार्ओं के द्वारा ऋण, बाजार और चलिनिध जोİखमों के उपायों की एक ʩापक िविवधता का उपयोग िकया जा सकता है। जोİखम समायोिजत पद्धितयों में अिधमानतः दोनों मात्राȏक और गुणाȏक तȕ हो सकते हैं। (घ) पįरवतŎ वेतन या प्रोȖाहनों के भुगतान के िलए सभी केएमपीएस के िनधार्रण और कायर्िन˃ादन के आकलन के िलए िहसाब में िलये जानेवाले Ɋूनतम मानदंड हैं : (i) समग्र िवȅीय सुदृढ़ता जैसे िनवल मािलयत (नेट वथर्) İ˕ित, शोधन-क्षमता, प्रबंधनाधीन आİˑयों में वृİद्ध, पįरचालन लाभ/िनवल लाभ, अंतः˕ािपत मूʞ, समग्र िवȅीय सुदृढ़ता को प्रितिबंिबत करनेवाले िकसी अɊ संकेतक सिहत नये ʩवसाय का मूʞ; (ii) प्रबंधन के ʩयों संबंधी िविनयमों का अनुपालन; (iii) िनपटान और बकाये के तौर पर दावा संबंधी कायर्कुशलता; (iv) िशकायत िनवारण İ˕ित में सुधार; (v) पािलसीधारकों की अदावी रािशयों में कमी; (vi) िनरंतरता – 37वें महीने से 61वें महीने तक (जीवन बीमाकतार्ओं के मामले में); साधारण बीमाकतार्ओं और ːैंड-अलोन बीमाकतर्ओं के मामले में नवीकरण दर; तथा (vii) सभी लागू कानूनों के संबंध में समग्र अनुपालन İ˕ित। पृʿ / Page 26 / 139 (i) से (vii) तक के उपयुर्ƅ मानदंड एमडी/सीईओ/डɲूटीडीएस के कायर्िन˃ादन िनधार्रण मैिटŌƛ में कुल भारांक के कम से कम 60% को बनाते हैं तथा वैयİƅक तौर पर केएमपीएस के कायर्िन˃ादन िनधार्रण मैिटŌƛ में कुल भारांक का कम से कम 30% को बनाते हैं। उƅ प्रȑेक मानदंड के िलए भारांक एमडी/सीईओ/डɲूटीडीएस और अɊ केएमपीएस के िलए उनकी संबंिधत भूिमकाओं के आधार पर उपयुƅ रूप में संरूिपत िकये जा सकते हैं। बीमाकतार् अितįरƅ मानदंड भी िनिʮत कर सकते हैं जो बीमाकतार् की ʩवसाय योजना के अनुरूप होंगे। ये मानदंड उƅ पाįरश्रिमक नीित में ˙ʼ रूप से बताये जाएँगे। (ङ) प्रोȖाहनों और पįरवतŎ वेतन के भुगतान के िलए कायर्िन˃ादन िनधार्रण के अलावा, ये मानदंड िनयत वेतन के संशोधन के िलए भी आधार बनेंगे। (च) वािषर्क पाįरश्रिमक1 िकसी िविशʼ िवȅीय वषर् के िलए िनयत वेतन (मौिद्रक और गैर-मौिद्रक पįरलİɩयों सिहत) और पįरवतŎ वेतन का योग होगा। (i) िनयत वेतनः बीमाकतार्ओं से यह सुिनिʮत करने की अपेक्षा है िक सांिविधक अपेक्षाओं के पालन सिहत सभी संगत कारकों को िहसाब में लेते हुए पाįरश्रिमक का एक िनिʮत अंश उिचत हो। िनयत वेतन में मूल वेतन, भȅे, पįरलİɩयाँ, अिधविषर्ता/सेवािनवृिȅ लाभों के प्रित अंशदान तथा क्षितपूितर् के सभी अɊ िनयत मदें शािमल होंगी। (ii) पįरवतŎ वेतन (क) पįरवतŎ वेतन शेयर सहबद्ध िलखतों2 अथवा नकदी और शेयर सहबद्ध िलखतों के िमश्रण के रूप में होगा। नकदी संबद्ध ːाक मूʞ-वृİद्ध अिधकारों (सीएसएआरएस) को भी शेयर सहबद्ध िलखतों के रूप में मानना चािहए। (ख) पįरवतŎ वेतन में प्रोȖाहन, बोनस, शेयर सहबद्ध िलखत आिद शािमल हैं। पįरवतŎ वेतन वैयİƅक यूिनट अथवा समूह कायर्िन˃ादन के उपायों का उपयोग करते हुए कायर्िन˃ादन-आधाįरत होगा जो अनुपयुƅ जोİखम ग्रहण के िलए प्रोȖाहनों का िनमार्ण नहीं करता। कायर्िन˃ादन-आधाįरत प्रोȖाहन दीघर्कािलक मूʞ-िनमार्ण और जोİखमों के समय-समˑर के साथ सुयोिजत िकये जाएँगे िजनके प्रित बीमाकतार् अरिक्षत हो सकता है। िकसी केएमपी को कोई भी पįरवतŎ वेतन अथवा कायर्िन˃ादन प्रोȖाहन एक िवȅीय वषर् के दौरान केवल एक ही बार अदा/प्रदान िकया जाएगा। ------------------------------------------ 1 ”पाįरश्रिमक” से केएमपी को उसके द्वारा की गई सेवाओं के िलए दी गई या हˑांतįरत कोई धनरािश या उसका समतुʞ अिभप्रेत है; तथा इसमें आय-कर अिधिनयम, 1961 के अंतगर्त यथापįरभािषत पįरलİɩयाँ शािमल हैं। 2 ”शेयर सहबद्ध िलखत” से इन िदशािनदőशों के प्रयोजन के िलए (i) कमर्चारी ːाक िवकʙ योजनाएँ; (ii) कमर्चारी ːाक क्रय योजनाएँ; तथा (iii) ːाक मूʞ-वृİद्ध अिधकार योजनाएँ अिभप्रेत हैं। -------------------------------------------- पृʿ / Page 27 / 139 (ग) पįरवतŎ वेतन तदनुरूपी अविध के िलए िनयत वेतन का कम से कम 50% होगा तथा िनयत वेतन के 300% से अिधक नहीं होगा। जहाँ पįरवतŎ वेतन िनयत वेतन के 200% तक है, वहाँ पįरवतŎ वेतन का कम से कम 50% शेयर-सहबद्ध िलखतों के द्वारा होगा। यही सीमा 70% होगी, यिद पįरवतŎ वेतन िनयत वेतन के 200% से अिधक है। (घ) कुल पįरवतŎ वेतन का कम से कम 50% अिनवायर्तः आ˕गन (िडफ़रल) ʩव˕ाओं के अंतगर्त होना चािहए तथा उƅ आ˕गन अविध कम से कम तीन वषर् होगी। इस प्रकार पहले िनिहत करना (वेİːंग) आ˕गन अविध के प्रारंभ से एक वषर् के बाद उपिचत होगा। वेİːंग समानुपाितक आधार पर होने की तुलना में शीघ्रतर नहीं होगा तथा कायŖȅर समायोजनों को लागू करने से पहले जोİखमों के उिचत िनधार्रण को सुिनिʮत करने के िलए वािषर्क आधार की तुलना में अिधक आवतर्न के साथ घिटत नहीं होगा। जहाँ पįरवतŎ वेतन नकदी और शेयर- सहबद्ध िलखतों का िमश्रण है तथा पįरवतŎ वेतन का ऐसा नकदी घटक पDŽीस लाख या उससे कम है, वहाँ नकदी घटक के िलए कोई आ˕गन अपेक्षा आवʴक नहीं होगी। (छ) बीमाकतार्ओं के केएमपीएस के पाįरश्रिमक जो उनके पीएसयू प्रवतर्क(कों) से प्रितिनयुİƅ पर हैं, को उनके पीएसयू प्रवतर्क(कों) के उनके संबंिधत पाįरिश्रक िनयमों/िदशािनदőशों के द्वारा िनयंित्रत िकये जाने की अनुमित है। (ज) बीमाकतार्ओं के केएमपीएस के पाįरश्रिमक जो उनके िवदेशी प्रवतर्क(कों) से प्रितिनयुİƅ पर हैं, को उनके िवदेशी प्रवतर्क(कों) के संबंिधत पाįरश्रिमक िनयमों/ िदशािनदőशों के द्वारा िनयंित्रत िकये जाने की अनुमित है। (झ) ऐसे बीमाकतार् के मामले में जो सूचीबद्ध नहीं है, सेबी के पास पंजीकृत िकसी श्रेणी 1 ʩापįरक बैंकर द्वारा प्रमाणीकृत ईिƓटी शेयरों का उिचत मूʞ पर लाभ के पįरकलनों के प्रयोजन के िलए िवचार िकया जाएगा। (ञ) बीमाकतार् जो सूचीबद्ध नहीं है, अपने भारतीय प्रवतर्क (चाहे सूचीबद्ध हो या नहीं) कंपनी के ईएसओपीएस जारी कर सकता है बशतő िक ऐसा ʩय केवल संबंिधत बीमाकतार् के द्वारा वहन िकया जाएगा। (ट) ऐसे बीमाकतार् के मामले में जो सूचीबद्ध नहीं है और ईएसओपी के प्रित अपने शेयर जारी करता है, एक वषर् में बीमाकतार् के द्वारा प्रदȅ ईएसओपीएस की कुल संƥा बीमाकतार् के प्रदȅ ईिƓटी शेयरों के 1% से अिधक नहीं होगी तथा केएमपीएस सिहत कमर्चाįरयों के द्वारा धाįरत शेयरों की कुल संƥा िकसी भी समय प्रदȅ ईिƓटी शेयरों के 5% से अिधक नहीं होगी। (ठ) िकसी सूचीबद्ध बीमाकतार् के िलए, शेयर-सहबद्ध िलखतों की गणना प्रदान की तारीख की İ˕ित के अनुसार उिचत मूʞ पर की जाएगी। प्रदान मूʞांकन और शेयर-सहबद्ध िलखतों के प्रकटीकरण के िलए मानदंड बीमाकतार्ओं के द्वारा संबंिधत सांिविधक उपबंधों और लागू िदशािनदőशों के अनुरूप बनाये जाएँगे तथा वे बीमाकतार्ओं की पाįरश्रिमक नीित का भाग बनेंगे। (ड) बीमाकतार्ओं के केएमपीएस को कोई श्रम-जɊ ईिƓटी शेयर जारी/प्रदान नहीं िकये जाएँगे। (ढ) बीमाकतार् के िवȅीय कायर्िन˃ादन में ह्रास और पाįरश्रिमक नीित के अनुसार पįरभािषत अɊ मानदंड पįरवतŎ वेतन की कुल रािश में संकुचन के िलए मागर् प्रशˑ करेंगे जो शूɊ तक भी घट सकती है। पृʿ / Page 28 / 139 (ण) आ˕गन अविध से पहले केएमपी(एस) की सेवािनवृिȅ / ȑागपत्र / मृȑु होने की İ˕ित में आ˕िगत वेतन का भुगतान बीमाकतार् और केएमपीएस के बीच सहमित-प्राɑ रोजगार संिवदा के अनुसार िकया जा सकता है। सेवािनवृिȅ होने पर पुनिनर्युİƅ की İ˕ित में सेवािनवृिȅ के समय (अथार्त् पुनिनर्युİƅ से पहले) देय आ˕िगत वेतन का भुगतान केवल संबंिधत वषŘ के िलए ही िकया जाएगा िजनके िलए वह मूल रूप से आ˕िगत है। (त) Ɋायालय / Ɋायािधकरण / अɊ सक्षम प्रािधकाįरयों के िनदेशों के अनुसार सेवाओं के समापन अथवा धोखाधड़ी/ आपरािधक अपराध-कृȑों आिद की İ˕ित में बीमाकतार् के द्वारा सेवा के समापन की İ˕ित में उƅ आ˕िगत वेतन को जɧ िकया जाएगा। 9.3 मैलस और Ƒा-बैकः (क) पįरवतŎ वेतन मैलस और Ƒा-बैक (कराधान द्वारा भरपाई करना) उपबंधों के अधीन होगा तथा ये उपबंध भी बोडर् द्वारा अनुमोिदत पाįरश्रिमक नीित का भाग बनेंगे। िनिहत करने (वेİːंग) की अविध के दौरान िकसी भी वषर् में िनिʮत मानदंडों और/या ʩवसाय की संबंिधत ʩव˕ा में नकाराȏक प्रवृिȅ होने की İ˕ित में आ˕िगत पįरवतŎ वेतन का अिनिहत/अदȅ अंश िनधार्रण के अनुसार घटाया जाएगा अथवा िनरˑ िकया जाएगा। (ख) मैलस ʩव˕ा बीमाकतार् को आ˕िगत पाįरश्रिमक की रािश के पूणर्तः या अंशतः िनधान (वेİːंग) को रोकने के िलए बीमाकतार् को अनुमित देगी। मैलस ʩव˕ा वेİːंग के घिटत होने के बाद उसे नहीं उलटती। दूसरी ओर Ƒा-बैक केएमपी और बीमाकतार् के बीच एक संिवदागत करार है िजसमें कुछ पįरİ˕ितयों में केएमपी बीमाकतार् को पूवर् में अदा िकये गये या िनिहत िकये गये पाįरश्रिमक को लौटाने के िलए सहमित देता है। (ग) बीमाकतार्ओं से अपेिक्षत है िक वे यथाप्रयोǛ रूप में संबंिधत सांिविधक और िविनयामक शतŘ का ȯान रखते हुए पįरवतŎ वेतन के संबंध में मैलस / Ƒा-बैक ʩव˕ा सİʃिलत करने हेतु उपयुƅ तौर-तरीके लागू करें। बीमाकतार् की पाįरश्रिमक नीित िनयोजन संिवदा में मैलस और Ƒा-बैक खंडों की मौजूदगी की पुिʼ करेगी तथा वह İ˕ितयों के एक िनरूपक सेट की पहचान करेगी जो बीमाकतार्ओं से मैलस और Ƒा-बैक खंड लागू करने की अपेक्षा करता है जो पूरे पįरवतŎ वेतन के िलए लागू हो सकता है। मैलस और Ƒा-बैक को लागू करने के िलए मानदंड िनधार्įरत करते समय, बीमाकतार् एक अविध भी िनधार्įरत करेंगे िजसके दौरान कम से कम आ˕गन अविध को सİʃिलत करते हुए मैलस अथवा Ƒा-बैक को लागू िकया जा सकता है। केएमपीएस द्वारा घोर उपेक्षा, सȑिनʿा का उʟंघन, धोखाधड़ी, कारपोरेट अिभशासन और िविनयामक मामलों के संबंध में खराब अनुपालन सिहत कदाचार के पįरणामˢरूप महȕपूणर् तौर पर गलत िवȅीय िववरण बोडर् और प्रबंधन के द्वारा तǽाल और तȋरतापूवर्क कारर्वाई को आवʴक बनाएँगे। (घ) कानूनी प्रवतर्नीयता के िलए, मैलस और Ƒा-बैक प्रणाली जोİखम पįरणामों के अवलोकनीय और सȑापनीय उपायों के द्वारा िनयंित्रत की जाएगी। बीमाकतार् सभी केएमपीएस की िनयोजन संिवदाओं में िनिʮत मानदंडों के साथ संबद्ध पįरवतŎ वेतन के संबंध में मैलस और Ƒा-बैक उपबंध सİʃिलत करने के िलए उपयुƅ ʩव˕ा लागू करेंगे। 9.4 गारंटीकृत बोनस, सİʃिलत होने (ǜाइिनंग) / नाम िलखने (साइन आन) बोनस और पृथſरण वेतन पृʿ / Page 29 / 139 (क) गारंटीकृत बोनस सुदृढ़ जोİखम प्रबंध अथवा कायर्िन˃ादन के िलए वेतन के िसद्धांतों के साथ असंगत होते हैं तथा इस कारण से वे पाįरश्रिमक योजना का भाग नहीं होंगे। (ख) सİʃिलत होने / नाम िलखने का बोनस केवल नये कािमर्कों की भतŎ करने के संदभर् में ही घिटत होता है और िनयोजन के प्रथम वषर् तक ही सीिमत होता है। ऐसे बोनस को न तो िनयत वेतन का भाग माना जाएगा और न ही पįरवतŎ वेतन का भाग। (ग) बीमाकतार् प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों को उपदान (ग्रैljुटी), पेंशन आिद जैसे उपिचत लाभों को छोड़कर अɊ पृथſरण वेतन प्रदान नहीं करेंगे, उन İ˕ितयों को छोड़कर जहाँ यह संिविध के िकसी लागू उपबंध के अंतगर्त अिधदेशाȏक है। यह ˙ʼ िकया जाता है िक पृथſरण वेतन में नोिटस अविध का वेतन शािमल नहीं िकया जाता। 9.5 įरपोिटōग और प्रकटीकरण िनɻिलİखत प्रकटीकरण वािषर्क įरपोटर् का भाग बननेवाली लेखों की िटɔिणयों में अिधदेशाȏक (मैंडेटरी) िकये गये हैं। (क) गुणाȏक प्रकटीकरण (i) नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित की संरचना और अिधदेश (मैंडेट) से संबंिधत सूचना (ii) पाįरश्रिमक प्रिक्रयाओं के अिभकʙ और संरचना से संबंिधत सूचना तथा पįरश्रिमक नीित की मुƥ िवशेषताएँ और उद्देʴ (iii) उन पद्धितयों का वणर्न िजनमें वतर्मान और भावी जोİखम पाįरश्रिमक प्रिक्रयाओं में िहसाब में िलये जाते हैं (iv) उन पद्धितयों का वणर्न िजनमें बीमाकतार् एक कायर्िन˃ादन मापन अविध के दौरान कायर्िन˃ादन को पाįरश्रिमक के ˑरों के साथ संबद्ध करने की अपेक्षा करता है। (ख) मात्राȏक प्रकटीकरण (i) एमडी/सीईओ/डɲूटीडी को िवȅीय वषर् के िलए प्रदȅ पाįरश्रिमक का संपूणर् िववरण, िदये गये फामőट (अनुबंध 7) के अनुसार लेखों की िटɔिणयों में प्रकट िकया जाना चािहए। (ii) बीमाकतार् कंपनी अिधिनयम, 2013 और सेबी िविनयमों/िदशािनदőशों में, जैसा लागू हो, यथािविनिदर्ʼ रूप में अनुपालन सुिनिʮत करेंगे। (ग) पाįरश्रिमक का लेखांकन, नवीकरण और प्रकटीकरण (i) एमडी/सीईओ/डɲूटीडी/केएमपीएस को अदा िकये गये पाįरश्रिमक की लागत केवल संबंिधत बीमाकतार् के द्वारा ही वहन की जाएगी। तथािप, पीएसयू/िवदेशी प्रवतर्कों से प्रितिनयुİƅयों के मामले में, उƅ लागत उनके संबंिधत प्रवतर्कों के द्वारा उनके पाįरश्रिमक िनयमों/ िदशािनदőशों के अनुसार वहन की जा सकती है। (ii) यिद एमडी/सीईओ/डɲूटीडी और अɊ केएमपीएस का वािषर्क पाįरश्रिमक वैयİƅक तौर पर चार करोड़ रुपये से अिधक हो जाता है, तो इस प्रकार का आिधƐ शेयरधारकों के द्वारा वहन िकया जाएगा तथा लाभ और हािन लेखे में नामे िकया जाएगा। पृʿ / Page 30 / 139 (iii) įरपोिटōग िवȅीय वषर् के आ˕िगत पाįरश्रिमक के संबंध में संबंिधत लेखा-बिहयों में देयता िनिमर्त की जाएगी। (iv) िपछले िवȅीय वषŘ से संबंिधत आ˕िगत और įरपोिटōग िवȅीय वषर् में भुगतान िकया गया पाįरश्रिमक राजˢ लेखे/लाभ और हािन लेखे में नामे नहीं डाला जाएगा Ɛोंिक इसका समायोजन वषर् के प्रारंभ में लेखा-बिहयों में बकाया देयता के िवरुद्ध िकया जाएगा। (v) आ˕िगत वेतन के जɧ िकये जाने की İ˕ित में तदनुरूपी बकाया देयता तदनुसार घटाई जाएगी। (vi) पूवर् में अदा िकये गये पाįरश्रिमक, यिद कोई हो, की वसूली की İ˕ित में वह राजˢ लेखे / लाभ और हािन लेखे में, जैसी İ˕त हो, जमा िकया जाएगा। (घ) अपेक्षत अितįरƅ सूचना िनɻिलİखत अितįरƅ सूचना प्रािधकरण को वािषर्क आधार पर अगले िवȅीय वषर् के 30 जून तक प्रˑुत की जानी चािहए। उƅ सूचना के प्रˑुतीकरण के िलए फामőट िववरिणयों के प्रˑुतीकरण संबंधी माːर पįरपत्र में िविनिदर्ʼ रूप में होंगेः (i) सभी केएमपीएस को िवȅीय वषर् के िलए प्रदान िकये गये पाįरश्रिमक का संपूणर् िववरण (ii) िवȅीय वषर् के अंत में सभी केएमपीएस के बकाया आ˕िगत पाįरश्रिमक का िववरण नाम, पदनाम, िवȅीय वषर् (िजससे पाįरश्रिमक संबंिधत है), पाįरश्रिमक के ˢरूप और बकाया रािश का उʟेख करते हुए। (iii) वषर् के दौरान सभी केएमपीएस के घटाये गये/ िनरˑ िकये गये /वसूली िकये गये पाįरश्रिमक का संपूणर् िववरण। 9.6 पाįरश्रिमक का अनुमोदन और नवीकरण (i) िनयुİƅ/पुनिनर्युİƅ अथवा िकसी भी एमडी/सीईओ/डɲूटीडी के पाįरश्रिमक में आशोधन, यिद कोई हो, के िलए बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 34ए के अनुसार प्रािधकरण का पूवर् अनुमोदन अपेिक्षत होगा। (ii) एमडी/सीईओ/डɲूटीडी की िनयुİƅ, पुनिनर्युİƅ से संबंिधत आवेदन प्रािधकरण को नये पदधारी के द्वारा कायर्ग्रहण की प्रȑािशत तारीख से अथवा वतर्मान पदधारी के कायर्काल के अंितम िदन से कम से कम छह महीने पहले अिग्रम रूप से प्रˑुत िकये जाएँ। पाįरश्रिमक संबंधी प्रˑाव प्रािधकरण को कायर्िन˃ादन वषर् के पहले तीन महीने के अंदर प्रˑुत िकये जाने चािहए। एमडी/सीईओ/डɲूटीडी के पाįरश्रिमक के संबंध में, पूवर् के अनुमोदन की तारीख से एक वषर् समाɑ होने से पहले प्रािधकरण द्वारा िकसी संशोधन की अनुमित नहीं दी जाएगी। 10. प्रािधकरण के साथ िवचार-िवमशर् 10.1 बीमाकतार्ओं के द्वारा अपनाई गई कारपोरेट अिभशासन प्रथाओं का िनधार्रण करने में प्रािधकरणः (क) पुʼीकरण की अपेक्षा कर सकता है िक बीमा कंपनी ने सुदृढ़ कारपोरेट अिभशासन की नीितयों और प्रथाओं को अपनाया है तथा उɎें प्रभावी ढंग से कायार्İɋत िकया है; पृʿ / Page 31 / 139 (ख) बोडर् सद˟ों की उपयुƅता और औिचȑ का िनधार्रण कर सकता है; (ग) बोडŘ के कायर्िन˃ादन की िनगरानी कर सकता है; (घ) बीमा कंपनी की आंतįरक įरपोिटōग, जोİखम प्रबंध, लेखा-परीक्षा और िनयंत्रण कायŘ की गुणवȅा का िनधार्रण कर सकता है; (ङ) अिभशासन की कायर्नीितयों पर बीमा कंपनी की समूह संरचना के प्रभावों का मूʞांकन कर सकता है; (च) संकट प्रबंध और ʩावसाियक िनरंतरता के क्षेत्र में अिभशासन प्रिक्रयाओं की पयार्ɑता का िनधार्रण कर सकता है। 10.2 प्रािधकरण बोडर् और वįरʿ प्रबंधन के ȯान में पयर्वेक्षी गितिविधयों के माȯम से अपने द्वारा पाई गई िचंताएँ ला सकता है। 10.3 प्रािधकरण को सूचना देना (क) सभी बीमाकतार्ओं से अपेिक्षत है िक वे वािषर्क आधार पर इस माːर पįरपत्र के अनुपालन की İ˕ित की एक įरपोटर् फाइल करें। यह įरपोटर् िवȅीय वषर् की समाİɑ से 3 महीने के अंदर अथार्त् 30 जून से पहले फाइल की जाएगी। अनुपालन की İ˕ित सूिचत करने के िलए फामőट िववरिणयों के प्रˑुतीकरण संबंधी माːर पįरपत्र में िविनिदर्ʼ रूप में होगा। (ख) बीमाकतार्ओं की वािषर्क įरपोटर् के संबंध में अनुबंध 9 में िदये गये फामőट में मुƥ अनुपालन अिधकारी से एक अलग प्रमाणीकरण होगा। 11 ȯानाकषर्क (İʬसल ɰोअर) नीित 11.1 बीमाकतार् एक `İʬसल ɰोअर’ नीित नीित लागू करेंगे, िजसके द्वारा संभव अिनयिमतताओं, अिभशासन संबंधी दुबर्लताओं, िवȅीय įरपोिटōग संबंधी िवषयों अथवा इस प्रकार के अɊ िवषयों के बारे में आंतįरक रूप से िचंताएँ उजागर करने हेतु कमर्चाįरयों के िलए ʩव˕ाएँ िवद्यमान होती हैं। इनमें कमर्चारी के द्वारा गोपनीयता के साथ बोडर् के अȯक्ष अथवा बोडर् की िकसी सिमित के अȯक्ष अथवा सांिविधक लेखा-परीक्षक को सूचना देना शािमल है। 11.2 उƅ İʬसल ɰोअर नीित में अɊ बातों के साथ-साथ िनɻिलखत पहलू शािमल होंगेः (क) कमर्चाįरयों की जागरूकता िक ऐसे माȯम उपलɩ हैं, उनका उपयोग कैसे िकया जाना चािहए, तथा उनकी įरपोटर् पर कैसे कारर्वाई की जाएगी। (ख) गोपनीय तौर पर प्राɑ की गई įरपोटŘ पर ˢतंत्र िनधार्रण, जाँच और जहाँ आवʴक हो वहाँ उपयुƅ अनुवतŎ कारर्वाइयाँ करने की पद्धित। (ग) सद्भाव के साथ įरपोटर् करनेवाले कमर्चाįरयों का संरक्षण करने के िलए एक सुदृढ़ प्रितशोध-िनरोधी नीित। (घ) िनदेशक बोडर् को संक्षेप में सारांश बताना। 11.3 िनयुƅ बीमांकक तथा सांिविधक/आंतįरक लेखा-परीक्षकों का कतर्ʩ है िक वे प्रािधकरण को एक सामियक तौर पर `İʬसल ɰो करें’ अथार्त् प्रािधकरण को समय पर सूचना दें यिद वे जानते हैं िक बीमा कंपनी ऐसे िकसी िवषय में İ˕ित को सुधारने के िलए उपयुƅ कदम उठाने में िवफल हुई है िजसका महȕपूणर् प्रितकूल प्रभाव उसकी िवȅीय İ˕ित पर पड़ सकता है। यह प्रािधकरण को पृʿ / Page 32 / 139 पािलसीधारकों के िहतों के िलए नुकसान पहुँचने से पहले तȋरतापूवर्क कारर्वाई करने में समथर् बनायेगा। 12. प्रबंधकȕ िसद्धांत बीमाकतार्ओं को चािहए िक वे नीचे िनिदर्ʼ िसद्धांतों के आधार पर प्रबंधकȕ (स्ट्यूवडर्िशप) के िलए एक नीित बनाएँ तथा उसके कायार्ɋयन के िलए अपने बोडŘ का अनुमोदन प्राɑ करें। उƅ िसद्धांत और कायार्ɋयन के िलए मागर्दशर्न नीचे िदये जाते हैं : (क) िसद्धांत 1 – बीमाकतार्ओं को अपने प्रबंधकȕ दाियȕों के िनवर्हण के संबंध में एक नीित बनानी चािहए और सावर्जिनक तौर पर उनका प्रकटीकरण करना चािहए। मागर्दशर्न (i) प्रबंधकȕ कायर्कलापों में शािमल हैं ऐसे िवषयों पर कंपिनयों के साथ िनगरानी और संिलɑता, जैसे कायर्नीित, कायर्िन˃ादन, जोİखम, पूँजी िवɊास, तथा संˋृित और पाįरश्रिमक सिहत कारपोरेट अिभशासन। (ii) उƅ प्रबंधकȕ नीित को उन प्रबंधकȕ दाियȕों की पहचान करनी चािहए और उɎें पįरभािषत करना चािहए िजɎें बीमाकतार् ग्रहण करना चाहता है तथा अपने ग्राहकों की संपदा का संवधर्न करने के िलए उɎें वह कैसे पूरा करना चाहता है। उƅ नीित बीमाकतार् के बोडर् द्वारा अनुमोिदत होनी चािहए तथा उसमें यह सु˙ʼ रूप से बताया जाना चािहए अंितम लाभाथŎ या ग्राहक के िलए मूʞ की वृİद्ध और उसका संरक्षण करने के उद्देʴ के साथ बीमाकतार् कैसे प्रबंधकȕ को लागू करता है। (iii) जबिक बीमाकतार् का बोडर् सभी İ˕ितयों में संिलɑ होने का िनणर्य ले सकता है, वह िनवेश की अपनी सीमा और ˑर के आधार पर चयनाȏक तौर पर हˑक्षेप करना का भी िनणर्य कर सकता है। ऐसी İ˕ित में उƅ नीित को हˑक्षेप के िलए प्रारंिभक सीमा (िनवेश का ˑर अथवा बोडर् द्वारा िनधार्įरत िकये जानेवाले िकसी अɊ मानदंड) की ˙ʼ रूप से पहचान करनी चािहए। (iv) उƅ नीित को यह सु˙ʼ रूप में बताना चािहए िक Ɛा बीमाकतार् सं˕ागत परामशर्दाताओं जैसे बाह्य सेवा प्रदाताओं की सेवाओं का उपयोग करना चाहता है। िकɎीं बाह्य सेवा प्रदाताओं की सेवाओं का उपयोग करने की İ˕ित में उƅ नीित को यह सुिनिʮत करने के िलए ʩव˕ा उपलɩ करानी चािहए िक ऐसी İ˕ितयों में प्रबंधकȕ के दाियȕों का प्रयोग पįरश्रमपूवर्क िकया जाए। यद्यिप िनवेश के मुƥ कायर् का बाह्यस्रोतीकरण (आउटसोिसōग) नहीं िकया जा सकता, तथािप मतदान िनणर्य तथा बाजार सवőक्षण डेटा, उद्योग ʩापी िवʶेषण, ʩवसाय मूʞांकन आिद जैसी अनुसंधान įरपोटŘ तक पहुँचने के िलए ʩावसाियक परामशर् की अपेक्षा बाह्य एजेंिसयों से की जा सकती है। उƅ नीित ˙ʼ रूप से यह ʩव˕ा करे िक अंितम प्रबंधकȕ दाियȕों का िनवर्हण बीमाकतार् के द्वारा िकया जाएगा। (v) उƅ नीित की समीक्षा और अद्यतनीकरण आविधक तौर पर िकया जाना चािहए तथा अद्यतन की गई नीित को बीमाकतार् की वेबसाइट पर सावर्जिनक तौर पर प्रकट िकया जाना चािहए। पृʿ / Page 33 / 139 (ख) िसद्धांत 2 – बीमाकतार्ओं के पास एक ˙ʼ नीित होनी चािहए िक वे अपने प्रबंधकȕ दाियȕों को पूरा करने में कैसे िहतों के संघषर् का प्रबंध करते हैं और सावर्जिनक तौर पर उसका प्रकटीकरण करते हैं। मागर्दशर्न (i) बीमाकतार्ओं के द्वारा लागू की गई प्रबंधकȕ नीित को अपने ग्राहक या लाभाथŎ के िहतों को सवŖपįर रखने के िलए सभी उिचत कदम उठाने के उद्देʴ के साथ िहतों के संघषŘ की पहचान करने और उनका प्रबंध करने के पहलुओं को सİʃिलत करना चािहए। उƅ नीित को बोडर् द्वारा पįरकİʙत रूप में िहतों के संभािवत संघषर् के पįरदृʴों की पहचान करनी चािहए तथा जब ग्राहकों या लाभािथर्यों के िहत पर˙र िभɄ होते हैं तब सम˟ाओं का समाधान कैसे िकया जाता है, इसकी भी पहचान करनी चािहए। (ii) िहतों के संघषर् के संबंध में उƅ प्रबंधकȕ नीित में सİʃिलत पहलू अɊ बातों के साथ-साथ िनɻिलİखत का समाधान कर सकते हैं : (क) उन संभव İ˕ितयों की पहचान करना जहाँ िहतों का संघषर् उȋɄ हो सकता है। उदा. िनवेिशती कंपिनयों के सं˕ा के सहयोगी सं˕ाएँ होने की İ˕ित में। (ख) उस İ˕ित में सं˕ा के द्वारा लागू की गई िक्रयािविधयाँ जब िहतों के संघषर् की İ˕ितयाँ उȋɄ होती हैं, िजनमें अɊ बातों के साथ-साथ िनɻिलİखत शािमल हो सकते हैं :  कुछ मामलों में िनवेशों पर िनबōध प्रितबंध।  ऐसे मामले लेखा-परीक्षा सिमित के पास भेजना।  मतदान कायर् एवं ग्राहक संबंधों / िवक्रय कायŘ का ˙ʼ पृथſरण।  यिद लेनदेन में ʩİƅ का कोई वाˑिवक / संभािवत िहत-संघषर् है, तो िनणर्यन से ऐसे ʩİƅयों को अˢीकार करने के िलए नीित।  ऐसे संघषŘ का समाधान करने के िलए िलये गये िनणर्यों के कायर्वृȅ के अिभलेखों का अनुरक्षण। (ग) िसद्धांत 3 बीमाकतार्ओं को अपनी िनवेिशती कंपिनयों की िनगरानी करनी चािहए मागर्दशर्न (i) बीमाकतार्ओं के पास अपनी िनवेिशती कंपिनयों के कायर्िन˃ादन, नेतृȕ के प्रभाव, उȅरािधकार आयोजना, कारपोरेट अिभशासन, įरपोिटōग और उनके द्वारा महȕपूणर् समझे जानेवाले अɊ मानदंडों के संबंध में उनकी िनयिमत िनगरानी के िलए ʩव˕ाएँ होनी चािहए। (ii) बीमाकतार् िनवेिशती कंपिनयों के साथ सिक्रय संबद्धता के िलए बोडर् के िवषय में नामांकनों के माȯम से अिधक सहभािगता रखना चाहते होंगे या नहीं चाहते होंगे। बीमाकतार् जो बोडर् पर िनवेिशती कंपनी के नामांकन रखना चाहता होगा, उसे चािहए पृʿ / Page 34 / 139 िक वह अपने प्रबंधकȕ िववरण में इस प्रकार करना िनिदर्ʼ करे, तथा उस ʩव˕ा का भी उʟेख करे िजससे यह िकया जा सकता है। (iii) िनगरानी के संबंध में प्रबंधकȕ नीित में सİʃिलत िकये गये पहलू िनɻिलİखत का समाधान करेंगेः (क) 1. िविभɄ िनवेिशती कंपिनयों में िनगरानी के िविभɄ ˑर। उदा. कंपिनयाँ जहाँ बृहȅर िनवेश िकये जाते हैं, उन कंपिनयों की तुलना में जहाँ िनवेिशत रािश उसकी प्रबंधनाधीन आİˑयों (एयूएम) के दृिʼकोण से नगǻ है, उDŽतर ˑरों की िनगरानी को संबद्ध कर सकती हैं। (ख) 2. िनगरानी के क्षेत्र जो अɊ बातों के साथ-साथ िनɻिलİखत को शािमल कर सकते हैं :  कंपनी की कायर्नीित और कायर्िन˃ादन – पįरचालनाȏक और िवȅीय।  उद्योग ˑरीय िनगरानी और िनवेिशती कंपिनयों पर संभव प्रभाव।  कंपनी प्रबंध और बोडर् नेतृȕ की गुणवȅा।  कारपोरेट अिभशासन, पाįरश्रिमक, बोडर् की संरचना (बोडर् की िविवधता और ˢतंत्र िनदेशकों सिहत) तथा संबंिधत पक्षकार लेनदेनों सिहत।  जोİखम, पįरवेशगत, सामािजक और अिभशासन (ईएसजी) जोİखमों सिहत। एफ. शेयरधारकों के अिधकार और उनकी िशकायतें। (ग) ऐसी İ˕ितयों की पहचान जो आंतįरक सूचना के संप्रेषण को प्रेįरत कर सकती हैं तथा ऐसी İ˕ितयों में समय-समय पर यथासंशोिधत सेबी (भेिदया ʩापार) िविनयम, 2015 के अनुपालन को सुिनिʮत करने के िलए अपनाई गई प्रिक्रयाएँ। (घ) िसद्धांत 4 बीमाकतार्ओं को अपनी िनवेिशती कंपिनयों में हˑक्षेप के संबंध में एक ˙ʼ नीित होनी चािहए मागर्दशर्न (i) बीमाकतार् अपनी ˢयं की संिलɑता नीित का िनणर्य कर लें तथा प्रबंधकȕ नीित सु˙ʼ रूप से उन मानदंडों / पįरİ˕ितयों को िनधार्įरत करे िजनमें वे सिक्रय रूप से हˑक्षेप करेंगे। इस नीित के अंतगर्त बीमाकतार् के द्वारा हˑक्षेप के पįरणामों के िनयिमत िनधार्रण के िलए ʩव˕ा की जानी चािहए। हˑक्षेप के बारे में इस बात का िवचार िकये िबना िवचार िकया जाना चािहए िक Ɛा सिक्रय या िनʻय िनवेश नीित का अनुसरण िकया जाता है। हˑक्षेप के िलए पįरİ˕ितयों में अɊ बातों के साथ- साथ शािमल हो सकते हैं, परंतु जो केवल इɎीं तक सीिमत नहीं हैं, कंपनी का खराब िवȅीय कायर्िन˃ादन, कारपोरेट अिभशासन संबंधी प्रथाएँ, पाįरश्रिमक, कायर्नीित, पįरवेशगत, सामािजक और अिभशासन (ईएसजी) जोİखम, नेतृȕ संबंधी प्रʲ तथा मुकदमे। (ii) हˑक्षेप के िलए ʩव˕ाओं में शािमल हो सकते हैं, सम˟ा के रचनाȏक समाधान के िलए प्रबंधन के साथ बैठकें/ िवचार-िवमशर् तथा उसके उɄयन की İ˕ित में बोडŘ पृʿ / Page 35 / 139 के साथ बैठकें, अɊ िनवेशकों के साथ सहयोग तथा िनणर्यों के िवरुद्ध मतदान। हˑक्षेप के िविभɄ ˑरों और उन पįरİ˕ितयों िजनमें उɄयन अपेिक्षत है, की पहचान की जाए और प्रबंधकȕ नीित में प्रकट की जाए। इसमें िकɎीं उद्योग ˑरीय िवषयों की İ˕ित में बीमा पįरषदों के माȯम से कंपिनयों के साथ िवचार-िवमशर् (इंटरऐƕन) भी शािमल हो सकता है। बीमाकतार् की िनवेश सिमित को इस बात पर िवचार करना चािहए िक िविनदर्ʼ मामलों में िकस ʩव˕ा का िवकʙ िलया जाना चािहए तथा िविनिदर्ʼ मामलों में िकन िवषयों का उɄयन करना चािहए। (ङ) िसद्धांत 5 बीमाकतार्ओं के पास अɊ सं˕ागत िनवेशकों के साथ सहयोग के िलए एक ˙ʼ नीित होनी चािहए, जहाँ यह आवʴक है िक पािलसीधारकों (अंितम िनवेशकों) के िहतों का पįररक्षण िकया जाए, िजसका प्रकटीकरण िकया जाना चािहए। मागर्दशर्न (i) उन िवषयों के िलए िजनके िलए िनवेिशती कंपनी के साथ अिधकािधक संिलɑता अपेिक्षत है, बीमाकतार् अपने िनवेशकों के िहतों की रक्षा के िलए अɊ सं˕ागत िनवेशकों के साथ सामूिहक तौर पर कायर् करने का िवकʙ चुन सकते हैं। ऐसी İ˕ितयों में, प्रबंधकȕ नीित को उनके कायŘ और संिलɑता के िवˑार का मागर्दशर्न करना चािहए। (च) िसद्धांत 6 बीमाकतार्ओं के पास मतदान और मतदान गितिविध के प्रकटीकरण संबंधी एक ˙ʼ नीित होनी चािहए मागर्दशर्न (i) बीमाकतार्ओं को चािहए िक वे संकʙों पर मतदान िनणर्यों के संबंध में अपने ˢतंत्र िनणर्य का प्रयोग करें तथा िनवेिशती कंपनी के बोडर् के प्रˑावों का ˢयमेव समथर्न न करें। िनणर्यों का उद्देʴ िनवेिशती कंपिनयों की समग्र वृİद्ध का संवधर्न करना तथा उनके िनवेशकों के मूʞ को बढ़ाना होना चािहए। (ii) प्रबंधकȕ नीित में मतदान गितिविध के पहलुओं को शािमल िकया जाना चािहए। मतदान की ʩव˕ा पर िनगरानी की देखरेख लेखा-परीक्षा सिमित करेगी। बीमाकतार्ओं को चािहए िक वे ːाक उधार देने तथा उधार िदये गये ːाक को वापस बुलाने के प्रित अपना दृिʼकोण अपनी प्रबंधकȕ नीित में प्रकट करें। (iii) बीमाकतार्ओं को चािहए िक वे िनɻिलİखत पįरİ˕ितयों के अंतगर्त िनवेिशती कंपिनयों के संकʙों/प्रˑावों के संबंध में सिक्रय सहभािगता और मतदान अिधदेशाȏक तौर पर करें। पृʿ / Page 36 / 139 बीमाकतार् के एयूएम का आकार िनɻ हैः अिनवायर् मतदान अपेिक्षत, यिद िनवेिशती कंपनी की प्रदȅ पूँजी की बीमाकतार् की धाįरता (प्रितशत में) िनɻ हैः 2,50,000 तक 3% और उससे अिधक 2,50,000 से अिधक 5% और उससे अिधक (iv) अɊ मामलों में, बीमाकतार् ˢैİDžक रूप से सहभािगता कर सकते हैं तथा मतदान कर सकते हैं यिद ऐसे संकʙ/प्रˑाव महȕपूणर् माने जाते हैं तथा बीमाकतार् के िनवेशों के मूʞ पर प्रभाव डाल सकते हैं। (v) उन िनवेिशती कंपिनयों में मतदान कायर्कलाप के संबंध में िजसमें बीमाकतार्ओं ने सिक्रय रूप से भाग िलया है और संकʙों/प्रˑावों पर मतदान िकया है, बीमाकतार्ओं के द्वारा प्रकटीकरण िकये जाने चािहए। ये प्रकटीकरण वेबसाइट पर सावर्जिनक प्रकटीकरणों का भाग बनेंगे तथा इɎें अनुबंध 8 में िदये गये फामőट में वेबसाइट पर ितमाही सावर्जिनक प्रकटीकरणों के िलए िनधार्įरत समय-सीमाओं के अनुसार ितमाही आधार पर िकया जाना चािहए। (छ) िसद्धांत 7 बीमाकतार्ओं को अपने प्रबंधकȕ कायर्कलापों के संबंध में आविधक तौर पर įरपोटर् करनी चािहए मागर्दशर्न (i) अपने प्रबंधकȕ कायर्कलापों की िनयिमत पूितर् के अितįरƅ, बीमाकतार्ओं को अपने अंितम लाभािथर्यों (पािलसीधारकों) को एक आविधक įरपोटर् भी देनी चािहए िक उɎोंने कैसे अपने दाियȕों का िनवार्ह िकया है, जो सावर्जिनक प्रकटीकरणों के भाग के रूप में एक फामőट में होगी और समझने के िलए आसान होगी। (ii) अनुपालन और įरपोिटōगः पूवŖƅ िसद्धांतों का अनुपालन िकसी कंपनी के कायŘ का प्रबंध करने के िलए अथवा िकसी धाįरता का िवक्रय करने के िनणर्य को िनवाįरत करने के िलए िकसी अपेक्षा के रूप में नहीं माना जा सकता जब इसे ग्राहकों या लाभािथर्यों के सवŖȅम िहत में माना जाता है। बोडर् यह सुिनिʮत करेगा िक बीमाकतार् के प्रबंधकȕ कायर्कलापों पर प्रभावी िनगरानी हो तथा बोडर् की लेखा-परीक्षा सिमित यह कायर् करेगी। सभी बीमाकतार् इस पįरपत्र में िदये गये सभी िसद्धांतों का अनुपालन करेंगे तथा प्रȑेक वषर् 30 जून को या उससे पहले सीईओ और अनुपालन अिधकारी द्वारा िविधवत् प्रमािणत रूप में प्रािधकरण को बोडर् द्वारा अनुमोिदत अनुपालन का एक वािषर्क प्रमाणपत्र प्रˑुत करेंगे। इस संबंध में उƅ प्रमाणपत्र के िलए फामőट िववरिणयों के प्रˑुतीकरण के िलए जारी माːर पįरपत्र में िविनिदर्ʼ रूप में होगा। पृʿ / Page 37 / 139 अनुबंध 1 (खंड 2.1 (च) और 5.2 (छ) (ज) देखें) प्रबंध/पूणर्कािलक िनदेशकों / सीईओ / अȯक्ष की िनयुİƅ हेतु प्रािधकरण के अनुमोदन की अपेक्षा करने के िलए फामर् फामर् ए क्रम सं. िववरण 1 बताएँ िक प्रʲगत िनयुİƅ / पुनिनर्युİƅ करने और उसकी शतŒ िनधार्įरत करने के िलए सक्षम प्रािधकारी कौन है। यिद वह िनदेशक बोडर् है, तो संबंिधत अनुDžेद की संƥा उद्धृत करें (िनयुİƅ, पुनिनर्युİƅ को प्रािधकृत करनेवाले सक्षम प्रािधकारी, साधारण सभा या िनदेशक बोडर्, जैसी İ˕ित हो, के संकʙ (उसकी तारीख का भी उʟेख करते हुए) की एक प्रमािणत प्रित आवेदन के साथ प्रˑुत की जानी चािहए। यिद उƅ संकʙ क्षेत्रीय भाषा में है, तो उसकी अिधमानतः अंग्रेजी में अनूिदत प्रमािणत प्रित उपलɩ कराई जाए) 2 िनयुƅ / पुनिनर्युƅ िकये जानेवाले ʩİƅ का पूरा नाम 3 उसका वतर्मान पदनाम 4 सं˕ा/ओं का/के नाम, उनमें धाįरत पद/पदों के नाम बताते हुए बीमा और /या अɊ ʩावसाियक अनुभव तथा ऐसे अनुभव की लगभग अविध 5 उन कंपिनयों के नाम उनके ʩवसाय के ˢरूप के साथ बताएँ, िजनमें ʩİƅ िनदेशक / प्रबंध िनदेशक / अȯक्ष का पद भी धाįरत करता है 6 िनयुİƅ / पुनिनर्युİƅ की शतŒ (क) Ɛा उƅ िनयुİƅ / पुनिनर्युİƅ िकसी संिवदा या करार के अंतगर्त है (यिद हाँ, तो वतर्मान संिवदा या करार, यिद कोई हो, की प्रित के साथ उƅ संिवदा या करार के प्रारूप की एक प्रित प्रˑुत की जानी चािहए) (ख) िनयुİƅ / पुनिनर्युİƅ की िनयत अविध, यिद कोई हो (िनयुİƅ/ पुनिनर्युİƅ की अविध 5 वषर् से अिधक नहीं होनी चािहए) (ग) पाįरश्रिमक का िववरणः उƅ िववरण संलư फामर् “सी” में प्रˑुत िकया जाना चािहए 7 बताएँ िक Ɛाः (क) बीमा कंपनी बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 32(ए)(1) के उपबंध का पृʿ / Page 38 / 139 क्रम सं. िववरण अनुपालन करती है (ख) यिद िनयुƅ ʩİƅ ˢदेश छोड़नेवाला ʩİƅ है, तो Ɛा गृह मंत्रालय, भारत सरकार से कायर् परिमट िलया गया है (कायर् परिमट की एक प्रमािणत प्रित संलư की जानी चािहए) 8 कंपनी अिधिनयम के ऐसे उपबंधों के अनुपालन के संबंध में İ˕ित िजनकी ओर प्रायः ȯान आकिषर्त िकया जाता है, िवशेषतः धारा 164 (िनदेशकों की िनरहर्ता), धारा 188 (कायार्लय या ˕ान या लाभ) और धारा 196 (केȾ सरकार के अनुमोदन को छोड़कर)। प्रȑेक धारा के संदभर् में İ˕ित अलग-अलग बताएँ। 