IRDAI (Maintenance of Insurance Records) Regulations, 2015

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3564 GI/2015 (1) jftLVªh laö Mhö ,yö&33004@99 REGD. NO. D. L.-33004/99 vlk/kj.k EXTRAORDINARY Hkkx III—[k.M 4 PART III—Section 4 izkf/dkj ls izdkf'kr PUBLISHED BY AUTHORITY la- 282] ubZ fnYyh] c`gLifrokj] vxLr 20] 2015@Jko.k 29] 1937 No. 282] NEW DELHI, THURSDAY, AUGUST 20, 2015/SRAVANA 29, 1937 भारतीय भारतीय भारतीय भारतीय बीमा बीमा बीमा बीमा िविनयामक िविनयामक िविनयामक िविनयामक और और और और िवकास िवकास िवकास िवकास ािधकरण ािधकरण ािधकरण ािधकरण अिधसूचना अिधसूचना अिधसूचना अिधसूचना हैदराबाद, 12 अगत, 2015 भारतीय भारतीय भारतीय भारतीय बीमा बीमा बीमा बीमा िविनयामक िविनयामक िविनयामक िविनयामक और और और और िवकास िवकास िवकास िवकास ािधकरण ािधकरण ािधकरण ािधकरण (बीमा बीमा बीमा बीमा अिभलेख अिभलेख अिभलेख अिभलेख का का का का अनुरण अनुरण अनुरण अनुरण) ) ) ) िविनयमन िविनयमन िविनयमन िविनयमन, 2015 , 2015 , 2015 , 2015 फा फा फा फा. . . . संसंसंसं. . . . भा भा भा भा.बी बी बी बी.िव िव िव िव.िव िव िव िव.ा ा ा ा. /िविनयम िविनयम िविनयम िविनयम /10/100/2015 /10/100/2015 /10/100/2015 /10/100/2015 – "बीमा अिधिनयम, 1938" क धारा 114ए के खंड (जीए) के साथ पठत धारा 14(1)(सी) और बीमा िविनयामक और िवकास ािधकरण अिधिनयम, 1999 (1999 का 41) क धारा 26 क उप-धारा (1) ारा द शिय का योग करते ए भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास ािधकरण, बीमा सलाहकार सिमित के साथ परामश करने के बाद, इसके ारा बीमा पॉिलिसय और दाव के अिभलेख के अनुर$ण के िलए िन%िलिखत िविनयमन बनाता है : 1. संि संि संि संि नाम नाम नाम नाम और और और और ारंभः ारंभः ारंभः ारंभः (i) इन िविनयम का संि नाम भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास ािधकरण (बीमा अिभलेख का अनुरण) िविनयमन, 2015 है । (ii) ये सरकारी राजप म काशन क" तारीख से वृत हगे । 2. परभाषाएँ परभाषाएँ परभाषाएँ परभाषाएँ – इन िविनयम म , जब तक %क संदभ' से अ(यथा अपेित न हो, - (क) `अिधिनयम' से समय-समय पर यथासंशोिधत बीमा अिधिनयम, 1938 (1938 का 4) अिभेत है; (ख) `ािधकरण' से बीमा िविनयामक और िवकास ािधकरण अिधिनयम, 1999 क" धारा 3 क" उपधारा (1) के उपबंध के अधीन थािपत भारतीय बीमा िविनयामक और िवकास ािधकरण अिभेत है; (ग) इनम यु, और अप-रभािषत, परंतु अिधिनयम, अथवा बीमा िविनयामक और िवकास ािधकरण अिधिनयम, 1999 म अथवा उनके अधीन बनाये गये %क(ह/ िनयम अथवा िविनयम म प-रभािषत सभी श0द और अिभ1ि,य के अथ' वही हगे जो उन अिधिनयम अथवा िनयम अथवा िविनयम म 2मशः उनके िलए िनधा'-रत %कये गये ह4। 3. 3. 3. 3. पॉिलसी पॉिलसी पॉिलसी पॉिलसी और और और और दावे दावे दावे दावे अिभलेख अिभलेख अिभलेख अिभलेख का का का का अनुरण अनुरण अनुरण अनुरण- (1) अिधिनयम क" धारा 14 (1) (क) और 14 (1) (ख) के अनुसार ;येक बीमाकता' जारी क" गई ;येक पॉिलसी का अिभलेख व %कये गये ;येक दावे के अिभलेख का अनुरण करेगा । I cHi ~15-!Qil ~he <.baz.ette of ~ndia --~ 2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] (2) %कसी भी अ(य >प म अनुरण का िवचार %कये िबना ऐसी पॉिलिसय और दाव के अिभलेख का अनुरण इले?@ॉिनक >प म भी %कया जाएगा। (3) (क) ;येक बीमाकता' यह सुिनिAत करेगा %क िविनयम 3 के उप िविनयम (1) और (2) म उिBलिखत अिभलेख पूण' और िवशुD हगे। (ख) अनुरण क" णाली आवFयक सुरा क" िविशGताH से यु, होगी। (4) ;येक बीमाकता' दोन ;य (ऑनसाइट) और अ;य (ऑफसाइट) िनरीण हेतु िविनयम 3 के उप-िविनयम (1) और (2) म उिBलिखत अिभलेख को ािधकरण को तुत करेगा। (5) िविनयम 3 के उप-िविनयम (1), (2) और (3) म उिBलिखत अिभलेख का कार और अनुरण बीमाकता'H Jारा बनाई गई और उनके बोड' Jारा अनुमो%दत क" गई नीित के अनुसार होगा। (6) इले?@ॉिनक >प म अिभलेख के अनुरण के संबंध म , िविनयम 3 के उप-िविनयम (5) म उिBलिखत नीित के अंतग'त अ(य बात के साथ-साथ िनLिलिखत शािमल हगेः i. अिभलेख का 2मण और इले?