IRDAI (Maintenance of Information by the Regulated Entities and Sharing of Information by the Authority), Regulations 2025

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99GI/2025 रजिस्ट्री सं. डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99 xxxGIDHxxx xxxGIDExxx असाधारण EXTRAORDINARY भाग III—खण् ड 4 PART III—Section 4 प्राजधकार से प्रकाजित PUBLISHED BY AUTHORITY भारतीय बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण अजधसूचिा हैदराबाद , 1 िििरी,2025 भारतीय बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण (जिजियजमत संस्ट्थाओं द्वारा सूचिा का अिुरक्षण और प्राजधकरण द्वारा सूचिा की साझेदारी) जिजियम, 2025 फा.सं.भा.बी.जि.जि.प्रा./जिजियम/4/211/2025–बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण अजधजियम, 1999 (1999 का 41) की धारा 14 और 26 के साथ पठित बीमा अजधजियम, 1938 (1938 का 4) की धारा 14 के खंड (सी) के उप-खंड (1), धारा 33(7) और धारा 114 (ए) की उप-धारा (2) के खंड (िीए)(i) के अंतगगत प्रदत्त िजियों का प्रयोग करते हुए, प्राजधकरण बीमा सलाहकार सजमजत के साथ परामिग करिे के बाद, इसके द्वारा जिम्नजलजखत जिजियम बिाता है, अथागत् : 1. संजक्षप्त िाम और प्रारंभः i. ये जिजियम भारतीय बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण (जिजियजमत संस्ट्थाओं द्वारा सूचिा का अिुरक्षण और प्राजधकरण द्वारा सूचिा की साझेदारी) जिजियम, 2025 कहलाएँगे। ii. ये जिजियम सरकारी रािपत्र में इिकी अजधसूचिा की तारीख से प्रिृत्त होंगे। 2. उद्देश्यः इि जिजियमों का उद्देश्य जिम्नजलजखत को समथग बिािा हैः i. बीमाकतागओं को इलेक्ट्राजिक रूप में अपिे पठरचालिों के जलए अपेजक्षत रूप में डेटा का अिुरक्षण करिे; सुरक्षा और लागू जिजधयों का अिुपालि सुजिजित करिे; तथा एक स्ट्थाजपत डेटा अजभिासि ढाँचे को अपिािे के जलए समथग बिािा। सं. 21] िई ददल्ली, िुक्रिार, िििरी 3, 2025/पौष 13, 1946 No. 21] NEW DELHI, FRIDAY, JANUARY 3, 2025/PAUSHA 13, 1946 सी.जी.-टी.एल.-अ.-09012025-260068 CG-TL-E-09012025-260068 सी.जी.-टी.एल.-अ.-09012025-260068 CG-TL-E-09012025-260068 2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] ii. बीमाकतागओं तथा बीमा मध्यिर्तगयों सजहत मध्यिर्तगयों को समस्ट्त मूलभूत, आिश्यक और संगत डेटा और सूचिा का अिुरक्षण करिे के जलए समथग बिािा, बीमा अजधजियम, 1938 की धारा 33 के अधीि जियुि िाँच अजधकारी को दकसी भी बीमाकताग, बीमा मध्यिर्तगयों सजहत मध्यिर्तगयों के कायों की िाँच अथिा जिरीक्षण करिे एिं ऐसी दकसी भी िाँच के संबंध में प्राजधकरण को ठरपोटग प्रस्ट्तुत करिे के जलए समथग बिािा। iii. प्राजधकरण को उि जहतधारकों की सहमजत, प्रकटीकरण, सुरक्षा, अजधकारों और जहतों सजहत, िो ऐसी सूचिा का स्ट्िाजमत्ि रखते हैं और िो प्राजधकरण को ऐसी सूचिा प्रस्ट्तुत करते हैं, गोपिीयता के जसद्ांतों को ध्याि में रखते हुए ऐसी सूचिा की जििेकपूिगक साझेदारी करिे के जलए समथग बिािा। 3. पठरभाषाएँ – इि जिजियमों में, िब तक संदभग से अन्यथा अपेजक्षत ि हो – i. “अजधजियम” से समय-समय पर यथासंिोजधत बीमा अजधजियम, 1938 (1938 का 4) अजभप्रेत है; ii. “प्राजधकरण” से बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण अजधजियम, 1999 की धारा 3 की उप-धारा (i) के अधीि स्ट्थाजपत भारतीय बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण अजभप्रेत होगा, iii. “गोपिीय सूचिा” क. दकसी जिदेिी संस्ट्था के संबंध में उि जिदेिी संस्ट्था से प्राप्त सूचिा अजभप्रेत होगी िो सािगिजिक पहुँच (पजललक डोमेि) में उपललध िहीं कराई िा सकती जिसके संबंध में संबंजधत जिदेिी संस्ट्था िे सुस्ट्पष्ट रूप से अथिा दकसी करार/सहमजत ज्ञापि (एमओयू) के अंतगगत अिुरोध दकया हो दक गुप्तता बिाये रखी िाए जिसके जलए दोिों उि जिदेिी संस्ट्था और प्राजधकरण हस्ट्ताक्षरकताग हैं। ख. देिी संस्ट्था के संबंध में प्रयोज्य देिी कािूिों में पठरभाजषत रूप में होगी। iv. “इलेक्ट्राजिक रूप” से समय-समय पर यथासंिोजधत सूचिा प्रौद्योजगकी अजधजियम, 2000 की धारा 2(1)(द) में यथापठरभाजषत रूप अजभप्रेत है; v. “जिदेिी संस्ट्था” से कोई जिदेिी जित्तीय जिजियामक प्राजधकरण या कोई जिदेिी जित्तीय संस्ट्था अजभप्रेत होगी। vi. “सूचिा” जिदेिी संस्ट्था के संबंध में इि जिजियमों के संदभग में एक जिदेिी जित्तीय जिजियामक प्राजधकरण होते हुए एक जिदेिी प्राजधकरण से संबंजधत भौजतक रूप में सूचिा और/या दकसी अन्य जिदेिी जित्तीय संस्ट्था से संबंजधत सूचिा अजभप्रेत होगी। vii. “सूचिा” देिी संस्ट्था के संदभग में सूचिा का अजधकार अजधजियम, 2005 (2005 का 22) की धारा 2(च) में पठरभाजषत रूप में होगी। viii. “िाँच अजधकारी” से दकसी बीमाकताग अथिा मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती, िैसी जस्ट्थजत हो, के कायों की िाँच या जिरीक्षण करिे के जलए अजधजियम की धारा 33 के अधीि प्राजधकरण द्वारा जिर्दगष्ट कोई व्यजि अजभप्रेत है। ix. “न्यूितम सूचिा” से िह सूचिा अजभप्रेत है िो इि जिजियमों के अंतगगत जिजिर्दगष्ट रूप में बीमाकतागओं या मध्यिर्तगयों या बीमा मध्यिर्तगयों के द्वारा अिुरजक्षत दकये िािे के जलए अपेजक्षत है। x. “जिजियजमत संस्ट्था” से प्राजधकरण के जिजियामक क्षेत्र के अंदर आिेिाली कोई संस्ट्था अथिा दकसी जिदेिी जित्तीय जिजियामक प्राजधकरण द्वारा जिजियजमत संस्ट्था अजभप्रेत होगी। xi. “अिुरोधकताग संस्ट्था” से अिुरोजधत संस्ट्था से संबंजधत सूचिा के जलए अिुरोध करिेिाली संस्ट्था अजभप्रेत होगी। xii. “अिुरोजधत संस्ट्था” से िह देिी या जिदेिी संस्ट्था अजभप्रेत होगी जिसकी सूचिा इि जिजियमों के अंतगगत प्रकटीकरण के अधीि है। xiii. “अजभलेख” के अंतगगत भौजतक रूप में अथिा इलेक्ट्राजिक रूप में अथिा दोिों प्रकार से अिुरजक्षत सूचिा िाजमल है। xiv. “जिजिर्दगष्ट” से इि जिजियमों के प्रयोिि के जलए पठरपत्रों, ददिाजिदेिों या अिुदेिों के द्वारा समय-समय पर प्राजधकरण द्वारा जिजिर्दगष्ट अजभप्रेत है। [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 3 4. इि जिजियमों में प्रयुि और अपठरभाजषत, परंतु बीमा अजधजियम, 1938, बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण अजधजियम, 1999, उिके अधीि बिाये गये जियमों या जिजियमों में पठरभाजषत िलदों और अजभव्यजियों के अथग िही होंगे िो क्रमिः उि अजधजियम या जियमों या जिजियमों में उिके जलए जिधागठरत दकये गये हैं। अध्याय - 1 प्राजधकरण द्वारा देिी अथिा जिदेिी संस्ट्था से संबंजधत गोपिीय सूचिा की साझेदारी 5. अपेजक्षत सूचिा का िगीकरण – अिुरोजधत संस्ट्था के बारे में प्राजधकरण से अिुरोधकताग संस्ट्था द्वारा अपेजक्षत सूचिा का िगीकरण जिम्नािुसार दकया िा सकता हैः i. प्राजधकरण या जिजियजमत संस्ट्थाओं या अिुरोजधत संस्ट्थाओं या दकसी अन्य सांजिजधक/सरकारी जिकाय की सािगिजिक पहुँच (पजललक डोमेि) में उपललध सूचिा। ii. सािगिजिक पहुँच (पजललक डोमेि) में अिुपललध, परंतु प्राजधकरण के पास उपललध सूचिा। 6. प्रयोिि जिसके जलए सूचिा माँगी गई हैः सूचिा की अपेक्षा करिे के जलए प्रयोिि में जिम्नजलजखत िाजमल हो सकते हैं : i. अिुरोधकताग संस्ट्था के सांजिजधक या जिजियामक कायग करिे के जलए अथिा अिुरोधकताग संस्ट्था के कायों के जिजधमान्य कायगजिष्पादि के जलएः क. भारत में स्ट्थाजपत जिजियमिकतागओं के द्वारा। ख. सरकार/ न्यायपाजलका/ जिजध प्रितगि एिेंजसयों िैसे सरकारी प्राजधकरणों/ देिी जिकायों के द्वारा। ग. अंतरराष्ट्रीय पयगिेक्षकों के द्वारा। ii. बीमा अजधजियम, 1938 की धारा 20 अथिा दकन्हीं अन्य प्रयोज्य जिजधयों के अधीि ििता के सामान्य उपभोग के जलए। 7. सूचिा का प्रकटीकरणः i. सािगिजिक पहुँच (पजललक डोमेि) में उपललध सूचिा का प्रकटीकरणः प्राजधकरण प्रयोज्य सािगिजिक क्षेत्रों (डोमेिों) के जििरण की साझेदारी कर सकता है, यदद अपेजक्षत सूचिा सािगिजिक डोमेि में उपललध है। ii. प्राजधकरण के पास उपललध सूचिा का प्रकटीकरणः प्राजधकरण अिुरोधकताग संस्ट्था को सूचिा का प्रकटीकरण करिे पर केिल तभी जिचार कर सकता हैः क. यदद ऐसी सूचिा के जलए अिुरोधकताग संस्ट्था के द्वारा एक जलजखत अिुरोध प्रस्ट्तुत दकया गया है। ख. यदद लागू कािूि ऐसी सूचिा की साझेदारी की अिुमजत देते हैं। ग. अिुरोध के बारे में अिुरोजधत संस्ट्था को सूजचत करिे तथा अिुरोजधत संस्ट्था की सुस्ट्पष्ट पूिग जलजखत सहमजत प्राप्त करिे के उपरांत। घ. यदद अिुरोधकताग संस्ट्था िचि देती है दक यह उिके कतगव्यों के जिजधसम्मत कायगजिष्पादि के एकमात्र प्रयोिि के जलए है। iii. सूचिा के जलए अिुरोधों की अलग-अलग िाँच यह जिधागठरत करिे के जलए की िाएगी दक क्ट्या अपेजक्षत सूचिा साझेदारी करिे योग्य सूचिा के अंतगगत आती है या िहीं। सािगिजिक डोमेि में अिुपललध सूचिा की साझेदारी करिे की योग्यता का जिधागरण अन्य बातों के साथ-साथ अन्य के बीच जिम्नजलजखत आधारों के द्वारा दकया िाएगाः क. अपेजक्षत सूचिा की गोपिीयता के जसद्ांत और अिुरक्षण। ख. दकये गये अिुरोध के जलए जिश्वासोत्पादक कारण – दक क्ट्या ऐसे कारण ऐसे प्राजधकरणों के कतगव्यों के जिजधमान्य कायगजिष्पादि में सहायता करिे के जलए हैं। ग. अपेजक्षत सूचिा का स्ट्िरूप घ. प्रजतस्ट्पर्धगयों के द्वारा सूचिा तक पहुँच सजहत, िाजणजज्यक या अन्य कारण के जलए गोपिीय 4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] ङ. दकये गये अिुरोधों की पारस्ट्पठरकता iv. प्राजधकरण प्रत्येक अिुरोध पर गुण-दोष के आधार पर जिचार करेः क. अपेजक्षत सूचिा के जलए प्रत्येक अिुरोध पर साझेदारी के संबंध में जिणगय लेिे से पहले गुण-दोष के आधार पर जिचार दकया िाएगा। ख. दकसी भी सूचिा की साझेदारी ि करिे का अजधकार प्राजधकरण के पास सुरजक्षत है िो संभाजित रूप से जिजियजमत संस्ट्था अथिा समग्र रूप में बीमा क्षेत्र की जस्ट्थरता को प्रभाजित कर सकती है अथिा जिससे लोकजहत अथिा पाजलसीधारकों के जहत का संरक्षण दकया िा सकता है। 8. गोपिीय सूचिा की साझेदारीः i. िहाँ प्राजधकरण के जलए दकसी जिदेिी संस्ट्था अथिा अिुरोजधत संस्ट्था द्वारा उपललध कराई गई गोपिीय सूचिा की साझेदारी स्ट्थािीय, क्षेत्रीय, राज्य या दकन्हीं जिजध प्रितगि या जिजियामक प्राजधकरणों के साथ करिा आिश्यक हो िाता है जिसका/ जििका अजधकार जिजियजमत संस्ट्था पर है, िहाँ प्राजधकरणः क. अिुरोजधत संस्ट्था को तत्परतापूिगक सूजचत करेगा; ख. उसकी पूिग सहमजत प्राप्त करेगा; तथा ग. उि सूचिा को आगे बढािे से पहले सुजिजित करेगा दक प्रत्येक प्राप्तकताग उपललध कराई गई सूचिा के गोपिीय स्ट्िरूप को बिाये रखिे के जलए सहमजत देता है तथा उसके पास ऐसा करिे के जलए कािूिी प्राजधकार है। ii. िहाँ इि जिजियमों के अंतगगत उपललध कराई गई गोपिीय सूचिा कािूिी तौर पर प्रितगिीय अिुरोध के अधीि है, िहाँ प्राजधकरण ऐसी माँग का अिुपालि करिे से पहले अिुरोजधत संस्ट्था को सूजचत करेगा। िहाँ अिुरोजधत संस्ट्था के द्वारा सूचिा को आगे बढािे के जलए सहमजत िहीं दी िाती, िहाँ प्राजधकरण ऐसी माँग को रोकिे अथिा सूचिा की गोपिीयता का संरक्षण करिे के जलए सभी उजचत जिजधक उपायों का प्रयोग करेगा। iii. प्राजधकरण द्वारा ितगमाि में अथिा पूिग में जियोजित सभी कमगचारी और अजधकारी, जििके जलए प्राजधकरण के पास कायग करते समय अपिे कतगव्यों के पालि के दौराि अिुरोजधत संस्ट्था से संबंजधत गोपिीय सूचिा तक पहुँच है, व्यािसाजयक गुप्तता के दाजयत्ि से आबद् हैं। ऐसे दाजयत्ि के दकसी भी उल्लंघि के जलए िे लागू आचरण संजहता और लागू देिी कािूिों के अिुसार कारगिाई के जलए भागीदार होंगे। अध्याय - 2 बीमा अजभलेखों का अिुरक्षण 9. प्रत्येक बीमाकताग अजधजियम की धारा 14 की उप-धारा (1) के खंड (क) और (ख) के अिुसार, िारी की गई प्रत्येक पाजलसी के अजभलेख और उसके द्वारा दकये गये प्रत्येक दािे के अजभलेख का अिुरक्षण करेगा तथा यह सुजिजित करेगा दकः i. ऐसे अजभलेख संपूणग और सही हैं तथा दकसी अन्य रूप में रखरखाि का जिचार दकये जबिा इलेक्ट्राजिक रूप में अिुरजक्षत हैं। ii. अिुरक्षण की प्रणाली आिश्यक सुरक्षा की जििेषताओं और डेटा अजभिासि ढाँचे से युि होगी। iii. इलेक्ट्राजिक पद्जत में धाठरत अजभलेखों सजहत, भारत में िारी की गई सभी पाजलजसयों और दकये गये सभी दािों से संबंजधत ऐसे अजभलेखों को केिल भारत में जस्ट्थत और अिुरजक्षत डेटा केन्रों में ही रखा िाएगा। iv. इि अजभलेखों तक पहुँच प्राजधकरण द्वारा जिरीक्षणों और िाँच-पड़तालों तथा प्राजधकरण द्वारा अपेजक्षत रूप में दकसी भी अन्य प्रयोिि के जलए उपललध कराई िाएगी। बिते दक िहाँ अजभलेखों का संग्रहण एकमात्र तौर पर पुिबीमा व्यिसाय करिेिाले बीमाकतागओं के द्वारा दकया गया हो, िहाँ ऐसे अजभलेखों का अिुरक्षण उपयुगि उपबंधों के अिुसार दकया िाएगा। 