9 कोई अितįरƅ तȚ जो बीमा कंपनी आवेदन के समथर्न में या अɊथा बताना चाहती है। कृते ______________________ (बीमा कंपनी का नाम) __________________________ (हˑाक्षर) __________________________ (पदनाम) पृʿ / Page 39 / 139 फामर् बी बीमा कंपनी का नामः ______________________________ प्रबंध िनदेशक / पूणर्कािलक िनदेशक / सीईओ / अȯक्ष के द्वारा घोषणा और वचन-पत्र (______________________ को यथािवद्यमान İ˕ित के अनुसार उपयुƅ रूप में अनुलưकों सिहत) I. िनदेशक / सीईओ / अȯक्ष का वैयİƅक िववरण क. पूरा नाम ख. जɉ-ितिथ ग. शैिक्षक अहर्ताएँ घ. संगत पृʿभूिम और अनुभव ङ. ˕ायी पता च. वतर्मान पता छ. ई-मेल पता / टेलीफोन संƥा ज. आय-कर अिधिनयम के अंतगर्त ˕ायी खाता संƥा तथा आय-कर सिकर्ल का नाम और पता झ. संगत ज्ञान और अनुभव ञ. िनयुİƅ के िलए संगत कोई अɊ सूचना ट. िवदेशी रािʼŌ क होने की İ˕ित में, Ɛा गृह मंत्रालय द्वारा आवासीय परिमट जारी िकया गया है? यिद नहीं, तो उसके िलए कारण। II. प्रबंध िनदेशक / पूणर्कािलक िनदेशक / मुƥ कायर्कारी अिधकारी / अȯक्ष के संगत संबंध क. प्रबंध िनदेशक / मुƥ कायर्कारी अिधकारी / अȯक्ष द्वारा धाįरत शेयरों की संƥा ख. सं˕ाओं की सूची, यिद कोई हो, िजनमें वह िहतबद्ध माना जाता है/ मानी जाती है (कंपनी अिधिनयम की धारा 184 और 2(49) देखें।) ग. बीमा कंपनी का नाम िजसमें वह बोडर् का/की सद˟ रहा हो/रही हो (उस अविध का िववरण दें िजसके दौरान ऐसा पद धाįरत िकया गया हो) घ. िनिध और गैर-िनिध सुिवधाएँ, यिद कोई हों, जो बीमा कंपनी से उसके और / या ऊपर II (ख) और (ग) में सूचीबद्ध सं˕ाओं के द्वारा वतर्मान में प्राɑ की जा रही हैं। III. ʩावसाियक उपलİɩयों के अिभलेख क. ʩावसाियक उपलİɩयाँ IV. प्रबंध िनदेशक / पूणर्कािलक िनदेशक / मुƥ कायर्कारी अिधकारी / अȯक्ष के पृʿ / Page 40 / 139 िवरुद्ध कायर्वाही, यिद कोई हो क. यिद प्रबंध िनदेशक/ पूणर्कािलक िनदेशक/ सीईओ/ अȯक्ष िकसी ʩावसाियक संघ / िनकाय का सद˟ है, तो अतीत में उसके िवरुद्ध लंिबत या प्रारंभ की गई या दोषिसİद्ध में पįरणत अनुशासिनक कारर्वाई, यिद कोई हो, का िववरण अथवा Ɛा उसे िकसी भी समय िकसी ʩवसाय/ उपजीिवका में प्रवेश करने से रोक िदया गया है। ख. प्रबंध िनदेशक/ पूणर्कािलक िनदेशक/ सीईओ/ अȯक्ष के िवरुद्ध अतीत में लंिबत या प्रारंभ की गई या दोषिसİद्ध में पįरणत अिभयोजन, यिद कोई हो, का िववरण ग. Ɛा प्रबंध िनदेशक/ सीईओ/ अȯक्ष के संबंध में कंपनी अिधिनयम की धारा 164 के अंतगर्त पįरकİʙत कोई भी िनरहर्ता लागू होती है घ. Ɛा प्रबंध िनदेशक/ पूणर्कािलक िनदेशक/ सीईओ/ अȯक्ष या ऊपर II (ख) और (ग) पर उİʟİखत कोई भी सं˕ा सरकारी िवभाग या एजेंसी के कहने पर िकसी जाँच के अधीन रही है? ङ. Ɛा प्रबंध िनदेशक/ पूणर्कािलक िनदेशक/ सीईओ/ अȯक्ष िकसी भी समय सीमाशुʋ/ उȋाद-शुʋ/ आय-कर/ िवदेशी मुद्रा/ अɊ राजˢ प्रािधकाįरयों के द्वारा िनयमों/ िविनयमों/ वैधािनक अपेक्षाओं के उʟंघन का दोषी पाया गया है? यिद हाँ, तो िववरण दें। च. Ɛा प्रबंध िनदेशक/ पूणर्कािलक िनदेशक/ सीईओ/ अȯक्ष िकसी भी समय सेबी, डीसीए, आरबीआई जैसे िविनयमनकतार् की प्रितकूल जानकारी में आया है? V मद I से III तक के संबंध में कोई अɊ ˙ʼीकरण/ सूचना और अɊ सूचना जो योƶ और उपयुƅ (िफट एǷ प्रोपर) का िनणर्य करने के िलए संगत समझी गई हो वचन-पत्र मैं पुिʼ करता हूँ/ करती हूँ िक उपयुर्ƅ सूचना मेरी अिधकतम जानकारी और िवʷास के अनुसार सही और संपूणर् है। मैं अपनी िनयुİƅ के बाद घिटत होनेवाली सभी घटनाओं की सूचना से यथाशीघ्र बीमा कंपनी को पूणर्तः अवगत कराने का वचन देता हूँ/देती हूँ जो ऊपर प्रˑुत की गई सूचना के िलए संगत है। मैं बीमा कंपनी के सभी िनदेशकों के द्वारा िन˃ािदत िकये जाने के िलए अपेिक्षत प्रसंिवदा िवलेख िन˃ािदत करने का भी वचन देता हूँ/देती हूँ। ˕ानः _______________________ िदनांकः __________________ प्रˑािवत िनयुƅ ʩİƅ के हˑाक्षर मुƥ अनुपालन अिधकारी के हˑाक्षर पृʿ / Page 41 / 139 फामर् सी मुƥ कायर्कारी अिधकारी / प्रबंध िनदेशक / पूणर्कािलक िनदेशक / अȯक्ष के पाįरश्रिमक का िववरण पाįरश्रिमक आिद वतर्मान प्रˑािवत पįरवतर्न के िलए कारण (1) (2) (3) (4) पाįरश्रिमकः 1. वेतन 2. महँगाई भȅा 3. मकान िकराया भȅा 4. वाहन भȅा 5. अितिथ-सǽार भȅा 6. अɊ भȅे, यिद कोई हों (िविनिदर्ʼ करें) पįरलİɩयाँ 1. िनःशुʋ फनŎचर-युƅ आवास 2. िनɻिलİखत के िलए िनःशुʋ उपयोग बीमा कंपनी की कार (i) कायार्लयीन उपयोग (ii) उपयुƅ रािश से कंपनी की क्षितपूितर् करने पर िनजी प्रयोजनों के िलए 3. भिवˈ िनिध / उपदान / पेंशन 4. यात्रा और िवराम भȅा 5. िचिकȖा लाभ 6. अɊ लाभ, यिद कोई हों (िविनिदर्ʼ करें) बोनस 1. कायर्िन˃ादन बोनस 2. वािषर्क बोनस 3. कमर्चारी ːाक िवकʙ 4. कोई अɊ प्रोȖाहन पृʿ / Page 42 / 139 िटɔिणयाँ : (1) यिद कोई लाभ गैर-मौिद्रक ˢरूप का है, उदा. िनःशुʋ फनŎचर-युƅ आवास, तो उसका िनधार्रण करने के िलए सवŖȅम रूप में संभव उसका मौिद्रक समतुʞ रािश दी जाए। यिद िनयुƅ िकया जानेवाला ʩİƅ पहले से ही आवेदक कंपनी के साथ संबद्ध है, तो उसके वतर्मान पाįरश्रिमक, आिद का ɯोरा प्रˑुत िकया जाना चािहए। (2) कायर्िन˃ादन बोनस की İ˕ित में, सुिनिʮत करें िक प्रȑेक वषर् अदा की गई रािश बोनस के भुगतान के िलए एक अलग संकʙ पाįरत करने के द्वारा िनदेशक बोडर् द्वारा िविशʼ रूप से अनुमोिदत की जाए। (3) सूचीबद्ध प्रवतर्क के शेयर / बीमा कंपनी के सीईओ/एमडी/पूणर्कािलक िनदेशक/अȯक्ष को ईएसओपीएस के रूप में प्रˑािवत शेयर यथासंशोिधत भारतीय प्रितभूित और िविनमय बोडर् (शेयर आधाįरत कमर्चारी लाभ और श्रम-जɊ ईिƓटी) िविनयम, 2021 के उपबंधों के द्वारा िनयंित्रत होंगे। (4) यिद कंपनी पįरलİɩयाँ और/या अɊ लाभ/ अनुलİɩयाँ (पिƓर्िजट्स) बढ़ाने का प्रˑाव करती है, तो इसके िलए कारण उपयुƅ रूप से ˑंभ (4) के अंतगर्त ˙ʼ िकये जाएँ। पृʿ / Page 43 / 139 अनुबंध 2 (खंड 2.3(क) देखें) िनदेशक बोडर् की भूिमका और दाियȕ (1) बोडर् सद˟ों को िहतधारकों के िहतों को ȯान में रखते हुए पूणर्तः प्रामािणक आधार पर, सद्भाव के साथ, समुिचत सावधानी और िजʃेवारी सिहत तथा कंपनी और पािलसीधारकों के सवŖȅम िहत में कायर् करना चािहए। (2) बोडर् को उDŽ नैितक मानकों को लागू करना चािहए। (3) बोडर् को यह सुिनिʮत करना चािहए िक बीमाकतार् के िलए िनधार्įरत अिभशासन िसद्धांत सभी संगत िविधयों, िविनयमों और सभी लागू आचरण-संिहताओं का पालन करें। (4) बोडर् को बीमाकतार् के प्रबंधन के साथ परामशर् करने के बाद अɊ बातों के साथ-साथ िनɻिलİखत नीितयाँ िनधार्įरत करनी चािहए। क) ʩवसाय की रणनीित िनिʮत करना और आविधक तौर पर उसकी समीक्षा करना। ख) बीमाकतार् की जोİखम-अंकन नीित िनिʮत करना। ग) बीमाकतार् के द्वारा प्रितधारण और पुनबŎमा नीित और िवशेष रूप से बीमाकतार् द्वारा जोİखम के प्रितधारणों के ˑर एवं बीमाकतार् द्वारा बनाये रखने के िलए पुनबŎमा संरक्षण के ˢरूप और िवˑार को िनिʮत करना। घ) आİˑयों के िनवेश के संबंध में एक उपयुƅ आİˑ-देयता प्रबंध संरचना के अनुरूप बीमाकतार् की आİˑयों के संबंध में बीमाकतार् की नीित िनिʮत करना। ङ) मानव संसाधनों के िलए िनयुİƅयों और अहर्ता की अपेक्षाओं के संबंध में बीमाकतार् की नीित िनिʮत करना तथा यह सुिनिʮत करना िक प्रोȖाहनों की संरचना अिववेकपूणर् ʩवहार को प्रोȖािहत न करे। (5) बोडर् को िनɻिलİखत मानक िनिʮत और िनधार्įरत करने चािहएः- क) िनदेशकों और वįरʿ प्रबंधन के िलए ʩवसाय आचरण तथा नैितक ʩवहार के मानक िनिʮत करना। ख) पािलसीधारक सिवर्िसंग तथा पािलसीधारकों की िशकायतों के समाधान में बनाये रखे जानेवाले मानक िनिʮत करना। (6) बोडर् ʩवसाय की रणनीित के कायार्ɋयन के िलए मागर्दशर्न प्रदान करने तथा आविधक तौर पर उसकी समीक्षा करने के िलए िजʃेदार होगा। (7) ʩवसाय की रणनीित के उिचत कायार्ɋयन के एक अिभɄ अंग के रूप में बोडर् को िनɻानुसार कायर् करना चािहएः- (क) बीमाकतार् की जोİखम-वहन क्षमता और जोİखम प्रोफाइल को िविनयिमत करने के िलए उपयुƅ प्रणािलयाँ ˕ािपत करना। यह एक प्रभावी जोİखम प्रबंध प्रणाली िवकिसत करने के िलए उन महȕपूणर् जोİखमों की पहचान और मापन करने के िलए भी समथर् बनायेगा, िजनके प्रित बीमाकतार् अरिक्षत है। पृʿ / Page 44 / 139 (ख) यह सुिनिʮत करना िक प्रािधकरण से सभी िनदेश बोडर् को प्रˑुत िकये जाएँ तथा िसफाįरशों का कायार्ɋयन बोडर् के दशर्न के अनुसार िकया जाए। (ग) यह सुिनिʮत करना िक बीमाकतार् में िवद्यमान आईटी प्रणािलयाँ उपयुƅ हैं तथा िवʷसनीयता के साथ डेटा उȋɄ करने एवं एक ʩवसाय िनरंतरता और आपदा से समुȈान की योजना लागू करने के िलए अंतिनर्िहत जाँचों और संतुलनों के साथ युƅ हैं। (घ) यह सुिनिʮत करना िक बीमाकतार् ने सभी प्रयोǛ िविधयों और िविनयमों के िलए एक सुदृढ़ अनुपालन प्रणाली लागू की है। (ङ) बोडर् द्वारा िनणर्य िकये जानेवाले रूप में दाियȕ के उपयुर्ƅ प्रȑेक क्षेत्र के संबंध में įरपोिटōग की अपेक्षाएँ और आवृिȅ िनधार्įरत करना। (8) उपयुर्ƅ और अिभशासन संबंधी अɊ कायŘ के िनवर्हण में बोडर् अपनी प्राथिमक दाियȕ को अपने पास रखते हुए िनदेशकों की अिधदेशाȏक/ अɊ संˑुत सशƅीकृत सिमितयों को दाियȕों का प्रȑायोजन कर सकता है। पृʿ / Page 45 / 139 अनुबंध 3 (खंड 2.3 (च) देखें) िनदेशक के साथ प्रसंिवदा िवलेख का फामर् यह प्रसंिवदा िवलेख आज दो हजार ___________________ के ________________ के ________ िदन एक पक्ष के _________________________________ के िजनका पंजीकृत कायार्लय ________________ में है (इस िवलेख में इसके बाद `बीमा कंपनी’ के रूप में कहलाएगा) तथा दूसरे पक्ष के ___________ के/की श्री/सुश्री _________________ (इस िवलेख में इसके बाद `िनदेशक’ के रूप में कहलाएगा/कहलाएगी) के बीच िकया गया है। जबिक क. िनदेशक बीमा कंपनी के बोडर् (इस िवलेख में इसके बाद `बोडर्’ कहलाएगा) में एक िनदेशक के रूप में िनयुƅ िकया गया है/की गई है और उनकी िनयुİƅ की एक शतर् के रूप में बीमा कंपनी के साथ एक प्रसंिवदा िवलेख करना अपेिक्षत है। ख. िनदेशक ने यह प्रसंिवदा िवलेख करने के िलए सहमित दी है, जो उसकी िनयुİƅ की किथत शतŘ के अनुसरण में बोडर् द्वारा अनुमोिदत िकया गया है। अब यह एतद्द्वारा सहमित-प्राɑ है तथा यह प्रसंिवदा िवलेख िनɻानुसार साƙ देता हैः 1) िनदेशक ˢीकार करता/करती है िक बीमा कंपनी के बोडर् में िनदेशक के रूप में उसकी िनयुİƅ बीमा कंपनी की सं˕ा के अंतिनर्यमों और बिहिनर्यमों तथा इस प्रसंिवदा िवलेख के उपबंधों सिहत प्रयोǛ िविधयों और िविनयमों के अधीन है। 2) िनदेशक बीमा कंपनी के साथ प्रसंिवदा करता/करती है िक: (i) िनदेशक, बोडर् को अपने प्रȑक्ष या अप्रȑक्ष िहत के ˢरूप का प्रकटीकरण, यिद बीमा कंपनी और िकसी अɊ ʩİƅ के बीच की गई या की जानेवाली िकसी संिवदा या ʩव˕ा या िकसी प्रˑािवत संिवदा या ʩव˕ा में उसका कोई िहत है या उसके साथ वह संबद्ध है, तो इसकी जानकारी िमलने के बाद तǽाल या बोडर् की बैठक में िजसमें ऐसी संिवदा या ʩव˕ा करने के प्रʲ पर िवचार िकया जाता है या यिद िनदेशक संबंिधत उस बैठक की तारीख को नहीं है या ऐसी प्रˑािवत संिवदा या ʩव˕ा में िहतबद्ध नही है, तो उसके संबद्ध या िहतबद्ध होने के बाद आयोिजत बोडर् की पहली बैठक में करेगा तथा िकसी अɊ संिवदा या ʩव˕ा के मामले में अपेिक्षत प्रकटीकरण िनदेशक के उƅ संिवदा या ʩव˕ा में संबद्ध या िहतबद्ध होने के बाद आयोिजत बोडर् की पहली बैठक में िकया जाएगा। (ii) िनदेशक बोडर् को सामाɊ सूचना के द्वारा अपने अɊ िनदेशकȕों, िनगिमत िनकायों की अपनी सद˟ताओं, अɊ सं˕ाओं में अपने िहत तथा फमŘ के भागीदार या ˢामी के रूप में अपने िहत का प्रकटीकरण करेगा तथा उनमें होनेवाले सभी पįरवतर्नों से बोडर् को अवगत कराएगा। (iii) िनदेशक बीमा कंपनी को कंपनी अिधिनयम में यथापįरभािषत अपने संबंिधयों की एक सूची प्रˑुत करेगा/करेगी तथा जहाँ तक िनदेशक को अɊ िनगिमत िनकायों और अɊ सं˕ाओं में पृʿ / Page 46 / 139 ऐसे संबंिधयों के िनदेशकȕों और िहतों की जानकारी है वह बीमा कंपनी को सूिचत करेगा/करेगी। (iv) िनदेशक बीमा कंपनी के िनदेशक के रूप में अपने दाियȕों का िनवर्हण करने में: क) ऐसे पįरमाण में कौशल का उपयोग करेगा/करेगी िजतना िक उसके ज्ञान अथवा अनुभव से युƅ ʩİƅ से उिचत रूप में प्रȑाशा की जाती है; ख) अपने कतर्ʩों के कायर्िन˃ादन में ऐसी सावधानी बरतेगा/बरतेगी िजसकी प्रȑाशा उसके द्वारा अपनी ओर से करने के िलए उिचत रूप से की जाती है तथा सद्भाव से और बीमा कंपनी के िहत में उसमें िनिहत िकसी भी शİƅ का प्रयोग करेगा/करेगी; ग) उसको प्रकट की गई सीमा तक बीमा कंपनी के ʩवसाय, कायर्कलापों और िवȅीय İ˕ित के बारे में ˢयं को सुिवज्ञ रखेगा/रखेगी; घ) उिचत िनयिमतता के साथ बोडर् और उसकी सिमितयों (संयुƅ रूप से संिक्षɑता के िलए इसके बाद `बोडर्’ के रूप में उİʟİखत) की बैठकों में उपİ˕त होगा/होगी तथा बीमा कंपनी के िनदेशक के रूप में अपने दाियȕों को शुद्ध अंतःकरण से पूरा करेगा/करेगी; ङ) बीमा कंपनी के िहतों को छोड़कर िकसी भी प्रकार से िवचार िकये जाने के िलए बोडर् के िकसी भी िनणर्य को प्रभािवत करने की अपेक्षा नहीं करेगा/ करेगी; च) बोडर् के समक्ष लाये गये बीमा कंपनी को प्रभािवत करनेवाले सभी िवषयों पर प्रभाव रखने के िलए ˢतंत्र िनणर्य लायेगा िजनमें शािमल हैं, परंतु जो केवल इɎीं तक सीिमत नहीं हैं, सांिविधक अनुपालन, कायर्िन˃ादन समीक्षाएँ, आंतįरक िनयंत्रण प्रणािलयों और प्रिक्रयाओं का अनुपालन, प्रमुख कायर्कारी िनयुİƅयाँ तथा आचरण के मानक; छ) बोडर् के समक्ष लाये गये अथवा बोडर् द्वारा उसे सौंपे गये मामलों में अपने िनणर्य का प्रयोग करने में ऐसे िकसी ʩवसाय अथवा अɊ संबंध से मुƅ रहेगा/रहेगी जो उसके ˢतंत्र िनणर्य के प्रयोग में महȕपूणर् ढंग से हˑक्षेप कर सकता है; तथा ज) बोडर् की बैठकों में अपनी धारणाएँ और िवचार िकसी भय अथवा पक्षपात के िबना तथा अपने ˢतंत्र िनणर्य के प्रयोग पर िकसी प्रभाव के िबना प्रकट करेगा/करेगी। (v) िनदेशक िनɻिलİखत से युƅ होगाः क) वैʷािसक कतर्ʩ जो सद्भावना सिहत और बीमा कंपनी के िहत में कायर् करने के िलए हो तथा िकसी संपािʷर्क प्रयोजन के िलए न हो; ख) कतर्ʩ जो केवल बीमा कंपनी की सं˕ा के बिहिनर्यमों और अंतिनर्यमों तथा लागू िविधयों और िविनयमों के द्वारा िनधार्įरत रूप में शİƅयों के अंदर कायर् करने के िलए हो; तथा ग) कतर्ʩ जो बीमा कंपनी के ʩवसाय की उिचत रूप में समझ प्राɑ करने के िलए हो। (vi) िनदेशकः क) बोडर् द्वारा उसे सौंपे गये मामलों के संबंध में दाियȕ से नहीं बचेगा/बचेगी; ख) पूणर्कािलक िनदेशकों और बीमा कंपनी के अɊ अिधकाįरयों द्वारा उनके कतर्ʩों के कायर्िन˃ादन में हˑक्षेप नहीं करेगा/करेगी तथा अɊथा िवʷास करने के िलए पृʿ / Page 47 / 139 िनदेशक के पास जो भी कारण हों, वह तǽाल बोडर् को अपनी िचंताएँ प्रकट करेगा/करेगी; तथा ग) बोडर् के सद˟ के रूप में उसे प्रकट की गई सूचना का अनुिचत उपयोग अपने अथवा िकसी अɊ ʩİƅ के फायदे या लाभ के िलए नहीं करेगा/करेगी तथा बीमा कंपनी के िनदेशक की क्षमता में बीमा कंपनी के द्वारा उसे प्रकट की गई सूचना का उपयोग केवल िनदेशक के रूप में अपने कतर्ʩों के िन˃ादन के प्रयोजनों के िलए ही करेगा/ करेगी और िकसी अɊ प्रयोजन के िलए नहीं। 3) बीमा कंपनी िनदेशक के साथ प्रसंिवदा करती है िकः i) बीमा कंपनी िनदेशक को िनɻिलİखत के बारे में अवगत कराएगीः क) िनदेशक के िविधक और अɊ कतर्ʩों की पहचान सिहत बोडर् की प्रिक्रयाएँ तथा सांिविधक दाियȕों के साथ अपेिक्षत अनुपालन; ख) िनयंत्रण प्रणािलयाँ और प्रिक्रयाएँ; ग) बोडर् की बैठकों में मतदान अिधकार, उन िवषयों सिहत िजनमें िनदेशक को उनमें िनिहत अपने प्रȑक्ष या अप्रȑक्ष िहत के कारण सहभािगता नहीं करनी चािहए; घ) अहर्ता की अपेक्षाएँ तथा सं˕ा के बिहिनर्यमों और अंतिनर्यमों की प्रितयों की उपलɩता; ङ) कारपोरेट नीितयाँ और प्रिक्रयाएँ; च) भेिदया (इनसाइडर) ʩापार संबंधी प्रितबंध; छ) बोडर् द्वारा गिठत िविभɄ सिमितयों का गठन, उन सिमितयों को प्रािधकार का प्रȑायोजन तथा उन सिमितयों के िवचाराथर् िवषय; ज) वįरʿ कायर्काįरयों की िनयुİƅयाँ और उनका प्रािधकार; झ) पाįरश्रिमक नीित; ञ) बोडर् की सिमितयों के िवचार-िवमशर्; तथा ट) बीमा कंपनी की सं˕ा के बिहिनर्यम और अंतिनर्यम, प्रािधकार का प्रȑायोजन, वįरʿ कायर्पालकों आिद सिहत नीितयों, प्रिक्रयाओं, िनयंत्रण प्रणािलयों, लागू िविनयमों में िकɎीं पįरवतर्नों की सूचना देना एवं अनुपालन अिधकारी की िनयुİƅ जो सभी सांिविधक और िविधक अनुपालनों के िलए उȅरदायी होगा। ii) बीमा कंपनी िनदेशक सिहत बोडर् को वह सब सूचना प्रकट करेगी और उपलɩ कराएगी जो उनके िलए बीमा कंपनी के िनदेशकों के रूप में अपने कायŘ और कतर्ʩों का िनवर्हण करने के िलए तथा बोडर् के समक्ष उसके िवचाराथर् लाये गये अथवा बोडर् द्वारा िनदेशक को या बोडर् की िकसी सिमित को सौंपे गये मामलों के संबंध में प्रामािणक िनणर्य लेने हेतु उनके िलए उिचत रूप से आवʴक है। बीमा कंपनी िनदेशकों को अपनी भूिमका प्रभावी ढंग से िनभाने में समथर् बनाने के िलए एक िनरंतर आधार पर प्रिशक्षण की ʩव˕ा करेगी। iii) बीमा कंपनी के द्वारा िनदेशकों को िकये जानेवाले प्रकटीकरणों में िनɻिलİखत शािमल होंगे, परंतु जो केवल इɎीं तक सीिमत नहीं होंगेः क) बोडर् के समक्ष लाये गये मामलों के संबंध में प्रामािणक िनणर्य लेने के िलए समˑ संगत सूचना; पृʿ / Page 48 / 139 ख) बीमा कंपनी की कायर्नीितगत और ʩवसाय योजनाएँ तथा पूवार्नुमान; ग) बीमा कंपनी की संगठनाȏक संरचना और प्रािधकार का प्रȑायोजन; घ) िक्रयािविधयों सिहत कारपोरेट और प्रबंध िनयंत्रण तथा प्रणािलयाँ; ङ) आिथर्क िवशेषताएँ और िवपणन पįरवेश; च) बीमा कंपनी के उȋादों के संबंध में उपयुƅ रूप में सूचना और अद्यतन जानकारी; छ) प्रमुख ʩय के संबंध में सूचना और अद्यतन जानकारी; ज) बीमा कंपनी के कायर्िन˃ादन की आविधक समीक्षाएँ; तथा झ) कायर्नीितगत पहलों और योजनाओं के कायार्ɋयन के बारे में आविधक तौर पर सूचना। iv) बीमा कंपनी िनदेशकों और संबंिधत कािमर्कों को बोडर् के िवचार-िवमशर् के पįरणाम की सूचना देगी तथा बोडर् की बैठक के कायर्वृȅ का प्रारूप तैयार करके िनदेशकों को एक सामियक तरीके से तथा संभव सीमा तक बोडर् की बैठक के समापन की तारीख से पȾह िदन के अंदर पįरचािलत करेगी; तथा v) बोडर् के समक्ष रखे गये िवषयों में प्रȑायोिजत प्रािधकार के ˑरों के बारे में िनदेशक को सूिचत करेगी। 4) बीमा कंपनी िनदेशक को आंतįरक िनयंत्रण प्रणाली की कायर्पद्धित के संबंध में उसकी प्रभावाȏकता सिहत आविधक įरपोटŒ उपलɩ कराएगी। 5) बीमा कंपनी एक अनुपालन अिधकारी की िनयुİƅ करेगी जो बोडर् /बोडर् की संबंिधत सिमितयों को įरपोटर् करने के िलए एक वįरʿ कायर्कारी होगा तथा अनुपालन के दाियȕ और उसके कायार्ɋयन के िलए एक ढाँचा प्रˑुत करने हेतु िजʃेदार होगा। वह लागू िविधयों और िविनयमों तथा नीितयों और प्रिक्रयाओं के पालन की भी िनगरानी करेगा/करेगी िजनमें शािमल हैं परंतु जो केवल इɎीं तक सीिमत नहीं हैं, भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास प्रािधकरण तथा अɊ संबंिधत सांिविधक और सरकारी प्रािधकाįरयों के िनदेश। 6) िनदेशक बीमा कंपनी के िनदेशक के रूप में अपने पद तथा अपने अिधकारों और दाियȕों का समनुदेशन, अंतरण, उप-िकरायेदारी (सबलेट) या ऋणभारग्रˑता िकसी अɊ पक्षकार को नहीं करेगा/करेगी बशतő िक इस िवलेख में िनिहत िकसी भी बात को बीमा कंपनी की सं˕ा के बिहिनर्यमों और अंतिनर्यमों सिहत लागू िविधयों और िविनयमों के अधीन बोडर् या उसकी िकसी सिमित द्वारा िकसी प्रािधकार, शİƅ, कायर् या प्रȑायोजन को प्रितबंिधत करने के रूप में नहीं समझा जाएगा। 7) इस िवलेख के िकसी भी पक्षकार की ओर से िकसी दाियȕ या कतर्ʩ का िन˃ादन, पालन या अनुपालन करने में िवफलता को उसकी छूट के रूप में नहीं माना जाएगा और न ही िकसी भी समय अथवा उसके बाद कभी भी यह उसके िन˃ादन, पालन, िनवर्हण या अनुपालन के िलए रोक के रूप में प्रभाव डालेगा। 8) इस प्रसंिवदा िवलेख में कोई भी और सभी संशोधन और/या अनुपूरण और/या पįरवतर्न केवल तभी िविधमाɊ और प्रभावी होंगे जब िलİखत में होंगे तथा िनदेशक एवं बीमा कंपनी के द्वारा िविधवत् प्रािधकृत प्रितिनिध के द्वारा हˑाक्षįरत होंगे। 9) यह प्रसंिवदा िवलेख दो प्रितयों में िन˃ािदत िकया गया है तथा दोनों प्रितयाँ मूल प्रितयों के रूप में मानी जाएँगी। िजसके साƙ के रूप में उƅ पक्षकारों ने ऊपर िलİखत िदन, माह और वषर् को इस करार का िविधवत् िन˃ादन िकया है। पृʿ / Page 49 / 139 बीमा कंपनी के िलए नाम पदनाम ____________________ की उपİ˕ित में हˑाक्षįरत और प्रˑुत िनदेशक नामः _____________________ की उपİ˕ित में हˑाक्षįरत और प्रˑुत पृʿ / Page 50 / 139 अनुबंध 4 (खंड 2.4 (ज) देखें) प्रˑािवत/वतर्मान िनदेशकों से घोषणा बीमा कंपनी का नामः िनदेशक द्वारा घोषणा और वचन-पत्र (_______________ (तारीख) को िवद्यमान İ˕ित के अनुसार उपयुƅ रूप में अनुलưकों सिहत) I. िनदेशक का वैयİƅक िववरण क) पूरा नाम ख) डीआईएन ग) जɉ-ितिथ घ) शैिक्षक अहर्ताएँ ङ) संगत पृʿभूिम, ज्ञान और अनुभव च) ˕ायी पता छ) वतर्मान पता ज) ई-मेल पता और टेलीफोन संƥा झ) आय-कर अिधिनयम के अधीन ˕ायी खाता संƥा तथा आय-कर सिकर्ल का नाम और पता जहाँ िनधार्रण िकया गया है ञ) बीमा कंपनी के िनदेशकȕ के िलए संगत कोई अɊ सूचना II. िनदेशक के संगत संबंध क) संबंिधयों की सूची, यिद कोई हो, जो बीमाकतार् के साथ संबंिधत हैं (कंपनी अिधिनयम की धारा 2(77) देखें) ख) सं˕ाओं की सूची, यिद कोई हो, िजनमें वह िहतबद्ध के रूप में माना जाता है/ मानी जाती है (कंपनी अिधिनयम की धारा 184 देखें) III. ʩावसाियक उपलİɩयों के अिभलेख क) संगत ʩावसाियक उपलİɩयाँ ख) Ɛा िनदेशक िकसी सं˕ा के साथ िनदेशक या अिधकारी के रूप में संबद्ध था जो िकसी कानून के उʟंघन के कारण समाɑ की गई थी या दंिडत की गई थी। IV. िनदेशक के िवरुद्ध कायर्वाही, यिद कोई हो क) यिद िनदेशक िकसी ʩावसाियक संघ/िनकाय का सद˟ है, तो उसके िवरुद्ध अतीत में लंिबत या प्रारंभ की गई या दोषिसİद्ध में पįरणत हुई अनुशासिनक कारर्वाई, यिद कोई हो, अथवा Ɛा पृʿ / Page 51 / 139 उसे िकसी भी समय िकसी ʩवसाय/ उपजीिवका में प्रवेश करने से रोका गया है, तो उसका िववरण। ख) आिथर्क िविधयों और िविनयमों के उʟंघन के िलए िनदेशक के िवरुद्ध और/ या ऊपर II (ख) और (ग) में सूचीबद्ध िकसी भी सं˕ा के िवरुद्ध अतीत में लंिबत या प्रारंभ िकये गये या दोषिसİद्ध में पįरणत हुए अिभयोजन, यिद कोई हो, का िववरण। ग) िनदेशक के िवरुद्ध िपछले पाँच वषŘ में लंिबत या प्रारंभ िकया गया या दोषिसİद्ध में पįरणत हुआ कोई आपरािधक अिभयोजन, यिद कोई हो, का िववरण। घ) Ɛा िनदेशक पर कंपनी अिधिनयम की धारा 164 के अंतगर्त पįरकİʙत कोई भी िनरहर्ता लागू होती है? ङ) Ɛा िनदेशक या ऊपर II (ख) पर उİʟİखत कोई सं˕ा सरकारी िवभाग या एजेंसी के कहने पर िकसी जाँच के अधीन रही है? च) Ɛा िनदेशक िकसी भी समय सीमाशुʋ/उȋाद-शुʋ/आय-कर/िवदेशी मुद्रा/ अɊ राजˢ प्रािधकाįरयों के िनयमों/ िविनयमों/ वैधािनक अपेक्षाओं के उʟंघन के िलए दोषी पाया गया है? यिद हाँ, तो िववरण दें। छ) Ɛा िनदेशक िकसी भी समय सेबी, आरबीआई, एमसीए जैसे िविनयमनकतार् की प्रितकूल जानकारी में आया है? यिद हाँ, तो िववरण दें। ज) ऊपर की मद I से III तक के संबंध में कोई अɊ ˙ʼीकरण/सूचना अथवा िनदेशकȕ के िलए उसके योƶ और उपयुƅ (िफट एǷ प्रोपर) अनुपालन का िनणर्य करने हेतु संगत समझी जानेवाली अɊ सूचना। V. अɊ कारपोरेट िनकायों में िनदेशक द्वारा धाįरत िनदेशकȕ अथवा वįरʿ कायर्कारी पद वचनपत्र मैं पुिʼ करता हूँ/करती हूँ िक उपयुर्ƅ सूचना मेरी अिधकतम जानकारी और िवʷास के अनुसार सही और संपूणर् है। मैं अपनी िनयुİƅ के बाद होनेवाली सभी घटनाओं की संपूणर् सूचना यथाशीघ्र बीमाकतार् को देने का वचन देता/देती हूँ, जो ऊपर प्रˑुत सूचना के िलए संगत हैं। मैं बीमा कंपनी के िनदेशकों के द्वारा िन˃ािदत िकये जाने के िलए अपेिक्षत प्रसंिवदा िवलेख िन˃ािदत करना का भी वचन देता/देती हूँ। ˕ानः िनदेशक के हˑाक्षर िदनांकः VI. बीमाकतार् के िनदेशक बोडर् की िटɔिणयाँ ˕ानः हˑाक्षर िदनांकः पृʿ / Page 52 / 139 अनुबंध 5 (खंड 4.5 (ङ) और 5.2 (च) देखें) प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों की िनयुİƅ और įरपोिटōग कंपनी अिधिनयम ने कंपिनयों के प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों और िनदेशकों के संबंध में अनुपालन की अपेक्षाएँ बढ़ाई हैं। उपयुर्ƅ के आलोक में तथा आईआरडीएआई (बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन) िविनयम, 2024 के अनुसरण में बीमाकतार्ओं के प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों की िनयुİƅ और įरपोिटōग के िलए िनɻिलİखत मानदंड लागू हैं। उƅ िनयुİƅ के संबंध में तथा यह सुिनिʮत करने के िलए िक “प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों” के सभी पद पयार्ɑ रूप से भरे गये हैं, सभी बीमाकतार्ओं को इसके द्वारा िनदेश िदया जाता है िकः 1. एमडी/सीईओ/पूणर्कािलक िनदेशक और िनयुƅ बीमांकक की िनयुİƅ बीमा अिधिनयम, 1938 और उसके अधीन बनाये गये िविनयमों के उपबंधों के द्वारा िनयंित्रत की जाएगी। 2. ऐसे सभी प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों की िनयुİƅ और सेवासमाİɑ नामांकन और पाįरश्रिमक सिमित की िसफाįरश पर िनदेशक बोडर् के अनुमोदन से की जाएगी। केएमपी के रूप में िकसी ʩİƅ की िनयुİƅ से पहले बोडर् या उसकी सिमित यह सुिनिʮत करने के िलए समुिचत सावधानी संचािलत करेगी िक प्रˑािवत पद के िलए िनयुƅ िकया जानेवाला ʩİƅ “योƶ और उपयुƅ” (िफट एǷ प्रोपर) है। बीमाकतार् िनयुİƅ के िलए उनके द्वारा िवचार िकये जाने से पहले प्रˑािवत केएमपी से संलư फामर् केएमपी-1 में घोषणा प्राɑ करेंगे। 3. बीमाकतार् सुिनिʮत करेंगे िक केएमपी बीमाकतार् में एक ही समय एक से अिधक पद धाįरत नहीं करेंगे िजससे संघषर् अथवा िहतों के संभािवत संघषŘ के िलए मागर् प्रशˑ हो सकेगा जैसे “ʩवसाय और िनयंत्रण कायर्” अथवा “दो िनयंत्रण कायर्”। सभी बीमाकतार्ओं से अपेिक्षत है िक वे अपने संबंिधत `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों’ का िववरण फामőट फामर् केएमपी-1 में प्रȑेक प्रमुख ʩİƅ से अलग- अलग प्राɑ करें और अनुरिक्षत करें, जब भी प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ का पद धाįरत करनेवाले वैयİƅक ʩİƅ की िनयुİƅ होती है/ʩİƅ में पįरवतर्न होता है। िकसी भी केएमपी की िनयुİƅ/पुनिनर्युİƅ/पįरवतर्न की सूचना प्रािधकरण के पास नये ʩİƅ के द्वारा `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ’ के पद पर कायर्ग्रहण करने की तारीख से 30 िदन के अंदर फाइल की जाएगी। 4. बीमाकतार् `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ’ का कोई भी पद įरƅ होने की İ˕ित में उस ʩİƅ के िववरण के साथ जो उस पद पर ˕ानापɄ तौर पर कायर् करेगा, 30 िदन की अविध के अंदर प्रािधकरण को सूिचत करेंगे। 5. िकसी प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ के पद की įरİƅ होने की İ˕ित में, बीमाकतार् ऐसे įरƅ पद प्राथिमकता के आधार पर भरने के िलए कारर्वाई प्रारंभ करेंगे। िकसी भी समय पर िकसी `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ’ का पद िनरंतर 180 िदन से अिधक अविध के िलए įरƅ नहीं रहेगा। पृʿ / Page 53 / 139 6. सभी बीमाकतार्ओं के द्वारा सभी `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों’ के नाम और पदनाम उनकी संबंिधत वेबसाइटों पर प्रकट िकये जाएँगे। 7. उपयुर्ƅ उपबंधों के होने के बावजूद, उȅरदाियȕपूणर् संगठनाȏक įरपोिटōग संरचनाओं को िवकिसत करने के िलए यह सुिनिʮत िकया जाना चािहए िक प्रािधकरण के द्वारा माँगी गई कोई भी सूचना केवल संबंिधत `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ’ के द्वारा ही प्रˑुत की जाएगी। बीमाकतार् का बोडर् या उसकी सिमित प्रािधकरण को ऐसी सूचना प्रˑुत करने के िलए िकसी भी `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ’ को शİƅयों का प्रȑायोजन भी कर सकती है। 