@ॉिनक >प से अनुरण, ii. पॉिलसीधारक और दावे से संबंिधत डेटा क" गोपनीयता और सुरा, iii. वाइरस, संवेदनशीलता क" समयाH का बंधन, iv. हाड'वेयर और सॉMटवेयर क" सुरा, v. बैकअप, आपदा से पुनःाि और 1वसाय क" िनरंतरता तथा vi. डेटा अिभलेखी। (7) िविनयम 3 के उप-िविनयम (5) म उिBलिखत बोड' क" ऐसी नीित म अिभलेख के अनुरण और भंडारण के काया'(वयन क" समीा करने के िलए एक िवतृत योजना भी शािमल होगी। ऐसी समीा का पय'वेण बीमाकता'H के बोड' क" जोिखम बंधन सिमित Jारा %कया जाएगा। (8) िविनयम 3 के उप-िविनयम (5) म उिBलिखत बोड' क" ;येक नीित क" समीा वष' म एक बार िवOीय वष' क" समाि से 90 %दन के अंदर क" जाएगी। (9) इले?@ॉिनक पDित म रखे गये अिभलेख सिहत, भारत म जारी क" गई सभी पॉिलिसय और %कये गये सभी दाव से संबंिधत अिभलेख केवल भारत म िथत और अनुरित डेटा के(P म ही रखे जाएँगे। (10) ;येक बीमाकता' यह सुिनिAत करेगा %क धा-रत अिभलेख इस कार से सु1विथत >प म रखे जाएं %क उ(ह यथा अपेित >प से 1ावसाियक उपयोग के िलए आसानी से पुनः ा %कया जा सके ता%क पॉिलसीधारक क" सेवा तथा िविभQ कानून, िविनयम, प-रप, %दशािनदRश और समय-समय पर योSय ऐसे अ(य िविनयामक ढाँचे का अनुपालन करने म सहायता िमल सके। 4. 4. 4. 4. इलेॉिनक इलेॉिनक इलेॉिनक इलेॉिनक अिभलेख अिभलेख अिभलेख अिभलेख केकेकेके अनुरण अनुरण अनुरण अनुरण और और और और भंडारण भंडारण भंडारण भंडारण संबंधी संबंधी संबंधी संबंधी नीित नीित नीित नीित दािखल दािखल दािखल दािखल करनाः करनाः करनाः करनाः (1) ;येक बीमाकता' इन िविनयम क" अिधसूचना क" तारीख से 90 %दन के अंदर ऐसे अिभलेख के अनुरण और भंडारण के संबंध म अपने बोड' Jारा अनुमो%दत नीित ािधकरण के पास दािखल करेगा। (2) जहाँ बोड' Jारा अनुमो%दत ऐसी नीित म संशोधन %कया जाता है, वहाँ बोड' Jारा ऐसे संशोधन क" तारीख से 30 %दन के अंदर उस संशोिधत नीित को ािधकरण के पास दािखल %कया जाएगा। 5. 5. 5. 5. पीकरण पीकरण पीकरण पीकरण आ"द आ"द आ"द आ"द जारी जारी जारी जारी करने करने करने करने केकेकेके िलए िलए िलए िलए ािधकरण ािधकरण ािधकरण ािधकरण का का का का अिधका अिधका अिधका अिधकारः रःरः रः (1) इन िविनयम के %कसी भी उपबंध को लागू करने अथवा उसका अथ'िन>पण करने म %कसी भी शंका अथवा क-ठनाई को दूर करने के िलए, ािधकरण का अUय आवFयक समझे जाने वाले उपयु, पGीकरण अथवा %दशािनदRश जारी कर सकता है। टी. एस. िवजयन,अUय [िवVापन.III/4/ असा.161/15] ¹Hkkx IIIµ[k.M 4º Hkkjr dk jkti=k % vlk/kj.k 3 INSURANCE REGULATORY AND DEVELOPMENT AUTHORITY OF INDIA NOTIFICATION Hyderabad, the 12th August, 2015 IRDAI (Maintenance of Insurance Records) Regulations, 2015 F.No. IRDAI/Reg/10/100/2015 :- In exercise of the powers conferred by section 14 (1)(c) read with clause (ga) of section 114A of “The Insurance Act, 1938” and sub-section (1) of Section 26 of the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 (41 of 1999), the Insurance Regulatory and Development Authority of India, in consultation with the Insurance Advisory Committee, hereby makes the following Regulations for maintenance of records of Insurance Policies and Claims: 1. Short title and commencement : (1) These Regulations may be called the Insurance Regulatory and Development Authority of India (Maintenance of Insurance Records) Regulations, 2015. (2) They shall come into force from the date of their publication in the Official Gazette. 2. Definitions : In these regulations, unless the context otherwise requires:- (a) “Act” means the Insurance Act, 1938 (4 of 1938) as amended from time to time; (b) “Authority” means the Insurance Regulatory and Development Authority of India established under the provisions of sub-section 1 of Section 3 of the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999; (c) All words and expressions used herein and not defined but defined in the Act, or in the Insurance Regulatory and Development Authority Act, 1999 or in any Rules or Regulations made there under shall have the meanings respectively assigned to them in those Acts or Rules or Regulations. 