10. बीमाकताग के पास जिजियम (9) के अंतगगत अपेजक्षत रूप में अजभलेखों के तरीके और रखरखाि के जलए बोडग द्वारा अिुमोददत िीजत होगी तथा उसमें अन्य बातों के साथ-साथ जिम्नजलजखत िाजमल होंगेः [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 5 i. अजभलेखों के अिुरक्षण और भंडारण को कायागजन्ित करिे तथा उसकी समीक्षा कम से कम िषग में एक बार करिे के जलए योििा। ii. इलेक्ट्राजिक रूप में अिुरजक्षत दकये िा रहे अजभलेख के संबंध में जिम्नजलजखत की स्ट्थापिा करिाः क. उपयुि सुरक्षा व्यिस्ट्था, ख. अद्यति और ििीितम प्रौद्योजगकी और गोपिीयता के मािक, ग. ितगमाि और भािी सुरक्षा संबंधी आिश्यकताओं को पूरा करिे के जलए सिोत्तम पद्जतयों को अपिािे के द्वारा पाजलसीधारक संबंधी और दािा संबंधी डेटा की जििता, गोपिीयता और सुरक्षा। घ. अजभलेखों का प्रसंस्ट्करण और इलेक्ट्राजिक अिुरक्षण, ङ. बैकअप, आपदा समुत्थाि और व्यिसाय जिरंतरता की योििा, च. डेटा अजभलेखागार तथा छ. प्राजधकरण द्वारा यथाजिजिर्दगष्ट कोई अन्य जिषय। iii. इि जिजियमों के अध्याय-3 के अंतगगत पैरा-III के जिजियम 16 के अिुसार उपबंध। 11. प्रत्येक बीमाकताग सुजिजित करेगा दक धाठरत अजभलेखों की व्यिस्ट्था ऐसे तरीके से की गई है िैसा दक व्यिसाय के उपयोग के जलए आिश्यक है और आसािी से उन्हें प्राप्त दकया िा सकता है जिससे पाजलसीधारक की सेिा में तथा जिजभन्न जिजधयों, जिजियमों, पठरपत्रों, ददिाजिदेिों और समय-समय पर लागू दकये गये रूप में अन्य जिजियामक ढाँचे के अिुपालि में सहायता जमल सके। अध्याय - 3 िाँच और जिरीक्षण के जलए न्यूितम सूचिा भाग-I सभी बीमाकतागओं के जलए लागू उपबंध 12. प्रत्येक बीमाकताग भारत में अपिे व्यिसाय के प्रधाि स्ट्थाि में जिम्नजलजखत का अिुरक्षण करेगाः i. बीमाकतागओं के जलए लागू अजधजियम, जियमों, जिजियमों, ददिाजिदेिों, पठरपत्रों अथिा ददिाजिदेिों के ितगमाि उपबंधों तथा उिके व्यिसाय के जलए प्रयोज्य रूप में दकसी अन्य जिजध के उपबंधों के अंतगगत उिके द्वारा अिुरजक्षत दकये िािे के जलए अपेजक्षत सभी अजभलेख, सूचिा, डेटा, दस्ट्तािेि, बजहयाँ अथिा रजिस्ट्टर, तथा ii. उिके व्यिसाय के जलए यथाप्रयोज्य रूप में, इि जिजियमों की अिुसूची-I में जिजिर्दगष्ट सूचिा की मदें। बिते दक िहाँ व्यिसाय के ऐसे प्रधाि स्ट्थाि पर पूणग जििरण सजहत सूचिा की दकसी मद का अिुरक्षण करिा सुजिधाििक या व्यिहायग िहीं है, िहाँ उसका अिुरक्षण या तो िाखाओं अथिा अन्य कायागलयों में इस प्रकार से दकया िा सकता है दक ऐसी प्रत्येक िाखा या कायागलय अपिे कायगचालि के जलए लागू सूचिा के संबंजधत भाग का ही अिुरक्षण करे, या उि अिुरक्षण भारत में जस्ट्थत और अिुरजक्षत डेटा केन्रों में दकया िा सकता है। परंतु आगे यह भी ितग होगी दक एकमात्र तौर पर पुिबीमा व्यिसाय करिेिाले बीमाकताग के संबंध में यह मािा िाएगा दक उसिे अिुसूची-I के उपबंधों का अिुपालि दकया है, यदद इि जिजियमों के अंतगगत अिुरजक्षत दकये िािे के जलए अपेजक्षत सूचिा ऐसे बीमाकताग के अजभलेखों से तत्काल उपललध है। परंतु आगे यह भी ितग होगी दक यदद अिुसूची-I में अपेजक्षत रूप में सूचिा अजभलेखों से तत्काल उपललध है, तो इि जिजियमों के अंतगगत कोई अलग अजभलेख अिुरजक्षत करिे की आिश्यकता िहीं है। 6 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] भाग – II मध्यिर्तगयों और बीमा मध्यिर्तगयों के जलए लागू उपबंध 13. प्रत्येक मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती भारत में अपिे व्यिसाय के प्रधाि स्ट्थाि पर जिम्नजलजखत का अिुरक्षण करेगाः i. मध्यिर्तगयों के जलए लागू अजधजियम, जियमों, जिजियमों, ददिाजिदेिों, पठरपत्रों अथिा जिदेिों के ितगमाि उपबंधों तथा उसके व्यिसाय के जलए यथाप्रयोज्य रूप में दकसी अन्य जिजध के उपबंधों के अंतगगत उिके द्वारा अिुरजक्षत दकये िािे के जलए अपेजक्षत सभी अजभलेख, सूचिा, डेटा, दस्ट्तािेि, बजहयाँ अथिा रजिस्ट्टर, तथा ii. उिके व्यिसाय के जलए यथाप्रयोज्य रूप में, इि जिजियमों की अिुसूची-II में जिजिर्दगष्ट सूचिा की मदें। बिते दक िहाँ व्यिसाय के ऐसे प्रधाि स्ट्थाि पर पूणग जििरण सजहत सूचिा की दकसी मद का अिुरक्षण करिा सुजिधाििक अथिा व्यिहायग िहीं है, िहाँ उसका अिुरक्षण या तो िाखाओं अथिा अन्य कायागलयों में इस प्रकार से दकया िा सकता है दक ऐसी प्रत्येक िाखा या कायागलय अपिे कायगचालि के जलए लागू सूचिा के संबंजधत भाग का ही अिुरक्षण करे या उि अिुरक्षण भारत में जस्ट्थत और अिुरजक्षत डेटा केन्रों में दकया िा सकता है। परंतु आगे यह भी ितग होगी दक यदद अिुसूची-II में अपेजक्षत रूप में सूचिा अजभलेखों में तत्काल उपललध है, तो इि जिजियमों के अंतगगत एक अलग अजभलेख का रखरखाि करिे की आिश्यकता िहीं है। भाग – III बीमाकतागओं, मध्यिर्तगयों और बीमा मध्यिर्तगयों के जलए लागू सामान्य उपबंध 14. इि जिजियमों के अिुसार अिुरजक्षत की िािेिाली सूचिा के `न्यूितम सूचिा’ होिे के कारण, बीमाकताग, मध्यिती और बीमा मध्यिती से प्रत्याजित है दक िह उस जिजिष्ट कायग के संबंध में िो िह करता है, समस्ट्त संबंजधत सूचिा, प्रलेखीकरण, और संबंजधत कागि-पत्रों का अिुरक्षण करे। इसके अजतठरि, प्राजधकरण समय-समय पर अपिे द्वारा आिश्यक समझे गये रूप में बीमाकतागओं, मध्यिर्तगयों और बीमा मध्यिर्तगयों द्वारा अिुरजक्षत की िािेिाली अजतठरि सूचिा को जिजिर्दगष्ट कर सकता है। 15. िाँच और अन्य सत्यापिः बीमाकतागओं, मध्यिर्तगयों और बीमा मध्यिर्तगयों के द्वारा अिुरजक्षत की िािेिाली सूचिा, डेटा और दस्ट्तािेिों का समाधाि िहाँ भी संगत हो, िहाँ अन्य संगत जिजधयों और जिजियमों की अपेक्षाओं के अिुसार लेखा-परीजक्षत जित्तीय जििरणों/आंकड़ों के साथ दकया िाएगा। सूचिा अथिा अजभलेखों का अिुरक्षण उसके व्यिसाय के जलए उपयुि होिे के तौर पर इलेक्ट्राजिक रूप में या दकसी अन्य रूप में दकया िाएगा तथा ऐसी सूचिा या अजभलेखों तक प्रिेि िाँच-पड़ताल और जिरीक्षण की जस्ट्थजत में प्राजधकरण द्वारा प्राजधकृत व्यजियों को ददया िाएगा। 16. अजभलेखों के अिुरक्षण के संबंध में बोडग अिुमोददत िीजतः बीमाकताग, मध्यिती और बीमा मध्यिती दोिों भौजतक और इलेक्ट्राजिक रूप में अजभलेखों के अिुरक्षण और पुरािे अजभलेखों को िष्ट करिे के संबंध में, उिके स्ट्िरूप, महत्ि, व्यािसाजयक आिश्यकताओं और अन्य प्रयोज्य कािूिी अपेक्षाओं को ध्याि में रखते हुए अपिे संबंजधत बोडों के द्वारा अिुमोददत उपयुि िीजत को लागू करेंगेः बिते दक, अिुसूची-I के खंड 8 के अंतगगत जिजिर्दगष्ट अजभलेखों को छोड़कर अन्य अजभलेखों का अिुरक्षण 10 िषग की न्यूितम अिजध अथिा लागू ितगमाि जिजधक अपेक्षाओं के अिुसार जिर्दगष्ट अिजध, िो भी बाद में हो, के जलए दकया िाएगाः i. संबंजधत अजभलेखों के संबंध में अंजतम लेिदेि की तारीख से, या ii. पाजलसी की समाजप्त की तारीख से। 17. कठििाइयाँ दूर करिाः इि जिजियमों को लागू करिे अथिा उिका अथगजिणगय करिे में दकसी भी कठििाई को दूर करिे के जलए, प्राजधकरण का अध्यक्ष पठरपत्रों के रूप में स्ट्पष्टीकरण, जिदेि, या ददिाजिदेि िारी कर सकता है। 18. जिरसि और बचतः i. इि जिजियमों के प्रिृत्त होिे की तारीख से, जिम्नजलजखत जिजियम जिरस्ट्त होंगेः [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 7 क. भारतीय बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण (िाँच और जिरीक्षण के जलए अपेजक्षत न्यूितम सूचिा) जिजियम, 2020 ख. बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण ( देिी अथिा जिदेिी संस्ट्था से संबंजधत गोपिीय सूचिा की साझेदारी) जिजियम, 2012 तथा ग. भारतीय बीमा जिजियामक और जिकास प्राजधकरण (बीमा अजभलेखों का अिुरक्षण) जिजियम, 2015. ii. िब तक इि जिजियमों के द्वारा अन्यथा व्यिस्ट्था िहीं की िाती, तब तक उपयुगि उप-जिजियम (i) में उजल्लजखत जिजियमों के संबंध में दकये गये दकसी भी कायग अथिा की गई दकसी भी कारगिाई अथिा दकये गये रूप में या कृत के रूप में अथग रखिेिाले दकसी कायग या कारगिाई के संबंध में समझा िाएगा दक िह इि जिजियमों के तदिुरूपी उपबंधों के अंतगगत दकया गया है अथिा की गई है। अिुसूची – I बीमाकतागओं के जलए लागू उपबंध 1. सूचिा की जिम्नजलजखत मदों का अिुरक्षण बीमाकतागओं के द्वारा बीमा व्यिसाय के प्रत्येक िगग या उप-िगग के संबंध में, ऐसे व्यिसाय के जलए प्रयोज्य रूप में दकया िाएगा, अथागत् : i. जिम्नजलजखत का उल्लेख करते हुए बीमा के जलए प्राप्त सभी प्रस्ट्तािों का अजभलेख – (क) प्रस्ट्ताि संख्या; (ख) तारीख िब प्रस्ट्तािक द्वारा प्रस्ट्ताि पर हस्ट्ताक्षर दकये गये हैं; (ग) प्रस्ट्ताि की प्राजप्त की तारीख; (घ) बीमा एिेंट या बीमा मध्यिती या बीमाकताग के स्ट्टाफ, िैसा लागू हो, का िाम और कोड, जिसिे प्रस्ट्ताि का स्रोतीकरण दकया है; (ङ) प्रस्ट्ताि िमाराजि की प्राजप्त की तारीख और राजि; (च) प्रस्ट्ताि िमाराजि के भुगताि की पद्जत िैसे िकदी, चेक, डीडी या अन्य प्रकार से; (छ) बीमाकताग का कायागलय िहाँ प्रस्ट्ताि प्राप्त दकया गया है; (ि) संभाजित ग्राहक / बीमाकृत व्यजि(यों) का पता जपि कोड सजहत; (झ) फोि या मोबाइल िंबर, िहाँ उपललध हो; (ञ) इलेक्ट्राजिक रूप में िारी की गई सभी पाजलजसयों के जलए ई-मेल आईडी तथा अन्य पाजलजसयों के जलए िहाँ उपललध हो; (ट) बैंक जििरण; (ि) िामांदकत व्यजि (िाजमती) और बीमाकृत व्यजि के साथ संबंध; (ड) जियुि व्यजि का जििरण, िहाँ िाजमती अियस्ट्क है; तथा (ढ) किर करिे के जलए प्रस्ट्ताजित िोजखमों का जििरण। ii. जिम्नजलजखत को जिजिर्दगष्ट करते हुए किर-िोटों का अजभलेख – (क) पहचाि संख्या; (ख) पक्षकार का िाम; (ग) िोजखम के प्रारंभ की तारीख और िहाँ लागू हो िहाँ समाजप्त की तारीख; (घ) संबंजधत पाजलसी के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफरेंस) के साथ प्रदत्त किर का प्रकार, तथा (ङ) प्रीजमयम की राजि अथिा प्राप्त अन्य धिराजिः बिते दक यदद किर-िोटों की अिुजलजपयाँ (डूजललकेट प्रजतयाँ) क्रम संख्या के अिुसार रखी िाती हैं, तो समझा िाएगा दक इस उपबंध की अपेक्षा का अिुपालि दकया गया है। iii. पाजलजसयों का अजभलेख, जिन्हें क्रम संख्या दी गई हो, िारी की गई सभी पाजलजसयों की सूची बिाई गई हो, जिम्नजलजखत का उल्लेख करते हुए कालक्रमािुसार प्रजिजष्ट की गई हो – (क) पाजलसी की संख्या; (ख) बीमाकृत व्यजि(यों) का िाम और प्रस्ट्तािक का िाम, यदद जभन्न हों; (ग) िोजखम के प्रारंभ और समापि की तारीखें; (घ) प्राप्त प्रीजमयम, संबंजधत बैंक गारंटी या प्रस्ट्ताि िमाराजि के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफरेंस) के साथ; (ङ) प्रदत्त िोजखम का स्ट्िरूप, पाजलसी के जिगगम से पहले िारी दकये गये दकसी किर-िोट का प्रजत-संदभग तथा पाजलसी के जिगगम के बाद पाठरत दकसी पृष्ांकि का प्रजत-संदभग; (च) पाजलसी के जलए लागू रूप में जडस्ट्काउंट या लोडडंग; (छ) प्रीजमयम के जलए प्रस्ट्ताि िमाराजि के समायोिि की तारीख; (ि) पाजलसी दस्ट्तािेि के प्रेषण की तारीख; (झ) बीमाकृत व्यजि या प्रस्ट्तािक, िैसा लागू हो, के द्वारा पाजलसी दस्ट्तािेि की प्राजप्त की 8 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] तारीख; (ञ) लागू दकया गया जििल आजस्ट्त मूल्य (एिएिी); (ट) एिएिी लागू करिे की तारीख; (ि) आबंठटत यूजिटों की संख्या; (ड) संबद् पाजलजसयों के मामले में, लगाये गये प्रभार; तथा (ढ) किर दकये गये िोजखमों का जििरणः बिते दक िारी की गई पाजलजसयों की अिुजलजपयों (डूजललकेट प्रजतयों) के क्रमसंख्यािुसार फाइल दकये गये संग्रह को उि अपेक्षा के पयागप्त अिुपालि के रूप में मािा िाएगा, यदद उन्हें क्रम संख्या दी गई हो और इस जिजियम में जिजिर्दगष्ट समस्ट्त संगत सूचिा की प्रजिजष्ट उसमें की गई हो। iv. सामूजहक बीमा व्यिसाय के संबंध में, जिम्नजलजखत का उल्लेख करते हुए अजतठरि अजभलेख – (क) समूह का स्ट्िरूप, िैसे- जियोिा-कमगचारी अथिा गैर-जियोिा-कमगचारी; (ख) समूह का आकार; (ग) समूह के जलए लागू की गई जिःिुल्क किर सीमा; (घ) मािे गये रेटटंग कारक; (ङ) समूह के सदस्ट्यों को िारी की गई बीमा संख्याओं का प्रमाणपत्र; (च) िारी दकये गये प्रत्येक बीमा प्रमाणपत्र के संबंध में बीमाकताग को मास्ट्टर पाजलसीधारक द्वारा प्रीजमयम के जिप्रेषण की तारीख; तथा (छ) बीमाकताग द्वारा समूह के प्रत्येक सदस्ट्य से प्रीजमयम की िसूली की तारीख, यदद िसूली सीधे सदस्ट्यों से की गई हो। v. पुिबीमा व्यिसाय करिेिाले बीमाकताग के संबंध में, जिम्नजलजखत का उल्लेख करते हुए मदों का अजभलेख – (क) पुिबीमाकताग की जिजिष्ट पहचाि संख्या; (ख) पुिबीमा व्यिस्ट्था का प्रकार; (ग) अंदकत व्यिसाय की व्यिस्ट्थाएँ; (घ) हस्ट्ताक्षठरत व्यिस्ट्थाएँ; (ङ) पुिबीमा व्यिस्ट्था में अग्रणी का िाम तथा पुिबीमा व्यिस्ट्थाओं के संबंध में तदिुरूपी अिुगामी, यदद कोई हों; (च) भारतीय पुिबीमा दलाल का िाम, यदद उपयोग दकया गया हो तथा जिदेिी पुिबीमा दलाल का िाम, यदद उपयोग दकया गया हो; (छ) प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत प्राप्त या प्रदत्त अध्यपगण कमीिि; (ि) प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत प्राप्त या प्रदत्त लाभ कमीिि; (झ) प्राप्त या प्रदत्त दािों को छोड़कर अन्य कोई भुगताि तथा तदिुरूपी प्रीजमयमों की तुलिा में ऐसे भुगतािों का प्रजतित; (ञ) पुिबीमाकताग की रेटटंग जिसे व्यिसाय का अध्यपगण दकया गया हो; (ट) दलाली का प्रजतित और राजि; (ि) अध्यर्पगत पुिबीमा के जलए प्रीजमयम के भुगताि की तारीख; (ड) आिक पुिबीमा के जलए दलाल के द्वारा पुिबीमा प्रीजमयम की प्राजप्त की तारीख तथा बीमाकताग द्वारा ऐसे प्रीजमयम की प्राजप्त की तदिुरूपी तारीख; तथा (ढ) प्रदत्त या प्राप्त पुिबीमा प्रीजमयम। vi. प्राप्त प्रीजमयमों