8. प्रȑेक बीमाकतार् प्रािधकरण को केएमपीएस की िनयुİƅ और įरपोिटōग के संबंध में फामर् – केएमपी-2 में एक वािषर्क अनुपालन प्रमाणपत्र प्रˑुत करेगा। पृʿ / Page 54 / 139 फामर् केएमपी – 1 कारपोरेट अिभशासन संबंधी माːर पįरपत्र के खंड------ के अनुसार -------------- (िदनांक) की İ˕ित के अनुसार प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ ------------------- (पदनाम) से संबंिधत सूचना बीमा कंपनी का नामः 1. केएमपी का नाम (और कोई पूवर् नाम): 2. वतर्मान आवासीय पताः 3. वतर्मान टेलीफोन, फैƛ और ई-मेल पतेः 4. जɉ-ितिथ और जɉ की ˕ानः 5. राʼŌ ीयता (और कोई िपछली राʼŌ ीयता) : 6. पासपोटर् / पहचान काडर्ः क. संƥाः ख. िनगर्म की तारीख और ˕ानः ग. समाİɑ की तारीखः घ. जारीकतार् प्रािधकारीः 7. बैंक का नाम और पताः 8. शैिक्षक अहर्ता का िववरण और िदनांकः 9. ʩावसाियक अहर्ता का िववरण और िदनांकः 10. पद (दाियȕों सिहत) िववरण तथा प्रारंभ की प्रˑािवत तारीखः 11. अनुभवः (िपछले 5 वषŘ को शािमल करते हुए) 12. (क) िपछले रोजगार का िववरण (िपछले 5 वषŘ में): (ख) यिद िपछला िनयोƅा िकसी िविनयामक िनकाय द्वारा िविनयिमत था, तोः 1. िपछले िनयोƅा का नामः 2. िनयोƅा के ʩवसाय का ˢरूपः 3. िनयोƅा का पयर्वेक्षण करनेवाले िविनयामक िनकाय का नामः 4. िपछला पदनाम (कतर्ʩों और दाियȕों सिहत): 5. िनयुİƅ का िदनांकः 6. ȑागपत्र का िदनांकः 13. िकसी अɊ सं˕ा में ईिƓटी शेयरों के 2% से अिधक अथवा िनदेशकȕ धाįरत करने के रूप में िपछले 5 वषर् के दौरान प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ के अɊ ʩावसाियक िहतों का िववरणः 14. बीमाकतार् तथा बीमाकतार् के अɊ संबंिधत पक्षकारों के साथ केएमपी का संबंध, यिद कोई होः- पृʿ / Page 55 / 139 क. बीमाकतार् अथवा बीमाकतार् के संबंिधत पक्षकारों में 2% से अिधक शेयरधाįरताओं अथवा मतदान अिधकारों का िववरणः ख. बीमाकतार् अथवा बीमाकतार् के संबंिधत पक्षकारों के साथ िकɎीं ʩावसाियक संबंधों का िववरणः ग. िनदेशकों तथा प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों के भूतपूवर् िनयोƅाओं और बीमाकतार् अथवा बीमाकतार् के संबंिधत पक्षकारों के बीच िकɎीं ʩावसाियक संबंधों का िववरणः 15. प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों की प्रितʿा और चįरत्र संबंधी पूरा िववरणः- क. Ɛा आवेदक को कभी िदवािलया घोिषत िकया गया हैः ख. धोखाधड़ी या अɊ बेईमानी से संबद्ध िकसी अपराध के िलए दोषिसİद्धयों का िववरणः ग. िकसी भी कंपनी में िनदेशक/प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ के रूप में कायर् करने से कोई िनरहर्ताः घ. Ɛा िनदेशक या प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ को िपछले पाँच वषŘ के दौरान कोई िविनयिमत िवȅीय ʩवसाय करने के िलए लाइसेंस या प्रािधकरण अˢीकृत िकया गया है (या वापस िलया गया है)? 16. िकसी सरकारी , िविनयामक या ʩावसाियक िनकाय द्वारा प्रारंभ की गई िकसी िनंदा या अनुशासिनक कारर्वाई का िववरणः 17. पद या िनयोजन से िकसी बखार्ˑगी, िपछले िनयोƅा के द्वारा अनुशासिनक कारर्वाई के अधीनीकरण अथवा िकसी ʩवसाय या उपजीिवका में प्रवेश के अˢीकरण का िववरणः 18. नैितक चįरत्रहीनता से संबद्ध िकसी अपराध के िलए िकसी भी प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ की दोषिसİद्ध का िववरणः 19. Ɛा िकसी सरकारी, िविनयामक अथवा ʩावसाियक िनकाय ने कभी ऐसे िनयोƅा, कंपनी या संगठन की जाँच-पड़ताल की है िजसके साथ प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ िनदेशक, अिधकारी, प्रबंधक या शेयरधारक के रूप में संबद्ध रहा हो? 20. Ɛा कोई कंपनी या सं˕ा िजसके साथ प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ िनदेशक, अिधकारी, प्रबंधक के रूप में संबद्ध रहा था, कभी समाɑ की गई है, प्रापक पद (įरसीवरिशप) के अधीन रखी गई है अथवा ऐसे समय ʩापार करना समाɑ िकया है जब प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ उसके साथ संबद्ध रहा था अथवा प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅ की संबद्धता के समाɑ होने के बाद एक वषर् के अंदर इस प्रकार हुआ है? 21. कृपया उʟेख करें िक Ɛा प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ भारत में या िकसी िवदेश में बीमा कारपोरेट एजेंट, बीमा दलाल का कमर्चारी, िकसी अɊ बीमा मȯवतŎ या बीमाकतार् या पुनबŎमाकतार् का िनदेशक या कमर्चारी अथवा भारत में या िकसी िवदेश में िकसी अɊ कंपनी का िनदेशक भी है। 22. Ɛा प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ बीमाकतार् के पूणर्कािलक िनयोजन में है? यिद नहीं, तो अɊ िनयोजन/िनयुİƅ का पूरा िववरण दें। 23. Ɛा प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ िकसी अɊ सं˕ा से प्रितिनयुİƅ/ अ˕ायी िवशेष िनयुİƅ (सेकंडमेंट) पर है? यिद हाँ, तो (क) मूल सं˕ा का पूरा िववरण प्रˑुत करें : (ख) Ɛा मूल सं˕ा द्वारा िकसी पाįरश्रिमक आिद का भुगतान िकया जाता है, यिद हाँ तो पाįरश्रिमक का पूरा िववरणः पृʿ / Page 56 / 139 24. Ɛा प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ बीमाकतार् की िकसी समूह कंपनी / सहयोगी कंपनी अथवा प्रवतर्क भागीदार के पूणर्कािलक / अंशकािलक िनयोजन में है? प्रमािणत िकया जाता है िक उपयुर्ƅ सूचना मेरी अिधकतम जानकारी और िवʷास के अनुसार सही है तथा यिद यहाँ इस फामर् में सूिचत की गई कोई भी बात झूठी या गलत पाई जाती है, तो मैं उपयुƅ कारर्वाई के िलए बाȯ रहूँगा/ रहूँगी। प्रबंधन का प्रमुख ʩİƅ मुƥ अनुपालन अिधकारी (आवेदक) िदनांकः ˕ानः पृʿ / Page 57 / 139 फामर् – केएमपी-2 प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों (केएमपीएस) की įरपोिटōग संबंधी कारपोरेट अिभशासन माːर पįरपत्र के पैरा सं. ______________ के अनुसार िवȅीय वषर् ____________ के िलए वािषर्क अनुपालन प्रमाणपत्र बीमा कंपनी का नामः इसके द्वारा यह प्रमािणत िकया जाता है िक कारपोरेट अिभशासन माːर पįरपत्र के भाग के रूप में भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास प्रािधकरण द्वारा जारी िकये गये `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों (केएमपीएस) की िनयुİƅ और įरपोिटōग संबंधी िनदेश’ से संबंिधत सभी उपबंधों का िविधवत् अनुपालन िकया गया है। आगे यह भी प्रमािणत िकया जाता है िक कंपनी में `प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों की िनयुİƅ और įरपोिटōग संबंधी िनदेश’ के उपबंधों का अनुपालन करने के िलए प्रिक्रयाएँ लागू की गई हैं। िदनांकः ˕ानः मुƥ अनुपालन अिधकारी बीमा कंपनी का नाम कंपनी की मुहर पृʿ / Page 58 / 139 अनुबंध 6 (खंड 7(ख) देखें) बीमाकतार्ओं द्वारा सांिविधक लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 12 िनधार्įरत करती है िक बीमाकतार्ओं की लेखा-परीक्षा अिनवायर्तः लेखा- परीक्षकों के द्वारा की जानी चािहए। बीमाकतार् कंपनी अिधिनयम में यथािवद्यमान लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ से संबंिधत उपबंधों का अनुपालन करेंगे। अितįरƅ रूप से, बीमाकतार् इस पįरपत्र में िनिहत उपबंधों का भी अनुपालन करेंगे। लेखा-परीक्षा सिमित की िसफाįरश पर, बोडर् भारतीय बीमा कंपनी की आम सभा में शेयरधारकों के अनुमोदन के अधीन, सांिविधक लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ करेगा। उƅ लेखा-परीक्षकों के पाįरश्रिमक का अनुमोदन भी आम सभा में शेयरधारकों के द्वारा िकया जाएगा। I. लेखा-परीक्षकों की पात्रता, अहर्ताओं और अɊ अपेक्षाओं का िववरण नीचे िदया जाता हैः 1. बीमाकतार् का लेखा-परीक्षक एलएलपी अिधिनयम, 2008 के अधीन सं˕ािपत सीिमत देयता फमर् सिहत, एक फमर् होगा। 2. उƅ फमर् को सं˕ापन के बाद कम से कम 15 वषŘ से ʩवसाय में िनरंतर लगा होना चािहए। 3. लेखा-परीक्षकों को िनɻिलİखत से युƅ होना चािहए: क) Ɋूनतम 5 पूणर्कािलक भागीदार, िजनमें से (i) कम से कम 2 को एकमात्र तौर पर फमर् के साथ कम से कम 10 वषर् की िनरंतर अविध के िलए संबद्ध पूणर्कािलक भागीदारों के रूप में ʩवसायरत होना चािहए। (ii) कम से कम 2 अɊ भागीदारों को 5 वषर् की Ɋूनतम अविध के िलए भागीदार या कमर्चारी के रूप में लेखा-परीक्षा फमर् के साथ िनरंतर संबद्ध होना चािहए, तथा (iii) एक भागीदार को 1 वषर् की Ɋूनतम अविध के िलए भागीदार के रूप में फमर् के साथ पूणर्कािलक ʩवसाय में होना चािहए, तथा (iv) फमर् के कुल भागीदारों में से, कम से कम दो को एफसीए होना चािहए तथा एफसीए के रूप में कम से कम 5 वषर् की अविध के िलए ʩवसायरत होना चािहए। अथवा (वैकİʙक रूप से), क) Ɋूनतम 7 सनदी लेखाकार (सीए), (i) िजनमें से 2 से अɊून पूणर्कािलक ʩवसाय से युƅ भागीदार हैं जो एकमात्र तौर पर कम से कम 10 वषर् की िनरंतर अविध के िलए फमर् के साथ संबद्ध रहे हों, तथा (ii) कम से कम 3 अɊ सनदी लेखाकार (सीए) जो Ɋूनतम 5 वषर् की अविध के िलए भागीदार या कमर्चारी के रूप में लेखा-परीक्षा फमर् के साथ लगातार संबद्ध रहे हों, तथा पृʿ / Page 59 / 139 (iii) कम से कम 2 सनदी लेखाकार (सीए) जो एफसीए होने चािहए तथा एफसीए के रूप में 5 वषर् की Ɋूनतम अविध के िलए ʩवसाय में होने चािहए। 4. लेखा-परीक्षा फमर् का कम से कम एक भागीदार या कमर्चारी के पास डीआईएसए/सीआईएसए या समय-समय पर प्रािधकरण द्वारा माɊता दी जानेवाली समकक्ष योƶता होनी चािहए तथा ऐसे भागीदार या कमर्चारी को अिनवायर्तः बीमाकतार् की लेखा-परीक्षा में संबद्ध िकया जाना चािहए। 5. लेखा-परीक्षा फमर् को िवȅीय क्षेत्र की सं˕ाओं के लेखा-परीक्षा कायŘ में Ɋूनतम 5 वषर् के अनुभव से युƅ होना चािहए। बीमाकतार् के कम से कम एक संयुƅ सांिविधक लेखा-परीक्षक के पास कम से कम दो वषर् की बीमा कंपनी लेखा-परीक्षाओं में अनुभव अवʴ होना चािहए। 6. उपयुर्ƅ प्रयोजनों के िलए, पूणर्कािलक भागीदार में ऐसा कोई ʩİƅ शािमल िकया जाएगा जो- क) अɊ सीए फमर्(फमŘ) में एक भागीदार अथवा ख) अɊत्र पूणर्कािलक/अंशकािलक तौर पर िनयोिजत है, अपने नाम से ʩवसाय कर रहा है, अथवा अɊ प्रकार से ʩवसाय में िलɑ है अथवा अɊ कायर्कलाप में िलɑ है जो सनदी लेखाकार अिधिनयम, 1949 की धारा 2(2) के अंतगर्त ʩवसाय में रहने के रूप में माना जाएगा। 7. बीमाकतार् अपने संतोष के अनुरूप सȑापन कर लें िक प्रˑािवत लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ पर िवचार/ अनुमोदन करने से पहले वे पात्रता के मानदंडों को पूरा करते हैं। बीमाकतार्ओं के द्वारा लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ के समय, िनधार्įरत फामőट (फामर् ए1) में एक घोषणा प्राɑ की जाएगी। 8. लेखा-परीक्षा फमर् के गठन/प्रˑुत की गई सूचना/प्रˑुत िकये गये ˙ʼीकरणों में कोई भी पįरवतर्न जो इस माːर पįरपत्र में िनिदर्ʼ पात्रता मानदंडों को प्रभािवत करता है, लेखा-परीक्षा फमर् द्वारा बीमाकतार्ओं को ऐसा पįरवतर्न होने के 7 कायर्-िदवसों के अंदर िविधवत् सूिचत िकया जाना चािहए। ऐसी İ˕ितयों में बीमाकतार्ओं को चािहए िक वे ऐसी सूचना की तारीख से छह महीने के अंदर माːर पįरपत्र का अनुपालन अवʴ सुिनिʮत करें। 9. प्रािधकरण को लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ के बारे में उसके 7 कायर्-िदवसों के अंदर इस आशय के प्रमाणीकरण के साथ संलư फामőट (फामर् ए2) के अनुसार अवʴ सूिचत िकया जाना चािहए िक पात्रता की उपयुर्ƅ शतŘ का पालन िकया गया है। 10. बीमाकतार्ओं को यह भी सूिचत िकया जाता है िक वे िविभɄ क्षमताओं में, जैसे सांिविधक लेखा- परीक्षक, आंतįरक लेखा-परीक्षक, समवतŎ लेखा-परीक्षक, कर लेखा-परीक्षक आिद में कायर्रत सनदी लेखाकार फमŘ का िववरण देते हुए संलư (फामőट ए3) के अनुसार वािषर्क आधार पर एक िववरणी फाइल करें। यिद प्रािधकरण की सूचना में यह आता है िक बीमाकतार्ओं के द्वारा की गई लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ माːर पįरपत्र के अनुसार नहीं है, तो उƅ िनयुİƅ िनरˑ की जा सकती है तथा प्रािधकरण के िलए यह खुला होगा िक इस संबंध में आवʴक समझी जानेवाली आगे की कारर्वाई करने के िलए िवचार करे। बीमाकतार् प्रािधकरण के पूवर् अनुमोदन के िबना अपने सांिविधक लेखा-परीक्षक को नहीं हटाएगा। पृʿ / Page 60 / 139 II. बीमाकतार्ओं की सांिविधक लेखा-परीक्षाओं की अिधकतम संƥा जो एक समय में लेखा- परीक्षा फमर् द्वारा ˢीकार की जा सकती हैः 1. एक लेखा-परीक्षा फमर् एक समय में तीन से अनिधक बीमाकतार्ओं (जीवन/ साधारण/ˢा˖/पुनबŎमा) की सांिविधक लेखा-परीक्षाएँ करने के िलए हकदार होगा। बशतő िक एक लेखा-परीक्षा फमर् ʩवसाय की एक ʩव˕ा (अथार्त् जीवन बीमा, साधारण बीमा, ˢा˖ बीमा और पुनबŎमा) में एक समय में 2 से अिधक बीमाकतार्ओं के िनयत लेखा-परीक्षा कायर् अपने पास नहीं रखेगा। ˙ʼीकरणः एक लेखा-परीक्षा फमर् अपने सहयोगी/संबद्ध फमŘ को शािमल करेगा जो एक ही नेटवकर् के अंतगर्त हैं अथवा अɊ फमर्(फमŘ) को शािमल करेगा िजसके/िजनके नाम अथवा ʩापाįरक िचह्न (टŌेड माकर्) अथवा ब्रैंड का उपयोग उƅ लेखा-परीक्षा फमर् या िकसी भागीदार द्वारा िकया जाता है। III. संयुƅ लेखा-परीक्षकों का आवतर्नः 1. प्रȑेक बीमाकतार् के पास संयुƅ लेखा-परीक्षकों के रूप में Ɋूनतम दो लेखा-परीक्षक होंगे। बीमाकतार् का कोई भी संयुƅ लेखा-परीक्षक अɊ सहयोगी/संबद्ध फमŘ को शािमल नहीं करेगा जो एक ही नेटवकर् के अंतगर्त हैं अथवा अɊ फमर् (फमŘ) को शािमल नहीं करेगा िजनके नाम अथवा टŌेड माकर् अथवा ब्रैंड का उपयोग फमर् के द्वारा अथवा संयुƅ लेखा-परीक्षक के िकसी भी भागीदार के द्वारा िकया जाता है। बशतő िक संयुƅ लेखा-परीक्षकों की अपेक्षा नये बीमाकतार्ओं के मामले में उनके पįरचालनों के प्रथम वषर् के दौरान लागू नहीं होगी। उƅ अपेक्षा िजस वषर् में प्रािधकरण द्वारा पंजीकरण प्रमाणपत्र प्रदान िकया जाता है, उसके बाद के अनुवतŎ िवȅीय वषर् से अिधदेशाȏक (मैंडेटरी) होगी। 2. लेखा-परीक्षा फमर् जो िकसी बीमाकतार् के संबंध में प्रथमतः चार वषर् का कायर्काल पूरा करता है, एक और अविध (टमर्) के िलए उस बीमाकतार् के सांिविधक लेखा-परीक्षकों के रूप में तीन वषर् की िवराम (कूिलंग-आफ़) अविध के बाद पुनः िनयुƅ िकया जा सकता है। उƅ िवराम अविध के दौरान आगंता (इनकिमंग) लेखा-परीक्षक अɊ सहयोगी/संबद्ध फमर्(फमŘ) को शािमल नहीं करेगा जो एक ही नेटवकर् में हैं अथवा िजनके नाम या टŌेड माकर् या ब्रैंड का उपयोग फमर् अथवा िनवृȅमान लेखा-परीक्षक के िकसी भागीदार द्वारा िकया जाता है। ऊपर ˙ʼ िकये गये रूप में िनवृȅमान/ िनगार्मी (आउटगोइंग) सांिविधक लेखा-परीक्षक अथवा उसका सहयोगी/संबद्ध िवराम अविध के दौरान बीमाकतार् के िनवेश जोİखम प्रबंध अथवा समवतŎ लेखा-परीक्षा का कायर् नहीं करेगा। वतर्मान ʩव˕ाएँ पाँच वषर् की अविध के िलए जारी रहेंगी। IV. अɊ िनयत कायर् करनेवाले लेखा-परीक्षकः 1. सांिविधक लेखा-परीक्षक बीमाकतार् के पास अɊ िनयत कायर् िनɻिलİखत के अनुपालन के अधीन कर सकता हैः पृʿ / Page 61 / 139 क) सांिविधक लेखा-परीक्षा से अलग कोई भी अितįरƅ कायर् जो लेखा-परीक्षक या उसी नेटवकर् के अंतगर्त अɊ फमŘ/सहयोगी/संबद्ध फमŘ को सौंपा जाता है िजनके नाम या टŌेड माकर् या ब्रैंड का उपयोग उƅ लेखा-परीक्षा फमर् या उसके िकसी भी भागीदार द्वारा िकया जाता है, बोडर् अथवा उसकी लेखा-परीक्षा सिमित द्वारा िविशʼ रूप से अनुमोिदत िकया जाएगा। ख) बोडर् अथवा उसकी सिमित उƅ िनयत कायर् का अनुमोदन करते समय लेखा-परीक्षा संबंध की ˢतंत्रता और सȑिनʿा को सुिनिʮत करेगी। ग) एक िवȅीय वषर् में उƅ अितįरƅ कायर् के िलए शुʋ की कुल रािश उƅ िवȅीय वषर् के िलए सांिविधक लेखा-परीक्षा शुʋ से अिधक नहीं होगी। यह ˙ʼ िकया जाता है िक सांिविधक लेखा-परीक्षकों के अɊ िनयत कायŘ के िलए कुल शुʋ का पįरकलन करने के प्रयोजन के िलए ितमाही और छमाही लेखा-परीक्षा/समीक्षा के िलए शुʋ को अपविजर्त (एƛƑूड) िकया जाए। लेखा-परीक्षक अथवा अɊ फमŘ, िजनके नाम या टŌेड माकर् या ब्रैंड का उपयोग फमर् या उसके िकसी भागीदार के द्वारा िकया जाता है, को सौंपे गये ऐसे अɊ कायर् के िलए समˑ शुʋ/ पाįरश्रिमक का प्रकटीकरण िविशʼ रूप से बीमाकतार् के वािषर्क लेखों का भाग बननेवाली लेखों पर िटɔिणयों में िकया जाएगा। घ) बीमाकतार् सांिविधक लेखा-परीक्षकों को कोई भी अितįरƅ कायर् देने के संबंध में िवचार करने से पहले कंपनी अिधिनयम की धारा 144, चाटर्डर् अकाउǵेंट अिधिनयम, 1949 और उसके अधीन जारी िकये गये िविनयमों, तथा इस संबंध मे समय-समय पर जारी िकये गये आईसीएआई के लागू िदशािनदőशों का अनुपालन सुिनिʮत करेंगे। पृʿ / Page 62 / 139 फामर् ए1 घोषणा मैं / हम, अधोहˑाक्षरकतार्, मेससर् _________________________ का(के) भागीदार इसके द्वारा घोषणा करता हूँ/करते हैं िक ऊपर िदया गया िववरण _____________ को िवद्यमान İ˕ित के अनुसार है तथा मेरी / हमारी अिधकतम जानकारी और िवʷास के अनुसार सही है। मैं/हम इसके द्वारा घोषणा करता हूँ/करते हैं िक क. हमारी िकसी भी शाखा या सहयोगी/संबद्ध सं˕ा या एलएलपी या अɊ फमर् िजसके नाम या टŌेड माकर् या ब्रैंड का उपयोग हमारे फमर् या हमारे िकसी भी भागीदार द्वारा िकया जाता है, को िकसी भी बीमाकतार् के सांिविधक लेखा-परीक्षक के रूप में िनयुƅ नहीं िकया गया है; अथवा हमारी िनɻिलİखत शाखा या सहयोगी/संबद्ध सं˕ा या एलएलपी या अɊ फमर्, िजसके नाम या टŌेड माकर् या ब्रैंड का उपयोग हमारे फमर् या हमारे िकसी भी भागीदार द्वारा िकया जाता है, को बीमाकतार्(ओं) के सांिविधक लेखा-परीक्षकों के रूप में िनयुƅ िकया गया है। फमर्/सहयोगी सं˕ा/संबद्ध सं˕ा/ एलएलपी का नाम बीमाकतार् का नाम िनयुİƅ की अविध ख. मैंने / हमने प्रािधकरण द्वारा जारी िकये गये माːर पįरपत्र में यथािविनिदर्ʼ अनुदेशों तथा िनबंधनों और शतŘ का भली भाँित अवलोकन िकया है तथा मैं/हम पुिʼ करता हूँ/करते हैं िक हमारा फमर् उƅ माːर पįरपत्र का अनुपालनकतार् है एवं इस प्रकार िनिधर्įरत उƅ िनबंधनों और शतŘ का िकसी भी प्रकार से उʟंघन नहीं करता है। ग. यिद यह पाया जाता है िक इस प्रकार िनधार्įरत िनबंधनों और शतŘ का उʟंघन िकया गया है, तो आवेदन/िनयुİƅ को अˢीकृत/िनरˑ िकया जा सकता है। घ. मैं /हम आगे ˢीकार करते हैं िक िकसी भी िनबंधन या शतर् का उʟंघन िकया गया है अथवा इसमें िदया गया कोई भी वƅʩ अथवा आवेदन फामर् में प्रˑुत की गई सूचना सही नहीं है, तो मैं / हम चाटर्डर् अकाउǵेंट अिधिनयम, 1949 और उसके अधीन बनाये गये िविनयमों के अधीन तथा कंपनी अिधिनयम, 2013 के उपबंधों के अंतगर्त अनुशासिनक कारर्वाई के िलए बाȯ हूँगा / होंगे। ङ. हमारे लेखा-परीक्षा फमर् या शाखा या सहयोगी सं˕ा या एलएलपी या अɊ फमर् िजसके नाम या टŌेड माकर् या ब्रैंड का उपयोग हमारे फमर् या हमारे िकसी भी भागीदार द्वारा िकया जाता है, द्वारा आगे कोई भी िनयत कायर् नहीं िलये जाएँगे जो माːर पįरपत्र का अनुपालन नहीं करते हैं। पृʿ / Page 63 / 139 मैं / हम इसके द्वारा घोषणा करता हूँ/ करते हैं िक आवेदन फामर् में प्रˑुत सूचना के आधार पर आबंिटत लेखा-परीक्षा / अɊ समनुदेशन ˢीकार नहीं िकया जाएगा और कायार्İɋत नहीं िकया जाएगा यिद फमर् िजसके नाम आवेदन िकया गया है, लेखा-परीक्षा के समय अİˑȕ में नहीं होता। लेखा-परीक्षा फमर् का नामः भागीदार का नाम सद˟ता संƥा हˑाक्षर* _________________ _____________ _______________ _________________ _____________ _______________ _________________ _____________ _______________ ˕ानः __________________ िदनांकः ____________ *घोषणा पर बीमाकतार् की लेखा-परीक्षा करनेवाले लेखा-परीक्षा फमर् के सभी भागीदारों के द्वारा हˑाक्षर िकये जाने चािहए। पृʿ / Page 64 / 139 फामर् ए2 बीमाकतार् का नामः यह सूिचत िकया जाता है िक िवȅीय वषर् ___________ के िलए बीमाकतार् ____________________ के िलए सांिविधक लेखा-परीक्षकों के रूप में िनɻिलİखत लेखा-परीक्षा फमŘ को िनयुƅ िकया गया हैः क्र. सं. लेखा-परीक्षा फमर् का नाम पता टेलीफोन/ई-मेल 1 2 िपछले दस वषŘ के िलए (बीमाकतार् का नाम) के सांिविधक लेखा-परीक्षकों का िपछला įरकाडर् िनɻानुसार हैः वतर्मान अविध वषर्-4 वषर्-3 वषर्-2 वषर्-1 चालू वषर् लेखा-परीक्षा फमर् का नाम 1 2 िपछली अविध वषर्-9 वषर्-8 वषर्-7 वषर्-6 वषर्-5 लेखा-परीक्षा फमर् का नाम 1 2 प्रमािणत िकया जाता है िक यह िनयुİƅ / पुनिनर्युİƅ प्रािधकरण द्वारा जारी िकये गये कारपोरेट अिभशासन माːर पįरपत्र के भाग के रूप में लेखा-परीक्षकों की िनयुİƅ से संबंिधत उपबंधों के अनुपालन में है। िदनांकः हˑाक्षįरतः ˕ानः मुƥ कायर्कारी अिधकारी पृʿ / Page 65 / 139 फामर् ए3 बीमा कंपनी का नामः िवȅीय वषर् ___________ के िलए िनयुƅ लेखा-परीक्षकों की िववरणी क्र. सं. लेखा-परीक्षक िनɻ रूप में िनयुƅ फमर् का नाम पता/टेलीफोन/ई-मेल 1. सांिविधक लेखा-परीक्षक 1. 2. 2. आंतįरक लेखा-परीक्षक 1. 2. 3. समवतŎ लेखा-परीक्षक 1. 2. 4. कर लेखा-परीक्षक 1. 2. 5. कोई अɊ क्षमता (िविनिदर्ʼ की जाए) 1. 2. प्रमािणत िकया जाता है िक उपयुर्ƅ सूचना मेरी अिधकतम जानकारी और िवʷास के अनुसार सही और संपूणर् है तथा सही İ˕ित को प्रितिबंिबत करती है। िदनांकः हˑाक्षįरत ˕ानः मुƥ कायर्कारी अिधकारी पृʿ / Page 66 / 139 अनुबंध 7 (खंड 9.5 (ख) और 9.5 (घ)(i) देखें) एमडी/सीईओ/डɲूटीडी और केएमपीएस को िवȅीय वषर् के दौरान िदया गया पाįरश्रिमक और िकये गये अɊ भुगतान (रािश लाख रुपये) क्रम सं. एमडी/सीईओ/ डɲूटीडी व केएमपी का नाम पदनाम िनयत वेतन पįरवतŎ वेतन िनयत और पįरवतŎ वेतन का जोड़ (ग)+(च) राजˢ लेखे में नामे डाली गई रािश लाभ और हािन लेखे में नामे डाली गई रािश कायर्ग्रहण / साइन आन बोनस वषर् के दौरान प्रदȅ सेवािनवृिȅ लाभ जैसे उपदान, पेंशन, आिद वषर् के दौरान अदा की गई/ िनपटाई गई िपछले वषŘ के आ˕िगत पाįरश्रिमक की रािश वेतन और भȅे (क) पįरलİɩयाँ, आिद (ख) कुल (ग)=(क)+(ख) नकदी घटक (घ) शेयर-सहबद्ध घटक (ङ) कुल (च)=(घ)+(ङ) प्रदȅ आ˕िगत िनपटाये गये आ˕िगत प्रदȅ/ िनपटाये गये आ˕िगत 1 2 3 कुल पृʿ / Page 67 / 139 अनुबंध 8 (प्रबंधकȕ िसद्धांत 6 (v) देखें) िनवेिशती कंपिनयों की साधारण बैठकों में मतदान कायर्कलापों का प्रकटीकरण िजनमें बीमाकतार्ओं ने सिक्रय रूप से सहभािगता की है और मतदान िकया हैः बीमाकतार् का नामः ____________________________ įरपोटर् की अविध (िवȅीय वषर्): ____________________ बैठक की तारीख िनवेिशती कंपनी का नाम बैठक का प्रकार (एजीएम/ ईजीएम) प्रबंधन/ शेयरधारकों का प्रˑाव प्रˑाव का वणर्न प्रबंधन की िसफाįरश मत (पक्ष में/ िवरुद्ध/ अनुपİ˕त) िनणर्य का समथर्न करने का कारण िदनांकः ˕ानः मुƥ अनुपालन अिधकारी (नाम और हˑाक्षर) पृʿ / Page 68 / 139 अनुबंध 9 (खंड 10.3 (ख) देखें) “कारपोरेट अिभशासन माːर पįरपत्र के अनुपालन के िलए प्रमाणीकरण” मैं _______________________ (नाम) इसके द्वारा प्रमािणत करता/करती हूँ िक ______________________________ (कंपनी का नाम) ने आईआरडीएआई (बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन) िविनयम, 2024 और उनके अधीन जारी िकये गये पįरपत्रों का अनुपालन िकया है। कोई भी बात िछपाई नहीं गई है अथवा दबाई नहीं गई है। हˑाक्षर ____________________________ पूरा नाम और पदनाम मुƥ अनुपालन अिधकारी पृʿ / Page 69 / 139 अनुसूची-I िनरˑ पįरपत्रों / िदशािनदőशों की सूची क्र.सं. पįरपत्र / िदशािनदőश का संदभर् िवषय 1 031/आईआरडीए/सीआईआर/अनुपा- लन/अगˑ-2007 िदनांक 23 अगˑ 2007 बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 34ए के अधीन अनुमोदन 2 043/आईआरडीए/सीआईआर/अनुपा-लन/माचर्- 2009 िदनांक 17 माचर् 2009 सीईओ/प्रबंध िनदेशक/पूणर्कािलक िनदेशक को ईएसओपी/श्रम-जɊ ईिƓटी का िनगर्म – बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 34ए का अनुपालन 3 आईआरडीए/एफएǷए/जीडीएल/सीजी/ 100/05/2016 िदनांक 18 मई 2016 भारत में बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन हेतु िदशािनदőश 4 आईआऱडीए/एफएǷए/जीडीएल/सीजी/ 100/05/2016 िदनांक 6 जून 2016 भारत में बीमाकतार्ओं के िलए कारपोरेट अिभशासन हेतु िदशािनदőशों का पįरिशʼ 5 पįरपत्र िदनांक 19 माचर् 2019 ईडी/एमडी और सीईओएस के पाįरश्रिमक प्रˑाव 6 आईआरडीएआई/एफएǷए/जीडीएल/ सीपीएम/045/02/2020 िदनांक 7 फरवरी 2020 भारत में बीमाकतार्ओं के िलए प्रबंधकȕ कूट संबंधी संशोिधत िदशािनदőश 7 आईआरडीएआई/जीवन/सीईओ िनयुİƅ/2020- 21 िदनांक 22 जुलाई 2020 बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 34ए के अधीन आवेदन का प्रˑुतीकरण 8 आईआरडीएआई/एफएǷआई/सीआईआर /िविवध/183/9/2022 िदनांक 2 िसतंबर 2022 बीमा अिधिनयम, 1938 की धारा 48ए के अधीन सामाɊ िनदेशक(कों) की िनयुİƅ या िनरंतरता 9 आईआरडीएआई/एफएǷआई/सीआईआर /िविवध/191/9/2022 िदनांक 13 िसतंबर 2022 पįरपत्र संबंधी ˙ʼीकरण – सामाɊ िनदेशक की िनयुİƅ या िनरंतरता 10 आईआरडीएआई/एफएǷआई/सीआईआर /िविवध/26/01/2023 िदनांक 30 जनवरी 2023 गैर-कायर्कारी िनदेशक(कों) को लाभ संबंधी कमीशन 11 आईआरडीएआई/एफएǷए/जीडीएल/िविवध /141/6/2023 िदनांक 30 जून 2023 बीमाकतार्ओं के िनदेशकों और प्रबंधन के प्रमुख ʩİƅयों के पाįरश्रिमक संबंधी िदशािनदőश पृʿ / Page 70 / 139 1. General Corporate Governance is understood as a system of financial and other controls in a corporate entity and broadly defines the relationship between the shareholders, Board of Directors and management. In case of the financial sector, where the entities accept public liabilities for fulfillment of certain contracts, the relationship is fiduciary with enhanced responsibility to protect the interests of all stakeholders. The Corporate Governance framework should clearly define the roles and responsibilities and accountability within an organization with built-in checks and balances. An efficient corporate governance framework allows an insurer to maintain flexibility and transparency, promptly respond to operational changes, and make timely decisions. It ensures that decision-making powers are not overly centralized. This framework also strengthens the capacity of key stakeholders responsible for the insurer's governance—such as the Board, Senior Management, and Key Persons in Control Functions—to effectively and prudently manage the insurer's business. Board of Directors 2.1 Composition (a) Insurer shall ensure an optimum composition of Independent Directors and Non-Executive Directors, subject to a minimum of three independent Directors. (b) The quorum for the board meetings shall be one-third of the total strength of the board or three directors, whichever is higher. (c) Insurer shall ensure that the Board comprises of competent and qualified Directors to drive the strategies in a manner that would sustain growth and protect the interests of the stakeholders in general and policyholders in particular. (d) The size of the Board, in addition to being compliant with legal requirements (where applicable), should be consistent with scale, nature and complexity of business. The size and composition should ensure that they collectively provide knowledge, skills, experience and commitment. Further, the Directors should be in a position to dedicate sufficient time and commitment to fulfil their responsibilities. (e) It is essential that the Directors possess the knowledge of group structure, organizational structure, process and products of the insurer. The Board shall comply with inter alia the following key requirements: (i) The Board of Directors should understand the operational structure of the insurer and have a general understanding of the lines of पृʿ / Page 71 / 139 business and products of the insurer, more particularly as the insurer grows in size and complexity. (ii) The Board of Directors of an insurer belonging to a larger group structure/ conglomerate should understand the material risks and issues that could affect the group entities, with attendant implication on the insurer. (iii) In case of insurer under conglomerate structure and where there is potential scope for transfer of risks and conflicts of interests that affect the group entities, the optimum composition of Independent Directors and Non-Executive Directors shall enhance the quality of business judgment and benefits of the shareholders and policyholders. (f) Insurers may have different structures with the Board of Directors headed by an executive or non-executive Chairperson, with distinct oversight responsibilities over the other Directors and Key Management Persons. However, to promote checks and balances, it is good practice for the Chair of the Board to be a non-executive Board member and not serve as chair of any Board committee. It is expected that whatever form is taken, the broader elements of good Corporate Governance are present. The proposal for appointment of Chairperson of the Board shall be submitted as per Annexure 1 (Form A, B and C) for prior approval of the Competent Authority. Chairperson of the insurer as on the date of issue of this circular is permitted to continue as Chairperson upto 31st March 2026 or till he/she completes his/her current tenure, whichever is earlier. In case of insurers, where the appointment of Chairperson is governed by the specific acts/rules/regulations/instructions of the Government of India, such insurers do not require prior approval of the Competent Authority. (g) An independent Director shall fulfil all conditions specified under Section 149 of the Companies Act. An appointment letter shall be issued to the Independent Director laying down the terms and conditions, including his duties, responsibilities, sitting fees, etc. (h) As required under Section 149 of the Companies Act, 2013, there shall be at least One-Woman Director on the Board of every Insurance company. 