3. Maintenance of Policy and Claims records : (1) Every insurer shall maintain a record of every policy issued and a record of every claim made as per section 14 (1) (a) and 14 (1) (b) of the Act. (2) Record of such policies and claims shall also be maintained in electronic form irrespective of maintenance in any other form. (3) (a) Every Insurer shall ensure that the records referred in sub regulation (1) and (2) of regulation 3 shall be complete and accurate. (b) The system of maintenance shall have necessary security features. (4) Every Insurer shall provide access of records referred in sub regulation (1) and (2) of regulation 3 to the Authority for both onsite and offsite inspections. (5) The manner and maintenance of the records referred in sub-regulation (1), (2) and (3) of regulation 3 shall be as per policy framed by the insurers and approved by their board. (6) With regard to the maintenance of records in electronic form, the policy referred in sub-regulation (5) of regulation 3 shall inter alia include the following: i. Processing and electronic maintenance of records, ii. Privacy and security of policyholder and claim data, iii. Handling Virus, Vulnerability issues, iv. Security of Hardware and Software, v. Backups, Disaster Recovery and Business Continuity and vi. Data Archival. (7) Such policy of the Board referred in sub-regulation (5) of regulation 3 shall also include a detailed plan to review the implementation of the maintenance and storage of records. Such review will be overseen by the Risk Management Committee of the Board of the Insurers. (8) Every policy of the Board referred in sub-regulation (5) of regulation 3 shall be reviewed once in a year within 90 days from the expiry of the financial year. 4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART III—SEC. 4] (9) The records including those held in electronic mode, pertaining to all the policies issued and all claims made in India shall be held in data centres located and maintained in India only. (10) Every insurer shall ensure that the records held are organized in such a manner as may be required for business use and easy retrieval so as to support policyholder service and compliance with the various laws, regulations, circulars, guidelines and such other regulatory framework as applicable from time to time. 4. Filing of policy on maintenance and storage of electronic records: (1) Every insurer shall within 90 days from the date of notification of these regulations, file with the Authority, their board approved policy on maintenance and storage of such records. (2) Where such a Board approved policy is modified, the same shall be filed with the Authority, within 30 days from the date of such modification by the board. 5. Power of the Authority to issue clarifications etc: (1) In order to remove any doubts or difficulties in application or interpretation of any of the provisions of these Regulations, the Chairperson of the Authority may issue appropriate clarifications or guidelines as deemed necessary. T.S. VIJAYAN, Chairman [ADVT. III /4/ Exty /161/15] Printed by the Manager, Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.