की प्राजप्त की कालक्रमािुसार जस्ट्थजत दिागते हुए प्रीजमयमों का अजभलेख – (क) राजि की प्राजप्त की तारीख; (ख) प्राप्त प्रीजमयम की राजि; (ग) पक्षकार का िाम और संपकग का जििरण जिससे प्रीजमयम प्राप्त दकया गया है और पाजलसी संख्या के साथ तथा ऐसे प्रीजमयम के भुगताि के जलए अिसर को दिागिेिाले दकसी अन्य संगत दस्ट्तािेि के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ, तथा (घ) प्रीजमयम के संग्रहण की तारीख और बीमाकताग को एिेंट या मध्यिती या अन्य पक्षकार सेिा प्रदाता द्वारा ऐसे प्रीजमयम के जिप्रेषण की तदिुरूपी तारीख। vii. जिम्नजलजखत का उल्लेख करते हुए पृष्ांकिों का अजभलेख – (क) पाजलसी संख्या जिसके साथ िह संबद् है; (ख) पृष्ांकिों के प्रारंभ और समापि की तारीखें; (ग) पृष्ांकि के प्रकार, तथा (घ) प्रभाठरत अजतठरि प्रीजमयम अथिा देय प्रीजमयम की िापसी, तथा प्रीजमयम रजिस्ट्टर के साथ प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफरेंस): बिते दक पृष्ांकिों की क्रमसंख्यािुसार फाइल की गई अिुजलजपयों (डूजललकेट प्रजतयों) को इस अपेक्षा के अिुपालि के रूप में मािा िाएगा यदद उि पर क्रमसंख्या दी गई हो और प्रत्येक प्रजत में उस पाजलसी की पाजलसी संख्या के बारे में, जिसके साथ िह संलग्न है, सूचिा जिजहत हो। viii. जिम्नजलजखत जििरण देते हुए बैंक गारंठटयों और िमाराजियों का अजभलेख – (क) पक्षकार का जििरण; (ख) राजि; (ग) समाजप्त की तारीख; (घ) जिजधमान्यता की अिजध, तथा (ङ) बैंक गारंटी या िमाराजि की अन्य ितें तथा संबंजधत पाजलसी या पाजलजसयों के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ। [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 9 ix. जिम्नजलजखत के उल्लेख सजहत, सूजचत दकये गये सभी दािों का अजभलेखः (1) सभी बीमा पाजलजसयों के जलए, िैसा लागू होः (क) दािेदारों के िाम, संबंजधत पाजलसी संख्या(ओं) के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (ख) दािे की तारीख और सूजचत करिे की पद्जत; (ग) दािे के पंिीकरण की तारीख; (घ) किर दकया गया िोजखम या आकजस्ट्मकता; (ङ) हाजि या क्षजत का स्ट्िरूप और कारण; (च) हाजि का अिंजतम अिुमाि और अिुिती अद्यति िािकारी; (छ) जिपटाि की तारीख और राजि जिसपर जिपटाि दकया गया है; (ि) अिजिष्ट से या अन्य प्रकार से िसूजलयाँ; (झ) क्ट्या दािे का सिेक्षण या अन्िेषण दकया गया है; (ञ) सिेक्षक या िाँचकताग का िाम; (ट) सिेक्षक या िाँचकताग द्वारा दािे का अिुमाि; (ि) दािे के जिराकरण की तारीख यदद जिराकृत दकया गया है और जिराकरण के जलए कारण; (ड) उस व्यजि का िाम जिसे दािे का भुगताि दकया गया है और बीमाकृत व्यजि के साथ संबंध; (ढ) िाठरस की श्रेणी; (ण) अथगदंड की गणिा करिे के जलए प्रयुि बैंक दर, अथगदंड की तारीख और अथगदंड के भुगताि की राजि के साथ, तथा (त) दािों संबंधी उपबंधों अथिा अिुरजक्षत आरजक्षत जिजधयों तथा लेखा-परीक्षा रेल के साथ दकये गये भुगतािों का जििरण। (2) यूजिट सहबद् पाजलजसयों के जलए, जिम्नजलजखत लयोरे के साथ अजतठरि अजभलेख – (i)लागू दकये गये जििल आजस्ट्त मूल्य का अजभलेख; (ii) लागू दकये गये जििल आजस्ट्त मूल्य की तारीख(तारीखें); (iii) पुिः प्राप्त दकये गये यूजिटों की संख्या, लगाये गये प्रभारों का प्रकार और तदिुरूपी राजियाँ, तथा (iv) आंजिक आहरणों की राजि। (3) स्ट्िास्ट््य बीमा पाजलजसयों के जलए, अस्ट्पताल के सभी लागू अजभलेख और संबद् अन्य पक्ष प्रबंधक द्वारा प्रसंस्ट्कठरत दािों का जििरण देते हुए अजतठरि अजभलेख। (4) सामूजहक बीमा पाजलजसयों के जलए, जिम्नजलजखत लयोरे के साथ अजतठरि अजभलेख – (i) उस व्यजि का िाम जिसे भुगताि दकया गया है और बीमाकृत समूह सदस्ट्य के साथ संबंध; (ii) दािा सूजचत करिेिाले व्यजियों का जििरण; (iii) िहाँ भुगताि समूह के मास्ट्टर पाजलसीधारक के माध्यम से संपन्न दकया गया है – मास्ट्टर पाजलसीधारक द्वारा चेक या माँग ड्राफ्ट की प्राजप्त की तारीख; (iv) लाभाथी के द्वारा चेक या माँग ड्राफ्ट या इलेक्ट्राजिक िमा की प्राजप्त की तारीख; (v) बीमाकताग द्वारा सीधे बीमाकृत समूह के सदस्ट्य या लाभाथी को दािे के भुगताि की तारीख, िैसा लागू है और भुगताि की गई तदिुरूपी दािों की राजियाँ; (vi) यदद समूह के मास्ट्टर पाजलसीधारक को आंजिक भुगताि दकया गया है तो ऐसे आंजिक भुगताि की तारीख और ऐसे आंजिक भुगताि की राजि, तदिूरूपी बकाया ऋण जििरणों के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; (vii) प्राजधकृत समिुदेिि फामग, और (viii) आंजिक भुगतािों की तारीख और तदिुरूपी िेष राजि, यदद समूह के सदस्ट्य के दािेदार को कोई भुगताि दकया गया हो। (5) पुिबीमा व्यिसाय के जलए, जिम्नजलजखत लयोरे के साथ अजतठरि अजभलेख – (i) पुिबीमा व्यिस्ट्था का प्रकार; (ii) कुल पुिबीमा में बीमाकताग का अंि; (iii) पुिबीमा व्यिस्ट्था में पुिबीमाकताग या अग्रणी का िाम और अिुयायी, िैसा लागू हो; (iv) भारतीय पुिबीमा दलाल का िाम, यदद उपयोग दकया गया हो; (v) जिदेिी पुिबीमा दलाल का िाम, यदद उपयोग दकया गया हो; (vi) पुिबीमाकताग या अग्रणी पुिबीमाकताग द्वारा दािे के अिुमोदि की तारीख, िैसा लागू है; (vii) अध्यर्पगत पुिबीमा के जलए प्राप्त पुिबीमा दािे की प्राजप्त की तारीख, मुरा और राजि, तथा (viii) आिक पुिबीमा के जलए दकये गये पुिबीमा दािे के भुगताि की तारीख, मुरा और राजि। 2. समग्र रूप में बीमाकताग के व्यिसाय के जलए, सूचिा की जिम्नजलजखत मदों, िैसा लागू हो, का अिुरक्षण दकया िाएगा, अथागत् : 10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] i. प्रत्येक एिेंट के संबंध में (क) िाम (ख) पता (ग) एिेंट के धाठरत पंिीकरण का जििरण, तथा (घ) जियुजि की तारीख और जियुजि की समाजप्त की तारीख, यदद कोई हो, का जििरण देते हुए बीमा एिेंटों का अजभलेख; ii. बीमाकताग के साथ तालमेल व्यिस्ट्था से युि या अन्य प्रकार से संबद् सभी बीमा मध्यिर्तगयों का अजभलेख, प्रत्येक बीमा मध्यिती, जिजिर्दगष्ट व्यजि, दलाल अहगता-प्राप्त व्यजि, दूरजिपणिकताग, प्राजधकृत सत्यापक के संबंध में – (क) िाम; (ख) पता; (ग) आईआरडीएआई लाइसेंस/पंिीकरण संख्या; (घ) धाठरत लाइसेंस/पंिीकरण का लयोरा; तथा (ङ) जियुजि की तारीख और जियुजि के समापि की तारीख, यदद कोई हो, देते हुए अजभलेख; iii. जिम्नजलजखत लयोरा देते हुए बीमा एिेंटों और बीमा मध्यिर्तगयों का अजभलेख – (क) प्रत्येक व्यजि के द्वारा प्राप्त व्यिसाय का जििरण; (ख) ऐसे व्यिसाय पर प्राप्त प्रीजमयम की राजि; (ग) उस पर अदा दकये गये कुल कमीिि की राजि; (घ) भुगताि दकया गया बोिस कमीिि, यदद कोई हो; (ङ) दकसी भी रूप में अदा दकये गये प्रजतफल, तथा (च) भुगताि दकया गया कोई अन्य पाठरश्रजमक; iv. जिम्नजलजखत लयोरा दिागते हुए सभी िेतिभोगी क्षेत्र कर्मगयों का अजभलेख – (क) िाम; (ख) कमगचारी की पहचाि संख्या; (ग) पता; (घ) जियुजि की तारीख और जियुजि के समापि की तारीख, यदद कोई हो; (ङ) ितगमाि पदिाम; (च) ितगमाि िेति, अिुलजलधयाँ (पक्ट्सग), भत्ते और कोई अन्य लाभ; (छ) कर और संबंजधत कागज़-पत्र, तथा (ि) उिसे प्रत्याजित व्यिसाय और उिके द्वारा अंदकत िास्ट्तजिक व्यिसाय, जियुजि-पत्र और सेिासमाजप्त की तारीख, यदद कोई हो, के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ; v. जिम्न जििरण दिागते हुए संजिदा आधार पर कमगचाठरयों सजहत और िेतिभोगी क्षेत्र कर्मगयों को छोड़कर, कमगचाठरयों का अजभलेख – (क) िाम; (ख) कमगचारी पहचाि संख्या; (ग) जियुजि की तारीख; (घ) ितगमाि पदिाम, और (ङ) ितगमाि िेति, अिुलजलधयाँ (पक्ट्सग), भत्ते, कोई अन्य लाभ, कर और संबंजधत कागि-पत्र, जियुजि-पत्र और सेिासमाजप्त की तारीख, यदद कोई हो के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत; vi. सभी एिेंटों, परामिगदाताओं, स्ट्टाफ के सदस्ट्यों को िारी दकये गये जियुजि-पत्रों का अजभलेख, उसमें दकये गये पठरितगिों सजहत; vii. एिेंटों, परामिगदाताओं और स्ट्टाफ के सदस्ट्यों को िारी दकये गये जियुजि-पत्रों की अिुजलजपयों (डूजललकेट प्रजतयों), यदद िारी दकये गये हों, का अजभलेख, उिमें दकये गये पठरितगिों सजहत; viii. िकदी बही और संजितरण बही समथगक दस्ट्तािेिों के साथ; ix. जििेिों का अजभलेख उसमें अचल संपजत्त, प्रजतभूजतयों और जस्ट्क्रपों, बंधकों पर ऋणों और अन्य ऋणों, धाठरत सभी अन्य जििेिों के जलए अलग-अलग जििरण देते हुए तथा समय-समय पर उिमें होिेिाले पठरितगि दिागते हुए; x. अन्य आजस्ट्तयों का अजभलेख, िैसे (क) िमाराजियाँ; (ख) प्रालय राजियाँ; (ग) जिजिध देिदार; (घ) फर्िगचर और िुड़िार; (ङ) स्ट्टेििरी; (च) हाथ में िकदी, तथा (छ) बैंकों के पास िकदीः बिते दक हाथ में िकदी और बैंकों के पास िकदी के संबंध में इस खंड की अपेक्षाओं को अिुपालि दकये गये रूप में समझा िाएगा यदद ऐसी िकदी की राजि के बारे में सूचिा िकदी बही या अन्य अजभलेखों से तत्काल उपललध हो। 3. प्रत्येक बीमाकताग जिम्नजलजखत का अिुरक्षण करेगा – (i) बीमा व्यिसाय की अपेक्षा (सजलजसटेिि) या सर्िगडसंग या प्रजिक्षण या दकसी अन्य प्रयोिि के जलए बाह्यस्रोतीकरण संस्ट्थाओं, एिेंटों, बीमा मध्यिर्तगयों, अस्ट्पतालों, और अन्य के साथ दकये गये सभी करार; (ii) संस्ट्था/व्यिस्ट्थाओं की समुजचत सािधािी सजहत लागत लाभ जिश्लेषण; [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 11 (iii) जिक्रेता का जििरण; (iv) संबद् कायगकलाप; (v) करार की तारीख; (vi) करार की जिजधमान्यता अिजध; (vii) भुगताि की ितें और सहमजत-प्राप्त िुल्क या प्रभार; (viii) दकये गये भुगतािों का जििरण बीिकों और रसीदों के साथ; तथा (ix) बीमाकताग या मध्यिर्तगयों या बीमा मध्यिर्तगयों के संबंजधत पक्षकारों या समूह संस्ट्थाओं के साथ लेिदेिों के जलए स्ट्ितंत्र संव्यिहार (आम्सग लेंग्थ) से कीमत जिधागरण स्ट्थाजपत करिे के जलए अपेजक्षत दस्ट्तािेि, यदद कोई हों। 4. प्रत्येक बीमाकताग दकये गये प्रत्येक भुगताि के जलए एक कािूिी तौर पर जिजधमान्य रसीद प्राप्त करेगा और उसका अिुरक्षण करेगा तथा प्राप्त दकये गये प्रत्येक भुगताि के जलए एक कािूिी तौर पर जिजधमान्य रसीद िारी करेगा तथा कालक्रमािुसार या दकसी अन्य सुजिधाििक क्रम से एक प्रणालीबद् तरीके से फाइल दकये गये बीिकों और रसीदों का अिुरक्षण करेगा। 5. प्रत्येक बीमाकताग यात्रा व्ययों के कारण दकसी कमगचारी या अन्य व्यजि को दकये गये दकसी भुगताि के संबंध में (i) की गई यात्रा का पूरा जििरण; (ii) यात्रा का प्रयोिि; (iii) भुगताि दकये गये दकराये का जििरण, तथा (iv) प्रदत्त भत्तों को दिागते हुए अजभलेख का अिुरक्षण करेगा। 6. बीमाकताग का प्रत्येक कायागलय प्रत्येक ददि कायागलय में उपजस्ट्थत होिेिाले कमगचाठरयों को जिर्दगष्ट करते हुए दकसी भी रूप में स्ट्टाफ की उपजस्ट्थजत के उजचत अजभलेख रखेगा। 7. िोजखम ग्रहण करिे के साक्ष्य के जलए प्रयुि कोई भी दस्ट्तािेि िारी करिेिाले बीमाकताग का प्रत्येक कायागलय सुजिजित करेगा दक ऐसे दस्ट्तािेिों पर क्रम संख्या दी िाए, िह प्रत्येक व्यजि को िारी दकये गये दस्ट्तािेिों के फामों की क्रम संख्याओं का अजभलेख रखेगा, तथा यह सत्यापि करिे के जलए उजचत िाँच की व्यिस्ट्था करेगा दक िारी दकये गये सभी फामों और दस्ट्तािेिों का उजचत रूप से जहसाब रखा गया है। 8. प्रत्येक बीमाकताग जिपटाये गये दािों से संबंजधत सभी दस्ट्तािेि रखेगा, जििमें उिके साथ जिम्नजलजखत से संबद् दकसी भी सिेक्षण, िाँच-पड़ताल या हाजि जिधागरण की ठरपोटों की प्रजतयाँ िाजमल होंगीः- i. ऐसी प्रत्येक हाजि या क्षजत के संबंध में जिस पर रु. 1,00,000 से कम राजि का दािा दकया गया हो, तीि िषग की अिजध के जलए; ii. ऐसी प्रत्येक हाजि या क्षजत के संबंध में जिस पर रु. 1,00,000 या उससे अजधक परंतु रु. 10 लाख से कम राजि का दािा दकया गया हो, पाँच िषग की अिजध के जलए; iii. ऐसी प्रत्येक हाजि या क्षजत के संबंध में जिस पर रु. 10 लाख या उससे अजधक परंतु रु. 20 लाख से कम राजि का दािा दकया गया हो, सात िषग की अिजध के जलए; तथा iv. ऐसी प्रत्येक हाजि या क्षजत के संबंध में जिस पर रु. 20 लाख या उससे अजधक राजि का दािा दकया गया हो, बारह िषग की अिजध के जलए। ऐसी अिजध की गणिा उस तारीख से की िाएगी िब दािे का जिपटाि दकया गया है। 9. प्रत्येक बीमाकताग जिम्नजलजखत को जिर्दगष्ट करते हुए अजभलेख का रखरखाि करेगा – (i) ऐसी प्रत्येक बीमा या पुिबीमा कंपिी का िाम जिसके साथ उसिे कोई पुिबीमा व्यिस्ट्था की हो; (ii) भारत में उसके दकसी भी कायागलय से अध्यर्पगत या स्ट्िीकृत पुिबीमा व्यिस्ट्थाओं से संबंजधत हस्ट्ताक्षठरत पुिबीमा समझौते और जिकल्पी स्ट्थािि, उि ितों के जििरण के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) के साथ जििपर पुिबीमा समझौते/ व्यिस्ट्थाएँ की गई हों; िोजखम के प्रारंभ की तारीख, िोजखम के समापि की तारीख सजहत; (iii) पुिबीमाकताग की रेटटंग; (iv) िोजखम के स्ट्थािि के संबंध में पुिबीमाकताग द्वारा स्ट्िीकृजत की तारीख, तथा (v) पुिबीमा व्यिस्ट्था के प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत देय या प्रालय राजियों के िेष का समाधाि। 