2.2 Appointment of Common Directors Framework for appointment of common director under section 48A of the Insurance Act,1938: (a) The appointment or continuation of common director representing insurance agent, intermediary or insurance intermediary on the board of insurance company shall be deemed to have been permitted, unless otherwise provided for in this circular, subject to the following conditions: पृʿ / Page 72 / 139 (i) The proposed director shall not be working in the capacity of the Chief Insurance Executive / Specified Person or any other officer responsible for soliciting insurance business for or on behalf of the insurance agent, intermediary or insurance intermediary while holding the position of director in the insurance company. (ii) There should be no conflict of interest or prejudice against the interest of the policyholders as a result of such appointment. (iii) Non-Executive Directors appointed under section 48A of the Insurance Act, 1938 shall be eligible for remuneration as per Clause 9.1 “Remuneration of Non-Executive Directors of Insurers” of this circular. (iv) The disclosure requirement as laid down under the relevant Regulations, Circulars and any other extant applicable laws shall be complied with. (v) A resolution is passed approving such appointment by the Board of insurance company / agent / intermediary / insurance intermediary. (vi) The common director shall recuse himself / herself from the discussion and voting on any matter / discussion pertaining to: (A) Any area having potential conflict of interest; (B) Insurer / Agent / Intermediary / Insurance intermediary where she/he is holding common directorship. (vii) The number of directorships held by the common director shall not exceed, at any point of time, the maximum number of directorships specified under the extant law including the Companies Act. (viii) The Insurer/Agent/Intermediary/Insurance intermediary shall comply with all other applicable laws. (b) An individual, already acting or proposed to act as Executive Director / Whole-Time Director on the Board of the Insurer / Agent / Intermediary / Insurance intermediary, shall not be appointed as nominee/common director. This clause shall not be applicable in case of any director appointed or proposed to be appointed as a nominee of a promoter of the insurer. (c) The common director may be appointed as Chairperson on the Board of the insurance company/agent/intermediary/insurance intermediary subject to necessary safeguards, to be put in place at all the times, to protect the interest of policyholders and to avoid the conflict of interest as may arise due to such appointment. पृʿ / Page 73 / 139 (d) The Directors appointed under section 48A of the Insurance Act, 1938 after obtaining due approval of the Authority may continue to hold the directorship till completion of tenure of appointment. (e) The insurers shall file a certificate on an annual basis, duly certified by the CEO, confirming compliance with the provisions of this circular on financial year basis, within 3 months from end of the financial year i.e. before 30th June. The format for certificate in this regard shall be as specified in the Master Circular on Submission of Returns. 2.3 Roles and responsibilities of the Board (a) The specific areas of responsibilities of the Board of insurers are detailed in Annexure 2. (b) The Board in active consultation with the Key Management Persons, should establish and evaluate strategies and policies to address, at the minimum, a broad range of areas, as indicated below, which may be reviewed from time to time to ensure that they are dynamic: (i) Overall direction of the business of the insurance company, including policies, strategies and risk management across all the functions and in particular shall articulate and commit to a corporate philosophy and governance that will shape the level of risk adoption, standards of business conduct and ethical behaviour of the insurer at the macro level; (ii) Projections on the capital requirements, revenue streams, expenses and the profitability. While laying down the projections, the Board must address the expectations of the shareholders and the policyholders; (iii) Obligation to fully comply with the Act and the regulations framed thereunder, and other statutory requirements applicable to it; (iv) Monitoring and managing potential conflicts of interest of policyholders, management, members of the board of directors and shareholders, including misuse of corporate assets and abuse in related party transactions; (v) Ensuring fair treatment of policyholders and employees; (vi) Ensuring information sharing with and disclosures to stakeholders, including investors, policyholders, employees, the regulators, consumers, financial analysts and/or rating agencies; (vii) Establishing channels for encouraging and facilitating employees raising concerns or reporting a possible breach of law or regulations, with appropriate measures to protect whistle blowers; पृʿ / Page 74 / 139 (viii) Developing a corporate culture that recognizes and rewards adherence to ethical standards. (c) The Board may delegate its authority to the Board Committees in the discharge of this responsibility but such delegation does not absolve the Board from its primary responsibilities. (d) The Board shall seek detailed and transparent information flow from the KMPs through well documented agenda notes and also devise appropriate systems to serve as effective monitoring arrangements. (e) The Board shall be responsible for the oversight over the control functions of an Insurer. (f) The Directors are also required to enter into a Deed of Covenant as per the format placed at Annexure 3, with the insurer; duly approved by the Board, pursuant to their terms of appointment to ensure that there is a clear understanding of the mutual role of the insurer, the Directors and the Board in Corporate Governance. 2.4 Fit and Proper Criteria for Directors (a) The maximum age limit for Non-Executive Directors, including the Chairperson of the board, shall be 75 years and after attaining the age of 75 years no person shall continue on the Board of an insurer. Provided that in cases where the Chairperson/ Non-Executive Director has already attained the age of 75 years as on the date of issue of this circular, such insurers shall appoint new incumbent in place of such Chairperson/ Non-Executive Director by 30th June, 2024. (b) An Independent Director may be appointed for a term of up to five consecutive years on the Board of an insurer, and shall be eligible for re- appointment for the second term on passing of a special resolution by the insurer. No independent Director shall hold office for more than two consecutive terms. Such independent director shall be eligible for re- appointment only after a cooling-off period of at least three years. Explanation: the tenure of the Independent Directors on the board of insurers as on the date of issue of this circular shall be taken into account. If a director has already completed two consecutive terms on the date of issue of this circular, such insurers shall appoint new incumbent in place of such director(s) by 30th June, 2024. (c) Subject to the statutory approvals required from time to time, the post of the Managing Director (MD), Chief Executive Officer (CEO) or Whole-time Director (WTD) shall not be held by the same incumbent for a continuous period of more than 15 years. Thereafter, the individual shall be eligible for पृʿ / Page 75 / 139 re-appointment as MD, CEO or WTD in the same insurer, if considered necessary and desirable by the board, after a cooling off period of at least one year, subject to meeting other applicable conditions. No person shall continue as MD, CEO or WTD with an insurer beyond the age of 70 years. Within the overall limit of 70 years, as part of their internal policy, individual insurer's Boards are free to specify a lower retirement age for the WTDs, including the MD, CEO. (d) If the MD, CEO or WTD is appointed by a promoter/ major shareholder, then he/she shall not hold the said posts for a continuous period of more than 12 years. However, the Authority may, on an application made to it by the concerned insurer giving substantial reasons for the same, permit such MD, CEO or WTDs to hold office up to 15 years. (e) A promoter/shareholder cannot hold a whole time position in the insurer. However, this condition is not applicable in case where an employee becomes a shareholder by virtue of shares received through ESOPs/Public Offering during the course of employment. This condition is also not applicable in case of public sector insurers where the WTD/Chairperson hold shares by virtue of his/her position in the insurer and on behalf of Government of India. (f) For the purpose of compliance with the above stipulations, the tenure of the MD/ CEO/ WTD of insurer as on the date of issue of the circular shall also be taken into account. If a director has already completed a period of twelve years/ fifteen years as the case may be, on the date of issue of this circular, such insurers shall appoint the new incumbent in place of such director(s) by 30th June, 2024. (g) The Directors of insurers shall be suitable persons who meet the “fit and proper” criteria. The criteria to be satisfied, at a minimum, would relate to integrity demonstrated in personal behaviour and business conduct, soundness of judgment and financial soundness. The fit and proper requirements seek to ensure that the Director should not have been convicted or come under adverse notice of the laws and regulations involving moral turpitude or of any professional body. (h) With a view to ensuring that the Directors comply with the above requirement, a due diligence enquiry should be undertaken on the person to be appointed as Director or for the continuance of the existing Directors only after obtaining a declaration from the proposed/existing Directors in the format given in Annexure 4, at the time of their appointment/re- appointment. 2.5 Control Functions (a) The Insurer shall ensure independence of control functions including compliance, risk, audit, actuarial and secretarial function. Given the risks पृʿ / Page 76 / 139 that an insurer takes in carrying out its operations, and the potential impact it has on its business, it is important that the Board ensures adoption of: (i) robust and efficient mechanisms for the identification, assessment, quantification, control, mitigation and monitoring of the risks; (ii) appropriate processes for ensuring compliance with the Board approved policy, and applicable laws and regulations; (iii) appropriate internal controls to ensure that the risk management and compliance policies are observed; (iv) an internal audit function capable of reviewing and assessing the adequacy and effectiveness of, and the insurer’s adherence to its internal controls as well as reporting on its strategies, policies and procedures which includes; (A) monitoring the insurer’s implementation of, and adherence to, internal controls, (B) assessing the adequacy and effectiveness of these controls, and recommend improvements. (C) reporting any major findings or material problems directly to the audit committee (D) monitoring the insurer’s implementation of, and adherence to, governance, risk management and compliance policies, assess the adequacy and effectiveness of these policies, review and assess the risk management system, and recommend improvements, as well as report material findings or problems on these matters to relevant board committee. (v) independence of the control functions from business operations demonstrated by a credible reporting arrangement. (b) The Board shall be responsible for the oversight over the control functions of an insurer. (c) For insurers within a group, appropriate and effective group-wide risk control systems shall be adopted in addition to the control systems at the level of the insurer. The Boards/ Committees of the Board of the respective insurers are required to lay down requisite policy framework to ensure that such risks are adequately addressed. (d) The Heads of Control Functions shall have access to all such information and documents in possession or under control, of the insurer, if such पृʿ / Page 77 / 139 access is necessary for the proper and effective performance of the control functions. (e) Where a Key Management Person is currently holding more than one position in the insurer that could lead to conflict or potential conflicts of interest such as ‘business and control function’ or ‘two control functions’, the compliance with the provisions of Regulations 5(7) (c) of the IRDAI (Corporate Governance for insurers),2024 shall be ensured before 1st April 2025. 3. Conflict of Interest – Role of Board 3.1 Where the insurer proposes to enter into a contract or arrangement with “Related Parties” as defined in Companies Act, the insurer shall ensure compliance with the applicable provisions of Companies Act, including in relation to the disclosures by Directors and necessary approvals as required under Sections 184, 177(4)(iv) and 188 of Companies Act, read with the relevant Rules thereunder, as amended from time to time. In case of listed insurer, the insurer shall also ensure compliance with the regulations issued by SEBI from to time. 3.2 Adequate systems, policies and procedures to address potential conflicts of interest and compliance with the provisions of Companies Act, 2013 need to be established by the insurers. 3.3 Where the transactions with Related Parties are in the nature of transactions such as reinsurance arrangements or investment transactions or outsourcing to Related Parties, for which specific regulations or circulars have been notified, compliance with the respective regulations or circulars shall also be ensured. 3.4 In the case of insurance cover given by the insurer to its group companies, price/ premium quoted by the insurers under the applicable product filing regulations/ circular should be considered at arm’s length. 3.5 The disclosures about payments made to group entities of the insurer out of the policyholders’ funds, shall be made as a part of the related party disclosures as per the disclosure requirements of this master circular; and all such transactions may be grouped together under the related party transactions. 3.6 Related Party transactions should be approved and conducted in a manner that ensures proper management of conflict of interest and protection of the interest of the company and its policyholders. 4. Delegation of Functions - Committees of the Board: With a view to providing adequate Board time for discharge of the significant corporate responsibilities, the Board can consider setting up of various Committees of Directors by delegating the overall monitoring responsibilities after laying down the roles and responsibilities of these Committees to the Board. However, it is पृʿ / Page 78 / 139 emphasized that the overall responsibility for directing the affairs of the insurers shall be with the Board and it shall continue to exercise its oversight directly on matters that are not specifically delegated to any of its Committees. The following aspects need to be defined in respect of the role and functions of the Committees: (a) Constitution (b) Objectives (c) Responsibilities (d) Frequency of meeting / quorum requirements (e) Appointment and removal of members (f) Reporting to the Board The general roles and responsibilities of the Committees are as detailed below. 4.1 Audit Committee (mandatory) (a) Every Insurer shall constitute an Audit Committee as per Section 177 of the Companies Act, as amended from time to time, including in relation to its composition. Currently, as required under Section 177 of the Companies Act, 2013, the Audit Committee shall comprise minimum of three directors, majority of whom shall be Independent Directors. The Chair of the Board should not be a member of the Audit Committee. (b) The Audit Committee shall oversee the financial statements, financial reporting, statement of cash flow and disclosure processes both on an annual and quarterly basis. It shall set-up procedures and processes to address all concerns relating to adequacy of checks and control mechanisms. (c) The Chairperson of the Audit Committee should be an Independent Director of the Board with an accounting/finance/audit experience and may be a Chartered Accountant or a person with a strong financial analysis background. The association of the CEO in the Audit Committee should be limited to occasions where the Audit Committee requires eliciting any specific information concerning audit findings. (d) The Audit Committee will oversee the efficient functioning of the internal audit department and review its reports. The Committee will additionally monitor the progress made in rectification of irregularities and changes in processes wherever deficiencies have come to notice. पृʿ / Page 79 / 139 (e) The Audit Committee shall be directly responsible for the recommendation of the appointment, remuneration, performance and oversight of the work of the auditors (including internal/statutory/Concurrent/ Secretarial / Forensic / Systems Audit). In case of statutory audit, the independence of the external auditors shall be ensured (although the approval of appointment, remuneration and removal of the statutory auditors shall be done by the shareholders at the general body meeting). (f) The Audit Committee shall have the oversight on the procedures and processes established to attend to issues relating to maintenance of books of account, administration procedures, transactions and other matters having a bearing on the financial position of the insurer, whether raised by the auditors or by any other person. (g) The Audit Committee shall discuss with the statutory auditors before the audit commences, about the nature and scope of audit as well as have post-audit discussions to address areas of concern. (h) The Audit Committee shall act as a “compliance” Committee to discuss the level of compliance in the insurer and any associated risks and to monitor and report to the Board on any significant compliance breaches. (i) The Audit Committee shall have oversight on the overall management costs of the insurer as these are also additionally governed by the limits prescribed statutorily in the Act and Regulations framed thereunder in order to protect the interests of the policyholders. (j) Any additional work other than statutory/internal audit that is entrusted to the auditor or any of its associated persons or companies shall be specifically approved by the Audit Committee keeping in mind the necessity to maintain the independence and integrity of the audit relationship. (k) Review and monitor the auditor’s independence and performance and effectiveness of audit process. (l) Approval or any subsequent modification of transactions of the company with related parties. Provided that the Audit Committee may make omnibus approval for related party transactions proposed to be entered into by the company subject to such conditions as may be prescribed under Rule 6A of the Companies (Meetings of Board and its Powers) Rules, 2014. (m) All such other work entrusted to the auditor or its associates shall be specifically disclosed in the Notes to Accounts forming part of the annual accounts of the insurer. However, it may be ensured that insurer comply with Section 144 of the Companies Act before deciding to provide any additional work to the Statutory Auditors. पृʿ / Page 80 / 139 4.2 Investment Committee (mandatory) (a) The Board of every Insurer shall set up an Investment Committee comprising of at least two Non-Executive Directors, the Chief Executive Officer, Chief Financial Officer, Chief Investment Officer, Chief Risk Officer and the Appointed Actuary. (b) Any new appointment or removal of any member of the Investment Committee is to be approved by the Board. (c) The Committee shall be responsible to recommend investment policy and lay down the operational framework for the investment operations of the insurer. The investment policy and operational framework should, inter alia, encompass aspects concerning liquidity for smooth operations, compliance with prudential regulatory norms on investments, risk management / mitigation strategies to ensure commensurate yield on investments and above all protection of policyholders’ funds. (d) The Investment Committee shall be responsible for implementing the Investment Policy duly approved by the Board. (e) Members of the Committee should familiarize themselves and be conversant with the relevant provisions of various Acts, Rules, Regulations, Guidelines, Circulars, etc., issued by the Authority as amended from- time- to-time. (f) For assessment of credit risk and market risk, the members of the Committee should not be influenced only by the credit rating. The committee should independently review their investment decisions and ensure that support by the internal due diligence process is an input in making appropriate investment decisions. (g) The Committee shall formulate an effective reporting system to ensure compliance with the policy set out by it apart from Internal /Concurrent Audit mechanisms for a sustained and on- going monitoring of Investment Operations. (h) The Committee shall meet at least once in a quarter to review investment operations and submit a report to the Board on the performance of the investment portfolio with regard to its safety and soundness. (i) The Committee shall approve the Standard Operating Procedures (SOPs) of Investment Operations of the insurer. 4.3 Risk Management Committee (mandatory) (a) It is now well recognized that the sound management of an insurance company, as in the case of other financial sector entities, is dependent on how well the various risks are managed across the organization. पृʿ / Page 81 / 139 (b) In pursuit of development of a strong risk management system and mitigation strategies, insurers shall set up a separate Risk Management Committee to implement the insurer’s Risk Management Strategy. (c) The Risk Management function should be under the overall guidance and supervision of the Chief Risk Officer (CRO) with a clearly defined role. It shall be organized in such a way that it is able to monitor all the risks across the various lines of business of the insurer and the CRO has direct access to the Board. (d) The Risk Management Committee shall comprise of at least two non- executive directors, one independent director, the Chief Executive Officer, the Chief Financial Officer, the Appointed Actuary and the CRO. Meetings of the Risk Management Committee shall be chaired by an Independent Director who shall not be chair of the Audit Committee of the Board. (e) The Risk Management function should not focus solely on compliance; it should focus on adding value to rest of the business. (f) Risk Management function should work in close co-ordination with the finance function, but independently assess and evaluate the capital, finance and other operating decisions. Broadly, the Risk Management Committee shall: (i) Establish effective Risk Management framework and recommend to the Board the Risk Management policy and processes for the organization. (ii) Set the risk tolerance limits and assess the cost and benefits associated with risk exposure. (iii) Review the insurer’s risk-reward performance to align with overall policy objectives. (iv) Discuss and consider best practices in risk management in the market and advise the respective functions; (v) Assist the Board in effective operation of the risk management system by performing specialized analyses and quality reviews; (vi) Maintain an aggregated view on the risk profile of the insurer for all categories of risk including insurance risk, market risk, credit risk, liquidity risk, operational risk, compliance risk, legal risk, reputation risk, etc. (vii) Advise the Board with regard to risk management decisions in relation to strategic and operational matters such as corporate strategy, mergers and acquisitions and related matters. पृʿ / Page 82 / 139 (viii) Report to the Board, details on the risk exposures and the actions taken to manage the exposures; review, monitor and challenge where necessary, risks undertaken by the insurer (ix) Review the solvency position of the insurer on a regular basis. (x) Monitor and review regular updates on business continuity. (xi) Formulation of a Fraud monitoring policy and framework for approval by the Board. (xii) Monitor implementation of Anti-fraud policy for effective deterrence, prevention, detection and mitigation of frauds. (xiii) Review compliance with the Insurance Fraud Monitoring Framework issued by the Authority relating to risks. (g) Asset Liability Management (ALM) (i) ALM is an ongoing process of formulating, implementing, monitoring and revising strategies related to assets and liabilities to achieve an organization’s financial objectives, given the organization’s risk appetite, risk tolerances and business profile. (ii) ALM lays down the framework to ensure that the insurer invests in a manner which would enable it to meet its cash flow needs and capital requirements at a future date to mitigate liquidity risk and solvency stipulations. (iii) The functions of the Risk Management Committee in respect of ALM shall include: (A) Setting the insurer’s risk/reward objectives and assessing policyholder expectations. (B) Quantifying the level of risk exposure (eg. market, credit and liquidity) and assessing the expected rewards and costs associated with the risk exposure. (C) Formulating and implementing optimal ALM strategies and meeting risk-reward objectives at both product and enterprise level. (D) Ensuring that liabilities are backed by appropriate assets and manage mismatches between assets and liabilities to ensure they remain within acceptable monitored tolerances for liquidity, solvency and the risk profile of the entity. पृʿ / Page 83 / 139 (E) Monitoring risk exposures at periodic intervals and revising ALM strategies where required. Reviewing, approving and monitoring systems, controls and reporting used to manage balance sheet risks including any mitigation strategies. (F) Regular review and monitoring of mismatch between assets and liabilities and the acceptable tolerance limits for mismatch, if any. (G) Ensuring that management and valuation of all assets and liabilities comply with standards, prevailing legislation and internal and external reporting requirements. (H) Submitting the ALM information before the Board at periodic intervals. Annual review of strategic asset allocation. (I) Reviewing key methodologies and assumptions including actuarial assumptions, used to value assets and liabilities (J) Managing capital requirements at the insurer level using the regulatory solvency requirements (K) Reviewing, approving and monitoring capital plans and related decisions over capital transactions (e.g. dividend payments, acquisitions, disposals, etc). (h) Reviewing the reinvestment decisions of matured investments considering the duration of liabilities. 