National Shipping Board Rules 2026 · G.S.R. 379(E)

रजिस्ट्री सं. डी.एल.- 33004/99 REGD. No. D. L.-33004/99

असाधारण EXTRAORDINARY भाग II—खण्ड 3—उप-खण्ड (i) PART II—Section 3—Sub-section (i) प्राधिकार से प्रकाशित PUBLISHED BY AUTHORITY

पत्तन, पोत परिवहन और जलमार्ग मंत्रालय अधिसूचना नई दिल्ली, 20 मई, 2026

सा.का.नि. 379(अ).— वाणिज्य पोत परिवहन अधिनियम, 2025 (2025 का 24) की धारा 6 की उप-धारा (1) और उप-धारा (2) के खंड (ए) के साथ पठित धारा 4 की उप-धारा (8) और (9) द्वारा प्रदत्त शक्तियों का प्रयोग करते हुए और राष्ट्रीय नौवहन बोर्ड नियम, 1960 के अधिक्रमण में, ऐसे अधिक्रमण से पहले किए गए या किए जाने से छूटे हुए कार्यों के संबंध में छोड़कर, केंद्र सरकार एतद्द्वारा निम्नलिखित नियम बनाती है, अर्थात्: -

1. संक्षिप्त शीर्षक (1) इन नियमों को राष्ट्रीय नौवहन बोर्ड नियम, 2026 कहा जा सकता है।

(2) ये राजपत्र में उनके प्रकाशन की तारीख को प्रवृत्त होंगे । 2. परिभाषाएं - (1) इन नियमों में, जब तक कि संदर्भ अन्यथा अपेक्षित न हो, - क. "अधिनियम" का अर्थ वाणिज्य पोत परिवहन अधिनियम, 2025 (2025 का 24) है; ख. "बोर्ड" का अर्थ है अधिनियम की धारा 4 की उप-धारा (1) के तहत स्थापित राष्ट्रीय नौवहन बोर्ड ग. "अध्यक्ष" का अर्थ है अधिनियम की धारा 4 की उप-धारा (4) के तहत नामित राष्ट्रीय नौवहन बोर्ड का अध्यक्ष; सं. 344] नई दिल्ली, बुधवार, मई 20, 2026/वैशाख 30, 1948

No. 344] NEW DELHI, WEDNESDAY, MAY 20, 2026/VAISAKHA 30, 1948

घ. "गैर-सरकारी सदस्य" का अर्थ है बोर्ड का एक सदस्य, जो आधिकारिक सदस्य या संसद का सदस्य नहीं है; ङ. "आधिकारिक सदस्य" का अर्थ है बोर्ड का एक सदस्य, जो केंद्र सरकार द्वारा पदेन या अन्यथा नामित कोई सेवारत सरकारी अधिकारी है, या कोई व्यक्ति जिसकी सदस्यता सीधे केंद्र सरकार, राज्य सरकार या एक वैधानिक प्राधिकरण के तहत किसी पद पर धारण करने से उत्पन्न होती है; च. "सचिव" का अर्थ बोर्ड के सचिव से है। (2) इन नियमों में प्रयुक्त और अपरिभाषित शब्दों और अभिव्यक्तियों का वही अर्थ होगा जो अधिनियम में उन्हें क्रमशः दिए गए हैं। 3. बोर्ड की स्थापना- (1) केंद्र सरकार, अधिसूचना द्वारा, धारा 4 की उप-धारा (2) में निर्दिष्ट संरचना के साथ एक बोर्ड स्थापित करेगी जो पहली बार दो साल की अवधि के लिए होगा और प्रत्येक दो साल के उपरांत बोर्ड को फिर से स्थापित करेगा:

बशर्ते कि जहां बोर्ड की स्थापना या पुनः स्थापना की तारीख से दो वर्ष की समाप्ति पर केंद्र सरकार द्वारा बोर्ड की स्थापना नहीं की गई है, वहां मौजूदा बोर्ड छह महीने की अधिकतम अवधि के अधीन, उत्तराधिकारी बोर्ड के गठन तक कार्य करना जारी रखेगा। (3) बोर्ड की पुनः स्थापना से बोर्ड द्वारा अपने पिछले कार्यकाल के दौरान की गई किसी भी कार्रवाई या निर्णय की वैधता प्रभावित नहीं होगी। 4. सदस्यों का कार्यकाल और आकस्मिक रिक्तियों को भरना। - (1) संसद के छह सदस्यों को छोड़कर बोर्ड के अध्यक्ष और अन्य सदस्य दो वर्ष की अवधि के लिए पद धारण करेंगे। (2) अध्यक्ष के पद पर आकस्मिक रिक्ति को केंद्र सरकार द्वारा नामांकन द्वारा भरा जाएगा। (3) संसद का सदस्य होने वाले किसी सदस्य के पद पर आकस्मिक रिक्ति को अधिनियम की धारा 4 की उपधारा (2) के खंड (क) के तहत निर्दिष्ट तरीके से चुनाव द्वारा भरा जाएगा। (4) किसी अन्य सदस्य के कार्यालय में आकस्मिक रिक्ति को केंद्र सरकार द्वारा नियुक्ति के माध्यम से भरा जाएगा। (5) इस प्रकार नामित, निर्वाचित या नियुक्त अध्यक्ष या सदस्य, उस अध्यक्ष या सदस्य के शेष कार्यकाल के लिए ही पद धारण करेगा, जिसकी रिक्ति हेतु स्थान भरा गया है। 5. अध्यक्ष और बोर्ड के सदस्य द्वारा त्यागपत्र- (1) अध्यक्ष, केंद्र सरकार को लिखित में सूचित करके त्यागपत्र दे सकता है और कोई सदस्य, अध्यक्ष को लिखित में सूचित करके त्यागपत्र दे सकता है:

बशर्ते कि अध्यक्ष या सदस्य इस्तीफे के प्रभावी होने तक पद पर बने रहेंगे। (2) इस्तीफे तब तक प्रभावी नहीं होंगे जब तक कि उन्हें केंद्र सरकार के द्वारा या अध्यक्ष द्वारा, जैसा भी मामला हो, स्वीकार न कर लिया जाए या इस्तीफे का पत्र प्राप्त होने की तारीख से तीस दिन की अवधि समाप्त न हो जाए ,जो भी पहले हो। 6. अध्यक्ष और सदस्यों को पद से हटाना - केंद्र सरकार किसी भी समय बोर्ड के अध्यक्ष या किसी सदस्य को पद से हटा सकती है, यदि वह - (क) बोर्ड की अनुमति के बिना छह महीने से अधिक की अवधि के लिए लगातार भारत से अनुपस्थित है; (ख) बोर्ड की अनुमति के बिना लगातार तीन बैठकों में अनुपस्थित है;