10. प्रत्येक बीमाकताग जिम्नजलजखत को जिर्दगष्ट करते हुए अजभलेख का अिुरक्षण करेगा – (i) प्रत्येक सह-बीमा व्यिस्ट्था के जलए अग्रणी और सभी अिुयाजययों के िाम; (ii) हस्ट्ताक्षठरत सह-बीमा करार, यदद सह-बीमा करार दकये गये हों, तो उि ितों, जििपर सह-बीमा व्यिस्ट्थाएँ की गई हों, िोजखम के प्रारंभ की तारीख, िोजखम के समापि की 12 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] तारीख के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत; (iii) प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत प्रदत्त या प्राप्त सह-बीमा प्रीजमयम; (iv) प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत प्रदत्त या प्राप्त कमीिि; (v) प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत प्रदत्त या प्राप्त दािे, तथा (vi) सह- बीमा व्यिस्ट्था के प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत देय या प्रालय राजियों के िेष का समाधाि। 11. प्रत्येक बीमाकताग पुिबीमा और सह-बीमा के संबंध में, िैसा लागू हो, प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत अपिी बजहयों में जिम्नजलजखत खातों का रखरखाि करेगा, अथागत् :- i. स्ट्िीकृत खाता; ii. प्रदत्त कमीिि खाता; iii. देय दािों का खाता; iv. प्रदत्त दािों का खाता; v. अध्यर्पगत खाता; vi. प्राप्त कमीिि खाता; vii. िसूलीयोग्य दािों का खाता; viii. पुिःप्राप्त दािों का खाता। बिते दक, बीमाकताग के संबंध में समझा िाएगा दक उसिे इस उप-जिजियम का अिुपालि दकया है, यदद अपेजक्षत सूचिा अन्य प्रकार से बीमाकताग की मौिूदा बजहयों और खातों से तत्काल उपललध हो। 12. प्रत्येक बीमाकताग जिम्नजलजखत दस्ट्तािेिों के संबंध में अजभलेखों का अिुरक्षण करेगाः i. (क) आर1 और आर2 आिेदि; (ख) प्राजधकरण द्वारा िारी दकया गया पंिीकरण प्रमाणपत्र; (ग) िेयरधारकों के करार; और (घ) कंपिी के पंिीकरण के जलए प्राजधकरण को प्रस्ट्तुत दकये गये अन्य दस्ट्तािेि तथा इस संबंध में प्राजधकरण के साथ दकया गया पत्र-व्यिहार। ii. (क) संस्ट्था के चाटग; (ख) जहताजधकारी स्ट्िामी; (ग) संबद् संस्ट्थाएँ (एफीजलयेट्स); (घ) समूह कंपजियाँ, और (ङ) लागू जिजधयों, जिजियमों और ददिाजिदेिों के अिुसार सहायक संस्ट्थाएँ; iii. (क) बोडग को ठरपोटग करिेिाली सभी आंतठरक सजमजतयों की बैिकों के कायगिृत्तों की प्रजतयाँ; (ख) ऐसी आंतठरक सजमजतयों के द्वारा प्रस्ट्तुत की गई ठरपोटें, तथा (ग) प्रत्येक बैिक के संदभग में सभी जिणगयों के संबंध में की गई कारगिाई की ठरपोटें; iv. (क) बीमाकताग के प्रत्येक कायग के जलए बोडग द्वारा अिुमोददत िीजत, िैसी दक समय-समय पर िारी दकये गये जिजभन्न अजधजियमों, जिजियमों और ददिाजिदेिों के अंतगगत लागू हैं, तथा (ख) कंपिी के प्रत्येक कायग के जलए बोडग द्वारा अिुमोददत िीजत के संबंध में मािक पठरचालि प्रदक्रयाएँ और कायागन्ियि मैिुअल, प्रत्येक स्ट्तर पर प्राजधकार के प्रत्यायोिि के जििरण सजहत। v. अन्य सरकारी और कर प्राजधकाठरयों के साथ पत्र-व्यिहार; vi. बीमा कंपिी के द्वारा और बीमा कंपिी के जिरुद् फाइल दकये गये सभी लंजबत मामलों की सूची। अिुसूची – II मध्यिर्तगयों अथिा बीमा मध्यिर्तगयों के जलए लागू उपबंध 1. प्रत्येक मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती इस जिजियम में जिजिर्दगष्ट अजभलेखों का अिुरक्षण करेगा, िैसे दक उिके व्यिसाय के जलए लागू हों : i. जिम्नजलजखत को दिागते हुए सभी कमगचाठरयों का अजभलेख – (क) िाम और पता; (ख) कमगचारी पहचाि संख्या; (ग) जियुजि की तारीख; (घ) सेिासमाजप्त की तारीख, यदद कोई हो; (ङ) ितगमाि पदिाम; (च) ितगमाि िेति, अिुलजलधयाँ (पक्ट्सग), भत्ते और कोई अन्य लाभ; (छ) कर और संबंजधत कागि-पत्र; (ि) उिसे प्रत्याजित व्यिसाय तथा उिके द्वारा अंदकत िास्ट्तजिक व्यिसाय, जियुजि-पत्र और सेिासमाजप्त की तारीख, यदद कोई [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 13 हो, के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत; (झ) लाइसेंस/पंिीकरण संख्या तथा लाइसेंस/पंिीकरण की िैधता अिजध; (ञ) प्रजिक्षण पूरा करिे के प्रमाणपत्र की तारीख, यदद अपेजक्षत हो तो परीक्षा उत्तीणग करिे की तारीख सजहत; (ट) बीमा व्यिसाय की अपेक्षा (सजलजसटेिि) के जलए अहगता-प्राप्त कमगचाठरयों के मामले में ििीकरण प्रजिक्षण की तारीखें, तथा (ि) िाखा अथिा कायागलय का िाम िहाँ जियोजित हैं। ii. िये व्यिसाय के संबंध में जिम्नजलजखत को प्रस्ट्तुत करते हुए अपेजक्षत पाजलजसयों का अजभलेख – (क) प्रस्ट्ताि संख्या; (ख) पाजलसी संख्या; (ग) व्यिसाय की व्यिस्ट्था; (घ) बीमाकताग का िाम; (ङ) प्रस्ट्तािक का िाम; (च) बीमाकृत िीिि का िाम; (छ) बीमाकृत िीिि का पता; (ि) आश्वाजसत राजि अथिा बीमाकृत राजि; (झ) प्रस्ट्ताि की प्राजप्त की तारीख; (ञ) कायागलय िहाँ प्रस्ट्ताि प्राप्त दकया गया है; (ट) प्रीजमयम की प्राजप्त की तारीख और राजि, यदद प्रीजमयम की िसूली करिे के जलए बीमाकताग द्वारा प्राजधकृत दकया गया हो, प्रस्ट्ताि फामग या पाजलसी के प्रजत-संदभग (क्रास-ठरफ़रेंस) सजहत; (ि) प्रीजमयम प्राजप्त-सूचिा की रसीद संख्या; (ड) प्रीजमयम की प्राजप्त की पद्जत िकदी, चेक या अन्य प्रकार से; (ढ) बीमाकताग को प्रीजमयम जिप्रेजषत करिे की तारीख; (ण) बीमाकताग को प्रस्ट्ताि फामों के प्रस्ट्तुतीकरण की तारीख; (त) िोजखम के प्रारंभ की तारीख; (थ) िोजखम की समाजप्त की तारीख; (द) मध्यिती द्वारा पूिग में अपेजक्षत बीमाकृत की प्रचलि में जस्ट्थत और व्यपगत पाजलजसयों का जििरण; (ध) उस व्यजि का िाम जिसिे पाजलसी का स्रोतीकरण दकया है और जितरण माध्यम; (ि) टेलीकालर का िाम; (प) प्राजधकृत सत्यापक का िाम; (फ) दूरजिपणि पद्जत के द्वारा स्रोतीकृत व्यिसाय की जस्ट्थजत में दूरजिपणिकताग का िाम, तथा (ब) सह-दलाल का िाम और सह-दलाली में उसका अंि, यदद कोई हो। iii. जिम्नजलजखत जििरण देते हुए ििीकरण व्यिसाय के संबंध में अपेजक्षत पाजलजसयों का अजभलेख – (क) प्रीजमयम की जियत तारीख और मध्यिती द्वारा भेिी गई ििीकरण सूचिा की तारीख पाजलसी संख्या के प्रजत-संदभग के साथ; (ख) जपछली पाजलसी संख्या, यदद कोई हो; (ग) रसीद की तारीख और ििीकरण प्रीजमयम की राजि, यदद प्रीजमयम िसूल करिे के जलए बीमाकताग के द्वारा प्राजधकृत दकया गया हो; (घ) कायागलय, िहाँ प्रीजमयम प्राप्त दकया गया है; (ङ) प्रीजमयम की प्राजप्त की पद्जत- िकदी, चेक या अन्य प्रकार से, तथा (च) बीमाकताग को ििीकरण प्रीजमयम के जिप्रेषण की तारीख। iv. यदद बीमा मध्यिती के माध्यम से सर्िगडसंग और प्रसंस्ट्करण दकया गया हो, तो जिम्नजलजखत जििरण देते हुए दािों का अजभलेख – (क) पाजलसी संख्या; (ख) दािा संख्या संबंजधत पाजलसी के प्रजत-संदभग के साथ; (ग) बीमाकताग का िाम; (घ) बीमाकृत व्यजि और दािेदार का िाम; (ङ) हाजि की सूचिा की प्राजप्त की तारीख; (च) हाजि की तारीख; (छ) हाजि का कारण; (ि) बीमाकृत राजि और आश्वाजसत राजि तथा सूजचत दकये गये दािे की राजि; (झ) बीमाकताग को दािा सूचिा अग्रेजषत करिे की तारीख; (ञ) दािे के समथगि में प्राप्त दकये गये दस्ट्तािेि; (ट) बीमाकताग और दािेदार के साथ दािे के संबंध में दकया गया पत्र-व्यिहार, (ि) दािे के भुगताि की तारीख, तथा (ड) भुगताि दकये गये दािे की राजि। v. जिम्नजलजखत जििरण देते हुए, बीमा मध्यिती द्वारा दकये गये सिेक्षण दकये गये दािों का अजभलेख – (क) दािे की सूचिा देिे की तारीख; (ख) किर दकया गया िोजखम या आकजस्ट्मकता; (ग) हाजि या क्षजत का स्ट्िरूप और कारण; (घ) सिेक्षक की जियुजि की तारीख; (ङ) दकये गये सिेक्षण की तारीख; (च) सिेक्षक का िाम और लाइसेंस संख्या, जिसिे सिेक्षण दकया हो; (छ) सिेक्षक को सिेक्षण के आबंटि की तारीख; (ि) सिेक्षक द्वारा ठरपोटग प्रस्ट्तुत करिे की तारीख, तथा (झ) सिेक्षक द्वारा दािे का अिुमाि। vi. यदद दािे की सर्िगडसंग और प्रसंस्ट्करण अन्य पक्ष प्रबंधकों (टीपीए) के माध्यम से दकया गया है तो जिम्नजलजखत जििरण देते हुए दािों का अजभलेख – (क) िेटिकग प्रदाता या अस्ट्पताल का िाम; (ख) दािे का प्रकार अथागत् 14 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] िकदीरजहत या प्रजतपूर्तग; (ग) िकदीरजहत अिुरोध प्रस्ट्तुत करिे की तारीख और समय; (घ) िकदीरजहत प्राजधकरण की स्ट्िीकृजत या अस्ट्िीकृजत की तारीख और समय; (ङ) स्ट्िीकायग और अस्ट्िीकायग राजियों का जििरण; (च) अस्ट्पतालों या िेटिकग प्रदाताओं द्वारा दी गई छूटें; (छ) तारीख और समय िब प्रसंस्ट्कठरत दािा अन्य पक्ष प्रबंधक द्वारा जिणगय के जलए बीमाकताग के पास भेिा गया है, तथा (ि) बीमाकताग के जिणगय की तारीख। vii. जिम्नजलजखत जििरण देते हुए पुिबीमा व्यिसाय के संबंध में अपेक्षा (सजलजसटेिि) के जििरण का अजभलेख – (क) पुिबीमा प्रीजमयम की प्राजप्त की तारीख और राजि; (ख) मुरा जिसमें प्रीजमयम प्राप्त दकया गया है; (ग) प्रत्यक्ष बीमाकताग का िाम और पता; (घ) पुिबीमाकताग का िाम और पता; (ङ) जिदेिी दलालों के िाम, यदद उपयोग दकया गया है और उिका पता; (च) िोजखम का स्ट्थाि; (छ) समझौते का प्रकार; (ि) समझौते की तारीख; (झ) पुिबीमाकताग को प्रीजमयम के अंतरण की तारीख; (ञ) पुिबीमाकताग की रेटटंग और रेटटंग एिेंसी का िाम; (ट) संबद् पुिबीमाकताग की जिजिष्ट पहचाि संख्या; (ि) प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत प्राप्त कमीिि या पाठरश्रजमक की राजि; (ड) कमीिि या पाठरश्रजमक की प्राजप्त की तारीख; (ढ) सह-दलालों के अंि, तथा (ण) पुिबीमा बैंक खाता जििरण। viii. जिम्नजलजखत जििरण देते हुए अपेजक्षत पुिबीमा व्यिसाय के संबंध में दािों का अजभलेख – (क) प्राप्त दािे की राजि संबद् पुिबीमाकताग के िाम और प्रत्यक्ष बीमाकताग के िाम के प्रजत-संदभग के साथ; (ख) हाजि या क्षजत का स्ट्िरूप और कारण; (ग) मुरा जिसमें राजि प्राप्त की गई; (घ) पुिबीमाकताग से दािे की राजि की प्राजप्त की तारीख; (ङ) प्रत्यक्ष बीमाकताग को दािे की राजि के अंतरण की तारीख; (च) मुरा जिसमें राजि का अंतरण प्रत्यक्ष बीमाकताग को दकया गया है, तथा (छ) पुिबीमा बैंक खाता जििरण। ix. पठरिादों और जिकायतों का अजभलेख जिम्नजलजखत जििरण के साथ, िैसे – (क) पाजलसी संख्या; (ख) बीमाकताग का िाम; (ग) बीमा पाजलसी का जििरण पाजलसी की अपेक्षा करिेिाले व्यजि के प्रजत-संदभग के साथ; (घ) जिकायतकताग का िाम; (ङ) जिकायत की प्राजप्त की तारीख; (च) जिकायत की श्रेणी; (छ) जिकायत की प्राजप्त की पद्जत िैसेः टेलीफोि, िेबसाइट, पत्र या अन्य प्रकार से; (ि) जिकायत का संजक्षप्त जििरण; (झ) जिकायत की प्राजप्त-स्ट्िीकृजत की तारीख; (ञ) समाधाि की तारीख, यदद बीमा मध्यिती द्वारा समाधाि दकया गया है; (ट) बीमाकताग को जिकायत अग्रेजषत करिे की तारीख, यदद उसका समाधाि बीमा मध्यिती के द्वारा िहीं दकया िा सकता, तथा (ि) बीमाकताग के द्वारा समाधाि की तारीख। 2. प्रत्येक मध्यिती या बीमा मध्यिती जिम्नजलजखत का अिुरक्षण करेगा – (i) बीमा व्यिसाय की अपेक्षा (सजलजसटेिि) या सर्िगडसंग या प्रजिक्षण या दकसी अन्य प्रयोिि के जलए बाह्यस्रोतीकरण संस्ट्थाओं, बीमाकतागओं, अन्य बीमा मध्यिर्तगयों, अस्ट्पतालों, और अन्य के साथ दकये गये सभी करार; (ii) व्यिस्ट्थाओं का लागत लाभ जिश्लेषण; (iii) जिक्रेता का जििरण; (iv) संबद् कायगकलाप; (v) करार की तारीख; (vi) करार की जिजधमान्यता अिजध; (vii) भुगताि की ितें और सहमजत-प्राप्त िुल्क या प्रभार; (viii) दकये गये भुगतािों का जििरण बीिकों और रसीदों के साथ, तथा (ix) बीमा मध्यिती या बीमाकतागओं के संबंजधत पक्षकारों या समूह संस्ट्थाओं के साथ स्ट्ितंत्र संव्यिहार (आम्सग लेंग्थ) लेिदेि स्ट्थाजपत करिे के जलए अपेजक्षत दस्ट्तािेि, यदद कोई हों। 3. प्रत्येक मध्यिती या बीमा मध्यिती दकये गये प्रत्येक भुगताि के जलए कािूिी तौर पर जिजधमान्य रसीद प्राप्त करेगा और उसका अिुरक्षण करेगा तथा प्राप्त प्रत्येक भुगताि के जलए कािूिी तौर पर जिजधमान्य रसीद िारी करेगा और ऐसे प्रत्येक भुगताि के संबंध में बीिक और रसीदें अिुरजक्षत करेगा, िो कालक्रमािुसार अथिा दकसी अन्य सुजिधाििक क्रम में एक प्रणालीबद् तरीके से फाइल की गई हों। 4. प्रत्येक मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती जिम्नजलजखत दस्ट्तािेिों के संबंध में अजभलेखों का अिुरक्षण करेगाः [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 15 i. मूल मध्यिती लाइसेंस या पंिीकरण और ििीकरण लाइसेंस या पंिीकरण, आिेदिों और प्राजधकरण के साथ दकये गये अन्य पत्र-व्यिहार सजहत; ii. (क) संगिि चाटग; (ख) जहताजधकारी स्ट्िामी; (ग) संबद् संस्ट्थाएँ; (घ) समूह कंपजियाँ, और (ङ) लागू कािूिों, जिजियमों और ददिाजिदेिों के अिुसार सहायक संस्ट्थाएँ; iii. सभी कायों के जलए मािक पठरचालि मैिुअल; iv. बीमा व्यिसाय की अपेक्षा के जलए अहगता-प्राप्त व्यजियों के अहगता और प्रजिक्षण के प्रमाणपत्र तथा प्रत्येक जित्तीय िषग के जलए जिक्रेता-िार व्यिसाय का जििरण; v. अन्य सरकारी और कर प्राजधकाठरयों के साथ पत्र-व्यिहार; vi. मध्यिती अथिा बीमा मध्यिती द्वारा और उसके जिरुद् फाइल दकये गये सभी लंजबत मामलों की सूची; vii. सभी कमगचाठरयों को िारी दकये गये जियुजि-पत्रों तथा उिमें दकये गये पठरितगिों का अजभलेख; viii. समथगक दस्ट्तािेिों के साथ िकदी बही और संजितरण बही; ix. सभी जििेिों, अन्य आजस्ट्तयों, ऋणों और अजग्रमों का अजभलेख; x. प्रत्येक ददि कायागलय में उपजस्ट्थत होिेिाले कमगचाठरयों को जिर्दगष्ट करते हुए, दकसी भी रूप में स्ट्टाफ की उपजस्ट्थजत दिागिेिाले सभी कायागलयों का अजभलेख; xi. प्रत्येक लेिदेि के अंतगगत प्राप्त कमीिि या पाठरश्रजमक या प्रजतफलों या दकन्हीं अन्य राजियों का अजभलेख, तदिुरूपी बीिकों और भुगताि िाउचरों के साथ; xii. खोले गये, बंद दकये गये अथिा पुिः स्ट्थाजपत (रीलोकेट) दकये गये कायागलयों का अजभलेख, सभी संगत दस्ट्तािेिों और अिुमोदिों के साथ; xiii. जबलों के साथ, बीमा व्यिसाय की अपेक्षा (सजलजसटेिि) के जलए प्रयुि सभी फोि संख्याओं का अजभलेख। देबािीष पण्डा, अध्यक्ष [जिज्ञापि-III/4/असा./877/2024-25] INSURANCE REGULATORY AND DEVELOPMENT AUTHORITY OF INDIA NOTIFICATION Hyderabad, 1st January 2025 Insurance Regulatory and Development Authority of India (Maintenance of Information by the Regulated Entities and Sharing of Information by the Authority), Regulations 2025 F. No. IRDAI/Reg/4/211/2025.