4.4 Policyholder Protection, Grievance Redressal and Claims monitoring Committee (PPGR &CM Committee) (mandatory) (a) Adoption of sound and healthy market practices in terms of sales, marketing, advertisements, promotion, publicity, redressal of customer grievances, consumer awareness and education is essential. (b) With a view to addressing the various compliance issues relating to protection of the interests of policyholders, as also relating to keeping the policyholders well informed of and educated about insurance products and complaint-handling procedures, each insurer shall set up a PPGR&CM Committee. The Committee shall ensure compliance with the relevant regulations/guidelines/circulars in this regard to protect the interest of the policyholders. (c) Such Committee shall be headed by an Independent Director and may include an expert/representative of customers as an invitee to enable insurers to formulate policies and assess compliance thereof. The Committee shall recommend a policy on customer education for approval of the Board and ensure proper implementation of the same. पृʿ / Page 84 / 139 (d) The Committee should put in place systems to ensure that policyholders have access to redressal mechanisms and shall establish policies and procedures, for the creation of a dedicated unit to deal with customer complaints and resolve disputes expeditiously. (e) The Committee shall monitor the status of claims on regular basis including claims settled, rejected and outstanding. (f) The functions and responsibilities of the PPGR&CM Committee, at the minimum, is to: (i) Adopt standard operating procedures to treat the customer fairly including time frames for policy and claims servicing parameters and monitoring implementation thereof. (ii) Establish effective mechanism to address complaints and grievances of policyholders including mis-selling by intermediaries. (iii) Put in place a framework for review of awards given by Insurance Ombudsman/Consumer Forums. Analyse the root cause of customer complaints, identify market conduct issues and advise the management appropriately about rectifying systemic issues, if any. (iv) Review all the awards given by Insurance Ombudsman/Consumer Forums remaining unimplemented for more than Thirty (30) days with reasons therefor and report the same to the Board for initiating remedial action, where necessary. (v) Review the measures and take steps to reduce customer complaints at periodic intervals. (vi) Ensure compliance with the statutory requirements as laid down in the regulatory framework. (vii) Provide details of grievances at periodic intervals in such formats as may be prescribed by the Authority. (viii) Ensure that details of insurance ombudsmen are provided to the policyholders. (ix) Ensure that there is a Grievance Redressal officer in place who shall be responsible for grievance redressal and whose details are shall be made available at the website (x) Review of Claims Report, including status of Outstanding Claims with ageing of outstanding claims. (xi) Review Repudiated claims with analysis of reasons. पृʿ / Page 85 / 139 (xii) Review status of settlement of other customer benefit pay-outs like Surrenders, Loan, Partial withdrawal requests etc. (xiii) Review the settlement of unclaimed amounts on quarterly basis, including the number and amounts of claims. Also, review the steps taken to reduce unclaimed amounts by identifying policyholders or beneficiaries and creating awareness in accordance with the Standard operating procedure/policy approved by the committee. (g) The Board shall review the status report on policyholders’ protection issues, submitted by the Committee, in each of its meeting. 4.5 Nomination and Remuneration Committee (NRC) (mandatory) (a) The Nomination and Remuneration Committee shall be constituted in line with the provisions of Section 178 of the Companies Act, as amended from time to time. However, the NRC shall be chaired by an independent director. (b) The Nomination and Remuneration Committee shall scrutinize the declarations of intending applicants before the appointment/ reappointment/ election of directors by the shareholders at the General Meetings. (c) The Committee shall also scrutinize the applications and details submitted by the aspirants for appointment as the Key Management Persons (KMPs). The Nomination and Remuneration Committee could also make independent/ discreet references, where necessary, well in time to verify the accuracy of the information furnished by the applicant. (d) Insurer shall obtain an annual declaration from the Directors/ KMPs that the information provided in the declaration at the time of appointment/ reappointment has not undergone any change subsequently and the changes, if any, are apprised by the concerned Director to the Board. (e) The appointment and reporting of Key Management Persons shall be as per the directions given in Annexure 5. (f) The setting up of a Nomination and Remuneration Committee should keep the above requirements in view. Further, the envisaged role of the Nomination and Remuneration Committee includes the following aspects: (i) The Nomination and Remuneration Committee is required to determine on behalf of the Board and on behalf of the shareholders with agreed terms of reference, the insurance company’s policy on remuneration packages and any compensation payment, for the CEO, the Executive and Non-Executive Directors, Key Management Persons of the insurer in alignment with the applicable framework. पृʿ / Page 86 / 139 (ii) The Nomination and Remuneration Committee shall ensure that the remuneration packages of the Key Management Persons of the insurer are as per the Remuneration Policy approved by the Board. (iii) The Committee shall ensure that the proposed appointments/ re- appointments of Key Management Persons or Directors are in conformity with the Board approved policy on retirement/ superannuation. (iv) The Committee shall be responsible for the succession planning of the insurer including in its implementation in a smooth manner. In case of insurers, where the appointment of Directors and KMPs is governed by the specific acts/rules/regulations/instructions of the Government of India, such insurers shall comply with the same. 4.6 Corporate Social Responsibility Committee (‘CSR Committee’) (mandatory) (a) The CSR committee shall be constituted as specified under Section 135 of the Companies Act, as amended from time to time. (b) Further the ‘Net Profit’ for this purpose shall be as under: “Net profit” means the “profit/(loss) before tax” as per its financial statements prepared in accordance with the applicable provisions of the Insurance Act, 1938 and the Regulations framed thereunder, but shall not include the following, namely (i) Any profit arising from any overseas branch or branches of the company, whether operated as a separate company or otherwise; and (ii) any dividend received from other companies in India, which are covered under and complying with the provisions of section 135 of the Companies Act. Provided that net profit in respect of a financial year for which the relevant financial statements were prepared in accordance with the provisions of the Insurance Act, 1938, shall not be required to be re-calculated in accordance with the provisions of the Companies Act. (c) In line with Section 135(5) of Companies Act, the Board of Directors of the insurer shall ensure that the insurer spends not less than 2% of the three years’ average Net Profits towards the CSR activities. (d) In addition, the following points in relation to the above shall also be complied with by the insurers: पृʿ / Page 87 / 139 (i) CSR shall be based only on the average of the three years’ profit as per the Statement of Profit and Loss Account as stated above. If insurer has not completed 3 years from its incorporation, then for the purpose of calculation of average net profit, the profit immediately preceding financial year shall be considered. (ii) The CSR Committee shall formulate a CSR policy, get it approved by the Board. The Constitution of CSR Committee shall be as per Companies Act. (iii) The CSR committee shall monitor the “CSR Policy” of the insurer from time to time. (iv) The expense incurred on CSR Policy shall not be included for the purpose of calculation of ceilings on Expenses of Management under Section 40B and Section 40C of the Insurance Act, as the case may be. (v) The expenses incurred on CSR shall not be charged to the Policyholders’ Account. The Board shall, after taking into account the recommendations of CSR Committee, approve the CSR Policy for the company and disclose contents of such policy in its report and the same shall be displayed on the company’s website. 4.7 With-Profits Committee (only for Life Insurers): (a) The insurers shall comply with the framework of the With-Profit Fund Management and Asset share calculations specified by the Authority. Every Insurer transacting life insurance business shall constitute a With-Profits Committee comprising of an Independent Director, CEO, CFO, Appointed Actuary and an Independent Actuary. The insurer may add more experts with expertise in the areas of Actuarial, Finance, Investment or any other relevant domain in the With-Profits Committee. (b) Functions of the With-Profits Committee shall be in accordance with the provisions of Master Circular on Actuarial, Finance and Investment Functions of Insurers. 4.8 Ethics Committee (not mandatory) Functions and Responsibilities of the Ethics Committee shall include: (A) Monitoring the compliance function and the insurance company’s risk profile in respect of compliance with external laws and regulations and internal policies, including its code of ethics or conduct. (B) Receiving reports on the above and on proactive compliance activities aimed at increasing the insurance company’s ability to meet its legal पृʿ / Page 88 / 139 and ethical obligations, on identified weaknesses, lapses, breaches or violations and the controls and other measures in place to help detect and address the same. (C) Supervising and monitoring matters reported using the insurer’s whistle blowing or other confidential mechanisms for employees and others to report ethical and compliance concerns or potential breaches or violations. Advising the board on the effect of the above on the insurer’s conduct of business and helping the board set the correct “tone at the top” by communicating, or supporting the communication, at all levels of the insurer of the importance of ethics and compliance. (D) Approving compliance programmes, reviewing their effectiveness on a regular basis and signing off on any material compliance issues or matters. (E) Ensuring that the board approved Code of Conduct is followed, expectations of operational transparency to stakeholders are met and at the same time maintaining confidentiality of information to foster a culture of good decision-making 4.9 Meetings, Appointment/ Removal of Members and Quorum (a) The mandatory Committees, except Nomination and Remuneration Committee, the Corporate Social Responsibility Committee and the With- Profits Committee shall meet at least four times in a year and not more than four months shall elapse between two successive meetings of such Committees. (b) The quorum shall be two members or one-third of the members of the Committee, whichever is greater. In case of, independent director(s) is/ are mandated to be in any of the Committees, at least one such independent director or his alternate director, should necessarily be present to form the quorum. However, where the Independent Director is mandated to chair the committee, the meeting cannot be conducted in his absence. (c) The conditions specified in Section 161(2) of the Companies Act shall be applicable even while appointing an alternate director to an independent director in any of the Committees. (d) In relation to appointment / removal of members of the committees, the insurer shall comply with the procedure laid down under the Companies Act, SEBI Act, rules, regulations, circulars etc., issued thereunder, as applicable and such other requirements, if any, specified by the Authority. पृʿ / Page 89 / 139 4.10 Transition provision Insurers are permitted to constitute the committees (wherever changes are applicable) in accordance with the provisions of this circular within a period of six months from the date of issue of this circular. 5. Key Management Persons 5.1 Responsibilities of KMPs Responsibilities of Key Management Persons include, but not limited to, the following: (a) carrying out the day-to-day operations of the insurer effectively and in accordance with the insurer’s corporate culture, business objectives and strategies for achieving those objectives in line with the Insurer's long term interests and viability; (b) promoting sound risk management, compliance and fair treatment of customers; and (c) providing the Board adequate and timely information to enable the Board to carry out its duties and functions including the monitoring and review of the performance and risk exposures of the insurer, and the performance of KMPs. 5.2 CEO/ Managing Director/ Whole-Time Director (a) The Chief Executive Officer/ Whole Time Director/ Managing Director of the insurer and other key functionaries are responsible for the operations and day to day management of the insurer in line with the directions of the Board and the Committees set up by the Board. (b) The Authority expects the CEO to be responsible for the conduct of the insurer’s affairs in a manner which is not detrimental to the interests of policyholders, and which is consistent with the policies and directions of the Board. (c) The Board should, therefore, carry out effective due diligence to establish that the new incumbent is ‘fit and proper’ before recommending the name for Authority’s approval. (d) The Insurance Act also prohibits the Managing Director or other Officer of a life insurance company from being a Managing Director or Other Officer of any other Life insurance company or of a Banking company or an Investment Company. (e) In case the CEO resigns, the Authority should be kept informed of such resignation and the reasons therefor. As the appointment of the CEO is पृʿ / Page 90 / 139 made with the prior approval of the Authority, the Board should take proactive steps to decide on the continuance of CEO well in time before the expiry of his tenure or to identify the new incumbent, in accordance with the succession plan adopted. (f) All insurers are required to obtain and maintain the particulars of their respective ‘Key Management Persons as specified in Annexure 5. (g) The Authority requires the proposal to be submitted with the approval of the Board at least a month before the completion of the tenure of the incumbent. The application to the Authority in Form A (Annexure 1) shall be accompanied with information as prescribed in Form B and Form C as indicated in Annexure 1 of this master circular. (h) A checklist of due diligence to be conducted by the Board Nomination and Remuneration Committee before recommending consideration of appointment of a person as a Managing or Whole-time Director is attached (Form A of Annexure 1 & Form B of Annexure 1). The Form ‘C’ which is required to be submitted to the Authority for considering approval to the appointment of Managing/Whole-time Director is also attached (Annexure 1). (i) In case of insurers, where the appointment of MD/CEO/WTD is governed by the specific acts/rules/regulations/instructions of the Government of India, such insurers do not require prior approval of the Authority. 6. Chief Compliance Officer (CCO) (a) Compliance functions within insurers are vital for ensuring adherence to regulations and ethical standards. To achieve this, insurers must establish a robust compliance culture, an independent corporate compliance function, and a comprehensive compliance risk management program. (b) This function is led by a Chief Compliance Officer (CCO) chosen through a rigorous process, emphasizing suitability and competence. Insurers must have a board-approved compliance policy, covering areas like compliance culture, risk management, and reporting mechanisms. (c) The CCO, appointed for a minimum fixed tenure of three years, plays a crucial role in overseeing compliance, with direct reporting lines to the Board/Board Committee. (d) The CCO, ideally a senior executive with extensive experience in insurance or financial services, must have a deep understanding of industry regulations and risk management. The compliance function's responsibilities include advising the board and senior management on regulations, conducting compliance risk assessments, adherence to Anti Money Laundering (AML) / Counter Financing of Terrorism (CFT) पृʿ / Page 91 / 139 guidelines and promptly reporting compliance failures. Importantly, the CCO should not have any reporting relationship with business verticals, ensuring independence. 7. External Audit - Appointment of Statutory Auditors (a) The Authority may issue directions/ guidelines/ circulars on appointment, continuance or removal of auditors of an insurer, which may include prescriptions on qualification and experience of auditors, their rotation, period of appointment, etc. (b) The detailed norms as regards appointment of auditors and the reporting to the Authority are given in Annexure 6. The Board shall therefore ensure that the statutory auditors are compliant with the regulatory requirements and there are no conflicts of interest in their appointment. (c) The auditors should possess the competence and integrity to alert the appropriate authorities promptly of any event that could seriously affect the insurance company’s financial position or the organization structure of its administration or accounting and of any criminal violations or material irregularities that come to his notice. (d) The Audit Committee should have discussions with the statutory auditors periodically about internal control systems, the scope of audit including the observations of the auditors (where applicable) and review the quarterly/half yearly and annual financial statements, as the case may be, before submission to the Board of Directors and also ensure compliance with the internal control systems. The statutory auditors should also have access to the Board of Directors through the Audit Committee. 8. Disclosure Requirements 8.1 The Board shall ensure that the information on the following, including the basis, methods and assumptions on which the information is prepared and the impact of any changes therein are also disclosed in the annual accounts: (a) Quantitative and qualitative information on the insurance company’s financial and operating ratios, viz. incurred claim, commission and expenses ratios. (b) Actual solvency margin details vis-à-vis the required margin (c) Insurers engaged in life insurance business shall disclose persistency ratio of policies sold by them (d) Financial performance including growth rate and current financial position of the insurance company (e) Description of the risk management architecture पृʿ / Page 92 / 139 (f) Details of number of claims intimated, disposed of and pending with details of duration (g) All pecuniary relationships or transactions of the Non-Executive Directors vis-à-vis the insurance company shall be disclosed in the Annual Report (h) Elements of remuneration package (including incentives) of MD & CEO and all other directors and Key Management Persons (i) Payments made to group entities from the Policyholders Funds (j) Any other matters, which have material impact on the insurer’s financial position. 8.2 Disclosures about Meetings of the Board and its Committees (a) Insurers shall ensure compliance with the provisions of the Companies Act and the Secretarial Standards issued by the ICSI from time to time as regards conduct of the meetings of the Board of Directors and their committees. (b) In addition to the above, all insurers shall disclose the following in the Director’s Report: (i) Number of meetings of the Board of Directors and Committees mandated under this Master Circular, in the financial year (ii) Details of the composition of the Board of Directors and Committees mandated, setting out name, qualification, field of specialization, status of directorship held etc. (iii) Number of meetings attended by the Directors and members of the Committee in the Corporate Governance Section of Annual Report (iv) Details of the remuneration paid, if any, to all directors (including Independent Directors) 9. Remuneration The contents under this clause 9 are applicable for private sector insurers only. 9.1 Remuneration of Non-Executive Directors of Insurers (a) Non-Executive Directors of the company play a crucial role to the independent functioning of the board. They bring in external and wider perspective to the decision-making by the board. They provide leadership and strategic guidance, while maintaining objective judgment. They provide an independent view on the running of the business, governance and boardroom best practices. They oversee and constructively challenge management in its implementation of strategy within the Group’s system of governance and the risk appetite set by the Board. (b) In view of the increased demands on non-executive directors’ participation in board and committee meetings and the higher responsibilities they are पृʿ / Page 93 / 139 expected to bear in the interest of higher level of excellence in corporate governance and in order to enable Insurer to attract and retain professional non-executive directors, it is essential that such directors are appropriately compensated. (c) The Board of Directors, in consultation with its Nomination and Remuneration Committee, shall formulate and adopt a comprehensive remuneration policy for the Non-Executive Directors. While formulating such policy, the Board shall ensure compliance with the provisions of the Companies Act, 2013, as amended from time to time. (d) Total remuneration, however, shall not exceed Rupees Thirty lakh per annum for each Non-Executive director. If the Chairperson of the company is a Non-Executive Director, the remuneration may be proposed by the Board of Directors of the insurer and, the remuneration policy shall specify the details of the remuneration and incentives to be paid to him/ her. The remuneration of the chairperson shall be subject to prior approval by the Authority. (e) Non-Executive Directors shall not be eligible for any share-linked benefits. Further, no share-linked benefits shall be offered to Non-Executive Directors even by virtue of their position in any of the group entities. (f) In addition to the directors’ remuneration mentioned above, the Insurer may pay sitting fees to the non-executive directors and reimburse their expenses for participation in the Board and other meetings, subject to compliance with the provisions of the Companies Act, 2013. (g) Insurers shall disclose the amount of remuneration paid to each Non- Executive/ Independent directors, in the Notes to the Accounts forming part of Annual Financial Statements. In case no remuneration is paid during a year, the same shall be specifically disclosed. 