(ग) दिवालिया घोषित किया गया है; (घ) केंद्र सरकार के विचार में नैतिक पतन से जुड़े अपराध का दोषी ठहराया गया है; या (ड़) केंद्र सरकार के विचार में, उन हितों का प्रतिनिधित्व करना बंद कर दिया है जिनके लिए उसे नियुक्त किया गया था। (2) केंद्र सरकार यदि किसी व्यक्ति को सदस्य के रूप में रखना अवांछनीय समझती हो, तो वह ऐसे व्यक्ति को, लिखित में कारण दर्ज करके और सुनवाई का अवसर प्रदान करने के बाद हटा सकती है, 7. बोर्ड के सचिव- (1) केंद्र सरकार बोर्ड के सदस्यों में से किसी एक या किसी अन्य व्यक्ति को बोर्ड के सचिव के रूप में नियुक्त करेगी। (2) सचिव बोर्ड के सामान्य नियंत्रण में होगा और अध्यक्ष को उसके कार्यों के निष्पादन में सहायता करेगा, जिसमें निम्न शामिल हैं- (क) अध्यक्ष के निर्देशों के तहत बोर्ड की बैठकें बुलाना; (ख) बोर्ड की कार्यवृत्त पुस्तिका को बनाए रखना; और (ग) बोर्ड द्वारा सौंपे गए अन्य कर्तव्यों का पालन करना। 8. बोर्ड को सचिवीय सहायता - (1) बोर्ड को महानिदेशक द्वारा पर्याप्त सचिवीय सहायता प्रदान की जाएगी। (2) महानिदेशक बोर्ड के कार्य के लिए आवश्यक कर्मचारियों की नियुक्ति करेगा, जो महानिदेशक के प्रतिष्ठान का हिस्सा होगा। (3) उस पर किया गया वेतन, भत्ते और अन्य व्यय महानिदेशक के कार्यालय के बजट से पूरा किया जाएगा। 9. बोर्ड का मुख्यालय- (1) बोर्ड का मुख्यालय नई दिल्ली में स्थित होगा। (2) केंद्र सरकार अधिनियम और इन नियमों के तहत अपने कार्यों का निष्पादन करने के उद्देश्य से बोर्ड को कार्यालय परिसर उपलब्ध कराएगी। 10. बोर्ड के अध्यक्ष की सेवा शर्तें- बोर्ड के अध्यक्ष को स्वीकार्य पारिश्रमिक और अन्य सुविधाएं ऐसी होंगी जो समय-समय पर आदेश द्वारा केंद्र सरकार द्वारा निर्दिष्ट की जा सकती हैं। 11. सदस्यों का यात्रा और दैनिक भत्ता - (1) बोर्ड के सदस्य अनुसूची-1 में निर्दिष्ट यात्रा और दैनिक भत्तों के पात्र होंगे। (2) महानिदेशक या अतिरिक्त महानिदेशक बोर्ड के गैर-सरकारी सदस्यों के लिए यात्रा भत्ते और दैनिक भत्ते के संबंध में नियंत्रक अधिकारी होंगे। 12. राष्ट्रीय नौवहन बोर्ड की कार्यप्रणाली के नियम - बोर्ड द्वारा अपने व्यवसाय के संचालन में पालन की जाने वाली प्रक्रिया अनुसूची-2 में निर्दिष्ट होगी।

अनुसूची - 1 [नियम 11 देखें] यात्रा और सदस्यों का दैनिक भत्ता

1. गैर-सरकारी सदस्य (संसद के सदस्यों के अलावा) - बोर्ड के गैर-सरकारी सदस्य व्यय विभाग, वित्त मंत्रालय, भारत सरकार द्वारा दिनांक 14 सितंबर, 2017 के कार्यालय ज्ञापन संख्या 19047 / 1 / 2016-ई IV, यथा संशोधित, के तहत निर्धारित दरों पर यात्रा और दैनिक भत्तों के पात्र होंगे।
2. संसद के सदस्य- बोर्ड में सेवारत संसद के सदस्य, संसद के सदस्यों के वेतन, भत्ते और पेंशन अधिनियम, 1954 (1954 का

30. और संसद के सदस्यों (यात्रा और दैनिक भत्ता) नियम, 1957, यथा संशोधित, के तहत निर्धारित दरों पर यात्रा और दैनिक भत्तों के पात्र होंगे।

3. आधिकारिक सदस्य- बोर्ड में सेवारत आधिकारिक सदस्य वित्त मंत्रालय, व्यय विभाग, भारत सरकार के दिनांक 13 जुलाई 2017 के कार्यालय ज्ञापन संख्या 19030 / 1 / 2-17- IV, यथा संशोधित, के तहत निर्धारित यात्रा और दैनिक भत्तों के पात्र होंगे।