- In exercise of powers conferred under clause (c) of sub clause (1) of section 14, section 33 (7) and clause (ga), (j) of sub section (2) of section114 A of the Insurance Act, 1938 (4 of 1938) read with section 14 and 26 of Insurance Regulatory and Development Authority Act (41 of 1999), the Authority in consultation with the Insurance Advisory Committee, hereby makes the following regulations, namely: 1. Short title and commencement- i. These Regulations may be called Insurance Regulatory and Development Authority of India (Maintenance of Information by the Regulated Entities and Sharing of Information by the Authority) Regulations 2025. 16 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] ii. These Regulations shall come into force from the date of their publication in the Official Gazette. 2. Objective: The objective of these regulations is to enable: i. insurers to maintain data as required for its operations in electronic form; to ensure security and compliance with applicable laws; and to adopt an established data governance framework. ii. insurers and the intermediaries including insurance intermediaries to maintain all basic, necessary and relevant data and information to enable the investigating officer appointed under Section 33 of the Insurance Act, 1938 to investigate or inspect the affairs of any insurer, intermediaries including insurance intermediaries and report to the Authority on any such investigation. iii. Authority to share information judiciously considering the principles of confidentiality, including consent, disclosure, security, rights and interests of the stakeholders who own or provide such information to Authority. 3. Definitions - In these regulations, unless the context otherwise requires - i. “Act” means the Insurance Act, 1938 (4 of 1938) as amended from time to time; ii. “Authority” shall mean Insurance Regulatory and Development Authority of India established under Sub- Section (1) of Section 3 of the Insurance Regulatory and Development Authority Act 1999, iii. “Confidential Information” with regard to a a. foreign entity shall mean information obtained from the foreign entity that cannot be made available in the public domain regarding which the concerned foreign entity has requested that secrecy be maintained either explicitly or under any agreement/Memorandum of Understanding (MoU) to which the both the foreign entity and the Authority are signatories. b. domestic entity shall be as defined in the applicable domestic laws. iv. “Electronic Form” means the form as defined in Section 2(1)(r) of the Information Technology Act, 2000 as amended from time to time; v. “Foreign entity” shall mean a foreign financial regulatory authority or any foreign financial entity. vi. “Information” in the context of these regulations with regard to foreign entity shall mean information in any material form relating to a foreign authority being a foreign financial regulatory authority and/or information relating to any other foreign financial entity, vii. “Information” in the context of domestic entity shall be as defined in Section 2(f) of the Right to Information Act, 2005 (22 of 2005). viii. “Investigating Officer” means any person directed by the Authority under Section 33 of the Act to investigate or inspect the affairs of any insurer or intermediary or insurance intermediary, as the case may be; ix. “Minimum Information” means information which are required to be maintained by the insurers or intermediaries or insurance intermediaries as specified under these Regulations; x. “Regulated Entity” shall mean any entity coming within the regulatory domain of the Authority or entity regulated by a foreign financial regulatory authority. xi. “Requesting Entity” shall mean entity requesting information relating to a Requested entity. [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 17 xii. “Requested Entity” shall mean the domestic or foreign entity whose information is subject of disclosure under these regulations. xiii. “Record” includes the information maintained either in physical form or electronic form or both; xiv. “Specified” means specified by the Authority from time to time, by issue of Circulars, Guidelines or Instructions for the purpose of these Regulations; 4. Words and expressions used and not defined in these regulations but defined in the Insurance Act,1938, Insurance Regulatory and Development Authority Act,1999, Rules or Regulations made thereunder shall have the same meaning respectively assigned to them in the Act or Rules or Regulations. CHAPTER - 1 SHARING OF CONFIDENTIAL INFORMATION BY THE AUTHORITY CONCERNING DOMESTIC OR FOREIGN ENTITY 5. Categorization of information sought – Information sought by the Requesting entity from the Authority about the Requested entity may be categorized as: i. Information available in public domain of either Authority or Regulated entities or Requested entities or any other statutory/public body. ii. Information not available in public domain, but available with the Authority. 6. Purpose for which the information is sought: The purpose for seeking the information may include: i. for carrying out statutory or regulatory functions or for the lawful performance of the functions of the Requesting entity: a. by regulators established in India. b. by the public authorities/domestic bodies such as the Government / Judiciary/ Law enforcement agencies. c. by international Supervisors. ii. for general consumption of the public under Section 20 of the Insurance Act, 1938 or any other applicable laws. 7. Disclosure of information: i. Disclosure of information available in Public domain: The Authority may share the details of applicable public domains, if the information sought is available in public domain. ii. Disclosure of information available with the Authority: The Authority may consider disclosure of information to the Requesting entity, only: a. if a written request for such information is made by the Requesting entity. b. if the applicable laws permit sharing of such information. c. after notifying the Requested Entity of the request and obtaining explicit prior written consent of the Requested Entity. d. if the Requesting entity undertakes that it is for the sole purpose of the lawful performance of their duties. iii. The requests for information shall be individually examined to assess whether the information sought falls under shareable information. The assessment on the shareability of the information that is not available in the public domain shall be guided inter-alia by the following 18 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] considerations amongst others: a. Principles and maintenance of confidentiality of the information sought. b. Convincing reason for the request made - whether such reasons are to assist the lawful performance of the duties of such authorities c. Nature of information sought d. Confidential for commercial or other reason, including access to information by the competitors e. Reciprocity of the requests made iv. Authority to consider each request on merit: a. Each request for the information sought shall be considered on merit before taking a decision on sharing. b. The Authority reserves the right not to share any information which could possibly impact the stability of its Regulated entity or the insurance sector as a whole or to protect the public interest or policyholder’s interest. 8. Sharing of Confidential information: i. Where it becomes necessary for the Authority to share Confidential Information provided by a Foreign entity or Requested entity with local, regional, State or any law enforcement or regulatory authorities who have authority over the Regulated Entity, the Authority shall a. Notify the Requested entity promptly; b. Obtain its prior consent; and c. Prior to passing on the information, ensure that each recipient agrees to maintain the confidential status of the information provided and has legal authority to do so. ii. Where Confidential information provided under these regulations is subject to a legally enforceable request, the Authority will notify the Requested entity prior to complying with such demand. Where consent to passing on information is not given by the Requested entity, the Authority shall use all reasonable legal means to resist such a demand or protect the confidentiality of information. iii. All employees and officials currently and previously employed by the Authority having access to confidential information relating to Requested entity in the course of their duties while working with the Authority are bound by an obligation of professional secrecy. Any breach of such obligation will render them liable for action as per applicable code of conduct and applicable domestic laws. CHAPTER - 2 MAINTENANCE OF INSURANCE RECORDS 9. Every insurer shall maintain a record of every policy issued and a record of every claim made as per clause (a) and (b) of sub section (1) of section 14 of the Act and ensure that: i. Such records are complete and accurate and be maintained in electronic form irrespective of maintenance in any other form. ii. The system of maintenance shall have necessary security features and data governance framework. iii. Such records including those held in electronic mode, pertaining to all the policies issued and [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 19 all claims made in India shall be held in data centres located and maintained in India only. iv. Access to these records shall be provided for inspections, investigations by Authority and for any other purpose as required by the Authority. Provided where records have been collected by insurer carrying on solely reinsurance business, such records shall be maintained in accordance with the above provisions 10. The insurer shall have a Board approved policy on the manner and maintenance of the records as required under regulation (9) which shall inter alia include the following: i. Plan to implement maintenance and storage of records and review it at least once in a year. ii. Establishing, with respect to the record being maintained in electronic form: a. Appropriate security