9.2 Remuneration of Key Managerial Persons of Insurers (a) Insurers shall formulate and adopt a comprehensive Board approved remuneration policy covering all the Key Managerial Persons. The policy shall not encourage Key Managerial Persons to take inappropriate or excessive risks for their performance based variable remuneration. The policy shall cover all aspects of the remuneration structure including Fixed Pay including allowances, perquisites, retirement Benefits, Variable Pay including incentives, bonus, share linked instruments, Joining / Sign on bonus, etc. All the details of the remuneration policy shall be incorporated in a single document. The remuneration policy shall be reviewed annually by the Nomination and Remuneration Committee. (b) Nomination and Remuneration Committee of the insurer in consultation with the Risk Management Committee shall make a coordinated effort to have पृʿ / Page 94 / 139 an integrated approach to the formulation of the remuneration policy. It shall ensure that, (i) Remuneration is adjusted for all types of risk, (ii) Remuneration outcomes are symmetric with risk outcomes, (iii) Remuneration pay-outs are sensitive to the time horizon of the risk, and (iv) The mix of cash, equity and other forms of remuneration are consistent with risk alignment. (c) A wide variety of measures of credit, market and liquidity risks may be used by the insurers in implementation of risk adjustment. The risk adjusted methods shall preferably have both quantitative and qualitative elements. (d) The minimum parameters which shall be taken into account for determination of performance assessment of all KMPs for payment of variable pay or incentives are: (i) Overall financial soundness such as Net-Worth position, solvency, growth in Assets Under Management, Operating Profit/Net Profit, Embedded Value, Value of New Business including any other indicator that reflects the overall financial soundness; (ii) Compliance with Expenses of Management Regulations; (iii) Claim efficiency in terms of settlement and outstanding; (iv) Improvement in grievance redressal status; (v) Reduction in Unclaimed Amounts of policyholders; (vi) Persistency- 37th Month to 61st Month (in case of life insurers); Renewal Rate in case of General insurers and Stand Alone Health insurers; and (vii) Overall Compliance status with respect to all applicable laws. The above parameters from (i) to (vii) shall constitute at least 60% of the total weightage in the performance assessment matrix of MD/CEO/WTDs; and at least 30% of the total weightage in the performance assessment matrix of other KMPs individually. The weightage for each of the parameters may be configured suitably for MD/CEO/WTDs and other KMPs depending on their respective roles. Insurers may define additional parameters also which shall be in line with the business plan of the Insurer. These parameters shall be spelt out in the remuneration policy. (e) Apart from the performance assessment for payment of incentives and variable pay, these parameters shall also form the basis for revision of the Fixed Pay. पृʿ / Page 95 / 139 (f) Annual Remuneration1 shall be the aggregate of Fixed Pay (including monetary and non-monetary perquisites) and Variable Pay, for a particular financial year. (i) Fixed pay: Insurers are required to ensure that the fixed portion of remuneration is reasonable taking into account all the relevant factors including adherence to statutory requirements. Fixed Pay shall include Basic pay, allowances, perquisites, contribution towards superannuation/retirement benefits and all other fixed items of compensation. (ii) Variable pay (A) Variable pay shall be in the form of share linked instruments2 or a mix of cash and share linked instruments. Cash linked stock appreciation rights (CSARs) are also to be treated as share linked instruments. (B) Variable pay includes incentives, bonus, share linked instruments etc. The Variable pay shall be performance- based using measures of individual, unit or group performance that do not create incentives for inappropriate risk taking. Performance based incentives shall be aligned with long term value creation and the time horizon of risks to which the insurer may be exposed. Any variable pay or performance incentive shall be paid/ granted to any KMP only once during a financial year. (C) Variable Pay shall be at least 50% of the Fixed Pay for the corresponding period and shall not exceed 300% of the Fixed Pay. Where variable pay is up to 200% of the fixed pay, a minimum of 50% of the variable pay shall be via share-linked instruments. The same limit would be 70%, in case the variable pay is above 200% of the fixed pay. (D) A minimum of 50% of the total variable pay must invariably be under deferral arrangements and the deferral period shall be a minimum of three years. The first such vesting shall accrue after one year from the commencement of the deferral period. Vesting shall be no faster than on a pro rata basis and shall not take place more frequently than on a yearly basis to ensure a proper assessment of risks before 1 “Remuneration” means any money or its equivalent given or passed on to a KMP for the services rendered by him/her; and includes perquisites as defined under the Income-tax Act, 1961. 2 “Share linked instruments” means (i) employee stock option schemes;(ii) employee stock purchase schemes; and (iii) stock appreciation rights schemes, for the purpose of these guidelines. पृʿ / Page 96 / 139 the application of ex-post adjustments. Where variable pay is mix of cash and share linked instruments and such cash component of variable pay is Twenty-Five lakhs or under, no deferral requirement for the cash component would be necessary. (g) The remuneration of KMPs of insurers who are on deputation from their PSU promoter(s) are allowed to be governed by their respective remuneration rules/guidelines of their PSU promoter(s). (h) The remuneration of the KMPs of insurers who are on deputation from their foreign promoter(s) are allowed to be governed by their respective remuneration rules/guidelines of their foreign promoter(s). (i) In case of an insurer which is not listed, the fair value of the equity shares certified by a Category 1 merchant banker registered with SEBI shall be considered for the purpose of benefit calculations. (j) The insurer which is not listed may issue the ESOPs of their Indian promoter (whether listed or unlisted) company provided that such cost shall be borne by the respective insurer only. (k) In case of an insurer which is not listed and issues its shares towards ESOP, the total number of ESOPs granted by the insurer in a year shall not exceed 1% of the paid up equity shares of the insurer and the total number of shares held by employees, including KMPs, shall not exceed 5% of the paid-up equity shares at any point of time. (l) For a listed insurer, Share-Linked Instruments shall be reckoned at the fair value as on the date of grant. The norms for grant, valuation and disclosure of share-linked instruments shall be framed by the insurers in conformity with the relevant statutory provisions and applicable guidelines and shall form part of the insurers’ remuneration policy. (m) KMPs of insurers shall not be issued/granted any sweat equity shares. (n) The deterioration in the financial performance of the Insurer and the other defined parameters as per the remuneration policy shall lead to a contraction in the total amount of variable pay which may even be reduced to zero. (o) In case of retirement / resignation / death of a KMP(s) prior to the deferral period, the deferred pay may be paid as per the employment contract agreed between the insurer and the KMPs. In case of reappointment on retirement, the deferred pay due at the time of retirement (i.e., prior to reappointment) shall be paid only for the respective years to which it is originally deferred. पृʿ / Page 97 / 139 (p) In case of termination from the services as per the directives of court / tribunal / other competent Authorities, or termination by the insurer in case of fraud/criminal offences etc., the deferred pay shall be forfeited. 9.3 Malus and Claw-back: (a) Variable Pay shall be subject to Malus and Claw-back provisions and these provisions shall also form part of the Board approved remuneration policy. In case of deferred remuneration, in the event of any negative trend in the defined parameters and/or the relevant line of business in any year during the vesting period, unvested / unpaid portions of deferred variable pay shall be reduced or cancelled as per the assessment. However, while exercising such provisions, due consideration may be given to the actual / realized performance of the insurer. (b) A malus arrangement permits the insurer to prevent vesting of all or part of the amount of a deferred remuneration. Malus arrangement does not reverse vesting after it has already occurred. A claw-back, on the other hand, is a contractual agreement between the KMP and the insurer in which the KMP agrees to return previously paid or vested remuneration to the insurer under certain circumstances. (c) Insurers are required to put in place appropriate modalities to incorporate malus / claw-back mechanism in respect of Variable Pay, taking into account relevant statutory and regulatory stipulations as applicable. The remuneration policy of the insurer shall confirm existence of Malus and Claw-back clauses in the employment contract and it shall identify a representative set of situations, which require insurers to invoke the malus and claw-back clauses which may be applicable to the entire Variable Pay. When setting criteria for the application of malus and claw-back, insurers shall also set a period during which malus or claw-back can be applied, covering at least the deferral period. Gross negligence, integrity breach, materially inaccurate financial statements due to the result of misconduct including fraud, poor compliance in respect of corporate governance and regulatory matters, etc., by the KMPs shall invite immediate and prompt action of the board and the management. (d) For legal enforceability, the malus and claw-back system shall be driven by observable and verifiable measures of risk outcomes. Insurers shall put appropriate mechanism in place to incorporate malus and claw-back provisions in respect of variable pay linked to the defined parameters, in the employment contracts of all KMPs. 9.4 Guaranteed bonus, Joining / Sign on Bonus and Severance Pay (a) Guaranteed bonuses are inconsistent with sound risk management or the pay-for performance principles and hence shall not be part of remuneration plan. पृʿ / Page 98 / 139 (b) Joining / sign on bonus shall only occur in the context of hiring new personnel and be limited to the first year of employment. Such bonus will neither be considered as a part of fixed pay nor as a part of variable pay. (c) Insurers shall not grant Severance Pay other than accrued benefits like gratuity pension, etc., to Key Managerial Persons except in cases where it is mandatory under any applicable provision of the statute. It is clarified that Severance Pay does not include notice period pay. 9.5 Reporting and Disclosures: The following disclosures are mandated in the notes to the accounts forming part of the Annual Report. (a) Qualitative disclosure (i) Information relating to the composition and mandate of the Nomination and Remuneration Committee (ii) Information relating to the design and structure of remuneration processes and the key features and objective of remuneration policy (iii) Description of the ways in which current and future risks are taken into account in the remuneration processes. (iv) Description of the ways in which the insurer seeks to link performance during a performance measurement period with levels of remuneration. (b) Quantitative disclosure (i) Complete details of remuneration awarded for financial year to MD/CEO/WTD to be disclosed in the note to accounts as per the format provided (Annexure 7) (ii) The insurers shall ensure compliances as specified in the Companies Act, 2013 and SEBI regulations/guidelines, as applicable. (c) Accounting, renewal and disclosure of remuneration (i) The cost of remuneration paid to MD/CEO/WTD/KMPs shall be borne by the respective insurer only. However, in case of deputations from PSU/Foreign Promoters, the cost may be borne by their respective promoters according to their remuneration rules/guidelines. (ii) In case the Annual Remuneration of MD/CEO/WTD and other KMPs individually exceeds Rupees Four Crore, such excess shall be borne by the shareholders and debited to Profit and Loss Account. पृʿ / Page 99 / 139 (iii) Liability in the respective books of accounts shall be created in respect of deferred remuneration of the reporting financial year. (iv) Deferred remuneration pertaining to previous financial years and paid in the reporting financial year shall not be debited to Revenue Account / Profit and Loss Account as the same shall be adjusted against the liability outstanding in the books of accounts at the beginning of the year. (v) In case of forfeiture of deferred pay, the corresponding liability outstanding shall be reduced accordingly. (vi) In case of recovery of earlier paid remuneration, if any, the same shall be credited to Revenue Account / Profit and Loss Account, as the case may be. (d) Additional information required Following additional information has to be provided to the Authority on annual basis by 30th June of the next financial year. The formats for submission of the information shall be as specified in the Master Circular on Submission of Returns: (i) Complete details of remuneration awarded for financial year to all KMPs. (ii) Details of outstanding deferred remuneration of all KMPs at the end of the financial year mentioning name, designation, financial year (remuneration pertaining to), nature of remuneration and the amount outstanding. (iii) Complete details of reduced / cancelled / recovered remuneration of all KMPs during the year. 9.6 Approval and Renewal of Remuneration: (i) Appointment/Re-appointment or modification in the remuneration, if any, of MD/CEO/WTDs requires prior approval of the Authority in terms of Section 34 A of the Insurance Act, 1938. (ii) The applications relating to appointment, reappointment of MD/CEO/WTD may be submitted to the Authority at least six months in advance from the expected date of taking over by new incumbent or the last day of the present incumbent’s tenure. The remuneration proposals are to be submitted to the Authority within first three months of the performance year. पृʿ / Page 100 / 139 In respect of remuneration of the MD/CEO/WTDs, no revision shall be permitted by the Authority before the expiry of one year from the date of earlier approval. 10. Interaction with the Authority 10.1 In assessing the corporate governance practices adopted by insurers, the Authority may: (a) Seek confirmation that the insurance company has adopted and effectively implemented sound corporate governance policies and practices; (b) Assess the fitness and propriety of board members; (c) Monitor the performance of boards; (d) Assess the quality of insurance company’s internal reporting, risk management, audit and control functions; (e) Evaluate the effects of the insurance company’s group structure on the governance strategies; (f) Assess the adequacy of governance processes in the area of crisis management and business continuity. 10.2 The Authority may bring to the attention of the Board and senior management, concerns which have been detected by it through supervisory activities. 10.3 Reporting to the Authority (a) All insurers are required to file a report on status of compliance with this Master Circular on an annual basis. This report shall be filed within 3 months from the end of the financial year, i.e., before 30th June. The format for reporting status of compliance shall be as specified in the Master Circular on Submission of Returns. (b) Annual Report of insurers shall have a separate certification from the Chief Compliance Officer in the format at Annexure 9. 11. Whistle Blower Policy 11.1 Insurers shall put in place a “whistle-blower” policy, where-by mechanisms exist for employees to raise concerns internally about possible irregularities, governance weaknesses, financial reporting issues or other such matters. These could include employee reporting in confidence directly to the Chairperson of the Board or of a Committee of the Board or to the Statutory Auditor. 11.2 The Whistle-blower Policy shall inter alia cover the following aspects: (a) Awareness of the employees that such channels are available, how to use them and how their report will be handled. पृʿ / Page 101 / 139 (b) Handling of the reports received confidentially, for independent assessment, investigation and where necessary for taking appropriate follow-up actions. (c) A robust anti-retaliation policy to protect employees who make reports in good faith. (d) Briefing of the board of directors. 11.3 The Appointed Actuary and the statutory/ internal auditors have the duty to ‘whistle blow’, i.e., to report in a timely manner to the Authority if they are aware that the insurance company has failed to take appropriate steps to rectify a matter which has a material adverse effect on its financial condition. This would enable the Authority to take prompt action before policyholders’ interests are undermined. 12. Stewardship Principles Insurers should formulate a policy for Stewardship based on the principles indicated below and get the approval of their Boards for implementation of the same. The principles and the guidance for the implementation are given below: (a) Principle 1 – Insurers should formulate a policy on the discharge of their stewardship responsibilities and publicly disclose it. Guidance (i) Stewardship activities include monitoring and engaging with companies on matters such as strategy, performance, risk, capital structure, and corporate governance, including culture and remuneration. (ii) The Stewardship policy should identify and define the stewardship responsibilities that the insurer wishes to undertake and how it intends to fulfill the same to enhance the wealth of its clients. The policy should be approved by the Board of the insurer and should bring out how the insurer applies stewardship with the aim of enhancing and protecting the value for the ultimate beneficiary or client. (iii) While the Boards of an insurer could decide to engage in all cases, it may also decide to selectively intervene based on its extent or level of investment. In such case, the policy should clearly identify the threshold (level of investment or any other criteria as may be determined by the Board) for intervention. (iv) The policy should clearly state whether the insurer intends to use the services of external service providers such as institutional advisors. In case services of any external service providers are used, the policy should provide for the mechanism to ensure that in such cases, stewardship responsibilities are exercised diligently. Though core पृʿ / Page 102 / 139 function of investment cannot be outsourced, professional advices to arrive at voting decisions and research reports like Market survey data, Industry wide analysis, Business valuation, etc. may be sought from external agencies. The policy should clearly provide that the ultimate stewardship responsibilities shall be discharged by the insurer. (v) The policy should be reviewed and updated periodically and the updated policy should be publicly disclosed on the insurer's website. (b) Principle 2 – Insurers should have a clear policy on how they manage conflicts of interest in fulfilling their stewardship responsibilities and publicly disclose it. Guidance (i) The stewardship policy put in place by the insurers should also cover the aspects of identifying and managing conflicts of interest with the aim of taking all reasonable steps to put the interests of their client or beneficiary first. The policy should identify scenarios of likely conflict of interest as envisaged by the Board and should also address how matters are handled when the interests of clients or beneficiaries diverge from each other. (ii) Aspects covered in the stewardship policy with regard to conflict of interest may, among other issues, address the following: (A) Identifying possible situations where conflict of interest may arise. E.g. in case of investee companies being associates of the entity. (B) Procedures put in place by the entity in case such conflicts of interest situations arise which may, inter alia, include:  Blanket bans on investments in certain cases.  Referring such matters to Audit Committee.  Clear segregation of voting function and client relations / sales functions.  Policy for persons to recuse from decision making in case of the person having any actual / potential conflict of interest in the transaction.  Maintenance of records of minutes of decisions taken to address such conflicts. (c) Principle 3 Insurers should monitor their investee companies Guidance पृʿ / Page 103 / 139 (i) Insurers should have mechanisms for regular monitoring of their investee companies in respect of their performance, leadership effectiveness, succession planning, corporate governance, reporting and other parameters they consider important. (ii) Insurers may or may not wish to have more participation through nominations on the Board for active involvement with the investee companies. An insurer who may be willing to have nominations on the Board of an investee company should indicate in its stewardship statement the willingness to do so, and the mechanism by which this could be done. (iii) Aspects covered in the stewardship policy with regard to monitoring shall address the following: (A) 1. Different levels of monitoring in different investee companies. E.g. companies where larger investments are made may involve higher levels of monitoring vis-a-vis companies where amount invested is insignificant from the point of view of its assets under management (AUM). (B) 2. Areas of monitoring which shall, inter-alia, include:  Company strategy and performance - operational and financial.  Industry level monitoring and possible impact on the investee companies.  Quality of company management and Board, leadership.  Corporate governance including remuneration, structure of the Board (including Board diversity and independent directors) and related party transactions.  