अनुसूची II [नियम 12 देखें] राष्ट्रीय नौवहन बोर्ड के कामकाज का नियम

1. कामकाज के संचालन की प्रक्रिया- क. बोर्ड आम तौर पर हर तीन महीने में एक बार मिलता है और बैठकें बोर्ड के अध्यक्ष द्वारा बुलाई जाती हैं। ख. बोर्ड की बैठक का समय और स्थान अध्यक्ष द्वारा तय किया जाएगा। ग. बोर्ड के प्रत्येक सदस्य को प्रत्येक बैठक के लिए निर्धारित समय और स्थान की कम से कम पंद्रह दिन पहले सूचना दी जाएगी और अंतिम ज्ञात पते पर व्यक्ति के माध्यम से या स्पीड पोस्ट द्वारा प्रेषित की जाएगी, या बोर्ड द्वारा अनुमोदित ई-मेल सहित इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों से सूचित किया जाएगा। घ. बोर्ड के सचिव द्वारा विधिवत अग्रेषित या भेजी गई सदस्य द्वारा नोटिस की प्राप्ति नहीं होने से बैठक की कार्यवाही अमान्य नहीं होगी। ङ. उप-पैराग्राफ (ग) के प्रावधानों के अधीन, यदि अध्यक्ष किसी मामले को अत्यावश्यक मानते हैं, तो जैसा भी आवश्यक हो, उचित समय का नोटिस पर्याप्त होगा । च. लेन-देन के लिए प्रस्तावित काम-काज की एक सूची नोटिस के साथ होगी या सचिव द्वारा नोटिस भेजने के बाद यथाशीघ्र प्रत्येक सदस्य को भेजी जाएगी। छ. किसी विशिष्ट विषय पर चर्चा करने या बैठक में कोई ठोस प्रस्ताव रखने का इच्छुक सदस्य बैठक के लिए निर्धारित तिथि से कम से कम सात दिन पहले सचिव को लिखित सूचना प्रस्तुत करेगा और विषय पर उचित चर्चा करने में सक्षम बनाने के लिए पर्याप्त आंकड़े प्रदान किए जाएगें: बशर्ते कि अध्यक्ष अपने विवेक पर, लिखित में दर्ज किए जाने वाले कारणों सहित, सदस्य को कम चर्चा के साथ अनुमति दे सकता है, यदि यह बोर्ड के समक्ष या आने की संभावना वाले मामलों के समग्र लाभ में है। ज. सूची में शामिल नहीं किए गए व्यवसाय को सभा की अध्यक्षता करने वाले व्यक्ति की अनुमति के बिना बैठक में विचार नहीं किया जाएगा। झ. अध्यक्ष प्रत्येक बैठक की अध्यक्षता करेगा और उसकी अनुपस्थिति में, उपस्थित सदस्य बैठकों की अध्यक्षता करने के लिए स्वयं में से एक को चुनेंगे। ञ. अध्यक्ष सभी बैठकों में प्रक्रिया को विनियमित करेगा, जिसमें आवश्यक होने पर बैठक स्थगित करना भी शामिल है।
2. असाधारण बैठकें - (क) पांच से कम सदस्यों द्वारा लिखित अनुरोध पर और अन्य किसी भी मामले में अनुरोध की तारीख से पंद्रह दिनों के भीतर अध्यक्ष यथाशीघ्र एक असाधारण बैठक बुलाएगा, (ख) उप-पैराग्राफ (क) के तहत संदर्भगगत बैठक की सूचना, जिसमें प्रस्तावित बैठक के उद्देश्यों को बताया जाएगा, अंतिम ज्ञात पते पर व्यक्तिगत रूप से या पंजीकृत डाक द्वारा दी जाएगी, या बोर्ड द्वारा अनुमोदित ई-मेल सहित इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों से सूचित किया जाएगा। (ग) सचिव द्वारा विधिवत अग्रेषित या प्रेषित नोटिस सदस्य को न मिलने पर बैठक की कार्यवाही अमान्य नहीं होगी।
3. कोरम - (क) कम से कम आठ सदस्यों की उपस्थिति के बिना कोई भी काम-काज नहीं किया जाएगा।