mechanism, b. Up-to-date and latest technology and privacy standards, c. Privacy, confidentiality and security of policyholder and claim data by adapting best practices to address current and future security requirements. d. Processing and electronic maintenance of records, e. Backups, disaster recovery and business continuity plan, f. Data archival and g. Any other matters, as specified by the Authority iii. provisions as per Regulation 16 of Part-III under Chapter-3 of these Regulations 11. Every insurer shall ensure that the records held are organized in such a manner as may be required for business use and easy retrieval so as to support policyholder service and compliance with the various laws, regulations, circulars, guidelines and such other regulatory framework as applicable from time to time. CHAPTER – 3 MINIMUM INFORMATION FOR INVESTIGATION AND INSPECTION PART- I Provisions Applicable to all Insurers 12. Every insurer shall maintain at their principal place of business in India: i. all records, information, data, documents, books or registers required to be maintained by them under the extant provisions of the Act, Rules, Regulations, Guidelines, Circulars or Directions applicable to the insurers and provisions of any other law, as applicable to its business, and ii. the items of information specified in Schedule – I to these regulations, as applicable to their business. Provided that where it is not convenient or practicable to maintain any item of information in full detail at such principal place of business, it may be maintained at the branches or other offices in such a way that each such branch or office maintains only the relevant part of the information applicable to its working or in data centres located and maintained in India. Provided further that an insurer carrying on solely reinsurance business shall be deemed to have complied with the provisions of Schedule – I, if the information required to be maintained under these regulations is readily available from the records of such insurer. Provided further that, if the information, as required in Schedule – I, is readily available from the records, a separate record under these Regulations need not be maintained. 20 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] PART - II Provisions Applicable to Intermediaries & Insurance Intermediaries 13. Every intermediary or insurance intermediary shall maintain at their principal place of business in India: i. all records, information, data, documents, books or registers required to be maintained by them under the extant provisions of the Act, Rules, Regulations, Guidelines, Circulars or Directions applicable to the intermediaries and provisions of any other law, as applicable to its business, and ii. the items of information specified in Schedule – II to these regulations, as applicable to their business. Provided that where it is not convenient or practicable to maintain any item of information in full detail at such principal place of business, it may be maintained at the branches or other offices in such a way that each such branch or office maintains only the relevant part of the information applicable to its working or in data centres located and maintained in India. Provided further that, if the information, as required in Schedule – II, is readily available from the records, a separate record under these regulations need not be maintained. PART- III Common Provisions applicable to Insurers, Intermediaries & Insurance Intermediaries 14. The information to be maintained in terms of these regulations being the ‘minimum information’, the insurer, intermediary and insurance intermediary are expected to maintain all the relevant information, documentation, and related papers with respect to the specific function which it carries. In addition, the Authority may specify additional information to be maintained by the insurers, intermediaries and insurance intermediaries as may be considered necessary by it, from time to time. 15. Checks and Other Verifications: The information, data and documents maintained by the insurers, intermediaries and insurance intermediaries shall be reconciled with the audited financials, wherever relevant, and requirements of other applicable Laws and Regulations. The information or records shall be maintained in electronic form and if required, in any other form, as may be appropriate for its business and access to such information or records shall be given to the persons authorized by the Authority, in case of investigations and inspections. 16. Board Approved Policy on Record Maintenance: The insurers, intermediaries and insurance intermediaries shall put in place appropriate policy, approved by their respective Boards, on maintenance of records and destruction of old records, both physical and electronic form, considering the nature, importance, business needs and other applicable legal requirements: Provided, the records, other than those specified under clause 8 of Schedule - I, shall be maintained either for a minimum period of 10 years or as per the extant legal requirements, applicable, whichever is later: i. from the date of last transaction on the respective records, or ii. from the date of expiry of the policy. 17. Removal of Difficulties: In order to remove any difficulties in the application or interpretation of these regulations, the Chairperson of the Authority may issue clarifications, directions, or guidelines in the form of circulars. [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 21 18. Repeal and Savings: i. From the date these regulations come into force, the following Regulations shall repeal: a. Insurance Regulatory and Development Authority of India (Minimum Information Required for Investigation and Inspection) Regulations, 2020 b. Insurance Regulatory and Development Authority (Sharing of Confidential Information Concerning Domestic or Foreign Entity) Regulations, 2012 and c. Insurance Regulatory and Development Authority of India (Maintenance of Insurance Records) Regulations, 2015. ii. Unless otherwise provided by these regulations, anything done or any action taken or purported to have been done or taken in respect of the regulations mentioned in sub-regulation (i) above shall be deemed to have been done or taken under the corresponding provisions of these regulations. Schedule – I Provisions Applicable to Insurers 1. The following items of information shall be maintained by the insurers in respect of each class or sub-class of insurance business, as may be applicable to such business, namely: i. A record of all proposals for insurance received, stating - (a) proposal number; (b) date when the proposal is signed by the proposer; (c) date of receipt of proposal; (d) name and code of the insurance agent or insurance intermediary or staff of insurer, as applicable, who has sourced the proposal; (e) date and amount of receipt of proposal deposit; (f) mode of payment of proposal deposit such as cash, cheque, DD or otherwise; (g) office of the insurer where the proposal is received; (h) address of the prospect/insured (s) including pin code; (i) phone or mobile number, where available; (j) e-mail id for all policies issued in electronic form and for other policies, where available; (k) bank details; (l) nominee and relationship with the insured; (m) appointee details, if the nominee is a minor, and (n) details of the risks proposed to cover. ii. A record of cover-notes issued specifying - (a) the identification number; (b) name of party; (c) dates of commencement and where applicable expiry of risk; (d) type of cover granted with cross-reference to the relevant policy, and (e) the amount of premium or other money received: Provided that if duplicate copies of cover-notes are maintained in serial order, the requirement of this provision shall be deemed to have been complied with. iii. A record of policies, which shall be serially numbered, listing all policies issued, entered in a chronological order stating - (a) the number of the policy; (b) name of the insured(s) and proposer, if different; (c) dates of commencement and expiry of the risk; (d) premium received, cross-reference to the relevant bank guarantee or proposal deposit; (e) nature of risk granted, cross-reference to any cover-note issued prior to the issue of the policy and cross-reference to any endorsement passed subsequent to the issue of the policy; (f) discounts or loadings, as applicable to the policy; (g) date of adjustment of proposal deposit to premium; (h) date of dispatch of policy document; (i) date of receipt of policy document by the insured or proposer, as applicable; (j Net Asset Value (NAV) applied; (k) date of NAV applied; (l) number of units allotted;(m) charges levied, in case of linked policies, and (n) details of risks covered: Provided that a serially filed collection of duplicate copies of policies issued shall be deemed sufficient compliance with the requirement, if they are serially numbered and all the relevant information specified in this regulation are entered therein. iv. In respect of group insurance business, additional record of items stating - (a) group type like employer- employee or non-employer-employee; (b) group size; (c) free cover limit applied to 22 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] the group; (d) rating factors considered; (e) certificate of insurance numbers issued to the members of the group; (f) date of remittance of premium by the group master policy holder to the insurer with respect to each certificate of insurance issued, and (g) date of collection of premium from each member of the group by the insurer, if collected directly. v. In respect of insurer transacting reinsurance business, a record of items stating - (a) unique identification number of the reinsurer; (b) type of reinsurance arrangement; (c) lines of business written; (d) signed lines; (e) name of the leader in the reinsurance arrangement and the corresponding followers with respect to the reinsurance arrangements, if any; (f) name of the Indian reinsurance broker, if utilized and the name of the foreign reinsurance broker, if utilized; (g) ceding commission received or paid under each transaction; (h) profit commission received or paid under each transaction; (i) any other payments other than claims received or paid and percentage of such payments to the corresponding premiums; (j) rating of the reinsurer to whom business is ceded; (k) brokerage percentage and amount; (l) date of payment of premium for reinsurance ceded; (m) date of receipt of reinsurance premium by the broker for inward reinsurance and corresponding date of receipt of such premium by the insurer, and (n) reinsurance premium paid or received. vi. A record of premiums showing, according to chronological order of receipt of premiums received - (a) date of receipt of the amount; (b) the amount of premium received; (c) name and contact details of the party from whom the premium is received and with