Risks including Environmental, Social and Governance (ESG) risks. f. Shareholder rights and their grievances. (C) Identification of situations which may trigger communication of insider information and the procedures adopted to ensure SEBI (Prohibition of Insider Trading) Regulations, 2015 as amended time to time are complied with in such cases. (d) Principle 4 Insurers should have a clear policy on intervention in their investee companies Guidance पृʿ / Page 104 / 139 (i) Insurers may decide their own engagement strategy and the stewardship policy should clearly set out the criteria/ circumstances in which they will actively intervene. The policy should provide for regular assessment of the outcomes of intervention by the insurer. Intervention should be considered regardless of whether an active or a passive investment policy is followed. Circumstances for intervention may, inter alia, include but not limited to, poor financial performance of the company, corporate governance related practices, remuneration, strategy, Environmental, Social and Governance (ESG) risks, leadership issues and litigations. (ii) The mechanisms for intervention may include meetings / discussions with the management for constructive resolution of the issue and in case of escalation thereof, meetings with the Boards, collaboration with other investors and voting against decisions. Various levels of intervention and circumstances in which escalation is required may be identified and disclosed in the stewardship policy. This may also include interaction with the companies through the insurance councils in case of any industry level issues. Investment Committee of the insurer has to consider which mechanism to be opted and escalation of matters in specified cases. (e) Principle 5 Insurers should have a clear policy for collaboration with other institutional investors, where required, to preserve the interests of the policyholders (ultimate investors), which should be disclosed Guidance (i) For issues that require larger engagement with the investee company, insurers may choose to act collectively with other institutional investors in order to safeguard the interests of their investors. In such situations, the stewardship policy should guide their actions and extent of engagement. (f) Principle 6 Insurers should have a clear policy on voting and disclosure of voting activity Guidance (i) Insurers should exercise their own independent judgment as regards voting decisions on resolutions and should not automatically support the proposals of the Board of the investee company. The decisions should be aimed at promoting the overall growth of the investee companies and, in turn, enhance the value of their investors. (ii) The stewardship policy should cover the aspects of voting activity. Audit Committee will monitor oversight on voting mechanism. Insurers should पृʿ / Page 105 / 139 disclose their approach to stock lending and recalling lent stock in their stewardship policy. (iii) Insurers should mandatorily undertake active participation and voting on resolutions/proposals of the investee companies under the following circumstances: Size of the AUM of the Insurer (Rs. Cr) Compulsory voting required, if the Insurer's holding of the paid up capital of investee company (in percentage) is Up to 2,50,000 3% and above Above 2,50,000 5% and above (iv) In other cases, insurers may voluntarily participate and vote if such resolutions/proposals are considered significant and may have an impact on the value of investments of the insurer. (v) Disclosures have to be made by the insurers regarding the voting activity in the investee companies in which the insurers have actively participated and voted on resolutions/proposals. The disclosures will form part of Public Disclosures on website and have to be made on quarterly basis as per the timelines prescribed for quarterly public disclosures on website, in the given format at Annexure 8. (g) Principle 7 Insurers should report periodically on their stewardship activities Guidance (i) In addition to the regular fulfilment of their stewardship activities, insurers should also provide a periodic report to their ultimate beneficiaries (policyholders) of how they have discharged their responsibilities, in a format which is easy to understand, as a part of public disclosures. (ii) Compliance and Reporting: The compliance with the aforesaid principles does not constitute an invitation to manage the affairs of a company or preclude a decision to sell a holding when this is considered in the best interest of clients or beneficiaries. The Board shall ensure that there is effective oversight on the insurer's stewardship activities and the Audit Committee of the Board shall exercise the same. All insurers shall comply with all the principles given in this circular and submit an Annual Certificate of Compliance approved by the Board to the Authority duly certified by CEO and Compliance Officer on or before 30m June every year. The format for the certificate in this regard shall be as specified in the Master Circular on Submission of Returns. पृʿ / Page 106 / 139 Annexure 1 (Refer clause 2.1 (f) and 5.2 (g) (h)) Form for seeking approval of the Authority for appointment of Managing/Whole-time Directors / CEO / Chairperson Form A Sr. No. Particulars 1 State who is the competent authority to make the appointment / re- appointment in question and to fix the terms thereof. In case it is the Board of Directors, please quote the number of the relevant Article (A certified copy of the resolution (also mentioning the date thereof) of the competent authority, the General Body or the Board of Directors, as the case may be authorizing the appointment. re-appointment should be furnished along with the application. If the resolution is in vernacular, a certified copy thereof as translated into English may preferably be supplied) 2 Full name of the person to be appointed / re-appointed: 3 His present designation 4 Insurance and / or other professional experience stating the name/s of the institution/s the position/s held therein and the approximate period of such experience 5 State the name of the companies with their nature of business, in which the person also holds the position of Director / Managing Director / Chairperson. 6 Terms of appointment / re-appointment (a) Whether the appointment/ re-appointment will be under a contract or agreement (If so, a copy of the draft contract or agreement should be furnished together with a copy of existing contract or agreement, if any) (b) Period of appointment / re-appointment if any fixed (the period of appointment / re- appointment should not exceed more than 5 years). (c) Details of remuneration: The particulars should be furnished in the enclosed Form “C” 7 State whether (a) The insurance company complies with the provision of Section पृʿ / Page 107 / 139 Sr. No. Particulars 32(A) (1) of Insurance Act, 1938 (b) In case the appointee is an expatriate, the work permit from the Ministry of Home, Govt. of India has been taken (a certified copy of the work permit to be enclosed) 8 Position in regard to compliance with such provisions of the Companies Act as are attracted particularly Sections 164 (disqualification of Directors), Section 188 (office or place or profit) and Section 196 (except Central Government approval). Please state the position with reference to each Section separately. 9 Any additional facts which the insurance company may like to state in support of the application or otherwise. For ____________________ (Name of the Insurance Company) ____________________ (Signature) ____________________ (Designation) पृʿ / Page 108 / 139 Form B Name of the Insurance Company: _______________________ Declaration and Undertaking by Managing Director / Whole-time Director / CEO / Chairperson (with enclosures as appropriate as on _________________) I. Personal Details of Director / CEO / Chairperson a. Full Name b. Date of Birth c. Educational Qualifications d. Relevant Background and Experience e. Permanent Address f. Present Address g. E-mail Address/ Telephone Number h. Permanent Account Number under the Income Tax Act and name and address of Income Tax Circle i. Relevant knowledge and experience j. Any other information relevant to appointment k. In case of foreign national, the whether Residential Permit has been issued by the Ministry of Home. If no, then reason thereof. II. Relevant Relationships of Managing Director / Whole-time Director / Chief Executive Officer / Chairperson a. No. of shares held by the Managing Director/ Chief Executive Officer / Chairperson b. List of entities if any in which he /she is considered as being interested (Refer Section 184 and 2(49) of the Companies Act) c. Name of the Insurance Company in which he / she is or has been a member of the Board (Give details of period during which such office was held) पृʿ / Page 109 / 139 d. Fund and non-fund facilities, if any, presently availed by him / her and / or by entities listed in II (b) and (c) above from the Insurance Company. III. Records of professional achievements a. Professional achievements IV. Proceeding, if any, against the Managing Director/ Whole-time Director / Chief Executive Officer / Chairperson a. If the Managing Director / Whole-time Director / CEO / Chairperson is a member of a professional association / body, details of disciplinary action, if any, pending or commenced or resulting in conviction in the past against him / her or whether he / she has been banned from entry of at any profession/ occupation at any time. b. Details of prosecution, if any, pending or commenced or resulting in conviction in the past against the Managing Director / Whole- time Director / CEO / Chairperson. c. Whether the Managing Director / CEO / Chairperson attracts any of the disqualifications envisaged under Section 164 of the Companies Act d. Has the Managing Director / Whole-time Director / CEO / Chairperson or any of the entities at II (b) and (c) above been subject to any investigation at the instance of Government department or agency? e. Has the Managing Director / Whole-time Director / CEO / Chairperson at any time been found guilty of violation of rules / regulations / legislative requirements by customs / excise/ income tax / foreign exchange / other revenue authorities, if so give particulars f. Whether the Managing Director / Whole-time Director / CEO / Chairperson at any time come to the adverse notice of a regulator पृʿ / Page 110 / 139 such as SEBI, DCA, RBI V. Any other explanation/ information in regard to items I to III and other information considered relevant for judging fit and proper Undertaking I confirm that the above information is to the best of my knowledge and belief true and complete. I undertake to keep the insurance company fully informed, as soon as possible, of all events which take place subsequent to my appointment which are relevant to the information provided to above. I also undertake to executive the deed of covenant required to be executed by all directors of the insurance company. Place: _____________________ Date: _____________________ Signature of proposed appointee Signature of Chief Compliance Officer पृʿ / Page 111 / 139 Form C Details of Remuneration of the Chief Executive Officer / Managing director /Whole-time Director / Chairperson Remuneration etc Existing Proposed Reasons for Change (1) (2) (3) (4) Remuneration: 1. Salary 2. Dearness Allowance 3. House rent allowance 4. Conveyance allowance 5. Entertainment allowance 6. Other allowances, if any (please specify) Perquisities: 1. Free furnished house 2. Free use insurance company’s car for (i) Official purposes (ii) For private purposes on compensating the company with suitable amount 3. Provident Fund / Gratuity / Pension 4. Traveling and Halting Allowance 5. Medical benefits 6. Other benefits, if any (please specify) Bonus 1. Performance Bonus 2. Annual Bonus 3. Employee Stock Options 4. any other incentive पृʿ / Page 112 / 139 Notes: (1) If any of the benefits is of a non-monetary nature, e.g. free furnished house, its monetary equivalent as best as it is possible to determine should be given. In case the person to be appointed is already associated with the applicant company, particulars of his existing remuneration, etc. should be furnished (2) In case of performance bonus, please ensure that the amount paid each year is specifically approved by the Board of Director by passing a separate resolution for the payment of bonus. (3) The shares of the listed promoter/ offered as ESOPs to the CEO/ MD/ Whole-time Director / Chairperson / of the insurance company shall be governed by the provisions Securities and Exchange Board of India (Share Based Employee Benefits and Sweat Equity) Regulations, 2021, as amended. (4) If the company proposes to increase the emoluments and / or other benefits/ perquisites, the reasons therefore may be explained suitably under column no. (4) पृʿ / Page 113 / 139 Annexure 2 (Refer clause 2.3(a)) Role and Responsibilities of the Board of Directors 1) Board members should act on a fully informed basis, in good faith, with due diligence and care, and in the best interest of the company and the policyholders, taking into account the interests of stakeholders. 2) The Board should apply high ethical standards. 3) The Board should ensure that the Governance principles set for the insurer comply with all relevant laws, regulations and other applicable codes of conduct. 4) The Board should inter-alia set the following policies in consultation with the Management of the insurer. a) Define and periodically review the business strategy. b) Define the underwriting policy of the insurer. c) Determine the retention and reinsurance policy and in particular, the levels of retentions of risk by the insurer and the nature and extent of reinsurance protection to be maintained by the insurer. d) Define the policy of the insurer as regards investment of its assets consistent with an appropriate asset liability management structure. e) Define the insurer’s policy on appointments and qualification requirements for human resources and ensure that the incentive structure does not encourage imprudent behaviour. 5) The Board should define and set the following standards: - a) Define the standards of business conduct and ethical behaviour for directors and senior management. b) Define the standards to be maintained in policyholder servicing and in redressal of grievances of policyholders. 6) The Board would be responsible to provide guidance for implementation of business strategy and review the same periodically. 7) As an integral part of proper implementation of the business strategy, the Board should take action as under: - a) Establish appropriate systems to regulate the risk appetite and risk profile of the insurer. It will also enable identification and measurement of significant risks to which the insurer is exposed in order to develop an effective risk management system. पृʿ / Page 114 / 139 b) Ensure that all directions of Authority are submitted to the Board and the recommendations are implemented as per the Board philosophy. c) Ensure that the IT systems in the insurer are appropriate and have built-in checks and balances to produce data with integrity and put in place a business continuity and disaster recovery plan. d) Ensure that the insurer has put in place a robust compliance system for all applicable laws and regulations. e) Prescribe requirements and frequency of reporting in respect of each of the above areas of responsibility as may be decided by the Board. 8) In discharge of the above and other Governance functions, the Board may delegate the responsibilities to mandated/ other recommended Empowered Committees of Directors while retaining its primary accountability. पृʿ / Page 115 / 139 Annexure 3 (Refer clause 2.3(f)) FORM OF DEED OF COVENANTS WITH A DIRECTOR THIS DEED OF COVENANTS is made this __________ day of __________ Two thousand _______________ BETWEEN _________________, having its registered office at __________ (hereinafter called the ‘Insurance Company ') of the one part and Mr/Ms __________ of __________ (hereinafter called the 'Director') of the other part. WHEREAS A. The Director has been appointed as a Director on the Board of the Insurance Company (hereinafter called 'the Board') and is required as a term of his/her appointment to enter into a Deed of Covenants with the Insurance Company. B. The Director has agreed to enter into this Deed of Covenants, which has been approved by the Board, pursuant to his said terms of appointment. NOW IT IS HEREBY AGREED AND THIS DEED OF COVENANTS WITNESSETH AS FOLLOWS: 1) The Director acknowledges that his/her appointment as Director on the Board of the Insurance Company is subject to applicable laws and regulations including the Memorandum and Articles of Association of the Insurance Company and the provisions of this Deed of Covenants. 2) The Director covenants with the Insurance Company that: i) The Director shall disclose to the Board the nature of his/her interest, direct or indirect, if he/she has any interest in or is concerned with a contract or arrangement or any proposed contract or arrangement entered into or to be entered into between the Insurance Company and any other person, immediately upon becoming aware of the same or at meeting of the Board at which the question of entering into such contract or arrangement is taken into consideration or if the Director was not at the date of that meeting concerned or interested in such proposed contract or arrangement, then at the first meeting of the Board held after he/she becomes so concerned or interested and in case of any other contract or arrangement, the required disclosure shall be made at the first meeting of the Board held after the Director becomes concerned or interested in the contract or arrangement. ii) The Director shall disclose by general notice to the Board his/her other Directorships, his/her memberships of bodies corporate, his/her interest in other entities and his/her interest as a partner or proprietor of firms and shall keep the Board apprised of all changes therein. पृʿ / Page 116 / 139 iii) The Director shall provide to the Insurance Company a list of his/her relatives as defined in the Companies Act and to the extent the Director is aware of Directorships and interests of such relatives in other bodies corporate, firms and other entities. iv) The Director shall in carrying on his/her duties as Director of the Insurance Company: a) use such degree of skill as may be reasonable to expect from a person with his/her knowledge or experience; b) in the performance of his/her duties, take such care as he/she might be reasonably expected to take on his/her own behalf and exercise any power vested in him/her in good faith and in the interest of the Insurance Company; c) shall keep himself/herself informed about the business, activities and financial status of the Insurance Company to the extent disclosed to him/her; d) attend meetings of the Board and Committees thereof (collectively for the sake of brevity hereinafter referred to as ' Board ') with fair regularity and conscientiously fulfill his/her obligations as Director of the Insurance Company; e) shall not seek to influence any decision of the Board for any consideration other than in the interests of the Insurance Company; f) shall bring independent judgment to bear on all matters affecting the Insurance Company brought before the Board including but not limited to statutory compliances, performance reviews, compliances with internal control systems and procedures, key executive appointments and standards of conduct; g) shall in exercise of his/her judgment in matters brought before the Board or entrusted to him/her by the Board be free from any business or other relationship which could materially interfere with the exercise of his/her independent judgment; and h) shall express his/her views and opinions at Board meetings without any fear or favour and without any influence on exercise of his/her independent judgment; v) The Director shall have: a) fiduciary duty to act in good faith and in the interests of the Insurance Company and not for any collateral purpose; b) duty to act only within the powers as laid down by the Insurance Company’s Memorandum and Articles of Association and by applicable laws and regulations; and पृʿ / Page 117 / 139 c) duty to acquire proper understanding of the business of the Insurance Company. vi) The Director shall: a) not evade responsibility in regard to matters entrusted to him/her by the Board; b) not interfere in the performance of their duties by the whole-time Directors and other officers of the Insurance Company and wherever the Director has reasons to believe otherwise, he/she shall forthwith disclose his/her concerns to the Board; and c) not make improper use of information disclosed to him/her as a member of the Board for his/her or someone else’s advantage or benefit and shall use the information disclosed to him/her by the Insurance Company in his/her capacity as Director of the Insurance Company only for the purposes of performance of his/her duties as a Director and not for any other purpose. 3) The Insurance Company covenants with the Director that: i) the Insurance Company shall apprise the Director about: a) Board procedures including identification of legal and other duties of Director and required compliances with statutory obligations; b) control systems and procedures; c) voting rights at Board meetings including matters in which Director should not participate because of his/her interest, direct or indirect therein; d) qualification requirements and provide copies of Memorandum and Articles of Association; e) corporate policies and procedures; f) insider dealing restrictions; g) constitution of, delegation of authority to and terms of reference of various committees constituted by the Board; h) appointments of Senior Executives and their authority; i) remuneration policy, j) deliberations of committees of the Board, and k) communicate any changes in policies, procedures, control systems, applicable regulations including Memorandum and Articles of Association of the Insurance Company, delegation of authority, Senior Executives, etc. and appoint the compliance officer who shall be responsible for all statutory and legal compliance. पृʿ / Page 118 / 139 ii) the Insurance Company shall disclose and provide to the Board including the Director all information which is reasonably required for them to carry out their functions and duties as a Directors of the Insurance Company and to take informed decisions in respect of matters brought before the Board for its consideration or entrusted to the Director by the Board or any committee thereof; The insurance company shall provide training on an on- going basis to enable the directors to discharge their role effectively. iii) the disclosures to be made by the Insurance Company to the Directors shall include but not be limited to the following: a) all relevant information for taking informed decisions in respect of matters brought before the Board; b) Insurance Company’s strategic and business plans and forecasts; c) organisational structure of the Insurance Company and delegation of authority, d) corporate and management controls and systems including procedures; e) economic features and marketing environment, f) information and updates as appropriate on Insurance Company’s products; g) information and updates on major expenditure; h) periodic reviews of performance of the Insurance Company; and i) report periodically about implementation of strategic initiatives and plans; iv) the Insurance Company shall communicate outcome of Board deliberations to Directors and concerned personnel and prepare and circulate the draft minutes of the meeting of Board to Directors in a timely manner and to the extent possible within fifteen days of the date of conclusion of the Board meeting; and v) advise the Director about the levels of authority delegated in matters placed before the Board. 4) The Insurance Company shall provide to the Director periodic reports on the functioning of internal control system including effectiveness thereof. 5) The Insurance Company shall appoint a compliance officer who shall be a Senior Executive for reporting to the Board/respective Committees of the Board and be responsible for setting forth a framework on compliance responsibility and for implementation thereof. He/she shall also monitor adherence to the applicable laws and regulations and policies and procedures including but not limited to directions of Insurance Regulatory and Development Authority and other concerned statutory and governmental authorities. पृʿ / Page 119 / 139 6) The Director shall not assign, transfer, sublet or encumber his/her office and his/her rights and obligations as Director of the Insurance Company to any third party provided that nothing herein contained shall be construed to prohibit delegation of any authority, power, function or delegation by the Board or any committee thereof subject to applicable laws and regulations including Memorandum and Articles of Association of the Insurance Company. 7) The failure on the part of either party hereto to perform, discharge, observe or comply with any obligation or duty shall not be deemed to be a waiver thereof nor shall it operate as a bar to the performance, observance, discharge or compliance thereof at any time or times thereafter. 8) Any and all amendments and/or supplements and/or alterations to this Deed of Covenants shall be valid and effectual only if in writing and signed by the Director and the duly authorized representative of the Insurance Company. 