(ख) यदि किसी बैठक में सदस्यों की संख्या आवश्यक कोरम से कम है, तो सभापति या उसके अभाव में, बैठक की अध्यक्षता करने वाला सदस्य उपस्थित सदस्यों और अन्य सदस्यों को तारीख, समय और स्थगित बैठक के स्थान की सूचना देते हुए, सात दिनों के भीतर की तारीख पर बैठक स्थगित कर देगा और इसके बाद ऐसी स्थगित बैठक में काि-काि [unclear in source] का निपटान करना वैध होगा, चाहे कोरम पूरा हो या नहीं। 4. बैठकों के कार्यवृत्त- (क) कार्यवाही का कार्यवृत्त सचिव द्वारा तैयार किया जाएगा और सभी सदस्यों को परिचालित किया जाएगा। (ख) सुझाए गए संशोधनों के साथ-साथ कार्यवृत्त को अगली बैठक के लिए पुष्टि के रखा जाएगा। (ग) एक बार अध्यक्ष या पीठासीन सदस्य द्वारा पुष्टि और हस्ताक्षर किए जाने के बाद, कार्यवृत्त को एक कार्यवृत्त पुस्तिका में दर्ज किया जाएगा, जो कार्यालय के समय के दौरान सदस्यों द्वारा निरीक्षण के लिए उपलब्ध होगा। 5. सिफारिशें- बोर्ड के ऐसे निर्णय जिनमें आगे कार्यवाही की आवश्यकता हो, सिफारिशों के रूप में दर्ज किए जाएंगे और पत्तन, पोत परिवहन और जलमार्ग मंत्रालय को भेजे जाएंगे। 6. मतदान (क) आम तौर पर, वोट लिए बिना निर्णय नहीं लिए जाएंगे। सदस्यों के बीच असहमति की स्थिति में, असहमति का तथ्य कार्यवृत्त में दर्ज किया जाएगा। (ख) सभापति या उसकी अनुपस्थिति में, सभा की अध्यक्षता करने वाला सदस्य, बहुमत के मत से किसी प्रश्न का निर्णय कर सकता है और मतों के समान विभाजन की स्थिति में, सभापति के पास एक निर्णायक मत होगा। 7. बैठकों में भाग लेने वाले गैर-सदस्य- अध्यक्ष किसी भी व्यक्ति को बैठकों में भाग लेने और चर्चाओं में भाग लेने के लिए आमंत्रित कर सकता है, जो बोर्ड का सदस्य नहीं है, लेकिन ऐसे व्यक्ति वोट देने के पात्र नहीं होंगे। 8. उपसमितियां- बोर्ड के कामकाज को सुगम बनाने के लिए बोर्ड एक या अधिक उप-समितियों, स्थायी या अन्यथा, की नियुक्ति कर सकता है। 9. बोर्ड का कार्य वर्ष- बोर्ड का कार्य वर्ष प्रत्येक वर्ष की 1 अप्रैल से शुरू होगा और अगले वर्ष की 31 मार्च को समाप्त होगा। 10. वार्षिक रिपोर्ट- बोर्ड वर्ष के दौरान अपने कार्य का विवरण देते हुए केंद्र सरकार को एक वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत करेगा। 11. सदस्यों के साथ संचार- सदस्यों के साथ सभी संचार अंतिम ज्ञात पते पर व्यक्ति के माध्यम से या स्पीड पोस्ट द्वारा भेजे जाएंगे, या बोर्ड द्वारा अनुमोदित ई-मेल सहित इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों से प्रेषित किए जाएंगे।

[फा. सं. एसवाई-19014/185/2025-एमजी] मुकेश मंगल, अपर सचिव

MINISTRY OF PORTS, SHIPPING AND WATERWAYS NOTIFICATION New Delhi, the 20th May, 2026

G.S.R. 379(E).— In exercise of the powers conferred by sub-section (1) and clause (a) of sub-section (2) of section 6 read with sub-sections (8) and (9) of section 4 of the Merchant Shipping Act, 2025 (24 of 2025) and in supersession of the National Shipping Board Rules, 1960, except as respects things done or omitted to be done before such supersession, the Central Government hereby makes the following rules, namely: —

1. Short title. — (1) These rules may be called the National Shipping Board Rules, 2026.

(2) They shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette. 2. Definitions. — (1) In these rules, unless the context otherwise requires,— (a) “Act” means the Merchant Shipping Act, 2025 (24 of 2025); (b) “Board” means the National Shipping Board established under sub – section (1) of section 4 of the Act; (c) “Chairperson” means the Chairperson of the National Shipping Board nominated under sub-section (4) of section 4 of the Act; (d) “non-official member” means a member of the Board, who is not an official member or a Member of Parliament; (e) “Official member” means a member of the Board, who is a serving government officer nominated ex officio or otherwise by the Central Government, or a person whose membership arises directly from holding any office under the Central Government, a State Government, or a statutory authority; (f) “Secretary” means the Secretary of the Board. (2) Words and expressions used in these rules and not defined, but defined in the Act shall have the meanings respectively assigned to them in the Act. 3. Establishment of Board. — (1) The Central Government shall, by notification, establish a Board with the composition as specified in sub-section (2) of section 4 for a period of two years in the first instance and shall thereafter re-establish the Board at the end of every two years:

Provided that where the Board is not established by the Central Government upon the expiry of two years from the date of its establishment or re-establishment, the existing Board shall continue to function till the successive board is constituted, subject to a maximum period of six months. (3) The re-establishment of the Board shall not affect the validity of any action taken or decision made by the Board during its previous term. 4. Term of office of members and filling of casual vacancies. — (1) The Chairperson and other members of the Board, excluding the six members of Parliament, shall hold office for a period of two years. (2) A casual vacancy in the office of Chairperson shall be filled by nomination by the Central Government. (3) A casual vacancy in the office of a member who is a Member of Parliament shall be filled by way of election in the manner specified under clause (a) of sub-section (2) of section 4 of the Act. (4) A casual vacancy in the office of any other member shall be filled by way of appointment by the Central Government. (5) The Chairperson or member so nominated, elected, or appointed to fill such vacancy shall hold office only for the remainder of the term of the Chairperson or the member whose place is filled. 5. Resignation by Chairperson and member of Board. — (1) The Chairperson may resign by communicating in writing to the Central Government and a member may resign by communicating in writing to the Chairperson:

Provided that the Chairperson or member shall continue in office until the resignation takes effect. (2) The resignation shall not take effect until accepted or until the expiry of thirty days from the date of receipt of the letter of resignation, by the Central Government or, as the case may be, by the Chairperson, whichever is earlier. 6. Removal of Chairperson and members from office. —(1) The Central Government may, at any time, remove from office the Chairperson or any member of the Board, if he — (a) is absent from India continuously for a period exceeding six months without permission of the Board; (b) is absent from three consecutive meetings without permission of the Board; (c) has been adjudged as an insolvent; (d) has been convicted of an offence involving moral turpitude in the opinion of the Central Government; or (e) in the opinion of the Central Government, has ceased to represent the interests on whose behalf he was appointed. (2) The Central Government may remove a member, after recording reasons in writing and providing an opportunity of being heard to such member, if it considers it undesirable for such person to continue as a member. 7. Secretary of Board. — (1) The Central Government shall appoint one of the members of the Board or any other person as Secretary of the Board. (2) The Secretary shall be under the general control of the Board and shall assist the Chairperson in the discharge of his functions, including— (a) convening meetings of the Board under the directions of the Chairperson; (b) maintaining the minute books of the Board; and (c) performing other duties as entrusted by the Board. 8. Secretarial assistance to Board. — (1) The Board shall be provided with adequate secretarial assistance by the Director - General. (2) The Director-General shall appoint such staff as may be required for the work of the Board, which shall form part of the establishment of the Director-General. (3) The salaries, allowances, and other expenditure incurred thereon shall be met from the budget of the office of the Director-General. 9. Headquarters of Board. — (1) The headquarters of the Board shall be located at New Delhi. (2) The Central Government shall provide office premises to the Board for the purpose of discharging its functions under the Act and these rules. 10. Service conditions of Chairperson of Board.- The remuneration and other facilities admissible to the Chairperson of the Board shall be such as may be specified by the Central Government, by way of order, from time to time. 11. Travelling and daily allowances of members. — (1) The members of the Board shall be entitled to travelling and daily allowances as specified in Schedule I. (2) The Director - General or the Additional Director - General shall be the Controlling Officer in respect of travelling allowance and daily allowance for the non-official members of the Board. 12. Rules of procedure of National Shipping Board. —The procedure to be followed by the Board in the conduct of its business shall be as specified in Schedule II.

Schedule — I [See rule 11] Travelling and daily allowance of members

1. Non-official members (Other than members of Parliament). — The non-official members of the Board shall be entitled to travelling and daily allowances at the rates prescribed under the Office Memorandum No. 19047/1/2016-E. IV, dated the 14th September, 2017 of the Department of Expenditure, Ministry of Finance, Government of India, as amended from time to time.
2. Members of Parliament. — The members of Parliament serving on the Board shall be entitled to travelling and daily allowances at the rates prescribed under the Salary, Allowances and Pension of Members of Parliament Act, 1954 (30 of 1954), and the Members of Parliament (Travelling and Daily Allowances) Rules, 1957, as amended from time to time.
3. Official members.— The official members serving on the Board shall be entitled to traveling and daily allowances at the rates prescribed under the Office Memorandum No. 19030/1/2-17-E.IV, dated the 13th July, 2017 of the Department of Expenditure, Ministry of Finance, Government of India, as amended from time to time.