cross-reference to policy number or to any other relevant document showing the occasion for the payment of such premium, and (d) date of collection of the premium and the corresponding date of remittance of such premium by agent or intermediary or third party service provider to the insurer. vii. A record of endorsements mentioning (a) the policy number to which it is attached to; (b) dates of commencement and expiry of the endorsements; (c) the types of endorsement, and (d) the additional premium charged or refund of premium due, and cross reference to the premium register: Provided that serially filed duplicate copies of endorsements shall be deemed to comply with this requirement if they are serially numbered and each copy contains information about the policy number of the policy to which it is attached. viii. A record of bank guarantees and deposits giving (a) particulars of party; (b) amount; (c) expiry date; (d) validity period, and (e) other conditions of bank guarantee or deposit and with cross- reference to the relevant policy or policies. ix. A record of all claims intimated mentioning: (1) For all insurance policies, as applicable: (a) names of the claimant with cross-reference to the respective policy number(s); (b) date and mode of intimation of claim; (c) date of registration of claim; (d) peril or contingency covered; (e) nature and cause of the loss or damage; (f) provisional estimate of loss and subsequent updates; (g) date of settlement and amount at which claim is settled; (h) recoveries from salvage or otherwise; (i) whether the claim is surveyed or investigated; (j) name of the surveyor or investigator; (k) claim estimate by surveyor or investigator; (l) date of repudiation of claim if repudiated and reasons for repudiation;(m) name of the person to whom claim is paid and the relationship with the insured; (n) category of heir; (o) bank rate used for arriving at the penalty along with the date and amount of payment of penalty, and (p) details of claims provisions or reserves maintained, and payments made along with audit trail. (2) For unit linked policies, additional records giving (i) a record of Net Asset Value applied; (ii) date(s) of NAV applied; (iii) number of units redeemed, type of charges levied and the corresponding amounts, and(iv) amount of partial withdrawals. (3) For health insurance policies, additional records giving all applicable hospital records and [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 23 details of claims processed by the third party administrator involved. (4) For group insurance policies, additional records giving (i) name of the person to whom claim is paid and relationship with the insured group member; (ii) details of persons intimating the claim; (iii) where payment is facilitated through the group master policyholder - the date of receipt of cheque or demand draft by master policyholder; (iv) date of receipt of cheque or Demand Draft or electronic credit by the beneficiary; (v) date of claim payment by the insurer directly to the insured group member or the beneficiary, as applicable and the corresponding claims amounts paid; (vi) if partial payment is made to the group master policyholder, date of such partial payment and amount of such partial payment, with cross reference to the corresponding loan outstanding statements; (vii) authorized assignment form, and (viii) date and corresponding balance amount of partial payments, if any paid to the claimant of group member. (5) For reinsurance business, additional records giving (i) type of reinsurance arrangement; (ii) share of insurer in total reinsurance; (iii) name of the reinsurer or leader in the reinsurance arrangement and followers, as applicable; (iv) name of the Indian reinsurance broker, if utilized; (v) name of the foreign reinsurance broker, if utilized; (vi) date of approval of claim by the reinsurer or lead reinsurer, as applicable; (vii) date of receipt, currency, amount of reinsurance claim received for reinsurance ceded, and (viii) date of payment, currency and amount of reinsurance claim made for inward reinsurance. 2. The following items of information shall be maintained, as applicable, for the business of the insurer as a whole, namely: i. A record of insurance agents, giving in respect of each agent, (a) name (b) address (c) particulars of agent’s registration held, and (d) date of appointment and date of termination of appointment, if any; ii. A record of all insurance intermediaries tied up or otherwise with the insurer giving in respect of each insurance intermediary, specified person, broker qualified person, telemarketer, authorized verifier (a) name; (b) address; (c) IRDAI licence/registration number; (d) particulars of licence/registration held and (e) date of appointment, and date of termination of appointment, if any; iii. A record of insurance agents and insurance intermediaries, giving - (a) particulars of business procured by each person; (b) the amount of premium received on such business; (c) amount of total commission paid thereon; (d) bonus commission paid, if any; (e) rewards paid in any form, and (f) any other remuneration paid; iv. A record of all salaried field workers, showing (a) name; (b) employee identification number; (c) address; (d) date of appointment and date of termination of appointment, if any; (e) present designation; (f) present salary, perks, allowances and any other benefits; (g) taxes and related papers, and (h) business expected from them and actual business written by them with cross- reference to appointment letter and date of termination, if any; v. A record of employees including employees on contract basis, excluding salaried field workers, showing - (a) name; (b) employee identification number; (c) date of appointment; (d) present designation, and (e) present salary, perks, allowances, any other benefits, taxes and related papers with cross-reference to appointment letter and date of termination, if any; vi. A record of appointment letters issued to all agents, consultants, members of the staff along with changes therein; vii. A record of duplicate copies of appointment letters, if issued, to the agents, consultants and members of the staff along with changes, therein; 24 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] viii. Cash book and disbursement book with supporting documents; ix. A record of investments giving separately for immovable property, securities and scripts, loans on mortgages and other loans, particulars of all the investments held and showing the changes occurring therein from time to time; x. A record of other assets, such as (a) deposits; (b) amounts due; (c) sundry debtors; (d) furniture and fixtures; (e) stationery; (f) cash in hand, and (g) cash with banks: Provided that in respect of cash in hand and with banks the requirements of this clause shall be deemed to be complied with if the information about the amount of such cash is readily available from the cash book or other records. 3. Every insurer shall maintain (i) all agreements with outsourcing entities, agents, insurance intermediaries, hospitals, and others for solicitation or servicing of insurance business or training or for any other purpose; (ii) cost benefit analysis including due diligence of the entity/arrangements; (iii) details of the vendor; (iv) activity involved; (v) date of agreement; (vi) validity period of the agreement; (vii) terms of payment and fee or charges agreed to; (viii) the details of payments made along with invoices and receipts, and (ix) documents required to establish arm’s length pricing for transactions with related parties or group entities of the insurer or intermediaries or insurance intermediaries, if any. 4. Every insurer shall obtain and maintain a legally valid receipt for every payment made and issue a legally valid receipt for every payment received and shall maintain the invoices and receipts filed in a systematic manner either chronologically or in some other convenient order. 5. Every insurer shall, in respect of any payment made to an employee or other person on account of travelling expenses, maintain a record showing (i) full details of the journey performed; (ii) purpose of the journey; (iii) details of the fares paid, and (iv) allowances granted. 6. Every office of an insurer shall maintain proper records of attendance, in any form, of staff indicating employees who attend the office each day. 7. Every office of an insurer issuing any documents used for evidencing of the assumption of risk shall ensure that such documents are serially numbered, shall maintain a record of the serial numbers of the forms of documents issued to each person, and shall maintain a proper check to verify that all the forms and documents issued are properly accounted for. 8. Every insurer shall retain all the documents relating to claims settled, including copies of any survey, investigation or loss assessment reports connected therewith: - i. in respect of every loss or damage on which a claim of less than Rs.1,00,000 has been made, for a period of three years; ii. in respect of every loss or damage on which a claim of Rs.1,00,000 or more but less than Rs.10 lakhs has been made, for a period of five years; iii. in respect of every loss or damage on which a claim of Rs.10 lakhs or more but less than Rs.20 lakhs has been made, for a period of seven years; and iv. in respect of every loss or damage on which a claim of Rs.20 lakhs or more has been made, for a period of twelve years. Such period being counted from the date on which the claim is settled. 9. Every insurer shall maintain a record setting out (i) names of each insurance or reinsurance company with which it has entered into any reinsurance arrangement; (ii) signed reinsurance treaties and facultative placements relating to the reinsurance arrangements ceded or accepted from any of its offices in India with cross-reference to the details of the terms on which the [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 25 reinsurance treaties/arrangements have been entered into; date of commencement of risk, date of termination of risk; (iii) ratings of the reinsurer; (iv) date of acceptance by the reinsurer with respect to placement of risk, and (v) reconciliation of balance of amounts payable or receivable under each transaction of the reinsurance arrangement. 10. Every insurer shall maintain a record setting out (i) the names of leader and all followers for each coinsurance arrangement; (ii) signed coinsurance agreements, if entered into coinsurance agreements, with cross-reference to the terms on which the coinsurance arrangements have been entered into, date of commencement of risk, date of termination of risk; (iii) coinsurance premium paid or received under each transaction; (iv) commissions paid or received under each transaction; (v) claims paid or received under each transaction, and (vi) reconciliation of balance of amounts payable or receivable under each transaction of the coinsurance arrangement. 