9) This Deed of Covenants has been executed in duplicate and both the copies shall be deemed to be originals. IN WITNESS WHEREOF THE PARTIES HAVE DULY EXECUTED THIS AGREEMENT ON THE DAY, MONTH AND YEAR FIRST ABOVE WRITTEN. For the Insurance Company Name Title Signed and delivered In the Presence of: _______________________ Director Name: Signed and delivered In the presence of: _______________________ पृʿ / Page 120 / 139 Annexure 4 (Refer clause 2.4 (h)) Declaration from the proposed/ existing Directors Name of the Insurance Company: Declaration and Undertaking by Director (with enclosures as appropriate as on ______________ (date)) I. Personal details of director a) Full Name b) DIN c) Date of Birth d) Educational qualifications e) Relevant Background, Knowledge and Experience f) Permanent Address g) Present Address h) E-mail Address and Telephone Number i) Permanent Account Number under the Income Tax Act and name and address of Income Tax circle where assessed j) Any other information relevant to Directorship of the Insurance Company II. Relevant relationships of Director a) List of relatives, if any, who are connected with the insurer (refer Section 2(77) of the Companies Act) b) List of entities, if any, in which he/she is considered as being interested (Refer Section 184 of the Companies Act) III. Records of professional achievements a) Relevant professional achievements b) Whether the director was associated as director or officer with any entity that was wound up or that was penalized for violation of any law. IV. Proceedings, if any, against the director a) If the director is a member of a professional association/ body, details of disciplinary action, if any, pending or commenced or resulting in conviction पृʿ / Page 121 / 139 in the past against him/her or whether he/she has been banned from entry of at any profession/occupation at any time. b) Details of prosecution, if any, pending or commenced or resulting in conviction in the past against the director and/or against any of the entries listed at II(b) and (c) above for violation of economic laws and regulations. c) Details of criminal prosecution, if any, pending or commenced or resulting in conviction in the last five years against the director d) Whether the director attracts any of the disqualifications envisaged under Section 164 of the Companies Act? e) Has the director or any of the entities at II (b) above been subject to any investigation at the instance of Government department or agency? f) Has the director at any time been found guilty of violation of rules/regulations/legislative requirements of customs/excise/income tax/foreign exchange/other revenue authorities? If so, give particulars g) Whether the director has at any time come to the adverse notice of a regulator such as SEBI, RBI, MCA? If so, give particulars. h) Any other explanation/information in regard to items I to III above and other information considered relevant for judging his/ her fit and proper compliance for directorship. V. Directorships or senior executive positions held by the director in other corporate bodies. Undertaking I confirm that the above information is, to the best of my knowledge and belief, true and complete. I undertake to keep the insurer fully informed, as soon as possible, of all events which take place subsequent to my appointment which are relevant to the information provided above. I also undertake to execute the deed of covenant required to be executed by the directors of the insurance company. Place: Signature of the Director Date: VI. Remarks of Board of Directors of Insurer Place: Signature Date: पृʿ / Page 122 / 139 Annexure 5 (Refer clause 4.5 (e) and 5.2(f)) Appointment and reporting of Key Management Persons The Companies Act has enhanced the compliance requirements as regards the key management persons and directors of companies. In the light of the above and pursuant to the IRDAI (Corporate Governance for Insurers) Regulations, 2024, the following norms are applicable for appointment and reporting of Key Management Persons of insurers. With regard to the appointment and in order to ensure that all positions of “Key Management Persons” are adequately staffed, all the Insurers are hereby directed that: 1. The appointment of MD/CEO/Whole-time Director and Appointed Actuary shall be governed by the provisions of the Insurance Act, 1938 and Regulations made thereunder. 2. Appointment or termination of all such key management persons shall be made with the approval of Board of Directors on recommendation of the Nomination and Remuneration Committee. Before appointment of a person as a KMP, the Board or Committee thereof shall carry out due diligence to ensure that the appointee is “fit and proper” for the proposed position. Insurers shall obtain declaration in Form KMP-1 annexed from the proposed KMP prior to their consideration for appointment. 3. Insurers shall ensure that KMPs shall not simultaneously hold more than one position in the insurer that could lead to conflict or potential conflicts of interest such as ‘business and control function’ or ‘two control functions’. All insurers are required to obtain and maintain the particulars of their respective ‘Key Management Persons’ in the format ‘Form - KMP–1’, separately for each key person, as and when there is an appointment/ change in the individual person holding the position of Key Management Person. Intimation of appointment/ reappointment/ change of any KMP shall be filed with the Authority within 30 days from the date of new person taking over the position of ‘Key Management Person’. 4. Insurers shall within a period of 30 days notify the Authority in the event of any position of ‘key Management person’ falling vacant, with the details of the person who will officiate in that position. 5. In the event of vacancy in the office of any Key Management Person, insurers shall initiate action for filling up of such vacant positions on a priority basis. At no point of time the position of any ‘Key Management Person’ shall remain vacant for a continuous period of more than 180 days. पृʿ / Page 123 / 139 6. The names and designations of all the ‘Key Management Persons’ shall be disclosed on their respective websites by all Insurers. 7. Notwithstanding the above provisions, in order to develop the accountable organizational reporting structures, it shall be ensured that any information that is called for by the Authority, shall be submitted only by the concerned ‘Key Management Person’. The Board of the Insurer or Committee thereof may also delegate the powers to any of the ‘Key Management Person’ for submitting such information to the Authority. 8. Every insurer shall submit an annual compliance certificate in Form – KMP-2 with regard to appointment and reporting of KMPs to the Authority. पृʿ / Page 124 / 139 Form KMP - 1 Information relating to Key Management Person -------- (Designation) as at (date) -- ----------- in terms of Clause --- of Master Circular on Corporate Governance Name of Insurance Company: 1. Name (and any previous names) of KMP: 2. Present Residential Address: 3. Current Telephone, Fax and E-mail Addresses: 4. Date and Place of Birth: 5. Nationality (and any previous Nationality): 6. Passport / Identity Card: a. Number: b. Date and Place of Issue: c. Date of expiry: d. Issuing Authority: 7. Name and Address of Bank: 8. Details and Dates of Academic Qualification: 9. Details and Dates of Professional Qualification: 10. Description of the position (including responsibilities) and proposed date of commencement: 11. Experience: (covering preceding 5 years) 12. (a) Details of previous employment (in the last 5 years): (b) If previous employer was regulated by a regulatory body, then: 1. Name of the Previous Employer: 2. Nature of Employer’s business: 3. Name of the Regulatory body supervising the Employer: 4. Last Designation (including duties & responsibilities): 5. Date of Appointment: 6. Date of resignation: 13. Details of other business interests of the Key Management Person during the preceding 5 years in the form of holding equity shares in excess of 2% or Directorships in any other entity: 14. Relationship of KMP with the Insurer and related parties of insurer, if any:- पृʿ / Page 125 / 139 a. Details of shareholdings or voting powers in excess of 2% in the Insurer and related parties of insurer: b. Details of any Business relationships with the Insurer or related parties of insurer: c. Details of any Business relationships between the Directors’ and key management persons’ former employers and the insurer or related parties of insurer: 15. Full details on the Key Management Persons’ reputation and character: - a. whether the applicant has ever been declared bankrupt; b. details of convictions for any offence involving fraud or other dishonesty; c. any disqualification from acting as a Director/ Key Management Person in any company; d. whether the Director or key person has ever been refused (or had revoked) a licence or authorization to carry on any regulated financial business during past five years; 16. Details of any censure or disciplinary action initiated by any government, regulatory or professional body: 17. Details of any dismissals from office or employment, subjection to disciplinary proceedings by the previous employer or refusal of entry into any profession or occupation: 18. Details of conviction, if any of the Key Management Person for any offence involving moral turpitude: 19. Whether any governmental, regulatory or professional body has ever investigated any employer, company or organisation with which the Key Management Person has been associated as a director, officer, manager or shareholder? 20. Whether any company or organisation with which the Key Management Person was associated as a director, officer, manager, has ever been wound up, gone into receivership or ceased trading either whilst the Key Management Person was associated with it; or within one year after the Key Management Person so ceased to be associated? 21. Please mention whether the Key Management Person is also an Insurance Corporate Agent, employee of Insurance Broker, Director or Employee of any other insurance intermediaries or Insurer or reinsurer in India or in any foreign country or director of any other company in India or in any foreign country. पृʿ / Page 126 / 139 22. Whether the Key Management Person is into the full-time employment of the insurer? If not, then please give the full detail of other employment/ engagement: 23. Whether the key management person is on deputation / secondment from any other organisation? If yes, (a) furnish the full particulars of the Parent Organisation: (b) whether any remuneration etc is paid by the Parent Organisation, if so complete detail of the remuneration: 24. Whether the Key Person is into the full time / part time employment of any group company / associated company or the promoting partner of the insurer? It is certified that the above information is true to the best of my knowledge and belief and if anything reported herein is found to be false or incorrect, then I shall be liable for appropriate action. Key Management Person Chief Compliance Officer (Applicant) Date: Place: पृʿ / Page 127 / 139 Form – KMP - 2 Annual Compliance Certificate for the Financial Year _______ in terms of Para No. ___________ of Corporate Governance Master Circular on Reporting of Key Management Persons (KMPs) Name of Insurance Company: It is hereby certified that all the provisions relating to ‘Directions on appointment and Reporting of Key Management Persons (KMPs) issued by Insurance Regulatory and Development Authority as part of the Corporate Governance Master Circular, are duly complied with. It is further certified that the Company has in place procedures for complying with the provisions of ‘Directions on appointment and reporting of Reporting of Key Management Persons’. Date: Place: Chief Compliance Officer Name of the Insurance Company Company Seal पृʿ / Page 128 / 139 Annexure 6 (Refer clause 7 (b)) Appointment of Statutory Auditors by Insurers Section 12 of Insurance Act, 1938 prescribes that all insurers must be audited annually by the Auditors. Insurers shall comply with the provisions relating to appointment of Auditors as contained in the Companies Act. Additionally, insurers shall also comply with the provisions contained in this circular. On recommendation of the Audit Committee, the Board shall appoint the statutory auditors, subject to the shareholders’ approval at the general meeting of an Indian insurance company. The remuneration of the auditors shall also be approved by the shareholders in the general meeting. I. The eligibility, qualifications and other requirements of the auditors are detailed below: 1. The Auditor of an insurer shall be a firm, including a Limited Liability Firm, constituted under the LLP Act, 2008. 2. The Firm should have been established and in continuous practice for at least 15 years. 3. The auditor should have: a) a minimum of 5 full-time partners, of whom, (i) at least 2 should have been in full-time practice as partners exclusively associated with the firm for a continuous period of minimum of 10 years, and (ii) at least 2 other partners should have been in continuous association with the audit firm either as partner or as employee for a minimum period of 5 years, and (iii) one partner in full-time practice with the firm as a partner for a minimum period of 1 year, and (iv) out of the total partners of the firm, at least two should be FCA and be in practice for a minimum period of 5 years as FCA. OR (Alternatively), a) a minimum of 7 Chartered Accountants, (i) of which not less than 2 are partners in full-time practice exclusively associated with the firm for a continuous period of a minimum of 10 years, and पृʿ / Page 129 / 139 (ii) at least 3 other Chartered Accountants in continuous association with the audit firm as partner or employee for a minimum period of 5 years, and (iii) at least 2 Chartered Accountants should be FCA and be in practice for a minimum period of 5 years as FCA. 4. At least one partner or employee of the audit firm should possess the DISA/ CISA or equivalent qualification as may be recognized by the Authority from time to time and such partner or employee must be involved in the audit of the insurer. 5. The Audit firm should have a minimum experience of 5 years in audit assignments of entities in the financial sector. At least one of the joint statutory auditors of an insurer must have experience in insurance company audits of at least two years. 6. For the above purposes, a full-time partner shall not include a person who is– a) a partner in other CA firm(s) or b) employed full time/ part time elsewhere, practicing in own name, or engaged in practice otherwise or engaged in other activity which would be deemed to be in practice under section 2(2) of the Chartered Accountants Act, 1949. 7. Insurers should verify to their satisfaction that the proposed auditors meet the eligibility criteria before considering / approving their appointment. A declaration in the prescribed format (Form A1) shall be obtained by insurers at the time of appointment of auditors. 8. Any change in the constitution of the Audit firm/information submitted/certifications submitted which affects the eligibility criteria indicated in this Master Circular, should be duly informed by the Audit firm to the Insurers within 7 working days of such change. In such cases, the insurer must ensure compliance with the Master Circular within six months from date of such intimation. 9. The Authority must be informed about appointment of auditors within 7 working days thereof with a certification to the effect that the above eligibility stipulations have been met, as per the enclosed format (Form A2). 10. Insurers are also advised to file a Return on an annual basis as per the enclosed (Format A3) giving details of Chartered Accountant firms engaged in various capacities like Statutory Auditors, Internal Auditors, Concurrent Auditors, Tax Auditors etc. पृʿ / Page 130 / 139 If it comes to the notice of the Authority that the appointment of auditors by insurers is not in line with this Master Circular, the appointment is liable for cancellation and it shall be open for the Authority to consider such further action as may be deemed necessary in this regard. An insurer shall not remove its statutory auditor without the prior approval of the Authority. II. Maximum Number of Statutory Audits of Insurers that can be accepted by an audit firm at a time: 1. An Audit firm shall be entitled to carry out Statutory Audits of not more than three Insurers (Life/General/Health /Reinsurer) at a time. Provided that an audit firm shall not have the audit assignments of more than 2 insurers in one line of business (i.e. life insurance, general insurance, health insurance and reinsurance) at a time. Explanation: An audit firm shall include its associate/ affiliate firms which are under the same network or other firm(s) whose name or trade mark or brand is used by the audit firm or any of its partners. III. Rotation of Joint Auditors: 1. Each insurer shall have a minimum of two auditors as joint auditors. A joint auditor of an insurer shall not include other associate/ affiliate firms which are under the same network or whose name or trade mark or brand is used by the firm or any of the partners of the other joint auditor. Provided that requirement of joint auditors would not be applicable in case of new insurers during their first year of operations. The requirement shall be mandatory from the financial year succeeding the year in which the Certificate of Registration is granted by the Authority. 2. An audit firm which completes the tenure of four years at the first instance in respect of an insurer may be reappointed as statutory auditors of that Insurer for another term after a cooling-off period of three years. The incoming auditor during the cooling-off period shall not include other associate/ affiliate firm(s) which are under the same network or whose name or trade mark or brand is used by the firm or any of the partners of the retiring auditor. The retiring/ outgoing statutory auditor or its associate/ affiliate as explained above, shall not undertake the investment risk management, or concurrent audit of the insurer during cooling-off period. Existing appointments for period of five years to continue. पृʿ / Page 131 / 139 IV. Statutory Auditors taking up other assignments: 1. Statutory auditor may take up other assignments with the insurer subject to compliance of the following: a) Any additional work other than statutory audit that is entrusted to the auditor or other firms under the same network/ associate/ affiliate firms whose name or trade mark or brand is used by the audit firm or any of its partners, shall be specifically approved by the Board or Audit Committee thereof; b) The board or its committee while approving the assignment shall ensure the independence and integrity of the audit relationship. c) The aggregate of the fees for the additional work in a financial year shall not exceed the Statutory Audit Fees for the said financial year. It is clarified that the fees for the quarterly and half yearly audit/ review may be excluded for the purpose of calculating the aggregate fees for other assignments of the statutory auditors. All fees/ remuneration for such other work entrusted to the auditor or other firms whose name or trade mark or brand is used by the firm or any of its partners shall be specifically disclosed in the Notes to Accounts forming part of the annual accounts of the insurer. d) Insurers shall ensure compliance with Section 144 of the Companies Act and Chartered Accountants Act, 1949 and Regulations issued thereunder, and the applicable guidelines of ICAI issued from time to time in this regard, before considering to provide any additional work to Statutory auditors. पृʿ / Page 132 / 139 Form A1 Declaration I / We, the undersigned, partner(s) of M/s __________ do hereby declare that the particulars as given above are as on __________ and are correct in all respects to the best of my / our knowledge and belief. I / we hereby declare that a. none of our branches or associate/ affiliate concerns or LLP or other firm whose name or trade mark or brand is used by our firm or any of our partners, has/ have been appointed as statutory auditor of any insurer; or the following of our branch or associate/ affiliate concern or LLP or other firm whose name or trade mark or brand is used by our firm or any of our partners has/ have been appointed as statutory auditors of insurer(s) Name of the firm / associate / affiliate/ LLP Name of the Insurer Period of Appointment b. I /we have gone through the instructions and terms and conditions as specified in the Master Circular issued by the Authority and affirm that our firm is compliant with the Master Circular and in no way infringes the terms and conditions so prescribed. c. In case the terms or conditions so prescribed are found to have been infringed the application/appointment is liable to be rejected/ cancelled. d. I /we further recognize that if any of the terms or conditions is infringed or any of the statement made therein or information furnished in the application form is not correct, I /we would be liable for disciplinary action under the Chartered Accountants Act,1949 and regulations framed there under and under the provisions of Companies Act, 2013 e. No further assignment(s) by our audit firm or branch or associate or LLP or other firm whose name or trade mark or brand is used by our firm or any of our partners shall be taken which are not in compliance to the Master Circular. I / we hereby declare that audit / other assignment allotted on the basis of information furnished in the application form will not be accepted and carried out if the firm in whose name the application was made is not in existence at the time of audit. Name of the Audit Firm: पृʿ / Page 133 / 139 Name of Partner Membership No. Signature* _________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ Place: __________________ Date: __________________ * The declaration should be signed by all the partners of audit firm undertaking audit of the insurer. पृʿ / Page 134 / 139 Form A2 Name of the Insurer: This is to inform that the following audit firms have been appointed as Statutory Auditors for (Name of the Insurer) for the financial year ________________ Sl. No. Name of the Audit Firm Address Telephone/ e-mail 1 2 The past record of Statutory Auditors of (Name of the Insurer) for the preceding ten years is as under: Present Term Year-4 Year -3 Year -2 Year -1 Current Year Name of the Audit Firm 1 2 Previous Term Year-9 Year -8 Year -7 Year -6 Year- 5 Name of the Audit Firm 1 2 It is certified that this appointment/reappointment is in compliance with the provisions with regard to appointment of auditors as a part of Corporate Governance Master Circular issued by the Authority. Date: Signed Place: Chief Executive Officer पृʿ / Page 135 / 139 Form A3 Name of the Insurance Company: Return of Auditors engaged for the financial year __________ Sl. No. Auditors engaged as Name of the Firm Address/ Telephone/ e- mail 1. Statutory Auditors 1. 2. 2. Internal Auditors 1. 2. 3. Concurrent Auditors 1. 2. 4. Tax Auditors 1. 2. 5. Any Other Capacity (to be specified) 1. 2. It is certified that the above information is correct and complete to the best of my knowledge and belief, and reflects the true position. Date: Signed Place: Chief Executive Officer पृʿ / Page 136 / 139 Annexure 7 (Refer clause 9.5 (b) and 9.5 (d) (i)) Remuneration and other payments made during the Financial Year to MD/CEO/WTD & KMPs (Amount Rs. In lakh) Sl. No. Name of the MD/CEO/WTD & KMP Designation Fixed Pay Variable Pay Total of Fixed and Variable Pay (c)+(f) Amount Debited to Revenue A/c Amount Debited to Profit and Loss A/c Value of Joining / Sign on Bonus Retirement benefits like gratuity, pension, etc. paid during the year Amount of deferred remuneration of earlier years paid/settled during the year Pay and Allowances (a) Perquisites, etc. (b) Total (c)=(a)+(b) Cash components (d) Share-linked components (e) Total (f)=(d)+(e) Paid Deferred Settled Deferred Paid/ Settled Deferred 1 2 3 Total पृʿ / Page 137 / 139 Annexure 8 (Refer Stewardship Principle 6 (v)) Disclosure of voting activities in general meetings of investee companies in which the insurers have actively participated and voted: Name of Insurer: ____________________ Period of Report (FY): ____________________ Meeting Date Investee Company Name Type of Meeting (AGM/ EGM) Proposal of Managemen t/Sharehold ers Descriptio n of Proposal Managemen t Recommen dation Vote (For/Again st/Abstain) Reason supportin g the decision Date: Place: Chief Compliance Officer (Name and Signature) पृʿ / Page 138 / 139 Annexure 9 (Refer clause 10.3 (b)) “Certification for compliance of the Corporate Governance Master Circular” I ________________________ (Name) hereby certify that __________________ (company name) has complied with the IRDAI (Corporate Governance for Insurers) Regulations, 2024 and the circulars issued there under. Nothing has been concealed or suppressed. Signature ___________________ Full Name and Designation” Chief Compliance Officer पृʿ / Page 139 / 139 Schedule-I List of Circulars / Guidelines repealed Sl. No. Circular / Guidelines Reference Subject 1 031/IRDA/CIR/COMPLIANCE/AUG- 2007 dated 23rd August, 2007 Approval under Section 34A of Insurance Act, 1938 2 043/IRDA/CIR/COMPLIANCE/MAR- 2009 dated 17th March, 2009 Issuance of ESOP / Sweat Equity to CEO / Managing Director / Whole-time Director – Compliance with Section 34A of the Insurance Act, 1938 3 IRDA/F&A/GDL/CG/100/05/2016 dated 18th May, 2016 Guidelines for Corporate Governance for insurers in India 4 IRDA/F&A/GDL/CG/100/05/2016 dated. 6th June, 2016 Addendum to Guidelines for Corporate Governance for insurers in India 5 Circular dated. 19th March, 2019 Remuneration proposals of ED/MD and CEOs 6 IRDAI/F&A/GDL/CPM/045/02/2020 dated 7th February, 2020 Revised Guidelines on Stewardship Code for Insurers in India 7 IRDAI/Life/CEO Appointment/2020-21 dated. 22nd July, 2020 Submission of application under Sec. 34A of Insurance Act, 1938 8 IRDAI/F&I/CIR/MISC/183/9/2022 dated 2nd September, 2022 Appointment or Continuation of Common Director(s) u/s 48A of Insurance Act, 1938 9 IRDAI/F&I/CIR/MISC/191/9/2022 dated 13th September, 2022 Clarification on Circular Appointment or Continuation of Common Director 10 IRDAI/F&I/CIR/MISC/26/01/2023 dated 30th January, 2023 Profit Related Commission to Non- Executive Director(s) 11 IRDAI/F&A/GDL/MISC/141/6/2023 dated 30th June, 2023 Guidelines on Remuneration of Directors and Key Managerial Persons of Insurers