Schedule II [See rule 12] Rules of procedure of the National Shipping Board

1. Procedure for conduct of business.— (a) The Board shall normally meet once every three months and meetings shall be convened by the Chairperson of the Board. (b) The Board shall meet at such time and place as may be decided by the Chairperson. (c) Notice of at least fifteen days shall be given of the time and place fixed for each meeting to every member of the Board and be delivered by hand, or speed post to the last known address, or communicated through electronic means including e-mail as approved by the Board. (d) Non-receipt of notice by a member, duly forwarded or sent by the Secretary of the Board, shall not invalidate the proceedings of the meeting. (e) Subject to the provisions of sub-paragraph (c), if the Chairperson considers a matter urgent, a notice of such reasonable time as he deems necessary shall be sufficient. (f) A list of business proposed to be transacted shall accompany the notice or be forwarded by the secretary to each member as soon as possible after sending the notice. (g) A member desiring discussion of any specific item or to make a substantial proposition at a meeting shall submit a written notice to the Secretary at least seven days before the date fixed for the meeting and sufficient data shall be provided to enable proper discussion of the item:

Provided that the Chairperson may at his discretion, for reasons to be recorded in writing, permit the member with a shorter discussion, if it is in the overall benefit of the matters before or likely to come before the Board. (h) Business not included in the list of items shall not be considered at the meeting, except with the permission of the Chairperson. (i) The Chairperson shall preside over every meeting and in his absence, the members present shall choose one among themselves to preside at the meeting. (j) The Chairperson shall regulate the procedure at all meetings, including adjourning the meeting when necessary. 2. Extra-ordinary meetings.— (a) Upon a written requisition by not less than five members, the Chairperson shall convene an extra-ordinary meeting as soon as possible, and in any case not later than fifteen days from the date of requisition. (b) The notice of meeting referred under sub-paragraph (a) along with the copy of the requisition, which shall state the objects of the proposed meeting, shall be delivered by hand, or registered post to the last known address, or communicated through electronic means including e-mail as approved by the Board. (c) Non-receipt of notice by a member, duly forwarded or sent by the Secretary, shall not invalidate the proceedings of the meeting. 3. Quorum. — (a) No business shall be transacted unless at least eight members are present. (b) If at any meeting the number of members is less than the required quorum, the Chairperson or in his absence, the member presiding at the meeting shall adjourn meeting to a date not less than seven days later, informing the members present and also the other members of the date, time and place of the adjourned meeting and it shall thereupon be lawful to dispose of the business at such adjourned meeting whether the quorum is secured or not. 4. Minutes of meetings.— (a) The minutes of proceedings shall be drawn up by the Secretary and circulated to all members. (b) The minutes, along with any suggested amendments, shall be placed for confirmation at the next meeting. (c) Once confirmed and signed by the Chairperson or presiding member, the minutes shall be recorded in a minute book, which shall be available for inspection by members during office hours. 5. Recommendations.— Decisions of the Board requiring further action shall be recorded as recommendations and forwarded to the Ministry of Ports, Shipping and Waterways. 6. Voting.— (a) Ordinarily, decisions shall not be arrived at without taking votes. In case of disagreement among members, the fact of disagreement shall be recorded in the minutes. (b) The Chairperson or in his absence, member presiding at the meeting, may decide any question by majority vote and in case of an equal division of votes, the Chairperson shall have a casting vote. 7. Non-members attending meetings.— The Chairperson may invite any person, who is not a member of the Board, to attend meetings and participate in discussions but such persons shall not be entitled to vote. 8. Sub-committees.— The Board may appoint one or more sub-committees, standing or otherwise, to facilitate the functioning of the Board. 9. Working year of Board.— The working year of the Board shall commence on 1st April of every year and end on 31st March of the following year. 10. Annual reports.— The Board shall submit an annual report to the Central Government detailing its work during the year. 11. Communications to members.— All communications to members shall be transmitted by hand, or by speed post to the last known address, or communicated through electronic means including e-mail as approved by the Board.

[F. No. SY-19014/185/2025-MG] MUKESH MANGAL, Addl. Secy.