11. Every insurer shall maintain the following accounts in its ledgers, under each transaction, with respect to reinsurance and coinsurance, as applicable, namely: - i. Accepted Account; i. Commission Paid Account; ii. Claims Payable Account; iii. Claims Paid Account; iv. Ceded Account; v. Commission Received Account; vi. Claims Recoverable Account; vii. Claims Recovered Account. Provided that, an insurer shall be deemed to have complied with this sub-regulation if the information required is otherwise readily available from the existing books and accounts of the insurer. 12. Every insurer shall maintain the records with respect to the following documents: i. (a) R1, and R2 applications; (b) certificate of registration issued by the Authority; (c) shareholder’s agreements, and (d) other documents submitted to the Authority for registration of the company and the correspondence with the Authority thereof; ii. (a) Organization Charts; (b) Beneficial Owners; (c) Affiliates; (d) Group Companies, and (e) Subsidiaries as per applicable laws, Regulations and Guidelines; iii. (a) Copies of the minutes of the meetings of all internal committees reporting to the Board; (b) Reports submitted by such internal committees, and (c) Action taken reports of all decisions with reference to each meeting; iv. (a) Board approved policy for each of the function of the insurer, as applicable under various Acts, Regulations and Guidelines from time to time, and (b) Standard Operating Procedures and implementation manuals with respect to the Board approved policy for each function of the company along with details of delegation of authority at each level; v. Correspondence with other Government and Tax Authorities; vi. List of all pending cases filed by and against the insurance company. Schedule – II Provisions Applicable to Intermediaries or Insurance Intermediaries 1. Every intermediary or insurance intermediary shall maintain, records specified in this Regulation, 26 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] as may be applicable to their business: i. A record of all employees showing - (a) the name and address; (b) employee identification number; (c) date of appointment; (d) date of termination, if any; (e) present designation; (f) present salary, perks, allowances and any other benefits; (vii) taxes and related papers; (g) business expected from them and actual business written by them with cross-reference to appointment letter and date of termination, if any; (h) licence/registration number and licence/registration validity period; (i) date of certificate of training completion, if required along with the date of passing the test; (j) dates of renewal training in case of employees qualified for solicitation of insurance business and (k) name of the branch or office where posted. ii. A record of policies solicited with respect to new business giving - (a) proposal number; (b) policy number; (c) line of business; (d) name of the insurer; (e) name of the proposer; (f) name of the life assured; (g) address of the life assured; (h) sum assured or sum insured; (i) date of receipt of proposal; (j) office where the proposal is received; (k) date of receipt and amount of premium, if authorized by the insurer to collect the premium, with cross-reference to the proposal form or policy; (l) receipt of premium acknowledgement number; (m) mode of receipt of premium either in cash, cheque or otherwise; (n) date of remitting the premium to the insurer; (o) date of submission of proposal forms to the insurer; (p) date of commencement of risk; (q) date of expiry of risk; (r) details of policies in force and lapsed of the insured previously solicited by the intermediary; (s) name of the person who sourced the policy and the distribution channel; (t) name of the telecaller; (u) name of authorized verifier; (v) name of the telemarketer in case of business sourced through telemarketing mode, and (w) name of the co- broker and his share in co-broking, if any. iii. A record of policies solicited with respect to renewal business giving - (a) due date of premium and date of renewal intimation sent by the intermediary with cross-reference to the policy number; (b) previous policy number, if any; (c) date of receipt and amount of renewal premium, if authorized by the insurer to collect the premium; (d) office, where the premium is received; (e) mode of receipt of premium either in cash, cheque or otherwise, and (f) date of remittance of renewal premium to the insurer. iv. A record of claims, if serviced and processed through the insurance intermediary, giving - (a) policy number; (b) claim number with cross-reference to the respective policy; (c) name of the insurer; (d) name of the insured and claimant; (e) date of receipt of loss intimation; (f) date of loss; (g) cause of loss; (h) sum insured or sum assured and claim amount reported; (i) date of forwarding claim intimation to the insurer; (j) documents collected in support of claim; (k) correspondence exchanged in respect of claim with insurer and claimant; (l) date of claim payment, and (m) amount of claim paid. v. A record of claims, surveyed by the insurance intermediary, giving - (a) date of intimation of claim; (b) peril or contingency covered; (c) nature and cause of the loss or damage; (d) date of appointment of surveyor; (e) date of survey conducted; (f) name and license number of the surveyor, who conducted the survey; (g) date of allotment of survey to surveyor; (h) date of submission of the report by surveyor, and (i) claim estimate by surveyor. vi. A record of claims, in case the claim is serviced and processed through third party administrators, giving - (a) name of network provider or hospital; (b) claim type i.e., cashless or reimbursement; (c) date and time of cashless request raised; (d) date and time of approval or denial of cashless authorization; (e) details of admissible and inadmissible amounts; (f) discounts offered by hospitals or network providers; (g) date and time when the processed claim is referred by third party administrator to the insurer for decision, and (h) date of decision of the insurer. [भाग III—खण् ड 4] भारत का रािपत्र : असाधारण 27 vii. A record of details of solicitation with respect to reinsurance business giving - (a) date of receipt and amount of reinsurance premium; (b) currency in which the premium is received; (c) name of the direct insurer and address; (d) name of the reinsurer and address; (e) names of the foreign brokers, if utilized and their address; (f) location of risk; (g) treaty type; (h) date of treaty; (i) date of transfer of premium to reinsurer; (j) rating of the reinsurer and name of the rating agency; (k) unique identification number of the reinsurer involved; (l) amount of commission or remuneration received under each transaction; (m) date of receipt of commission or remuneration; (n) shares of the co-brokers, and (o) reinsurance bank account details. viii. A record of claims with respect to the reinsurance business solicited giving - (a) amount of claim received with cross reference to the name of the reinsurer and the name of the direct insurer, involved; (b) nature and cause of the loss or damage; (c) currency in which amount received; (d) date of receipt of claim amount from reinsurer; (e) date of transfer of claim amount to direct insurer; (f) currency in which amount is transferred to direct insurer, and (g) reinsurance bank account details. ix. A record of grievances and complaints with details such as (a) policy number; (b) name of the insurer; (c) details of the insurance policy with cross reference to the person solicited the policy; (d) name of the complainant; (e) date of receipt of grievance; (f) category of grievance; (g) mode of receipt of grievance such as : telephone, website, letter or otherwise; (h) brief description of grievance; (i) date of acknowledgement of grievance; (j) date of resolution, if resolved by the insurance intermediary; (k) date of forwarding the complaint to insurer, if the same cannot be resolved by the insurance intermediary, and (l) date of resolution by the insurer. 2. Every intermediary or insurance intermediary shall maintain - (i) all agreements with outsourcing entities, insurers, other insurance intermediaries, hospitals, and others for solicitation or servicing of insurance business or training or for any other purpose; (ii) cost benefit analysis of the arrangements; (iii) details of the vendor; (iv) activity involved; (v) date of agreement; (vi) validity period of the agreement; (vii) terms of payment and fee or charges agreed to; (viii) the details of payments made along with invoices and receipts, and (ix) the documents required to establish arm’s length transactions with related parties or group entities of the insurance intermediary or the insurers, if any. 3. Every intermediary or insurance intermediary shall obtain and maintain a legally valid receipt for every payment made and issue a legally valid receipt for every payment received and shall maintain the invoices and receipts in respect of every such payments, filed in a systematic manner either chronologically or in some other convenient order. 4. Every intermediary or insurance intermediary shall maintain the records with respect to the following documents: i. Original intermediary license or registration and renewal license or registration including the applications and other correspondence with the Authority; ii. (a) Organization Charts; (b) Beneficial Owners; (c) Affiliates; (d) Group Companies, and (e) Subsidiaries as per applicable laws, Regulations and Guidelines; iii. Standard Operating Manuals for all functions; iv. Qualification and training certificates of persons qualified for solicitation of insurance business, and sales person-wise business details for each financial year; v. Correspondence with other Government and Tax Authorities; vi. List of all pending cases filed by and against the intermediary or insurance intermediary; 28 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC.4] vii. A record of appointment letters issued to all employees and changes therein; viii. Cash book and disbursement book with supporting documents; ix. A record of all investments, other assets, loans and advances; x. A record of all offices showing attendance, in any form, of staff indicating employees who attend the office each day; xi. A record of commission or remuneration or rewards or any other amounts received under each transaction along with corresponding invoices and payment vouchers; xii. A record of offices opened, closed or relocated along with all relevant documents and approvals; xiii. A record of all phone numbers used for solicitation of insurance business along with the bills. DEBASISH PANDA, Chairperson [ADVT.-III/4/Exty./877/2024-25] Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054. GORAKHA NATH YADAVA Digitally signed by GORAKHA NATH YADAVA Date: 2025.01.09 14:08:08 +05'30'